加強信息化和標準化 推進事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化

涿州市交通運輸局 寧宇

注重開展事業(yè)單位檔案信息化管理，一方面能夠改善檔案管理現(xiàn)狀，提供新的發(fā)展思路；另一方面也能夠強化檔案管理效率，提高檔案管理的科學(xué)性與合理性，從而更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案的應(yīng)用價值。當下，許多事業(yè)單位也在積極地進行檔案管理信息化改革工作，加大信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，但是在實際開展工作過程中，依舊存在較多的問題，不僅阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，同時也無法充分發(fā)揮檔案管理信息化優(yōu)勢，對事業(yè)單位檔案管理的深層次發(fā)展產(chǎn)生不利影響。為此，本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，指出了其中存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出了加強檔案管理信息化建設(shè)的舉措，為推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不斷發(fā)展提供支持。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的相關(guān)概述

信息化的檔案管理工作指的是電子化的檔案管理工作，即利用互聯(lián)網(wǎng)來對相關(guān)的人事檔案進行數(shù)據(jù)化處理。一方面，通過這樣的方式可以讓事業(yè)單位人事檔案管理人員更少地出現(xiàn)管理失誤，所有的數(shù)值都由電腦來進行精密計算，讓人事檔案管理人員的工作量得到減少。另一方面，在將人事檔案內(nèi)容進行數(shù)據(jù)化處理放入電腦后，會增加檔案的安全系數(shù)，并且為紙質(zhì)檔案做了備份，如果紙質(zhì)的重要檔案出現(xiàn)了丟失情況，可以通過電腦備份再打印一份相關(guān)檔案。另外，在事業(yè)單位的人事檔案管理中，還需要對檔案管理制度等其他方面進行改進，通過在事業(yè)單位中，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，能夠提高檔案管理效率，實現(xiàn)動態(tài)管理目標。在信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，能夠在進行人事資料變動時，不再受到時空局限，將其動態(tài)性特征凸顯出來，實現(xiàn)對于人事調(diào)整的動態(tài)管理，同時，也會降低檔案管理人員的工作強度和壓力。而且，在信息化管理之下，能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位人員的具體表現(xiàn)，進行準確記錄，利于實現(xiàn)記錄的保存，讓檔案資料更加規(guī)范，整個流程也更加高效、便捷，具有較強的人性化優(yōu)勢，實現(xiàn)工作效率的提高。另外，通過人事檔案管理的信息化，能夠更加便捷的調(diào)查檔案信息在查詢的時候，更加便捷，并且提高各項人事決策的科學(xué)性。管理者在針對人事調(diào)整做出決策之前，也要利用人事檔案資料開展人員的甄選。通過信息化的人事檔案管理，在這樣的模式下，能夠讓信息和資料的查詢更加快捷。信息化的人事檔案管理以計算機技術(shù)為依托，可以實現(xiàn)多樣化的查詢手段，如高級檢索、快速檢索，不僅能夠?qū)τ诩堎|(zhì)檔案的存放位置，實現(xiàn)精準定位，而且還能夠?qū)τ谌藛T的各項基本信息，如出勤、獎懲、業(yè)績等信息獲取更加便捷。相比較傳統(tǒng)的檔案查詢方式來說，信息化人事檔案管理能夠在人員信息資料查詢和應(yīng)用的過程更加便利，為人事決策提供有力的信息資料支撐和依據(jù)。以上便是關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的相關(guān)概述。

二、事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)未形成統(tǒng)一規(guī)范

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個長期、復(fù)雜的工作，需要在建設(shè)過程中嚴格遵照統(tǒng)一的規(guī)范進行，從而為后期開展信息化檔案管理提供便利。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案時，工作人員應(yīng)當按照相應(yīng)的標準進行轉(zhuǎn)化，保證數(shù)字檔案的規(guī)范性。然而，從當下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，許多事業(yè)單位沒有建立完善的檔案分類標準，也沒有嚴格落實國家相關(guān)規(guī)范與標準，同時在進行轉(zhuǎn)化中存在文件標題與內(nèi)容不吻合的現(xiàn)象，這些問題都導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作進程緩慢，取得的效果也不理想。

（二）管理手段單一陳舊

目前，很多事業(yè)單位多采用人工管理的方式，以滿足于紙質(zhì)材料的歸檔整理為主，信息化手段在人事檔案管理中的工作得不到落實和應(yīng)用。再加上人事檔案的嚴肅性和高度機密性，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員從安全角度出發(fā)，對人事檔案信息化建設(shè)項目的重視程度不高，甚至人員規(guī)模小的單位更是認為沒必要開展人事檔案信息化項目。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位人事檔案管理工作也需要專門的工作人員具體操作實施，然而當下很多事業(yè)單位在人事檔案管理方面配置的工作人員綜合能力和素養(yǎng)水平并不高，很多員工受到傳統(tǒng)檔案管理理念的限制和影響，缺乏對于新事物的接受能力，對于現(xiàn)代化的信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)認知不足，而且并未真正參與過具體的專業(yè)技術(shù)實操的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，使得事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進程難以有效推進，工作實施過程中容易發(fā)生失誤和疏漏，不能有效保障事業(yè)單位在進行重大決策時需要精準可靠的數(shù)據(jù)信息依據(jù)的實際需求。人事檔案管理工作表面上看起來非常容易，然而實際操作過程中其實是需要具備非常強的專業(yè)理論方法來實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)規(guī)范化，專業(yè)方法和技巧有助于促進檔案管理模式的有效完善與完整。然而這個行業(yè)的工作環(huán)境、待遇整體水平并不高，因此大部分專業(yè)出身的人員主觀上并不傾向于選擇事業(yè)單位人事檔案管理工作，而事業(yè)單位為了充分滿足該崗位的人員需求，會選擇通過內(nèi)部派遣調(diào)用的方式配置一些經(jīng)驗相對豐富的老職工負責這項工作，或者有的事業(yè)單位通過招聘一些具備類似從業(yè)經(jīng)歷的人員負責該工作，這樣組建起來的檔案管理隊伍缺乏足夠的專業(yè)性，因此也在很大程度上嚴重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要進程。

三、加強信息化和標準化，推進事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化措施

（一）搭建檔案信息云共享平臺

搭建檔案信息云共享平臺，是指事業(yè)單位人事管理內(nèi)部的信息云共享，通過人事檔案資料庫構(gòu)筑的形式，讓整個事業(yè)單位的人事信息成為一個動態(tài)有機體，能夠在保障個人信息安全的前提下實現(xiàn)資源共享，為組織內(nèi)外部人事調(diào)動工作提供參考，讓合適的人能夠在適合的崗位上發(fā)光發(fā)熱，減少能力與職位不匹配的問題。除此以外，還可以從專業(yè)分類的角度，實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資料共享，通過數(shù)據(jù)、智能識別等一系列技術(shù)搭建各專業(yè)領(lǐng)域高精尖人才數(shù)據(jù)庫，便于各行政單位根據(jù)實際需求引入高水平人才。

（二）完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置

事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)配套設(shè)施，想要充分促進檔案管理的創(chuàng)新、優(yōu)化與完善，積極打造全新模式的人事檔案管理規(guī)范，不斷豐富人事檔案館的內(nèi)部資源，必須積極完善健全其信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施，加強事業(yè)單位在人事檔案管理方面的電子化發(fā)展，促進軟硬件基礎(chǔ)配套設(shè)施的及時配備和完善，不斷加強其檔案管理的基礎(chǔ)信息化建設(shè)，有序構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，不斷提升其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展，積極落實事業(yè)單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數(shù)據(jù)信息處理方式有助于改善因為傳統(tǒng)人工錄入整理方式的效率問題，節(jié)省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學(xué)化與規(guī)范化，電子化檔案管理的平臺系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式有效融合，為事業(yè)單位人事檔案管理加上了雙保險，保障了檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升了人事檔案管理工作的有效性。

（三）對信息化檔案管理制度進行建立

在信息化檔案管理工作進行時，一定要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，包括材料收入、整理、歸檔、保密、交接等制度和信息完整記錄考核制度等等，使干部人事檔案有章可循、有進出，堅決杜絕檔案的丟失、涂改、提取和偽造。讓人事檔案管理變得更加規(guī)范化與制度化的同時，還要確保每個人都要遵守相應(yīng)的檔案管理制度，要將新的制度規(guī)定落實到現(xiàn)實情況之中，只有這樣才能夠讓信息化檔案管理在現(xiàn)實中得到更加良好的應(yīng)用。

（四）構(gòu)建健全的檔案管理信息化建設(shè)標準

事業(yè)單位在平時工作中，因為工作事務(wù)非常多，導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案資料也是各式各樣，有些檔案資料是以文字形式記載的，也有些是通過圖片、視頻等形式呈現(xiàn)的，這就要求事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)工作中，不僅要進行紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，也要構(gòu)建一個健全的檔案管理信息化建設(shè)標準，確保完成的數(shù)字化檔案能夠按照特定的規(guī)則與規(guī)律放置，提高檔案管理的規(guī)范性。當下，我國制定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范標準，事業(yè)單位在遵守該標準的同時，而且還要結(jié)合自身的實際狀況，構(gòu)建符合自身情形的信息化建設(shè)標準，并且要貫徹落實到檔案管理實際工作中，例如，應(yīng)當要規(guī)范檔案資料的轉(zhuǎn)化形式、保證檔案資料內(nèi)容的完整性、確保資料主題與內(nèi)容相符合等。

四、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理制度的建設(shè)是不斷探索長效管理機制最有效的方式。新時代，事業(yè)單位人事檔案管理遵循以黨管人才，為民服務(wù)的宗旨，結(jié)合檔案管理實際，針對新問題新情況及時制定對應(yīng)的辦法和措施，全力維護事業(yè)單位人事檔案管理的公信力和權(quán)威性，更好地服務(wù)于選拔忠誠干凈敢擔當?shù)母刹亢蜖I造風(fēng)清氣正的政治生態(tài)。