談高校實驗室綜合管理信息化系統(tǒng)建設與研究

山東師范大學實驗室與設備管理處 郝文靜

一、引言

“加快一流大學和一流學科建設，實現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”是新時代高校建設肩負的重要使命[2]。高校實驗室實驗教學和科學研究的重要載體，是學生實踐、創(chuàng)新能力的重要基地。但由于實驗室傳統(tǒng)管理手段的限制，目前高校實驗室的管理方式已難以滿足雙一流建設目標下人才培養(yǎng)的需求。信息化管理，是高校對大數(shù)據(jù)進行信息追蹤、溯源、監(jiān)管的一種管理模式。這種利用先進網(wǎng)絡信息技術，整合資源，構建先進、高校的實驗室綜合管理系統(tǒng)是高校實驗室管理的必然趨勢。

二、高校實驗室管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，高校實驗室建設與管理缺乏信息的統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計耗時耗力，無法實現(xiàn)學校部門之間、學院與學校不同職能部門的信息同步，每年耗費學院大量人力與不同部門進行重復數(shù)據(jù)報送[3]。與此同時，實驗室項目建設、評審和績效考核缺乏有效教學、成果和實驗室數(shù)據(jù)支撐。實驗室管理信息化程度低，每年的教育部實驗室信息統(tǒng)計，還使用傳統(tǒng)人工統(tǒng)計方式，計算標準不一、數(shù)據(jù)可信性低、耗費大量的實驗教學及管理人員精力。

在此形勢下，學校急需建立一個實驗室綜合管理信息系統(tǒng)，其形成一個規(guī)范管理和引導相結合的實驗環(huán)境，應簡化管理流程，降低管理難度，提高管理效率，方便管理者與教師、學生的互動交流，變實驗室建設與實驗教學的事后管理為過程服務，線下書面?zhèn)鬟f為線上動態(tài)交互，真正實現(xiàn)實驗室建設、實驗教學、實驗室安全的動態(tài)化、標準化、可視化管理。

因此，梳理實驗室管理、設備管理、實驗教學、實驗室安全等方面相關的業(yè)務流程，力圖強化實驗過程管理，規(guī)范實驗室管理制度，應建立一個實驗室、實驗教學、設備資源、實驗室安全等全方位服務一體的管理系統(tǒng)?！皩嶒炇揖C合管理信息系統(tǒng)”，以高校實驗室管理規(guī)范及流程為框架，以單體實驗室的功能和實驗設備為核心，需結合實驗室建設、實驗教學、實驗室安全等基礎信息，以計算機編程、移動互聯(lián)網(wǎng)及云計算等為技術手段，建立一個實驗室、實驗教學、設備資源、實驗室安全等全方位服務一體化的管理系統(tǒng)。

三、高校實驗室綜合管理信息化系統(tǒng)功能建構

（一）實驗室管理系統(tǒng)

1.實驗室基礎數(shù)據(jù)模塊

通過采集和對接現(xiàn)有平臺的數(shù)據(jù)，建立完善的實驗室基礎信息庫，摸清家底?？蓪崿F(xiàn)對實驗室基本信息、實驗項目信息、實驗人員信息、學院班級學生信息、專業(yè)信息、實驗課程庫、實驗教學大綱、實驗室建制、實驗用房、實驗教學經(jīng)費、實驗室儀器設備、實驗室安全風險點、實驗室資質、化學品信息、實驗室準入、全校實驗室分布等數(shù)據(jù)的全方位掌握。通過日常維護，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)化和有效性，將實驗室教學與管理人員從大量重復性事務工作中解脫出來。

2.實驗教學管理模塊

實驗教學管理系統(tǒng)的功能主要包括：實驗教師排課、學生選課、實驗報告提交、成績評定、調(diào)停課管理、運行監(jiān)控、報表統(tǒng)計等。實驗教學管理信息化，將改變現(xiàn)有實驗教學管理面貌，各種類型的數(shù)據(jù)通過信息化系統(tǒng)化管理后，將呈現(xiàn)出層次化、規(guī)范化的實驗教學體系，涵蓋各專業(yè)實驗教學的教學計劃、教學大綱，細至每一個實驗教學項目。將減輕教師排課手動工作的壓力，在系統(tǒng)上線后，實驗教師在系統(tǒng)里可以輕松完成實驗項目安排任務，師生可以在系統(tǒng)內(nèi)便捷查詢實驗課表。將有助于校院兩級管理部門將充分掌握實驗教學信息數(shù)據(jù)，實驗教學項目開出率、實驗教師工作量、實驗室、設備使用效率等各種數(shù)據(jù)一目了然。

3.實驗室信息統(tǒng)計報送模塊

每學年度的教育部實驗室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報工作，以往用excel表進行統(tǒng)計，不僅費時費力，而且準確性還難以保證。實驗室信息統(tǒng)計報送系統(tǒng)能夠方便地完成教育部要求的七個實驗室基礎表格信息采集任務，系統(tǒng)能導入excel歷史上報數(shù)據(jù)，學院可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進行新學期數(shù)據(jù)采集上報，經(jīng)過系統(tǒng)在線檢測查錯，可根據(jù)提示問題進行數(shù)據(jù)改正。支持以校級、院級、實驗教學中心、實驗室等多級用戶匯總數(shù)據(jù)，并能以EXCEL、DBF、TXT格式導出。

4.實驗教學經(jīng)費的項目管理模塊

建立一個與實驗室和實驗教學基礎信息數(shù)據(jù)庫有機結合的項目管理系統(tǒng)，是實現(xiàn)實驗教學類經(jīng)費的全過程管理，其中包括各項實驗教學經(jīng)費的中期和短期建設內(nèi)容，實現(xiàn)新建實驗室備案、資金指南發(fā)布、項目申請、項目評審、任務書填報、績效驗收、成果庫管理等全流程在線管理。根據(jù)收集的數(shù)據(jù)與設置的評價系統(tǒng)，對各類項目進行效益分析，對于項目中所涉及的實驗室、人員、項目類型等基礎信息進行關聯(lián)性綜合查詢等。(如圖1所示）

圖1 實驗教學經(jīng)費的項目全流程管理

（二）實驗室安全管理系統(tǒng)

1.實驗室安全檢查模塊

實驗室安全檢查模塊支持實驗室自查、日常巡查、專項檢查等多種檢查模式，有利于學校建立實驗室三級安全責任體系，用“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式支持實驗室安全檢查工作的開展，來實現(xiàn)線上線下的無縫整合，加強實驗室安全管理工作的精細化管理，提高工作效率，落實安全責任體系?？砂葱^(qū)、學院、樓宇、風險點進行分類，以便有針對性地開展實驗室安全檢查。模塊內(nèi)置151項教育部制定的高等學校安全檢查指標，學?？筛鶕?jù)不同情況、學院各實驗室的具體情況，靈活配置主要檢查指標。（如圖2所示）

圖2 實驗室安全檢查流程

2.環(huán)境與氣體檢測模塊

實驗室環(huán)境與氣體安全管理方面，可實時顯示實驗室溫度、濕度、氧氣、氣壓、PM2.5、TVOC等基本指標數(shù)據(jù)和相關有毒、燃爆氣體探測器的監(jiān)測數(shù)據(jù)，能加強實驗室用氣（鋼瓶）管理，保障實驗室環(huán)境安全和師生人身安全。具備三級警報機制，分別是預警警報、一級警報和二級警報，不同的警報可以按照系統(tǒng)設定分發(fā)給不同的人員。

（三）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)管理的對象涵蓋了學校各類固定資產(chǎn)，其中包括房屋及建筑物、教學科研儀器設備、辦公設備、后勤設備、圖書及文物陳列品等，并對物質屬性不同的固定資產(chǎn)進行多樣化管理。該系統(tǒng)實現(xiàn)了對固定資產(chǎn)的動態(tài)化、精細化管理，推進了固定資產(chǎn)的合理配置和有效使用。

（四）試劑耗材采購管理系統(tǒng)

試劑耗材采購管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了高校試劑耗材的采購、審批、使用、報賬、回收等全生命周期的管理，極大的規(guī)范了試劑耗材的采購、申購流程和使用臺賬問題，以全面信息化、流程化方式運作，使實驗室管理工作利用信息化平臺更協(xié)同、高效地開展。

（五）進口外貿(mào)服務系統(tǒng)

進口設備外貿(mào)服務系統(tǒng)，主要包含項目接單、代理協(xié)議、中標方錄入、外貿(mào)合同、免稅付匯、發(fā)貨清關、到貨驗收、開票結算等功能，加強了進口設備的購置管理。通過該系統(tǒng)可實現(xiàn)業(yè)務中的數(shù)據(jù)流轉順序和業(yè)務處理的線上辦理。能將所有的業(yè)務數(shù)據(jù)和單據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)對重要業(yè)務數(shù)據(jù)和資源的保護和重復利用。與此同時方便各個級別的管理者，根據(jù)各自的權限，在完成自己的工作的同時，可隨時查詢歷史記錄，監(jiān)督并掌握職責范圍內(nèi)的所有業(yè)務情況，大力提高了工作效率。

四、結語

隨著高等教育和信息技術的迅猛發(fā)展。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，實驗室信息化建設已成為高校教學科研高效開展的重要條件[4]。實驗室綜合管理系統(tǒng)提升了工作人員的工作效率，其擺脫了人工統(tǒng)計信息、追溯信息、處理信息的難題；動態(tài)實時管理實驗室設備、實驗教學及經(jīng)費使用情況，從而為實驗室管理的科學決策提供依據(jù)。