化工企業(yè)競爭性談判采購策略分析

徐 博 朱勇剛

（中國平煤神馬集團(tuán)開封東大化工有限公司，河南 開封 475000）

當(dāng)前，競爭性談判采購在我國尚處于發(fā)展階段，仍需要不斷完善，缺乏統(tǒng)一的規(guī)定。但是，競爭性談判采購的方式較招標(biāo)采購更加靈活，對不涉及工程建設(shè)的服務(wù)類項目有著較強(qiáng)的適用性，能夠最大限度地減少企業(yè)在招標(biāo)過程中投入的成本，借助談判的方式，也可以選出最佳的材料供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)預(yù)期采購目標(biāo)。

一、競爭性談判采購概述

競爭性談判采購是采購方或者代理機(jī)構(gòu)通過與至少三家供應(yīng)商通過談判的方式，確定相應(yīng)的合作供應(yīng)商，這也是化工企業(yè)在原料、設(shè)備等物資采購過程中，除招投標(biāo)外最為常用的采購方式。因為相關(guān)法律法規(guī)并沒有對其做出具體規(guī)定，使得競爭性談判采購相比招投標(biāo)采購更加靈活，采購人員可以通過面對面的溝通與談判，確定采購要求和采購價格。

競爭性談判采購的適用條件體現(xiàn)在幾個方面，一是招標(biāo)后，因為宣傳不到位、招標(biāo)計劃不明確等原因，沒有任何供應(yīng)商參與投標(biāo)活動，又或者最終中標(biāo)的單位不滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，又不能夠重新進(jìn)行招標(biāo)的情況；二是需要進(jìn)行采購的物資、設(shè)備等性質(zhì)特殊，或者技術(shù)復(fù)雜，難以對其具體的質(zhì)量要求和規(guī)格等進(jìn)行明確；三是因為無法預(yù)見的因素，或者非采購方拖延導(dǎo)致招標(biāo)所需時間不足的情況；四是因為藝術(shù)品采購、專有技術(shù)、服務(wù)時間等無法提前確定等原因，難以計算價格總額的情況[1]。

二、化工企業(yè)競爭性談判流程

談判流程的合理性和規(guī)范性會對談判質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，因此，對于化工企業(yè)而言，在實(shí)施競爭性談判的過程中，應(yīng)該以國家相關(guān)規(guī)定作為基礎(chǔ)，保證談判過程的合法性。具體來講，競爭性談判的流程大致可以分為幾個環(huán)節(jié)。

1.策劃談判方案

談判方案指企業(yè)招投標(biāo)科室為了能夠?qū)崿F(xiàn)對于材料或者服務(wù)的采購，依照采購項目的各種需求，對其技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理特征進(jìn)行全面分析，結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求實(shí)施的談判總體策劃。談判方案必須保證科學(xué)性、規(guī)范性和有效性，這樣才能確保競爭性談判采購工作的順利實(shí)施[2]。

2.編制談判文件

合理的談判文件是化工企業(yè)開展競爭性談判的基礎(chǔ)和前提，其內(nèi)容應(yīng)該包括采購項目需求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、談判采購程序、報價要求以及響應(yīng)文件提交截止時間等，需要將其交給專業(yè)科室的專業(yè)人員實(shí)施，確保談判文件中能夠?qū)⒉少忢椖康男畔⑷鐚?shí)地反映出來，不能提供虛假信息，也不能故意隱瞞重要事實(shí)。

3.做好初步詢價

在實(shí)施市場調(diào)查后，如果化工企業(yè)沒有準(zhǔn)確把握市場價格狀況和未來發(fā)展趨勢，則可以向投標(biāo)方進(jìn)行初步詢價，對照其所提供的初步報價，優(yōu)化談判方案。初步詢價應(yīng)該盡量采用固定的電子數(shù)據(jù)表格，確保采購人員能夠直觀地進(jìn)行報價分析，把握市場價格波動。投標(biāo)方的報價如果超過市場平均價格，可以通過談判的方式來降低，缺乏合理性的價格偏高部分，可能是因為投標(biāo)方對于談判文件的要求缺乏正確理解，也可能是一時疏忽所致，采購人員有提醒其注意的義務(wù)[3]。

4.發(fā)售采購文件

如果在實(shí)施采購項目的過程中，無法對談判邀請的對象進(jìn)行提前確定，則化工企業(yè)可以利用專業(yè)的采購平臺發(fā)布自身的采購公告，需要在公告中明確競爭性談判采購的性質(zhì)以及想要邀請的對象所應(yīng)該具備的資格條件。一般情況下，采購文件的發(fā)售時間為3天以上，在實(shí)際操作中，需要充分地考慮采購項目的特點(diǎn)，對于一些技術(shù)相對復(fù)雜、存在特殊要求的項目，可以適當(dāng)延長談判時間。

5.組建談判小組

對于競爭性談判中談判小組的成員數(shù)量以及資格條件，相關(guān)法律中沒有做出強(qiáng)制性規(guī)定，一般情況下，談判小組成員必須熟悉企業(yè)采購業(yè)務(wù)的各種要求，具備豐富的采購經(jīng)驗，同時，熟悉相關(guān)法律法規(guī)，這樣才能最大限度地滿足采購項目的現(xiàn)實(shí)需求。從化工企業(yè)的角度，可以設(shè)置專門的招標(biāo)科室，依照采購項目選擇專業(yè)技術(shù)人員組成談判小組，與投標(biāo)方進(jìn)行談判。

6.接受響應(yīng)文件

招標(biāo)科室需要依照談判文件的規(guī)定，對投標(biāo)方遞交的響應(yīng)文件進(jìn)行接受，需要注意，響應(yīng)文件可以撤回乃至撤銷，撤回響應(yīng)文件的通知需要在響應(yīng)文件到達(dá)招標(biāo)機(jī)構(gòu)前，或者與響應(yīng)文件同時到達(dá)招標(biāo)機(jī)構(gòu)；撤銷相應(yīng)文件的通知需要在招標(biāo)機(jī)構(gòu)發(fā)出成交通知前達(dá)到招標(biāo)機(jī)構(gòu)。需要明確，響應(yīng)文件本身屬于要約，在其聲明的有效期內(nèi)，對于提交文件的投標(biāo)方都有約束力。如果滿足以下兩種情況，則不能對響應(yīng)文件進(jìn)行撤銷：一是在談判文件中規(guī)定了響應(yīng)文件的有效期；二是投標(biāo)方在響應(yīng)文件中主動聲明文件不可撤銷[4]。

7.采購項目談判

在常規(guī)采購項目中，投標(biāo)方的投標(biāo)報價是要約，采購人員如果接受了這個報價，就表明談判完成。從化工企業(yè)的角度，在實(shí)施競爭性談判采購的過程中，談判小組需要先做好響應(yīng)文件的評審工作，然后再就采購項目的價格與投標(biāo)方進(jìn)行談判，而在完成與所有參與談判的投標(biāo)方的溝通和交流后，最終會選擇最有利談判結(jié)果的投標(biāo)方，實(shí)施進(jìn)一步的談判。為了確保投標(biāo)方相互之間競爭的充分性，通常情況下，企業(yè)招標(biāo)機(jī)構(gòu)在開展第一輪談判的過程中，并不會還價，而是在后續(xù)談判中進(jìn)行還價或者接受投標(biāo)方給出的最終報價。繼續(xù)談判環(huán)節(jié)，投標(biāo)方可能會對采購項目給出新的報價，形成新要約，這也是競爭性談判采購與招標(biāo)采購最大的區(qū)別所在。通過競爭性談判的方式，可以將投標(biāo)方的成本直觀地體現(xiàn)出來，幫助化工企業(yè)有效降低采購成本，為企業(yè)帶來更加巨大的經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)施競爭性談判的過程中，招標(biāo)機(jī)構(gòu)需要與采購部門、技術(shù)部門以及使用部門等進(jìn)行有效溝通和交流，推動相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的有效執(zhí)行，如果遇到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)欠缺的情況，需要以使用單位的意見為最優(yōu)先。另外，在進(jìn)行談判的過程中，采購方和投標(biāo)方處于平等地位，應(yīng)該堅守自愿、誠信等基本原則。

8.成交價格確定

成交投標(biāo)方和成交價格的確定是談判小組的基本權(quán)利，這個環(huán)節(jié)，必須將化工企業(yè)利益的最大化作為基本原則，保證成交價格的公平性及合理性，確保雙方都能夠接受這個價格。從談判小組的角度，在確定好成交投標(biāo)方之后，需要在招標(biāo)機(jī)構(gòu)履行相應(yīng)的報批手續(xù)，并及時將最終談判結(jié)果告知所有參與談判的投標(biāo)方。這個過程中需要注意的是，確定成交投標(biāo)方的成交價格并不一定必須是所有報價中最低的，但是必須是對化工企業(yè)最有利的。

不少化工企業(yè)在競爭性談判的過程中，采用的都是三輪報價的方式，第三輪報價即為供應(yīng)商提出的最終報價。借助這樣的方式，能夠提高競爭性談判的成功率，因為，即便是應(yīng)答人在首次報價時，超過了化工企業(yè)提出的最高限定價格，也并不會被直接淘汰，而是能夠在第二輪以及第三輪的報價中，對報價進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)對于應(yīng)答方權(quán)利的有效保護(hù)。不過在實(shí)際應(yīng)用中，這樣的報價方式同樣存在一定的缺陷，因為，競爭性談判本身并不會設(shè)置公開“唱標(biāo)”的環(huán)節(jié)，而且應(yīng)答方提出的報價屬于其自身的商業(yè)機(jī)密，加上談判過程中報價所具備的變更性，使得各應(yīng)答方報出的價格在整個談判中都處于保密狀態(tài)，應(yīng)答方彼此并不知道其他廠商報出的價格。對此，在競爭性談判環(huán)節(jié)，化工企業(yè)可以引入“背靠背”的報價形式，在所有應(yīng)答人報出最后一輪價格后，由法定代表簽字確認(rèn)，現(xiàn)場將報價公布，這樣可以體現(xiàn)公平公正的原則。

9.特殊情況應(yīng)對

在采用公開競爭性談判的過程中，如果只有一家供應(yīng)商參與投標(biāo)，則究竟應(yīng)該繼續(xù)談判，還是終止談判重新發(fā)布采購信息，在相關(guān)法律法規(guī)中并沒有做出明確規(guī)定。從化工企業(yè)的角度分析，兩種情況可以說都會發(fā)生。一般認(rèn)為，在第一次發(fā)布采購公告后，如果提交響應(yīng)文件的投標(biāo)方數(shù)量不足兩個，則化工企業(yè)可以直接宣布當(dāng)次談判終止，重新組織第二次談判。為了避免問題的重復(fù)發(fā)生，化工企業(yè)必須對第一次談判失敗的原因進(jìn)行分析，調(diào)整采購方案，重新發(fā)布相應(yīng)的采購公告，也可以在采購文件中標(biāo)注，若依然只有1家供應(yīng)商響應(yīng)，則該次競爭性談判轉(zhuǎn)為單一來源采購。通過這樣的方式，能夠在確保談判成功的同時，實(shí)現(xiàn)采購過程的公平、公正和公開[5]。

三、結(jié)語

市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，化工企業(yè)面臨著越來越多的競爭壓力，要想實(shí)現(xiàn)自身的穩(wěn)定健康發(fā)展，需要切實(shí)做好物資采購管理工作，對采購成本進(jìn)行嚴(yán)格地管控。競爭性談判采購是一種比較有效的采購方式，具備較強(qiáng)的靈活性，能夠有效地降低采購成本，保障采購工作的實(shí)施效果，促進(jìn)化工企業(yè)采購水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高。