提高工作記錄質(zhì)量和效率的要點(diǎn)

彭 冰

（湖南有色冶金勞動(dòng)保護(hù)研究院，湖南 長沙 410014）

工作記錄是指把我們所見、聽聞、所想的信息通過一定的方法保留下來，并加以整理、提煉、保存，以供他用。記錄是我們?nèi)粘９ぷ髦斜夭豢缮俚某Ｒ娦袨?，在科學(xué)實(shí)驗(yàn)中，科研人員需要對(duì)實(shí)驗(yàn)樣品、實(shí)驗(yàn)條件和設(shè)備設(shè)施狀態(tài)等關(guān)鍵信息分維度（如時(shí)間、地點(diǎn)等）進(jìn)行如實(shí)記錄，以此作為科學(xué)計(jì)算、論證的客觀依據(jù)和成果表現(xiàn)；在實(shí)施專業(yè)檢測(cè)、評(píng)價(jià)項(xiàng)目過程中，專業(yè)技術(shù)人員需要深入現(xiàn)場(chǎng)，通過勘查、檢測(cè)和詢問等方式，記錄現(xiàn)場(chǎng)人員、設(shè)備和工作環(huán)境等關(guān)鍵信息，為形成檢測(cè)、評(píng)價(jià)結(jié)論建立基礎(chǔ)；幼兒園老師在早晨入園時(shí)記錄每個(gè)孩子的體溫和基本身體狀況，據(jù)此合理安排和管理孩子的學(xué)習(xí)和生活；醫(yī)生需要記錄患者癥狀、檢查結(jié)果，據(jù)此給出病癥結(jié)論和醫(yī)療方案等等。顯然，工作記錄作為我們?nèi)粘９ぷ髦械幕A(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)工作的后續(xù)開展起到了重要的作用。

但是，工作中出現(xiàn)的信息往往量大、類多，其內(nèi)涵和作用也不盡相同，如果將其全盤記錄既不現(xiàn)實(shí)，也完全沒有必要。因?yàn)槲覀冴P(guān)注的往往只是信息中的主要和關(guān)鍵部分，只要能有效地記錄主要、關(guān)鍵部分，我們的工作就能夠獲得足夠的支撐。因此，選擇高效的方法提高工作記錄的質(zhì)量，對(duì)提高工作效率，保障工作的順利進(jìn)行十分重要。

一、常用工作記錄的分類和作用

在企業(yè)，日常工作中常用的記錄形式可分為電子記錄和紙質(zhì)記錄。

電子記錄通常是指通過專業(yè)的辦公軟件記錄相關(guān)內(nèi)容，并以視頻、音頻、圖片、文件等電子版的形式保存在機(jī)器上，比如信息系統(tǒng)生成的財(cái)務(wù)報(bào)表、病案、辦公文檔等。目前電子記錄已經(jīng)成為信息工作記錄的主要方式，其主要優(yōu)點(diǎn)在于，既能讓使用者快速、便捷地發(fā)布、接收、查詢和編輯相關(guān)信息，提高工作效率，還能減少紙張消耗，助力環(huán)保。但這種方式也存在不足或缺陷，比如對(duì)電子設(shè)備性能和狀態(tài)的過度依賴，一旦設(shè)備出現(xiàn)問題，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時(shí)可能導(dǎo)致工作癱瘓或系統(tǒng)崩潰；再就是因電子記錄的內(nèi)容易被修改，在信息保真方面容易存在漏洞。信息載體為信息化平臺(tái)，具有開放性特征，易泄露，保密性風(fēng)險(xiǎn)較大。

日常工作中常用的另一種記錄形式就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄，顧名思義就是以紙張作為載體記錄工作信息，相較于電子記錄而言基本上無須依賴設(shè)備，利用紙筆就能夠隨時(shí)隨地記錄人們的所見、所聞、所想。其好處是方便、實(shí)時(shí)、真實(shí)且不易丟失，因改動(dòng)痕跡易顯現(xiàn)，因此信息不易被篡改；另一個(gè)重要的優(yōu)點(diǎn)是能保留原始信息，如個(gè)人簽名、筆跡等。而這種方式也存在明顯不足，首先，是對(duì)記錄人員的素質(zhì)要求較高，需具有較好的理解能力和文字書寫功底；其次，是工作強(qiáng)度較大，當(dāng)記錄量龐大時(shí)尤其如此；最后，信息整理、編輯、傳送、保存不方便，紙質(zhì)工作記錄易受自然因素影響，例如，字跡、紙張易氧化，火災(zāi)地震等自然災(zāi)害導(dǎo)致實(shí)體紙張滅失，保存期也是有限的。

二、工作記錄方式的選擇

電子記錄和紙質(zhì)記錄各具優(yōu)缺點(diǎn)，如何選擇需要視具體工作而定。一般而言，隨機(jī)性、突發(fā)性、實(shí)證性工作多采用紙質(zhì)記錄，如發(fā)言、交談、文獻(xiàn)摘錄、科學(xué)實(shí)驗(yàn)、合同協(xié)議等；如果是需要系統(tǒng)性的、全面的記錄大量復(fù)雜信息，以求全面反映工作發(fā)展過程和狀況，或?yàn)榱朔奖阈畔l(fā)布、編輯、整理、傳送、保存等，則以拍照、影音錄制、制作電子文檔等電子記錄方式為宜。在條件允許情況下，如果能將兩種記錄方式綜合運(yùn)用，不僅能大大提高工作效率，對(duì)提升記錄質(zhì)量也將十分有利。

三、提高工作記錄質(zhì)量和效率的要點(diǎn)

要提高記錄質(zhì)量和效率，需要掌握幾個(gè)要點(diǎn)，一是能力，要加強(qiáng)自身的語言聽寫和記錄設(shè)備操控能力；二是態(tài)度，要高度認(rèn)識(shí)工作記錄的重要性，確保記錄內(nèi)容的真實(shí)性和完整性；三是敏銳，要善于捕捉關(guān)鍵信息、快速過濾無用信息；四是統(tǒng)籌，既要抓住要點(diǎn)，又要善于總結(jié)歸納；五是方法，選擇和設(shè)計(jì)科學(xué)高效的記錄方式和內(nèi)容格式，例如采用通用的數(shù)字、符號(hào)代替文字；六是嚴(yán)謹(jǐn)，強(qiáng)化記錄的應(yīng)用、管控和保密。在此結(jié)合本人工作情況談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

1.會(huì)議記錄

會(huì)議記錄是企事業(yè)單位的一種日常工作，其基本要求就是快速、真實(shí)、精要。鑒于記錄內(nèi)容的隨機(jī)性和真實(shí)性要求，會(huì)議記錄多采用紙質(zhì)記錄，有條件時(shí)也可配以錄音、錄像等電子記錄手段，但要以避免破壞會(huì)議氣氛為前提。在會(huì)議進(jìn)行過程中，記錄者要如實(shí)地記錄發(fā)言人所說的內(nèi)容，不得隨意添加記錄者主觀的想法和意見，不得斷章取義，尤其是會(huì)議中決定性的內(nèi)容，更是不能隨意更改。

會(huì)議記錄要求書寫清楚，條理清晰，突出重點(diǎn)。對(duì)于記錄是詳細(xì)或簡略，需要根據(jù)實(shí)際情況來決定。一般而言，發(fā)言人提出的意見、問題、觀點(diǎn)和論據(jù)材料需要具體并詳細(xì)地記錄，其他時(shí)候可以抓住重點(diǎn)，采用省略法記錄大概意思，但必須確保關(guān)鍵要點(diǎn)不遺漏。記錄者從會(huì)議開始到結(jié)束都要保持思想高度集中和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。

會(huì)議記錄的格式不能太復(fù)雜，有會(huì)議名稱、基本情況和會(huì)議內(nèi)容即可，基本情況包含時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、出席人、缺席人、主持人、記錄人；會(huì)議內(nèi)容是記錄的主要部分，包括發(fā)言、建議、決議等。發(fā)言人的名字要寫在內(nèi)容之前，按發(fā)言內(nèi)容順序記錄。

會(huì)后需編制會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行概括性陳述和要點(diǎn)綜述，提煉出的要點(diǎn)具有權(quán)威性，能客觀、真實(shí)地反映會(huì)議的主要精神和所決定的事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要對(duì)企業(yè)員工有一定的約束力，起到指示、決定等指揮性公文的作用，同時(shí)還可以作為向上級(jí)匯報(bào)、向下級(jí)傳達(dá)的文字依據(jù)，以備查閱之用。

2.工作記錄

工作記錄根據(jù)工作類型有多種形式。以本人從業(yè)的職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)為例，重要的工作記錄可分為技術(shù)記錄和質(zhì)量記錄兩大類。

技術(shù)記錄指的是在檢測(cè)進(jìn)行過程中所得到的數(shù)據(jù)和信息，反映檢測(cè)過程和結(jié)果是否達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量或過程參數(shù)。技術(shù)記錄包括了合同、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄、現(xiàn)場(chǎng)采樣和檢測(cè)記錄、原始數(shù)據(jù)記錄、報(bào)告內(nèi)部審核記錄、影像資料、專家評(píng)審記錄、報(bào)告修改記錄、評(píng)價(jià)報(bào)告、報(bào)告打印、審核、蓋章記錄、交付記錄、客戶滿意度調(diào)查記錄、儀器設(shè)備檔案、儀器設(shè)備使用、維護(hù)、借出記錄、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄等。其內(nèi)容包括名稱、編號(hào)、時(shí)間、地點(diǎn)、實(shí)際內(nèi)容和數(shù)據(jù)、記錄人簽名，檢測(cè)原始記錄要根據(jù)樣品的檢測(cè)方法、標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)指導(dǎo)書的要求，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄在檢測(cè)原始記錄表格中。在每一個(gè)職業(yè)病危害檢測(cè)與評(píng)價(jià)報(bào)告完成后須形成單獨(dú)的項(xiàng)目檔案，把與該項(xiàng)目有關(guān)的所有記錄資料歸納入檔，并保存6年，以便供后續(xù)查閱和內(nèi)部外檢查使用。

質(zhì)量記錄指的是在管理體系活動(dòng)過程中所產(chǎn)生的記錄。包括合同評(píng)審記錄、合格供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄、儀器設(shè)備驗(yàn)收記錄、內(nèi)部審核記錄、管理評(píng)審記錄、投訴記錄、預(yù)防與糾正措施記錄、人員培訓(xùn)與考核記錄、人員技術(shù)檔案、質(zhì)量監(jiān)督員記錄、文件發(fā)放、修改、作廢記錄和會(huì)議簽到記錄等。其中的內(nèi)部審核記錄，還應(yīng)包括年度計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施方案、會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、會(huì)議照片、內(nèi)審檢查表、不符合項(xiàng)整改報(bào)告及整改完成的驗(yàn)證材料記錄。以上記錄的內(nèi)容應(yīng)包括名稱、編號(hào)、時(shí)間、記錄人簽名、評(píng)論或評(píng)價(jià)、判定依據(jù)等，這些都必須形成紙質(zhì)記錄，以便內(nèi)外部檢查使用。

工作記錄一般都是以表格的形式出現(xiàn)，也有文字形式、照片、錄音和錄像等，可以保存在任何形式的載體上，或者是以上載體的組合，其載體可以是紙張、硬盤或其他電子貯存設(shè)備上。根據(jù)管理體系文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及法律法規(guī)的要求，對(duì)體系中所需的記錄進(jìn)行規(guī)劃，同時(shí)，對(duì)表格的受控編號(hào)、格式、內(nèi)容、審批程序以及記錄要求做出統(tǒng)一的規(guī)定，記錄的格式、裝訂和字體等必須標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，填寫必須規(guī)范、正確、清楚，所有在用的記錄表格必須通過受控后才能使用，并不得隨意修改記錄表格內(nèi)容。在編制程序文件時(shí)，分別制定與各程序相匹配的記錄表格，必要時(shí)可附在程序文件后。在確定記錄表格的格式和內(nèi)容時(shí)，必須考慮到貯存、查閱、分析和控制這四個(gè)因素，對(duì)記錄表格做出唯一性標(biāo)識(shí)的規(guī)定，同時(shí)制定記錄管理與控制的程序文件。

在每一次記錄時(shí)，應(yīng)考慮記錄內(nèi)容的實(shí)用性，存檔時(shí)要符合規(guī)定的要求，確保記錄便于查找，方便信息共享。無效信息（不能為后續(xù)工作及發(fā)展提供證據(jù)或幫助的信息）可不體現(xiàn)在記錄中。記錄的格式設(shè)計(jì)無須過于復(fù)雜，能包括關(guān)鍵的信息內(nèi)容即可，要盡量減少記錄者的書寫量。記錄應(yīng)盡可能全面地反映職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)的工作過程和結(jié)果以及管理體系運(yùn)行的狀況和效果，為機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息支持，但并不是記錄得越多越好，能做到有跡可循、數(shù)據(jù)能溯源，為上道、下道工序傳遞信息；為管理人員改進(jìn)技術(shù)和管理提供信息；保證記錄能客觀、規(guī)范、及時(shí)、準(zhǔn)確，體現(xiàn)出其充分性和有效性。

記錄還需具備真實(shí)性和準(zhǔn)確性，只有真實(shí)并準(zhǔn)確地記錄信息，才能為職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供科學(xué)有效的依據(jù)。記錄如果錯(cuò)誤、虛假、模糊不清將失去其使用價(jià)值，甚至?xí)斐蓹z測(cè)與評(píng)價(jià)報(bào)告的質(zhì)量失控和領(lǐng)導(dǎo)決策的失誤。例如，在職業(yè)病危害檢測(cè)與評(píng)價(jià)工作中，前期需要有現(xiàn)場(chǎng)勘察記錄、中期有現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)記錄、后期有報(bào)告評(píng)審記錄，這些都必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)記錄，并有人員簽字標(biāo)識(shí)。當(dāng)發(fā)生修改時(shí)，紙質(zhì)記錄會(huì)更為明顯，更容易被人發(fā)現(xiàn)，這樣也可在一定程度上避免篡改數(shù)據(jù)和信息的問題?；A(chǔ)性文件如有修改，必須有修改者本人的簽名和修改日期。

四、結(jié)語

工作的進(jìn)程需要通過記錄來展現(xiàn)，工作成果也需要詳實(shí)的記錄作為支撐，不僅如此，工作中存在的問題往往也能夠通過查詢記錄得以溯源和發(fā)現(xiàn)。我們要掌握和善于運(yùn)用良好的記錄方法，這有助于提高記錄工作的質(zhì)量和效率，使之成為我們工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和助推利器。