制造業(yè)企業(yè)ERP實(shí)施方法及其關(guān)鍵環(huán)節(jié)探討

克 佳

（江蘇普萊克紅梅色母料股份有限公司，江蘇 常州 213022）

企業(yè)資源計劃（Enterprise Resources Planning，以下簡稱ERP），是一套以優(yōu)化供應(yīng)鏈為核心，將企業(yè)的信息流、業(yè)務(wù)流、物流集成統(tǒng)一，實(shí)時獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并加以運(yùn)用的信息管理系統(tǒng)。制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP，不僅可以通過信息化和數(shù)字化來實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，還可以將ERP所代表的管理思想自上而下地貫徹到企業(yè)的每一層級，提升企業(yè)的管理水平。

一、制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP的重要性

制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP的重要性，可以從以下三個方面展開：

1.從企業(yè)內(nèi)部視角出發(fā)

隨著整個國民經(jīng)濟(jì)尤其是制造行業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的市場競爭也愈發(fā)激烈，對企業(yè)的經(jīng)營管理水平提出了更高的要求。ERP作為一種集成了企業(yè)各項數(shù)據(jù)的信息管理系統(tǒng)，最近幾十年特別是進(jìn)入21世紀(jì)以來，已經(jīng)在我國各行各業(yè)得到了深入發(fā)展和實(shí)踐積累。諸多成功的實(shí)施案例證明，ERP通過把企業(yè)的各項作業(yè)如物料清單設(shè)定、原料請購、存貨管理、往來結(jié)算、成本核算、會計處理等整合集成在ERP系統(tǒng)中，為企業(yè)提供了各項實(shí)時準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)，有效支持了企業(yè)的經(jīng)營分析和決策，大大提升了企業(yè)的競爭力。

2.從企業(yè)外部視角出發(fā)

首先，制造業(yè)企業(yè)通過實(shí)施ERP，可將供應(yīng)商與客戶的完整檔案信息和往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)管理，能夠打破數(shù)據(jù)壁壘，提高企業(yè)與上下游業(yè)務(wù)伙伴的溝通效率，有利于維護(hù)好供應(yīng)鏈合作關(guān)系。其次，制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP后，可以深入分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而聚焦核心經(jīng)營指標(biāo)，通過層層推導(dǎo)拆解，找到在具體業(yè)務(wù)的開展中究竟是哪一項作業(yè)或環(huán)節(jié)決定了指標(biāo)的結(jié)果，并對其加以改進(jìn)，以更好地應(yīng)對同行業(yè)日趨激烈的市場競爭。

3.從國家發(fā)展規(guī)劃視角出發(fā)

目前，國家在積極推進(jìn)兩化融合，在“十四五”規(guī)劃中，主管部門提出將加快制造業(yè)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展步伐，加強(qiáng)兩化融合標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)推廣，通過企業(yè)貫標(biāo)實(shí)現(xiàn)新一代信息技術(shù)在制造業(yè)的深化應(yīng)用和快速推廣。上述發(fā)展規(guī)劃內(nèi)容為制造業(yè)企業(yè)通過實(shí)施ERP實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了明確的指導(dǎo)方向和具體要求。

二、制造業(yè)企業(yè)ERP實(shí)施方法

1.項目管理概述

所謂項目管理，就是為了滿足特定的需求，項目管理人員利用有限的資源，對項目涉及的具體工作運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法進(jìn)行計劃、組織、執(zhí)行和控制，最終實(shí)現(xiàn)項目目標(biāo)的管理行為。制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP，是一項典型的項目管理工程，最終實(shí)施的成功概率在很大程度上取決于企業(yè)是否采用了項目管理的方法。

2.ERP項目周期

ERP項目周期的起點(diǎn)和終點(diǎn)應(yīng)當(dāng)定義明確，即以組建實(shí)施小組并任命項目經(jīng)理作為開始，以實(shí)現(xiàn)項目目標(biāo)作為結(jié)束。

實(shí)施任何一個項目，在項目周期內(nèi)都是分階段依次進(jìn)行的，就ERP項目而言，一般可分為五個階段。階段一是前期階段，該階段從組建實(shí)施小組和任命項目經(jīng)理開始，主要工作包括ERP基本原理培訓(xùn)、管理診斷和需求分析、對待改進(jìn)流程制定解決方案、確定項目目標(biāo)、ERP產(chǎn)品選型等；階段二是準(zhǔn)備階段，該階段從完成選型并確定ERP產(chǎn)品開始，主要工作包括產(chǎn)品應(yīng)用培訓(xùn)、編制項目計劃、準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、設(shè)定系統(tǒng)參數(shù)等；階段三是模擬階段，該階段從完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備開始，主要工作包括錄入數(shù)據(jù)和參數(shù)、完成必要的開發(fā)、進(jìn)行應(yīng)用模擬、編寫工作流程與準(zhǔn)則文件初稿等；階段四是切換階段，該階段從通過應(yīng)用模擬開始，主要工作包括完成操作人員的培訓(xùn)及考核、審批工作準(zhǔn)則與制度文件、切換運(yùn)行、項目評價并驗(yàn)收等；階段五是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)階段，歷經(jīng)上述四個階段后，最終實(shí)現(xiàn)全部業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)上線并走通系統(tǒng)。

3.ERP項目組織

ERP項目的實(shí)施會涉及大量的工作，需要組建一支得力的團(tuán)隊來保障實(shí)施工作的按期推進(jìn)。團(tuán)隊人員的素質(zhì)、接受培訓(xùn)的程度、團(tuán)隊之間的配合種種人的因素，都將直接影響項目實(shí)施的進(jìn)程和結(jié)果，因此項目組織工作非常重要。

ERP項目組織是由企業(yè)的規(guī)模和項目性質(zhì)決定的，通常包括三個層次，即領(lǐng)導(dǎo)小組、實(shí)施小組和職能業(yè)務(wù)組。領(lǐng)導(dǎo)小組由企業(yè)負(fù)責(zé)人主持，由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)組成，側(cè)重于重大問題的決策，如確定項目范圍和目標(biāo)、確定最終的選型、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程等，對項目最終的成敗負(fù)責(zé)。實(shí)施小組由項目經(jīng)理主持，由各個業(yè)務(wù)部門主管或業(yè)務(wù)骨干組成，在整個項目實(shí)施過程中，實(shí)施小組要分解工作內(nèi)容、制定并執(zhí)行實(shí)施計劃、控制工作進(jìn)程，承擔(dān)項目的應(yīng)用和實(shí)施工作。職能業(yè)務(wù)組大多由實(shí)施小組的成員擔(dān)任各組組長，主要任務(wù)是在業(yè)務(wù)一線使用ERP并提出改進(jìn)建議。每一個層次對各自所屬的工作分別負(fù)有相關(guān)責(zé)任，上下層次之間的有效溝通和反饋確認(rèn)是工作順利推進(jìn)的重要保障。

三、ERP實(shí)施關(guān)鍵環(huán)節(jié)

ERP實(shí)施可以概括為組織培訓(xùn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、模擬運(yùn)行、制定工作準(zhǔn)則與制度文件、后期維護(hù)五個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這五個環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，存在先導(dǎo)和后續(xù)的關(guān)系：培訓(xùn)貫穿于項目實(shí)施的整個過程，不但能夠提高員工素質(zhì)，也保證了項目的成功實(shí)施；通過培訓(xùn)，可以使員工理解系統(tǒng)的要求并按照要求準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，模擬運(yùn)行時才能反映企業(yè)的實(shí)際情況；只有當(dāng)模擬運(yùn)行的結(jié)果得到領(lǐng)導(dǎo)小組的認(rèn)可通過及操作人員的理解后，才可著手編寫工作準(zhǔn)則與制度文件；在ERP正式運(yùn)行后，只有持續(xù)地維護(hù)好系統(tǒng)，才能保證系統(tǒng)運(yùn)行的有效性和可靠性。下面對上述五個關(guān)鍵環(huán)節(jié)逐一展開論述。

1.組織培訓(xùn)

ERP與手工管理的區(qū)別之一在于它是一種規(guī)范化的系統(tǒng)，要求各個崗位人員都要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙Υ吞幚砀鞣N信息。在ERP系統(tǒng)中，每一項數(shù)據(jù)、名詞和術(shù)語都有明確的定義，每一項作業(yè)的處理都有嚴(yán)格的程序，它要求每位操作人員不僅要知道本崗位的工作要求，還要了解本崗位的工作結(jié)果對其他崗位有什么關(guān)聯(lián)影響，從系統(tǒng)和全局的角度來理解和做好本職工作。對于在培訓(xùn)中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，企業(yè)可以在物質(zhì)層面和精神層面給予獎勵和表彰，借此在企業(yè)內(nèi)部營造出積極的學(xué)習(xí)氛圍。此外，通過培訓(xùn)使各崗位人員對ERP都有統(tǒng)一的認(rèn)識和理解，才能在實(shí)施中做到齊心協(xié)力、步調(diào)一致。

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

ERP運(yùn)行所使用的數(shù)據(jù)，與手工管理所使用的數(shù)據(jù)存在一定的聯(lián)系與區(qū)別，具體可分為以下三種情況：一是手工管理中已經(jīng)在使用但內(nèi)容不夠完整的數(shù)據(jù)，如客戶及供應(yīng)商檔案、存貨檔案等，這類數(shù)據(jù)比較容易準(zhǔn)備；二是手工管理中已經(jīng)在使用，但因人而異、欠缺規(guī)范的數(shù)據(jù)，如存貨編碼、物料規(guī)格型號、倉庫編碼等，這類數(shù)據(jù)需要跨部門核對統(tǒng)一，涉及的工作量較大；三是手工管理中沒有使用過的數(shù)據(jù)，如物料清單、成本中心等，準(zhǔn)備這類數(shù)據(jù)的工作量最大。因此這一環(huán)節(jié)有大量的數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備和確認(rèn)，需要組織相關(guān)部門的人員合作完成。

3.模擬運(yùn)行

ERP實(shí)施會涉及企業(yè)的各個業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到每個業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，如果不進(jìn)行模擬運(yùn)行而直接在實(shí)際業(yè)務(wù)中去應(yīng)用，會面臨較大的風(fēng)險。通常模擬運(yùn)行有以下兩個階段：首先是初步模擬，即實(shí)施小組用實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對ERP做一次全面測試，可以選用一個BOM結(jié)構(gòu)較為簡化的產(chǎn)品，以減少數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和錄入的工作量，但又能全面反映ERP運(yùn)行過程中暴露出來的問題；其次是實(shí)戰(zhàn)模擬，是正式切換系統(tǒng)前的最終試運(yùn)行，在初步模擬中如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)原型有些功能還不能滿足管理的需求，就需要由ERP廠商進(jìn)行針對性的開發(fā)，然后把更全面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中做更為廣泛的測試，直到運(yùn)行結(jié)果得到領(lǐng)導(dǎo)小組的認(rèn)可并批準(zhǔn)投入實(shí)際使用。

4.制定工作準(zhǔn)則與制度文件

ERP作為一種規(guī)范化的信息管理系統(tǒng)，各崗位人員都要遵循統(tǒng)一的規(guī)則來操作執(zhí)行，才能保證經(jīng)系統(tǒng)運(yùn)算處理后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整。因此，需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況以及ERP的操作邏輯，制定一套實(shí)施ERP的工作準(zhǔn)則與制度文件。工作準(zhǔn)則是處理各種事務(wù)的基本原則，是系統(tǒng)操作的總體規(guī)范。制度文件是處理各項作業(yè)具體步驟方法的書面表達(dá)，ERP運(yùn)行中的每一項內(nèi)容，如數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、設(shè)計變更、編制物料清單、編制生產(chǎn)計劃和物料需求計劃、成本計算等都要制定各自具體的制度文件。制定工作可由實(shí)施小組會同各職能部門共同完成，并結(jié)合模擬運(yùn)行進(jìn)行驗(yàn)證，最終經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后執(zhí)行，以確保ERP正式運(yùn)行后的有據(jù)可依。

5.后期維護(hù)

ERP正式上線運(yùn)行后，制造業(yè)企業(yè)還應(yīng)特別關(guān)注系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，具體可以從以下幾方面著手：一是定期組織人員檢查在既定業(yè)務(wù)流程未發(fā)生改變的情況下，ERP操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，是否存在未按照工作準(zhǔn)則或制度文件操作的異常行為，一旦發(fā)生應(yīng)立即予以糾正；二是如果某項業(yè)務(wù)流程發(fā)生變動，或產(chǎn)生了新的業(yè)務(wù)流程，應(yīng)組織領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組成員共同討論應(yīng)在系統(tǒng)中如何調(diào)整以滿足變動業(yè)務(wù)或新增業(yè)務(wù)的需要；三是建立健全獎懲機(jī)制，讓每位ERP操作人員都清楚地知道企業(yè)關(guān)于ERP工作的引導(dǎo)方向，督促員工更加積極負(fù)責(zé)地進(jìn)行系統(tǒng)操作和維護(hù)；最后應(yīng)定期完善和修訂用戶手冊、數(shù)據(jù)維護(hù)規(guī)范、業(yè)務(wù)操作規(guī)范等制度文件，為操作人員提供更為明確的操作規(guī)范及指引。

四、結(jié)語

綜上所述，制造業(yè)企業(yè)通過實(shí)施和維護(hù)ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)各種資源的有效集中，優(yōu)化了各項業(yè)務(wù)流程，提升了生產(chǎn)運(yùn)營的效率，使ERP能夠支持企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。