電子會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用探究

李 睿

（江蘇經(jīng)濟(jì)報(bào)社，江蘇 南京 210004）

隨著企業(yè)信息化與精細(xì)化程度的不斷提高，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量逐漸增加，這增加了檔案管理的難度。電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)會(huì)計(jì)檔案的集中管理，解決了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，促進(jìn)了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式向信息化和數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變。

一、電子會(huì)計(jì)檔案概述

（一）電子會(huì)計(jì)檔案的特征

電子會(huì)計(jì)檔案是記錄與反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資料，它以磁性介質(zhì)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案與信息化的有機(jī)結(jié)合。電子會(huì)計(jì)檔案具有以下幾方面的特征：（1）環(huán)境依賴性強(qiáng)。計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件是電子會(huì)計(jì)檔案建立與發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于會(huì)計(jì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，使得會(huì)計(jì)檔案以磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，在存儲(chǔ)過(guò)程中對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境、溫度、濕度等方面的要求較高，以避免磁性介質(zhì)遭到破壞。（2）技術(shù)性能高。在會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中，可以結(jié)合企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展的需求，借助計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件進(jìn)行技術(shù)設(shè)計(jì)，促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案操作性提高。（3）復(fù)雜性提升。電子會(huì)計(jì)檔案需要結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)的程度，進(jìn)行控制系統(tǒng)的完善，以便保證會(huì)計(jì)檔案信息化程度提高，滿足企業(yè)使用的需求。（4）安全與保密要求高。電子會(huì)計(jì)檔案具有會(huì)計(jì)檔案信息高度集中的特點(diǎn)，其對(duì)于安全與保密的要求提高，需要企業(yè)結(jié)合會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)與應(yīng)用的需求，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)安全與保密方式的完善。由此可見，企業(yè)進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案的建立與應(yīng)用，促進(jìn)了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展，有助于會(huì)計(jì)檔案保存與應(yīng)用效率的提升。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

電子會(huì)計(jì)檔案可以根據(jù)會(huì)計(jì)電子化文件、檔案等統(tǒng)一管理的需求，搭建電子化管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)上傳、錄入、借閱、調(diào)閱、在線編輯、版本縱橫對(duì)比等方面的需求。電子會(huì)計(jì)檔案具有特色化、易用化等特點(diǎn)，其在企業(yè)中的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用，可以根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展的需求，為企業(yè)提供全方位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)據(jù)支持，避免企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中出現(xiàn)常規(guī)性錯(cuò)誤，保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)順利開展。

（三）實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性

企業(yè)實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，節(jié)約企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)成本。實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理后只需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)、相關(guān)軟件及維護(hù)費(fèi)用的投入，幫助企業(yè)節(jié)省了人力成本費(fèi)用、場(chǎng)所保管等費(fèi)用，降低了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，有助于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。其二，優(yōu)化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理流程。電子會(huì)計(jì)檔案的建立與應(yīng)用，滿足了企業(yè)管理與發(fā)展的要求，將會(huì)計(jì)檔案分類存儲(chǔ)，并利用信息化的索引功能為企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的查找，提供便捷條件，提高了會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案不同于傳統(tǒng)的票據(jù)管理，可對(duì)虛假發(fā)票的有效遏制，避免企業(yè)出現(xiàn)不必要的財(cái)務(wù)損失，保證企業(yè)財(cái)務(wù)管理的合法性。其三，提升了政府監(jiān)管效果。企業(yè)實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理，便于政府對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)管，提高政府監(jiān)管的效率，并且規(guī)范了電子商務(wù)市場(chǎng)秩序，有助于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的健康發(fā)展。其四，保障會(huì)計(jì)檔案的完整性。電子會(huì)計(jì)檔案可以結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，選擇云存儲(chǔ)方式，降低了其他外在因素對(duì)于檔案存儲(chǔ)的干擾，為企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理提供了便捷的技術(shù)支持。

二、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

電子會(huì)計(jì)檔案管理具有綜合性和精細(xì)化的特點(diǎn)，與企業(yè)的發(fā)展具有緊密的聯(lián)系，做好電子會(huì)計(jì)檔案管理，需要進(jìn)行系統(tǒng)功能的完善，保證會(huì)計(jì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)均可以在系統(tǒng)中體現(xiàn)，以提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率。一是應(yīng)用場(chǎng)景設(shè)計(jì)。企業(yè)財(cái)務(wù)人員可以結(jié)合會(huì)計(jì)檔案電子化管理與應(yīng)用的需求，進(jìn)行各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)場(chǎng)景設(shè)計(jì)的調(diào)整，保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用符合要求。二是健全電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，為企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與流程完善提供了明確的方向，不僅優(yōu)化了管理流程，還可保證檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢等環(huán)節(jié)的安全性；不僅可以提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的效率，還可以提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的效率。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)與應(yīng)用需求，不斷健全完善電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，以保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效落實(shí)。

（二）平臺(tái)搭建

企業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)通常涵蓋了電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表等方面的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，大大改進(jìn)了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)精確度低、效率慢的劣勢(shì)。但目前財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)還是以核算職能為重，忽視了管理的職能，僅屬于企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，而且財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)往往只從財(cái)務(wù)部門工作的需要出發(fā)，沒(méi)有考慮企業(yè)整體的信息管理需求，使得財(cái)務(wù)部門與其他各部門間信息無(wú)法及時(shí)互通，容易形成信息系統(tǒng)孤立，更談不上信息共享。由此在實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)構(gòu)建財(cái)務(wù)云端化的共享系統(tǒng)平臺(tái)勢(shì)在必行。企業(yè)可以結(jié)合檔案管理需求，進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)平臺(tái)的搭建，對(duì)檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)工作進(jìn)一步完善，解決企業(yè)在檔案管理中遇到的各種問(wèn)題，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的無(wú)紙化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化管理。首先，企業(yè)可以結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理的需求，增加信息化投入，不斷對(duì)企業(yè)計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件更新升級(jí)，為企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)的搭建，奠定硬件基礎(chǔ)。一方面，企業(yè)可以在原有會(huì)計(jì)檔案軟件的基礎(chǔ)上，結(jié)合數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)的搭建；另一方面，企業(yè)可以加大資金和技術(shù)投入，找出傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案軟件中存在的不足之處，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)與利用的需求，進(jìn)行硬件及軟件的完善，提高電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)的速度，強(qiáng)化檔案的存儲(chǔ)與利用效率，從而促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。其次，企業(yè)可以根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案的使用需求，進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)功能的完善，主要可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：一是檔案收集。主要是增加在財(cái)務(wù)核算前各環(huán)節(jié)中原始單據(jù)的影像化處理，它是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源共享的重要載體，以保證檔案信息獲取的全面性。企業(yè)可以結(jié)合會(huì)計(jì)檔案收集的特點(diǎn)，進(jìn)行檔案收集功能的完善，借助相關(guān)設(shè)備軟件，進(jìn)行原始單據(jù)的影像化處理，提高會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)收集的效率，降低相關(guān)工作人員的工作壓力。二是檔案整理。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)可以將采集到的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類，跟蹤匹配記賬憑證制單號(hào)和后期查閱檢索條件，為將來(lái)各類查詢功能創(chuàng)造關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資料的快速調(diào)取，提高電子會(huì)計(jì)檔案使用效率。企業(yè)可以結(jié)合會(huì)計(jì)檔案使用的特點(diǎn)，進(jìn)行檔案整理功能的完善，實(shí)現(xiàn)檔案利用效率的提升，滿足企業(yè)發(fā)展對(duì)于財(cái)務(wù)預(yù)算管理的需求，有助于企業(yè)的健康發(fā)展。三是檔案保管。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)可以依照國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的保管，如程序與文件定期備份，明確備份的范圍、頻率，并且要將原件與備份件分別妥善安放，落實(shí)責(zé)任到人，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。

（三）實(shí)踐培訓(xùn)

企業(yè)在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)搭建完成后，應(yīng)結(jié)合實(shí)際管理和應(yīng)用的需求，對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行實(shí)踐培訓(xùn)，幫助財(cái)務(wù)人員快速掌握電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)，以促進(jìn)工作效率的提升。企業(yè)應(yīng)定期組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的理論知識(shí)，使財(cái)務(wù)人員結(jié)合企業(yè)的信息化建設(shè)需求，積極配合電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)的搭建。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)提高財(cái)務(wù)人員的系統(tǒng)操作與維護(hù)水平，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)各功能的管理，和對(duì)會(huì)計(jì)檔案使用的規(guī)范，避免會(huì)計(jì)檔案信息出現(xiàn)丟失或毀損的現(xiàn)象，保證會(huì)計(jì)檔案信息的完整性。而對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，這是實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理較為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)跳出自身崗位，改變重核算輕業(yè)務(wù)的傳統(tǒng)觀念，掌握一定的分析技能，尤其是對(duì)大數(shù)據(jù)的分析能力，從宏觀角度運(yùn)用專業(yè)知識(shí)來(lái)評(píng)判企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。另外，實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理后，勢(shì)必會(huì)對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)各崗位進(jìn)行重新規(guī)劃整合，財(cái)務(wù)人員應(yīng)積極配合崗位調(diào)整，努力學(xué)習(xí)新崗位的工作方法和工作觀念，完善自身的工作素養(yǎng)。

三、電子會(huì)計(jì)檔案模塊集成后的成果

企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案模塊集成后的成果主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是有助于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化的轉(zhuǎn)變，滿足了企業(yè)信息化建設(shè)的需求，保障了會(huì)計(jì)檔案信息的完整性，為企業(yè)發(fā)展提供了全面的數(shù)據(jù)支持。二是有助于企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的提升。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)資料的電子化歸檔，從而促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的集成處理，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效果。三是保證了會(huì)計(jì)檔案信息的完整性。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化降低了外部環(huán)境對(duì)于檔案的影響，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的完整性進(jìn)行了保障，有助于會(huì)計(jì)檔案管理效果的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化轉(zhuǎn)變，不僅幫助企業(yè)節(jié)約了成本，使會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)效果得以優(yōu)化，同時(shí)促進(jìn)了企業(yè)信息化程度的提高，也為政府相關(guān)部門對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管提供了便捷的條件，促進(jìn)了監(jiān)管效果的提升。