基于信息傳遞視角的企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化對(duì)策研究

劉 佳

（重慶兩江新區(qū)水土高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園建設(shè)投資有限公司，重慶 400714）

一、加強(qiáng)信息傳遞對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

內(nèi)部信息傳遞是指企業(yè)各個(gè)層級(jí)之間通過各種有效的形式傳遞企業(yè)運(yùn)營管理信息的過程。信息不僅包括企業(yè)自身相關(guān)的經(jīng)營管理信息，還包括企業(yè)收集、整理、分析的各種需要在內(nèi)部傳遞的外部信息。信息傳遞的有效性不僅是自上而下有效傳遞、還包括自下而上以及橫向的信息傳遞。管理層需要將清楚的信息傳遞給所有員工，以便員工獲取到明確的指令，從而認(rèn)真履行各項(xiàng)控制職能。基層員工也需要將一線信息及時(shí)反饋給各管理層，以便管理層獲得最原始的信息，從而做出有效的管理決策。各層級(jí)員工之間必須明確在內(nèi)控體系中的作用和位置，從而理解其他員工工作和個(gè)人行為的相關(guān)性。企業(yè)在制定各種經(jīng)營決策的過程中，需要各種各樣的信息作為載體。因此，有效的內(nèi)部控制離不開信息的傳遞和溝通，有效的內(nèi)部信息傳遞也能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制的進(jìn)一步規(guī)范完善。企業(yè)加強(qiáng)信息傳遞對(duì)提升內(nèi)部控制具有不可替代的重要性。

1.有利于促進(jìn)各類管理信息的有效傳遞和利用

由于企業(yè)管理層級(jí)的存在，在企業(yè)經(jīng)營管理各個(gè)層級(jí)，都存在相對(duì)應(yīng)的信息內(nèi)容?；鶎尤藛T主要掌握操作層面的信息，中層管理人員主要掌握本部門的信息和少量戰(zhàn)略信息，高層管理人員主要掌握組織戰(zhàn)略發(fā)展相關(guān)信息。每個(gè)層級(jí)由于其職能職責(zé)和權(quán)限不同，掌握的信息存在較大差異，但是建立了有效的內(nèi)部信息傳遞機(jī)制后，職能部門各司其職，各類信息都能在企業(yè)內(nèi)部得到有效的傳遞和利用，為企業(yè)的協(xié)調(diào)配合和有效管理提供保障。

2.有利于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理優(yōu)化

企業(yè)內(nèi)部信息傳遞，是為了有效提供經(jīng)營管理決策，有效的內(nèi)部信息傳遞可以保證信息暢通，而高質(zhì)量的信息可以應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。通過有效的信息傳遞，可以更好地進(jìn)行信息的收集匯總，以提供給信息使用者，將信息及時(shí)傳遞給需要的人，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理信息在各個(gè)層面的充分利用，從而提高管理效能。

3.有利于建立良好的溝通和披露平臺(tái)

信息的最終目的在于被有效使用，為企業(yè)發(fā)展壯大提供服務(wù)支撐。企業(yè)獲取的信息不僅包含企業(yè)內(nèi)部信息，還包含外部信息。有效的信息傳遞機(jī)制不僅是向上傳遞的，還應(yīng)該是向下傳遞的，使企業(yè)參與經(jīng)營活動(dòng)各個(gè)方面的人員都能了解相關(guān)信息。而有效的信息傳遞機(jī)制，有利于建立良好的內(nèi)外部溝通渠道，有利于加強(qiáng)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)和上下游產(chǎn)業(yè)鏈各方的溝通、協(xié)調(diào)和反饋，也有利于企業(yè)內(nèi)部控制的加強(qiáng)完善，逐步建立成熟完善的溝通系統(tǒng)。

4.有利于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息披露的監(jiān)管

信息傳遞是一種雙向的溝通渠道，而由于“信息不對(duì)稱”的存在，如果一方比另一方擁有更準(zhǔn)確及時(shí)的信息，則會(huì)影響其中一方的決策判斷。有效的信息傳遞，能在上級(jí)與下級(jí)、內(nèi)部與外部之間形成信息交流的閉合，從而利于對(duì)信息的監(jiān)管。

二、企業(yè)信息傳遞過程中存在的主要問題

1.缺乏有效的內(nèi)部信息傳遞機(jī)制

內(nèi)部信息傳遞機(jī)制不健全、內(nèi)容不完整、功能不全面、模式不規(guī)范，會(huì)影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的有序性和合理性。企業(yè)各種信息都要通過傳遞才能達(dá)到有效的整合，從而促使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有序開展。如果沒有健全的內(nèi)部信息傳遞機(jī)制，企業(yè)管理人員就無法獲取充分恰當(dāng)?shù)男畔磉M(jìn)行經(jīng)營決策，企業(yè)基層工作人員就無法得到有效的指令開展各項(xiàng)工作，整個(gè)企業(yè)的資源調(diào)配將失去信息支撐，企業(yè)的組織、協(xié)調(diào)、指揮功能將無法實(shí)現(xiàn)，生產(chǎn)經(jīng)營難以有序進(jìn)行。

2.信息收集不充分

當(dāng)今世界是個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，誰先取得有效信息誰就站在了風(fēng)口處，一旦企業(yè)內(nèi)外部信息收集和整理跟不上步伐，企業(yè)的發(fā)展將會(huì)受到很大影響。企業(yè)信息識(shí)別系統(tǒng)不完善、收集不充分不及時(shí)，會(huì)大大降低信息的時(shí)效性，導(dǎo)致各種決策缺乏行之有效的重要信息，從而影響決策的正確性和及時(shí)性。而企業(yè)對(duì)有價(jià)值的信息未充分收集挖掘，會(huì)大大降低信息的使用價(jià)值，錯(cuò)過利用和開發(fā)信息的最佳時(shí)機(jī)，導(dǎo)致落后于信息先導(dǎo)者。

3.缺乏統(tǒng)一的信息傳遞要求和渠道

企業(yè)未建立統(tǒng)一的內(nèi)部信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)讓企業(yè)內(nèi)外部溝通交流不順暢，員工在信息傳遞的過程中表現(xiàn)出隨意性，容易導(dǎo)致傳遞信息的過程中無章可循，企業(yè)內(nèi)部不利于形成良好的信息傳遞模式，信息傳遞的過程中會(huì)出現(xiàn)很多主觀上的不確定性。不同的人員在處理相同信息時(shí)，有些使用口頭傳遞、有些使用系統(tǒng)傳遞，容易造成混亂和信息不對(duì)稱的情況，也不利于信息收集匯總，會(huì)影響信息使用者做出正確判斷。

4.信息傳遞不及時(shí)

企業(yè)沒有建立良好的內(nèi)外部溝通機(jī)制，缺乏合理系統(tǒng)的傳遞流程，會(huì)導(dǎo)致信息流轉(zhuǎn)不及時(shí)，不能上傳下達(dá)。溝通機(jī)制不健全，溝通渠道的缺乏或單一，信息傳遞會(huì)受到一定限制，影響信息傳遞的及時(shí)性，降低工作效率，久而久之各種信息在不同層級(jí)會(huì)出現(xiàn)偏差，上級(jí)難以獲得下級(jí)的信息反饋，下級(jí)難以得到上級(jí)的指示指導(dǎo)，難以掌握實(shí)際情況，導(dǎo)致決策失誤，進(jìn)而會(huì)影響企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

5.信息安全性存在隱患

內(nèi)部信息傳遞過程中保密規(guī)范未做好，可能導(dǎo)致商業(yè)秘密的泄漏。商業(yè)秘密，是指企業(yè)內(nèi)部不為公眾所知曉、但能給所有人帶來經(jīng)濟(jì)效益，并由所有人采取保密措施以防泄漏的程序、客戶名單、產(chǎn)銷策略等技術(shù)信息和經(jīng)營信息。企業(yè)內(nèi)部信息傳遞過程中沒有嚴(yán)格的保密制度，沒有明確保密內(nèi)容、保密等級(jí)、保密措施和傳遞范圍，可能導(dǎo)致企業(yè)商業(yè)機(jī)密泄露，削弱企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而導(dǎo)致企業(yè)喪失機(jī)遇。

6.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善

企業(yè)內(nèi)部是由不同部門組成的，每個(gè)部門都在自己的職責(zé)范圍內(nèi)從事工作。但是很多企業(yè)的現(xiàn)狀是部門與部門之間缺乏溝通、更有甚者相互推諉，容易造成信息孤島。長(zhǎng)此以往，部門與部門之間的信息傳遞就會(huì)越來越差，同時(shí)也對(duì)監(jiān)督造成消極影響，導(dǎo)致在遇到突發(fā)事件時(shí)沒有辦法得到及時(shí)溝通和處理，對(duì)企業(yè)的有序發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

三、防范內(nèi)部信息傳遞風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)化對(duì)策

1.完善信息傳遞機(jī)制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制和業(yè)績(jī)考核等要求，根據(jù)各級(jí)管理層對(duì)信息的需求，建立一套標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部信息傳遞機(jī)制。企業(yè)要強(qiáng)化各級(jí)人員對(duì)信息傳遞重要性的意識(shí)，提高對(duì)信息傳遞的重視程度，統(tǒng)一信息傳遞的要求和標(biāo)準(zhǔn)，建立一套行之有效的操作手冊(cè)。要完善自上而下的內(nèi)部信息傳遞機(jī)制，使基層員工清晰了解企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營目標(biāo)等戰(zhàn)略信息，理解其在內(nèi)部信息傳遞中所處的地位和作用。同時(shí)，要完善自下而上的內(nèi)部信息傳遞機(jī)制，使企業(yè)中高層管理人員及時(shí)獲取基礎(chǔ)員工了解的初始信息，讓信息傳遞為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)保駕護(hù)航。

2.強(qiáng)化對(duì)信息的收集和利用

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息的來源渠道有很多，如廣播電視、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙雜志、文件紀(jì)要等，利用好各種信息來源渠道能起到事半功倍的成果。企業(yè)要加大對(duì)信息的收集力度，暢通信息來源渠道，廣泛收集、分析、整理內(nèi)外部信息，并對(duì)各類信息進(jìn)行審查和篩選，確認(rèn)其真實(shí)性和合理性。企業(yè)各級(jí)人員都要提高信息收集的意識(shí)，并由專門的信息管理部門或者專門的信息管理人員匯總內(nèi)外部有用信息，并以恰當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)傳遞給各信息使用者，讓各類信息得到有效利用，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

3.對(duì)內(nèi)部信息傳遞進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是內(nèi)部控制五要素之一，企業(yè)內(nèi)部信息的內(nèi)容和傳遞機(jī)制只有以風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果作為參考才能更加具有價(jià)值。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將自身實(shí)際情況、所處行業(yè)的特點(diǎn)以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析相結(jié)合，建立有效的信息傳遞風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)內(nèi)部信息傳遞的情況進(jìn)行全面評(píng)估，嚴(yán)格執(zhí)行，重點(diǎn)關(guān)注安全性、及時(shí)性和有效性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，為公司決策提供有效的信息。

4.建立內(nèi)部信息傳遞保密制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)保密制度措施，并嚴(yán)格按制度要求執(zhí)行，明確各類信息的保密內(nèi)容、保密程度、保密范圍和保密措施，明確傳遞對(duì)象，從內(nèi)部信息傳遞的各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)出發(fā)，確保信息在訪問權(quán)限內(nèi)安全傳遞，并通過授權(quán)審批、職責(zé)分離等不相容職務(wù)相分離手段，防止內(nèi)部信息泄露，保障企業(yè)利益。

5.加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部信息傳遞情況進(jìn)行監(jiān)督檢查

監(jiān)督是指督查管理，各類內(nèi)控制度只有在監(jiān)督檢查的作用和力度下才能得到更好的修正和完善。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部信息傳遞的監(jiān)督檢查力度，定期對(duì)信息傳遞機(jī)制和溝通交流情況進(jìn)行檢查，并針對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改完善，堅(jiān)持懲防并重、預(yù)防為主的原則，明確監(jiān)督的重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，防止內(nèi)部信息傳遞機(jī)制流于形式。

四、結(jié)語

完善的內(nèi)部控制制度離不開有效的信息傳遞機(jī)制，內(nèi)部信息傳遞作為企業(yè)內(nèi)部控制十八項(xiàng)指引之一，在內(nèi)控中的作用顯而易見。在企業(yè)內(nèi)部安全、及時(shí)、有效的傳遞各類信息，對(duì)于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施、內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)的防范、生產(chǎn)經(jīng)營的有序運(yùn)作都有著不可替換的作用。因此，各企業(yè)都應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部信息傳遞的有效性作為完善企業(yè)內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要任務(wù)，引起重視，確保各類有用信息順利傳遞，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。