新時(shí)期企業(yè)檔案管理中存在的問題及優(yōu)化策略探析

宋潔媛

（中鐵電氣化鐵路運(yùn)營(yíng)管理有限公司，北京 100036 ）

對(duì)企業(yè)來說，檔案承載著其發(fā)展的歷史，很多檔案因?yàn)槠涮厥庑允菬o法復(fù)制的，對(duì)企業(yè)文化的宣傳和教育有著重要意義，因此，企業(yè)需要重視檔案管理工作的優(yōu)化。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的工具，能夠在大型決策上提供以往的數(shù)據(jù)分析，從而保障決策的有效性，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前，部分企業(yè)的檔案管理工作流于形式，沒有進(jìn)行深入的研究，使檔案管理工作無法跟上時(shí)代的發(fā)展需要，這一定程度上阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。此外，還有部分企業(yè)在隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步下，企業(yè)內(nèi)部管理人員的思想和價(jià)值觀發(fā)生了偏差，沒有積極尋求創(chuàng)新，而且自身的工作態(tài)度和工作素質(zhì)也阻礙著企業(yè)檔案管理的優(yōu)化。

一、新時(shí)期下企業(yè)檔案管理工作的重要性

1.有利于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)化管理

通過相關(guān)調(diào)查顯示，目前，很多企業(yè)對(duì)于檔案管理工作并不重視，企業(yè)管理者認(rèn)為檔案管理跟企業(yè)獲得經(jīng)濟(jì)效益沒有太大關(guān)聯(lián)，沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改善和優(yōu)化，從而讓檔案管理工作得不到有效的發(fā)展，其工作水平也落后于時(shí)代發(fā)展的需要。企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的忽視也使得相關(guān)管理工作人員的管理意識(shí)差，從而缺乏檔案管理的規(guī)范性，對(duì)檔案的查詢和更新工作不到位。因此，通過加強(qiáng)企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視，可以使檔案管理工作得到優(yōu)化和完善，進(jìn)而促使企業(yè)在其他管理工作上吸取檔案管理的有效經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)企業(yè)實(shí)施科學(xué)化管理，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

2.有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源的核心管理

在企業(yè)整體管理中，檔案管理是不可或缺的重要組成部分，檔案管理水平的高低直接顯示著企業(yè)的管理水平。檔案管理的有效發(fā)展可以提供給企業(yè)很多參考信息，因此，在加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視并不斷完善后，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部資源的核心管理，這也是促進(jìn)企業(yè)能夠進(jìn)行綜合管理不可或缺的一步。

3.有利于企業(yè)歷史信息規(guī)范化管理

在信息時(shí)代的發(fā)展背景下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化，可以幫助企業(yè)歷史信息得到有效保存和整理，對(duì)于企業(yè)發(fā)展和文化內(nèi)涵建設(shè)都有著重要作用。只有加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)管理工作，才可以滿足企業(yè)發(fā)展中對(duì)各種歷史信息的需求。這就需要在檔案管理工作中構(gòu)建科學(xué)完善的管理體系，促使檔案管理的工作符合時(shí)代發(fā)展的需求，在積極面對(duì)現(xiàn)代信息化的發(fā)展進(jìn)程中，也給企業(yè)提供精準(zhǔn)快速的檔案查詢服務(wù)和及時(shí)有效的檔案更新服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的規(guī)范化管理。

二、企業(yè)檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理的意識(shí)缺失

企業(yè)受到傳統(tǒng)發(fā)展觀念的影響，在實(shí)際發(fā)展經(jīng)營(yíng)中不夠重視檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作存在著錯(cuò)誤認(rèn)知，他們往往認(rèn)為檔案管理工作就是單純的對(duì)企業(yè)發(fā)展資料進(jìn)行收集和匯總，此外，還有相關(guān)資料的借閱和更新等，并不能直接促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。這樣的思想觀念由于長(zhǎng)期存在于企業(yè)的檔案管理中，檔案的管理方式和管理方法都有著較大的缺陷，無法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，企業(yè)僅重視檔案的收集和數(shù)量，忽略了檔案的應(yīng)用和創(chuàng)新，因而無法發(fā)揮出檔案管理的作用。由于對(duì)檔案管理工作的不重視，企業(yè)檔案缺失，使得很多數(shù)據(jù)無法通過檔案來核實(shí)，從而造成了企業(yè)決策的不科學(xué)和不到位，一定程度上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

2.檔案管理設(shè)施落后

目前來看，大部分企業(yè)在檔案管理的硬件設(shè)施上做得并不到位。俗話說：巧婦難為無米之炊，在檔案管理缺少相應(yīng)的硬件設(shè)施下，將難以提高檔案管理的工作效率，不利于檔案管理工作的優(yōu)化和完善。企業(yè)的具體檔案硬件情況如下；部分企業(yè)檔案多，但是存放檔案的空間有限，無法滿足檔案管理的需求；有些企業(yè)“六防”設(shè)備不完善，很多檔案遭受到潮濕和蟲害的影響。檔案管理硬件設(shè)施的不到位將會(huì)影響檔案的安全儲(chǔ)存和檔案的完整美觀，不利于企業(yè)進(jìn)行相關(guān)檔案的查詢。

3.檔案管理體系落后

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都取得了較好的發(fā)展，在此期間企業(yè)為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持良好的競(jìng)爭(zhēng)力，就需要對(duì)企業(yè)各個(gè)部門進(jìn)行有效改革，從而不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，使企業(yè)能夠在復(fù)雜多變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提高競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)的檔案管理也不例外，需要進(jìn)行改革發(fā)展，只有做好檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，才可以為企業(yè)的發(fā)展提供前進(jìn)的動(dòng)力。不過在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)的檔案管理部門并沒有及時(shí)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革而進(jìn)行相應(yīng)的改變，這使得檔案管理體系落后，具體表現(xiàn)為檔案的利用形式、利用周期、利用效率等。因?yàn)闄n案管理體系的落后，致使檔案管理的創(chuàng)新和服務(wù)并不能滿足企業(yè)的需要。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的策略

1.增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理工作的重視

只有先提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視，才可以有效促進(jìn)檔案管理工作的改善和優(yōu)化。在提高檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度時(shí)，需要先加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，通過改變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，將會(huì)直接影響到檔案管理員工對(duì)自身工作的重視，有助于防范一些低級(jí)錯(cuò)誤的出現(xiàn)，造成不必要的損失。

檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)真制定管理員工的工作規(guī)范，促使員工能夠遵守規(guī)則，增強(qiáng)責(zé)任心。此外，企業(yè)還需要對(duì)相關(guān)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)，通過定期的工作技能培訓(xùn)和綜合能力考試，使檔案管理人員無論是在綜合素質(zhì)上還是工作技能上都有較大的改善，滿足企業(yè)的發(fā)展需要，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

2.優(yōu)化檔案保管環(huán)境

為了確保檔案管理工作可以有效進(jìn)行，就必須建立專門的檔案室，從而可以根據(jù)氣候和天氣的變化及時(shí)調(diào)整室內(nèi)的溫度和濕度，確保紙質(zhì)檔案不會(huì)因?yàn)槌睗穸l(fā)霉和蟲蛀。此外，隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理也應(yīng)該逐漸由紙質(zhì)版向著音頻、照片、視頻等方式轉(zhuǎn)變。一些重要的資料需要考慮好保管方式，特別是一些涉及企業(yè)發(fā)展利益的資料，如果一旦被人盜取，將給企業(yè)造成損失。通過信息技術(shù)將檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，還可以在保證網(wǎng)絡(luò)安全管理的前提下實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存。另外，電子檔案也提升了管理人員對(duì)查閱和更新檔案管理工作的效率，通過信息技術(shù)提高了檔案的整理和分析能力，為企業(yè)的決策提供必要的信息依據(jù)支持。

3.完善檔案管理規(guī)章制度

企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)大數(shù)量的信息數(shù)據(jù)，單純靠檔案管理部門中的幾個(gè)管理人員是無法滿足檔案的有效收集和整理更新的，所以為了保證檔案的有效收集，需要在各個(gè)基層部門都設(shè)立檔案收集員的崗位，從而保障每個(gè)部門的檔案信息可以做到及時(shí)有效的收集，保證檔案的記錄整理符合檔案儲(chǔ)存管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性。

此外，企業(yè)需要完善檔案管理的制度。檔案管理工作的有序高效進(jìn)行離不開科學(xué)有效的管理制度和嚴(yán)格規(guī)范的操作程序。為了確保檔案儲(chǔ)存的有效性，需要對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，從而保證檔案管理人員各項(xiàng)工作的正確無誤。最后，為了保障檔案管理人員有著較高的工作積極性，需要企業(yè)制定一些獎(jiǎng)勵(lì)方案，通過對(duì)他們的考核觀察，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

4.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

為了更好地促進(jìn)檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化和規(guī)范化，需要檔案管理部門不斷提高管理人員的綜合素養(yǎng)，從而保障檔案管理優(yōu)化工作的進(jìn)行。首先，檔案管理人員需要樹立起良好的職業(yè)道德，要保障檔案信息的完好性、正確性、有效性，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。此外，檔案工作人員也需要具有一定的專業(yè)技術(shù)和操作電子設(shè)備的經(jīng)驗(yàn)，一些企業(yè)會(huì)將臨近退休的員工安排到檔案的管理中，這樣便會(huì)減緩檔案管理優(yōu)化的步伐，影響先進(jìn)設(shè)備的有效使用，一定程度上阻礙了檔案現(xiàn)代化管理手段的提升。所以，企業(yè)要注重對(duì)檔案管理人員的選擇，使具有專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的人才從事檔案管理工作，保證企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展來說愈發(fā)重要，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持良好的競(jìng)爭(zhēng)力，就需要重視企業(yè)檔案管理的優(yōu)化，通過增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理工作的重視度、優(yōu)化檔案保管環(huán)境、提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度等工作的進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)獲得良好發(fā)展。此外，檔案管理人員要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，積極提高自身的素質(zhì)和專業(yè)水平，滿足企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的需求，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。