醫(yī)療器械流通企業(yè)存貨管控優(yōu)化措施探討
——以A公司為例

廖湘平

（國藥集團湖南瀟湘醫(yī)療器械有限公司，湖南 長沙 410000）

存貨是商品流通企業(yè)的命脈和主要的資產(chǎn)，日趨受到企業(yè)管理者的重視。存貨管理水平的高低將直接影響企業(yè)的發(fā)展和毛利水平。如何將存貨管理細(xì)化到日常工作、相關(guān)崗位，加快資金周轉(zhuǎn)，支持銷售實現(xiàn)，醫(yī)療器械流通企業(yè)一直在嘗試、完善。本文從A公司實踐出發(fā)，力求探索出符合實際的經(jīng)驗，以提升存貨管理的能力，提高存貨周轉(zhuǎn)速度，降低存貨資金成本，共同為企業(yè)的發(fā)展助力。

一、醫(yī)療器械流通企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境

為了有效地解決群眾“看病難，看病貴”、醫(yī)藥價格虛高、流通不規(guī)范等的問題，2009年國家提出了深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革。2018年，中央全面深化改革委員會審議并通過了《國家組織藥品集中采購試點方案》，改革從北京、天津、上海等11個城市（即4+7城市）向全國擴展。采取了兩票制、帶量采購等措施，旨在降低藥價，醫(yī)?？刭M。兩年來，藥品集中帶量采購前三批國家組織藥品集中采購涉及112個品種，中選產(chǎn)品的平均降幅達到了54%。截至2020年，實際采購量已經(jīng)達到協(xié)議采購量的2.4倍，節(jié)約費用總體上超過了1000億元。同時，地方按照國家組織集中采購的基本規(guī)則，開展藥品集中帶量采購工作，省級集采累計達到259個品種，每年可節(jié)約費用達到240億元。隨著醫(yī)療器械新政的不斷出臺，醫(yī)用耗材的價格不斷下降，從而對流通公司的經(jīng)營業(yè)績造成不利影響。

二、A公司存貨管理組織機構(gòu)結(jié)構(gòu)及部門職責(zé)

1.A公司組織機構(gòu)結(jié)構(gòu)

公司采取總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，總經(jīng)理下設(shè)銷售副總、常務(wù)副總、財務(wù)總監(jiān)各一名。銷售副總分管銷售部，并根據(jù)不同的產(chǎn)品線設(shè)置不同的項目；常務(wù)副總分管倉儲物流部、采購部、質(zhì)量管理部、行政人事部、信息部；財務(wù)總監(jiān)分管運營部、財務(wù)部。

2.A公司各部門涉及存貨的職責(zé)

（1）銷售部門職責(zé)：負(fù)責(zé)發(fā)起需要申請、發(fā)出商品對賬、銷售發(fā)票申請開具及簽回、應(yīng)收賬款對賬及回款跟進。

（2）采購部職責(zé)：負(fù)責(zé)查詢庫存、比價并提出訂單執(zhí)行采購；根據(jù)合同申請采購付款；應(yīng)付賬款對賬、配合盤點工作。

（3）倉儲物流部職責(zé)：負(fù)責(zé)關(guān)注在庫產(chǎn)品效期、按規(guī)定保管存貨、定期盤點存貨、收集發(fā)貨回執(zhí)。

（4）質(zhì)量管理部職責(zé)：負(fù)責(zé)關(guān)注到貨產(chǎn)品效期、跟蹤滯銷存貨。

（5）運營部職責(zé)：負(fù)責(zé)結(jié)合訂單毛利、付款方式，現(xiàn)有存貨規(guī)模、客戶銷售、應(yīng)收規(guī)模，復(fù)審核銷售合同、采購合同及付款；組織存貨盤點、根據(jù)采銷情況進行中長期項目測算、反饋銷售部門年度預(yù)算收入、毛利、存貨清理完成情況、提出滯銷存貨清理建議。

（6）財務(wù)部職責(zé)：負(fù)責(zé)開具發(fā)票、登記憑證、賬簿。

三、A公司的存貨管理現(xiàn)狀

1.上下游產(chǎn)業(yè)鏈分析

根據(jù)國家藥品監(jiān)督管理局發(fā)布的《2019年度藥品監(jiān)管統(tǒng)計年報》顯示，截至2019年底，共有二、三類醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)59.3萬家，同時經(jīng)營二、三類醫(yī)療器械的企業(yè)有17.7萬家。國內(nèi)前四大醫(yī)療器械流通企業(yè)的市場份額占比僅為12%。

A公司經(jīng)營的產(chǎn)品種類、規(guī)格繁多，無法形成規(guī)模效應(yīng)，客戶中90%是醫(yī)療機構(gòu)，其中以公立醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)為主。由于公立醫(yī)療機構(gòu)的回款受到醫(yī)?；饟芨堵约霸簝?nèi)結(jié)算流程流轉(zhuǎn)效率低等因素的影響，A公司2020年的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)為233天，而2019年為 222天。A公司上游供應(yīng)商主要是知名醫(yī)療器械生產(chǎn)商或是其指定的代理商構(gòu)成，自營業(yè)務(wù)中2%的供應(yīng)商可以月結(jié)付款，其余采購結(jié)算方式為來貨來票后付款，甚至是預(yù)付賬款；代理的產(chǎn)品除了現(xiàn)款采購要求外，還有壓貨的壓力。處于博弈劣勢的A公司自營業(yè)務(wù)形成了先墊資采購，再收取銷售貨款的經(jīng)營模式，且收、付款賬期沒有談判的余地，A公司應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)2020年為137天，2019年為119天。

2.A公司存貨分析

A公司2020年期末存貨1，025萬元，其中庫存商品63%，發(fā)出商品37%；按庫齡劃分，120天內(nèi)的占存貨總額的45%；180天以上的滯銷存貨占存貨總額的48%。其中，發(fā)出商品7%，在庫商品占比41%，滯銷的在庫商品中占存貨總額的24%為庫齡720天以上，此部分單獨已無法靠常規(guī)銷售方式來清理。

A公司的存貨品類繁多，既有第三方貨主的存貨，又有自營業(yè)務(wù)存貨，本文主要針對自營存貨進行分析。自營存貨按科室分有骨科產(chǎn)品、介入產(chǎn)品、檢驗產(chǎn)品、普耗、藥品、食品等；按價值劃分，既有高值耗材也有低值耗材。行業(yè)受政策的影響顯著，其中，檢驗類產(chǎn)品普遍效期較短，甚至部分產(chǎn)品效期不足一月；代理產(chǎn)品由于壓貨、醫(yī)保政策如產(chǎn)品未中標(biāo)或中標(biāo)價格低于成本價等影響無法銷售的產(chǎn)品占存貨總額比例高達43%。

A公司存在庫齡長，周轉(zhuǎn)慢的存貨，容易產(chǎn)生滯銷、過期風(fēng)險，存貨減值發(fā)生的可能性相對較高，在一定程度上影響企業(yè)的綜合收益。

3.信息系統(tǒng)支撐

倉儲物流部使用了江蘇捷科的WMS系統(tǒng)對庫存進行出入庫、效期、貨位管理，其他ERP則使用了JDE軟件，JDE對產(chǎn)品采用了個別計價法，可實現(xiàn)及時查看銷售訂單中產(chǎn)品的毛利情況。JDE中開發(fā)了與WMS系統(tǒng)的對賬功能，并對差異數(shù)據(jù)進行了直觀的列示，每月至少進行一次以上的數(shù)量核對。運營系統(tǒng)則使用了BI系統(tǒng)，對JDE中的數(shù)據(jù)進行抓取、分析。三個系統(tǒng)數(shù)據(jù)及時互相傳遞，相互銜接，互有勾稽關(guān)系。

四、A公司存貨管控優(yōu)化的要點

1.夯實合規(guī)經(jīng)營，強化內(nèi)部控制

全員強化合規(guī)意識，所有業(yè)務(wù)需先簽訂合同，經(jīng)過審批之后開展業(yè)務(wù)。

第一，銷售業(yè)務(wù)。簽訂業(yè)務(wù)合同，需約定回款賬期、合同有效期，并進行測算毛利。由于醫(yī)院處于買賣關(guān)系主導(dǎo)地位，多數(shù)使用的是醫(yī)院的格式模板合同，且條款不允許修改，因此，需業(yè)務(wù)人員積極跟進并熟悉業(yè)務(wù)。發(fā)貨后及時取得發(fā)貨回執(zhí)，并按在公司備案的開票周期開具銷售發(fā)票并及時取得發(fā)票回執(zhí)，每月與醫(yī)院核對發(fā)出商品、應(yīng)收賬款等。對賬中發(fā)現(xiàn)的問題及時解決。涉及招投標(biāo)的，須先進行招投標(biāo)業(yè)務(wù)的審批，后簽訂合同。

第二，采購業(yè)務(wù)。簽訂采購合同需明確對應(yīng)的客戶、預(yù)計供應(yīng)商發(fā)貨時間、采購付款方式等，并上傳對應(yīng)銷售合同，定期與供應(yīng)商對賬等。

第三，倉儲業(yè)務(wù)。倉庫出入庫需有相應(yīng)授權(quán)。緊急情況下的臨時出入庫須有業(yè)務(wù)副總、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，采購及業(yè)務(wù)部門需承諾入庫所需資料提供時限，出庫時間等。醫(yī)療器械作為特殊產(chǎn)品，倉儲需加強對產(chǎn)品的效期管理，每月對在庫商品進行全面的盤點。

第四，存貨管理。運營部主要負(fù)責(zé)A公司風(fēng)險管理與存貨管理，銷售合同審核：對本合同毛利、回款方式、應(yīng)收規(guī)模、賬期、客戶上年銷售規(guī)模、毛利、應(yīng)收賬款對賬情況、發(fā)出商品情況進行披露；采購合同審核：對現(xiàn)有存貨規(guī)模，對應(yīng)客戶銷售、應(yīng)收規(guī)模，對賬情況，供應(yīng)商付款方式進行披露并審批；采購付款及預(yù)付款審核：除采購合同所披露內(nèi)容外，增加披露購進產(chǎn)品的銷售開票、結(jié)存情況；組織存貨盤點，及時發(fā)現(xiàn)問題，查找原因并進行處理。發(fā)出商品開票反饋、近效期存貨清理跟蹤、滯銷存貨清理建議、按規(guī)定提起存貨跌價準(zhǔn)備申請等。

第五，財務(wù)管理。出入庫、收付款等及時記賬，定期與運營部核對各部門收入、毛利、利潤情況。

第六，信息管理。過效期產(chǎn)品無法辦理ERP、WMS系統(tǒng)操作，系統(tǒng)管理員由專人擔(dān)任，嚴(yán)禁修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

2.完善預(yù)算管理，加強過程管理

首先，銷售部門要按制訂的銷售回款計劃完成目標(biāo)，積極跟進業(yè)務(wù)，杜絕未審批開展業(yè)務(wù)現(xiàn)象；按公司要求及時取得回執(zhí)，按期完成發(fā)出商品、應(yīng)收賬款等對賬工作；制定需求計劃需優(yōu)先使用庫存商品（含滯銷庫存）。

其次，采購部門完善進貨計劃管理，結(jié)合庫存、前期銷售情況，并要求銷售部門反饋發(fā)往終端客戶的時限等，在滿足銷售需求的情況下合理備貨。代理采購需有班子會集體決議，明確業(yè)務(wù)責(zé)任人，防止出現(xiàn)銷售未達預(yù)期情況出現(xiàn)。

最后，運營部門每月反饋各部門毛利、費用情況預(yù)算完成情況，各部門對應(yīng)終端醫(yī)院的存貨及滯銷庫存、發(fā)出商品情況，并要求業(yè)務(wù)部門反饋存貨清理責(zé)任人、措施及時間。持續(xù)跟蹤中長期項目的應(yīng)收賬款、收入、毛利預(yù)算完成情況，存貨情況等。

3.強化績效考核

建立嚴(yán)格的獎罰制度，凡是人為主觀因素造成的公司損失，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)損失，并進行嚴(yán)厲的懲罰。清理歷史遺留的非本人原因造成的滯銷存貨應(yīng)予以獎勵。

A公司多數(shù)情況下采取以銷定采模式，庫存及滯銷庫存明確銷售部門為主責(zé)部門，分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格按制定的清理措施及清理時限清理完成。采購部承擔(dān)滯銷庫存的部分責(zé)任，對運營部進行存貨周轉(zhuǎn)指標(biāo)考核，對滯銷庫存清理承擔(dān)部分責(zé)任。

4.加強公司高管對部門協(xié)作、聯(lián)動的重視

公司高管高度重視存貨管理，每月參加由運營部組織的運營分析會議，對滯銷存貨、發(fā)出商品清理及時形成決策，由運營部會后跟蹤解決。各部門加強協(xié)作、聯(lián)動，如采購部及時提交采購訂單給倉儲部門，倉儲部門發(fā)貨及收貨信息及時向相關(guān)部門反饋，財務(wù)部及時查詢回款、入賬，行政人事部完善離職人員業(yè)務(wù)交接手續(xù)等。