石油公司財務管理中會計信息系統(tǒng)的運用

李 偉

（中石化華東石油工程有限公司東北項目部，吉林 長春 130062）

近年來，隨著全球經濟的不斷變化及油價的起伏不定，石油企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。外部形勢的變化，不僅要求企業(yè)須不斷開拓外部市場，同時也要進行內部管理的變革。ERP系統(tǒng)的上線應用，能夠積極推動企業(yè)內部管理的變革，使得財務管理模式從單一的會計核算模式向綜合的管理會計模式轉變，并對企業(yè)的財務管理人員提出了更高的要求。但如何將ERP系統(tǒng)更好地運用于企業(yè)的財務管理中，成企業(yè)亟須解決的一大難題。從企業(yè)運行ERP系統(tǒng)的整體情況看，尚存在對系統(tǒng)認知不夠、財務管理應用較少、各部門數據溝通較少、內部控制制度不夠完善等問題，無法更好地服務企業(yè)的生產經營活動。因此，企業(yè)應該積極采取有效措施，努力改進企業(yè)的內部財務管理環(huán)境，規(guī)避企業(yè)的財務風險，讓ERP系統(tǒng)在財務管理的運用中實現價值最大化。

一、ERP系統(tǒng)概念及在財務管理中的應用特點

1.ERP系統(tǒng)及主流的ERP管理系統(tǒng)公司簡介

ERP系統(tǒng)全稱為企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，主要是在信息化技術基礎上，運用現代化的管理會計思想，為企業(yè)提供決策依據的管理平臺。ERP系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)的財務管理系統(tǒng)，其將財務管理和企業(yè)管理緊緊融合在一起，實現了企業(yè)管理一體化，符合現代企業(yè)對管理的要求。目前，全球500強企業(yè)基本都在使用ERP管理系統(tǒng)，可見ERP管理系統(tǒng)對于企業(yè)的重要性。全球比較知名的ERP系統(tǒng)開發(fā)系統(tǒng)有SAP、甲骨文等公司，國內近幾年也出現了浪潮、用友等知名品牌。作為以全球化發(fā)展為目標的大型石油公司的下屬子公司，HDSYFGC公司使用的是SAP公司開發(fā)的ERP系統(tǒng)。SAP公司作為全球最早設計ERP管理系統(tǒng)的公司，其產品具有客戶覆蓋面廣，穩(wěn)定性強等特點，適合HDSYGC公司這種已經成熟穩(wěn)定的企業(yè)，能夠滿足企業(yè)實施現代化財務管理的需要。

2.ERP系統(tǒng)在財務管理中的應用特點

第一，涵蓋范圍大。ERP管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的財務管理系統(tǒng)相比，擴大了以前單一的財務管理系統(tǒng)范圍，將物資采購、投資計劃、人力資源、銷售服務等相關經營業(yè)務包含在內，企業(yè)的日常經營活動都能在系統(tǒng)中以數據或者其他方式反映出來。

第二，融合性強。由于該系統(tǒng)的涵蓋范圍廣，涉及各項經營活動和業(yè)務部門，就其運行而言，已經不單單是財務一個部門能夠完成的工作，在一定程度上要求各個部門必須進行配合，因此推動了企業(yè)各個部門的有效融合。

第三，數據精細化。與傳統(tǒng)的財務管理系統(tǒng)相比，ERP管理數據的提供者不再局限為財務人員，財務數據中的人工、材料成本等費用由業(yè)務歸口部門錄入，避免了過去數據全部由財務人員進行操作。由于財務人員業(yè)務能力的局限性，導致某些數據偏離企業(yè)的實際生產經營活動情況。數據精細化最大的特點就是專業(yè)數據由專業(yè)人員提供，更加真實準確。

二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理應用中存在的問題

1.對ERP系統(tǒng)認知不足

ERP系統(tǒng)由各種模塊組成，涉及財務會計、財務管理、物料、銷售等模塊。由于系統(tǒng)對權限的設置和工作分工的限制，企業(yè)財務人員不可能認知所有的模塊。使用ERP管理系統(tǒng)的目的之一，就是通過企業(yè)人員對系統(tǒng)的運用，能夠發(fā)現和有效規(guī)避財務風險。但是企業(yè)財務人員對ERP系統(tǒng)的認知存在不足，無法有效地將財務管理內容運用在企業(yè)的生產經營活動中，無法發(fā)現和規(guī)避潛在的風險。

2.對ERP系統(tǒng)功能的應用不充分

ERP系統(tǒng)的功能雖然強大，但財務人員對該系統(tǒng)功能的應用較少。比如，HDSYGC公司2019年上線共享系統(tǒng)后，企業(yè)核算業(yè)務大幅度減少，但是財務人員并未從以核算為核心的財務管理模式轉向以管理為核心的財務管理模式，不能從ERP系統(tǒng)的集成數據中挖掘和分析公司生產經營活動中存在的問題，無法給企業(yè)的經營決策提供有效建議，財務人員在企業(yè)的定位還是核算會計，無法起到管理會計的作用。

3.企業(yè)內部缺乏數據溝通和共享機制

ERP系統(tǒng)中有關物料、人力等數據已經無須財務經手，財務人員無法判定這些數據的真實性和準確性，需要與各相關部門進行溝通確認，有時對數據產生的方式方法會有異議，卻無法進行獨立驗證。比如，對于HDSYGC公司物資部門的原始采購訂單的計劃和實施工作，財務人員全程沒有參與，對于企業(yè)財務數據中關于物資的金額數據，只是系統(tǒng)中幾個冷冰冰的數字，原始單據只能在會計資料歸檔時看到。如果對物料金額數據有異議，也只能在事后進行查驗。當物料金額數據影響公司損益時，一般是通過財務人員自己的核算調整，物資部門只是接受通知，缺乏有效的溝通方式。因此，如何將各個部門的數據進行有效的溝通共享，建立完善的內部溝通機制，成為企業(yè)亟待解決一個課題。

4.基于ERP系統(tǒng)的內控流程制度不夠完善

由于ERP系統(tǒng)操作有各個業(yè)務部門人員操作，故內部控制要面向所有參與業(yè)務的部門。比如，HDSYGC公司物料采購和消耗業(yè)務在單獨的MM模塊操作，受系統(tǒng)線上業(yè)務的設置影響，整個流程由物資部門線上完成。雖然物資部門人員有各項分工，但是涉及內控流程的，如財務審核等，只能在其業(yè)務完成后，根據系統(tǒng)反映出的數據進行內部控制測試，無法在事前和事中活動中進行相關的內部控制。內控流程和制度不適合現在管理模式，不利于企業(yè)發(fā)現財務風險并規(guī)避風險，不利于企業(yè)可持續(xù)的發(fā)展，進行調整必不可少。

三、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理應用中的改進建議

1.加強對企業(yè)人員的培訓，提高對系統(tǒng)的認知度

HDSYGC公司在ERP系統(tǒng)上線時，由于時間緊，任務重，除了參與企業(yè)前期初始化和測試的關鍵操作人員外，其他人員培訓時間較少，對系統(tǒng)認知不足，尤其對不屬于自己業(yè)務的模塊沒有進行學習。因此，公司首先應對各個部門的人員再次進行專業(yè)模塊的培訓，由企業(yè)關鍵操作人員進行講解，使相關人員熟知業(yè)務模塊的流程、設計程序等具體內容。其次，可邀請總部負責ERP系統(tǒng)運營的顧問，細致講解整個系統(tǒng)的所有業(yè)務模塊功能，不要求精細，只要求全面了解，加強企業(yè)人員對系統(tǒng)的全面認知。如果企業(yè)受培訓場地等條件影響無法進行線下培訓，可以通過釘釘等現代化通信軟件進行線上系統(tǒng)培訓，企業(yè)可以在培訓中設置培訓視頻回看等功能，讓所有人員能夠多次回看和學習。此外，還可考慮對外招聘一些高學歷、高素質人才，以提升企業(yè)的整體業(yè)務水平。

2.加強與總部系統(tǒng)運行的溝通，增強企業(yè)財務人員的應用能力

在ERP系統(tǒng)運行的過程中，財務人員對于有些問題和操作無法自己解決時，需要通過總部ERP運營的顧問協(xié)調解決。目前，HDSYGC公司要與ERP運營顧問進行聯(lián)系，主要是通過公司公布的通訊錄進行私下聯(lián)系，缺乏一個正式公開的渠道。由于總部系統(tǒng)運營顧問負責的單位較多，無法做到及時回復，對于共性問題還要多次解答，影響工作效率。因此，建議總部開通一個服務平臺，讓企業(yè)人員都有權限可以提出系統(tǒng)運行出現的疑問并要求解答，公布所有問題的解決方案，有效避免重復提問，大大提高系統(tǒng)運行的效率。同時，建議系統(tǒng)運營顧問可以定期將ERP系統(tǒng)的升級和修改程序內容公布，將一些系統(tǒng)運行的簡單方法和竅門進行介紹，讓財務人員根據這些內容可以更加高效地操作系統(tǒng)，提升財務管理的應用能力。

3.建立ERP業(yè)務管理小組，統(tǒng)籌協(xié)調各部門的數據共享

針對目前ERP系統(tǒng)在數據方面溝通少的問題，建議公司成立一個以財務部門為牽頭，物資，裝備等部門為輔的ERP業(yè)務管理小組，根據單位需求可以設置為常設部門，也可以設置掛靠在財務部門的臨時小組。部門負責定期將財務管理需要各個部門完成的數據進行發(fā)布，溝通協(xié)調各業(yè)務部門的數據共享工作，將每個部門需要負責的業(yè)務內容和職責形成規(guī)章制度發(fā)布并執(zhí)行。對有異議的業(yè)務數據，建議進行共同協(xié)商解決，不能解決的問題統(tǒng)一由管理小組交與上級部門協(xié)商解決。這樣可以快速有效地運行系統(tǒng)，加強了企業(yè)內各業(yè)務部門的聯(lián)系。

4.制定內部控制流程，完善內控流程制度

就目前ERP系統(tǒng)運行對內控的新要求，建議企業(yè)內控部門根據系統(tǒng)的特點對內控控制的流程進行調整。比如，針對HDSYGC公司的物資采購流程，內控部門可以要求在線下進行財務審核計劃單據，出入庫單據等原始附件的工作，達到內控的要求。調整內控流程，將修改后的內控流程寫進制度，讓業(yè)務人員執(zhí)行操作。內控人員也要加強自身的業(yè)務水平提升，制定出符合ERP系統(tǒng)要求的內部控制流程和制度。

四、結語

ERP系統(tǒng)在現代企業(yè)財務管理中的運用越來越廣，對于企業(yè)的生產經營活動起到積極的推動作用。針對ERP系統(tǒng)運行過程中反映出的各種問題，企業(yè)應該積極地采取措施，不斷地提高系統(tǒng)運行效率。企業(yè)財務人員也要通過自身的努力，提高自身的業(yè)務水平，推動企業(yè)財務管理水平的進一步提升，為企業(yè)管理層做出決策提供數據支撐。