新時代企業(yè)行政管理效率提升及創(chuàng)新措施研究

梁妍婷

（廣西外國語學院，廣西 南寧 530000）

一、前言

從企業(yè)的長遠發(fā)展來看，行政管理工作的地位舉足輕重。從計劃安排到信息溝通，再到人力資源管理，都是企業(yè)行政管理涵蓋的內容，具有廣泛性特點，由此可見企業(yè)行政管理工作也十分復雜。企業(yè)行政管理效率的高低，直接決定企業(yè)運營是否順暢、競爭力能否增強、戰(zhàn)略發(fā)展目標能否順利實現(xiàn)。在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，一些不注重行政管理效率提升的企業(yè)很容易引發(fā)組織內部混亂，從而失去市場競爭力，甚至被市場淘汰。而行政管理效率較高的企業(yè)則能夠順應時代發(fā)展潮流，實現(xiàn)經(jīng)濟利益最大化。因此，我國企業(yè)開始紛紛探索行政管理效率提升的秘訣以及創(chuàng)新舉措，這也是本文的研究目的，希望通過理論研究為企業(yè)行政管理實踐服務，從而轉變企業(yè)行政管理效果不佳的現(xiàn)狀。

二、企業(yè)行政管理概述

1.企業(yè)行政管理的特點

企業(yè)行政管理是企業(yè)進行職能性管理的總和，并且需要在一定法律法規(guī)和制度約束下進行。企業(yè)行政管理包含招聘、培訓等人力資源類的管理，也包含辦公用品、車輛、印章等行政類的管理，還包含報銷、補助等財務類的管理等。

從企業(yè)行政管理的特點來看，第一，企業(yè)行政管理更加注重內容與實質。區(qū)別于行政事業(yè)單位的行政管理工作，企業(yè)行政管理主要從自身實際出發(fā)，對相應的管理環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，從而讓行政管理工作更加精簡高效。第二，企業(yè)行政管理與企業(yè)經(jīng)濟利益息息相關。行政管理效率的提升是為了更好地服務于企業(yè)運營及發(fā)展，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟利益，而經(jīng)濟利益增加后，也可以更好地完善行政管理工作。第三，靈活性特點。企業(yè)行政管理工作隨著時代的發(fā)展和自身的需求不斷改變，相應的工作機制與模式更加靈活多樣，一成不變的行政管理體制不適合現(xiàn)代企業(yè)的長遠發(fā)展。第四，內涵豐富，覆蓋面較廣。企業(yè)的行政管理體系相對其他工作體系來說要復雜一些，這是由于行政管理工作涉及的內容較多，并且需要多個部門的協(xié)調才能完成，從企業(yè)內部來看覆蓋的范圍也比較廣泛。

2.企業(yè)行政管理效率提升及創(chuàng)新的意義

從企業(yè)內部來看，一是有利于提升組織管理的有效性。隨著企業(yè)行政管理效率的提升，企業(yè)內部各個部門之間的溝通更加順暢，相應的協(xié)作機制更加完善，在此情況下可以說企業(yè)的組織管理是有效的。而隨著企業(yè)行政管理系統(tǒng)和模式的創(chuàng)新，企業(yè)組織管理的效能也將進一步提升。二是促進企業(yè)向規(guī)范化、科學化發(fā)展。企業(yè)行政管理效率的提升及創(chuàng)新，意味著企業(yè)內部行政類管理、財務管理、人力資源管理等方面的效率均實現(xiàn)優(yōu)化，這將促進企業(yè)向規(guī)范化、標準化發(fā)展，從而實現(xiàn)綜合價值的提高[1]。從企業(yè)外部來看，一是有利于提升企業(yè)在市場上的競爭力。從一定程度上講，企業(yè)行政管理是為企業(yè)發(fā)展服務的，行政管理效率提升與創(chuàng)新說明企業(yè)實力不斷增強，企業(yè)實力的增強則意味著企業(yè)在市場上有相對較好的競爭力，因此相應的經(jīng)濟利益也會持續(xù)提升。二是有利于提升抵御外部風險的能力。市場環(huán)境變幻莫測，企業(yè)經(jīng)常面臨各種外部風險，如果企業(yè)行政管理不能很好地為企業(yè)發(fā)展服務，則會降低風險抵御能力。相反地，企業(yè)行政管理效率提升及創(chuàng)新后，企業(yè)對于外部風險的抵抗能力自然隨之增強。

三、影響企業(yè)行政管理效率及創(chuàng)新的不利因素

在現(xiàn)代企業(yè)行政管理中，傳統(tǒng)模式與管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展需求，并且會阻礙企業(yè)的長遠發(fā)展。從企業(yè)行政管理現(xiàn)狀來看，一些不利因素成為企業(yè)行政管理效率提升與創(chuàng)新的阻礙，長此以往，將影響企業(yè)綜合實力的增強。

1.企業(yè)行政管理制度缺乏科學性

企業(yè)行政管理制度是管理效率提升的重要保障，也是規(guī)范企業(yè)行為的有效方式，但從現(xiàn)狀來看還存在一些不足。第一，制度制定環(huán)節(jié)存在問題。行政管理制度在制定過程中，未能充分把握企業(yè)內部各個部門的要求，溝通不到位，以至于在后續(xù)執(zhí)行中存在諸多矛盾，不利于企業(yè)行政管理效率的提升。同時，還存在行政管理制度制定不全面的問題，企業(yè)僅僅從辦公用品、會議等管理制度入手，忽視信用管理、報銷管理等制度的制定，導致行政管理制度不能在企業(yè)內部形成有效約束。第二，制度執(zhí)行環(huán)節(jié)存在問題。有些企業(yè)行政管理制度形同虛設，企業(yè)運營過程中僅從管理者的主觀意愿出發(fā)，完全忽視行政管理制度的約束，自然無法提升行政管理效率。第三，制度更新環(huán)節(jié)存在問題。行政管理制度更新應當依據(jù)企業(yè)的需求與發(fā)展情況，不能盲目進行制度更新。但從現(xiàn)實情況來看，“朝令夕改”的情況時有發(fā)生，不僅影響制度的有效性，也不利于企業(yè)行政管理的創(chuàng)新發(fā)展。

2.企業(yè)行政管理系統(tǒng)不夠優(yōu)化

現(xiàn)代企業(yè)行政管理中，均需借助行政管理系統(tǒng)提高管理效率，但系統(tǒng)本身的缺陷將直接影響企業(yè)內部運營。第一，行政管理系統(tǒng)缺乏人性化。在現(xiàn)代企業(yè)行政管理中，還存在行政管理系統(tǒng)界面不夠友好、操作不夠便捷等問題，使得系統(tǒng)整體缺乏人性化，不利于行政管理人員推進相關工作。第二，行政管理系統(tǒng)未能實現(xiàn)個性定制。很多企業(yè)都是從外部購買行政管理系統(tǒng)軟件，購買后未進行二次開發(fā)，導致不能滿足自身的多樣化需求。因此，企業(yè)應當對行政管理系統(tǒng)進行個性化定制，才能解決相關問題。第三，行政管理系統(tǒng)未能充分體現(xiàn)企業(yè)科學化管理流程。行政管理系統(tǒng)是為了幫助企業(yè)提升行政管理效率才引入到日常辦公中，但是一些企業(yè)的行政管理系統(tǒng)在設計之初并未融合科學化管理流程，容易引發(fā)管理混亂等問題，最終導致事倍功半。

3.科學化和信息化的工作模式仍待完善

在現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作中，離不開現(xiàn)代化技術和新媒體渠道的融合，但從現(xiàn)狀來看科學化和信息化的工作模式與機制并不完善。第一，對新媒體渠道的利用不夠充分。企業(yè)對于新媒體的應用主要體現(xiàn)在對外方面，例如：微信公眾號、小程序等。通過信息推動，樹立良好企業(yè)形象，并通過有效溝通收到消費者的反饋，從而提升行政辦公效率。但是，有些企業(yè)對于新媒體的應用過于形式化，僅從表層看待問題，未能充分發(fā)揮新媒體在行政管理工作中的作用[2]。第二，現(xiàn)代技術的融入不夠深入。企業(yè)要提升行政管理效率并推進創(chuàng)新，則離不開現(xiàn)代技術的輔助作用。但是由于自身實力有限、投入成本高等問題，一些企業(yè)并不重視現(xiàn)代技術的融入及應用，而是習慣于以管理經(jīng)驗推進行政管理工作，最終導致管理效率提升難、企業(yè)競爭力降低等問題。

4.整體缺乏創(chuàng)新意識

從現(xiàn)代企業(yè)行政管理的實際來看，創(chuàng)新意識還存在不足。第一，行政管理觀念陳舊。新時代，過于陳舊的行政管理觀念只會損害企業(yè)的利益，不利于企業(yè)的健康成長。特別是一些企業(yè)忽視自身發(fā)展需求，對傳統(tǒng)管理觀念過于崇尚，不求創(chuàng)新，只會阻礙自身的發(fā)展。第二，企業(yè)管理人員不重視行政管理工作。對于企業(yè)來說，綜合價值的提升和經(jīng)濟利益始終是企業(yè)管理人員追求的目標，所以有些企業(yè)管理人員僅看重經(jīng)濟指標的攀升，不注重內部行政管理工作，或者將行政管理工作表面化，未進行沉淀，這將導致企業(yè)內部管理出現(xiàn)問題，發(fā)展也會停滯不前。第三，企業(yè)未進行行政管理工作的創(chuàng)新探索。在企業(yè)行政管理實踐中，從管理人員到基層行政人員均缺乏創(chuàng)新意識，未能根據(jù)工作需要進行創(chuàng)新的有益探索，而僅僅是按部就班地完成相關工作，這將不利于企業(yè)行政管理工作效率的提升。

5.行政管理人員專業(yè)能力及綜合素質有待提升

第一，行政管理人員的專業(yè)性有待提升。有些企業(yè)的行政人員對自身工作內容認識不夠深入，未能充分了解行政管理工作的內涵與特點，也未能認識到行政管理工作的意義，日常工作中更多依靠機械化的工作方式進行推進，自身專業(yè)性并不強。第二，綜合素質不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。有些企業(yè)的行政人員工作態(tài)度不夠端正，對待個人成長、素養(yǎng)提升等問題不夠重視，導致自身綜合素質提升難。究其原因，一是企業(yè)行政人員主動學習意識不強。在工作實踐中，行政人員未能取他人之長，補己之短，不注重學習與交流，只是故步自封、不思進取，這樣必然不利于企業(yè)行政管理效率的提升與創(chuàng)新。二是企業(yè)職業(yè)技能培訓存在走形式問題。有些企業(yè)只是為了完成培訓任務而進行員工培訓，培訓內容不全面，培訓效果不佳，也導致了企業(yè)資源浪費[3]。

四、新時代企業(yè)行政管理效率提升與創(chuàng)新措施

新時代，企業(yè)要實現(xiàn)自身實力的提升，還應從修煉內功入手，需要制定科學措施來提升內部行政管理效率，并且持續(xù)探索有效的創(chuàng)新方式。

1.逐步健全企業(yè)行政管理制度

行政管理制度是企業(yè)行政管理工作的依據(jù)，是行政人員的行為準則。在行政管理制度制定階段，企業(yè)應全盤考慮，立足長遠。在充分考慮各個部門需求的同時，加強與各個部門的溝通與協(xié)調，行政管理制度的制定既要科學化，也要具有可操作性。同時，行政管理制度還應兼顧全面性，對企業(yè)各項行政管理內容均應覆蓋，以便形成有效約束。在行政管理制度執(zhí)行階段，要推進精細化管理。相關行政管理制度要積極推進、落實到位，不能束之高閣，還要在執(zhí)行過程中不斷細化制度條款，讓管理制度真正發(fā)揮作用。在行政管理制度更新階段，既要及時也不能多于頻繁。企業(yè)應當把握好行政管理制度更新的節(jié)奏，立足實際需求，隨著企業(yè)的發(fā)展及時更新行政管理制度。同時，避免過于頻繁地更改制度，這樣既不利于相關制度的執(zhí)行，也不利于其約束力的形成。

2.不斷優(yōu)化企業(yè)行政管理系統(tǒng)

現(xiàn)代企業(yè)辦公倡導無紙化，這就催生了對行政管理系統(tǒng)的需求，而行政管理系統(tǒng)的科學性直接影響企業(yè)行政管理效率。第一，行政管理系統(tǒng)應當注重人性化和穩(wěn)定性。行政管理系統(tǒng)的人性化主要體現(xiàn)在，企業(yè)行政人員使用過程中要保證人機互動界面友好，操作過于復雜的系統(tǒng)會阻礙行政效率的提升。同時，行政管理系統(tǒng)也要保證充分的穩(wěn)定性，這是行政管理工作開展的重要前提。第二，系統(tǒng)二次開發(fā)對于企業(yè)來說必不可少。企業(yè)在購買行政管理系統(tǒng)軟件后，要依據(jù)自身需求進行二次開發(fā)，調整相關模塊和功能，以實現(xiàn)個性化定制。第三，要能夠為企業(yè)高效運營服務。行政管理系統(tǒng)既要滿足企業(yè)多樣化需求，也要為企業(yè)日常運營提供必要支持，充分發(fā)揮輔助作用，助力企業(yè)行政管理效率的提升。

3.探索科學化的行政管理模式

行政管理工作模式的轉變是時代發(fā)展的產物，也是企業(yè)持續(xù)提升自身競爭力的需要。第一，充分利用新媒體渠道建立良好企業(yè)形象。從企業(yè)行政管理的內涵與特點來看，更多涉及企業(yè)內部管理的內容，但隨著新媒體等渠道的發(fā)展，行政管理也涵蓋了新媒體管理相關的內容。企業(yè)應通過新媒體渠道加強與消費者或者客戶的互動，同時宣傳企業(yè)文化，從而有利于正面企業(yè)形象的樹立。第二，借助現(xiàn)代化技術，實現(xiàn)智能化發(fā)展。例如在企業(yè)辦公環(huán)境管理過程中，通過智能化技術實現(xiàn)對照明、溫度等的智能調節(jié)，以提高辦公的舒適度；在車輛管理中，通過智能預約、引導等功能實現(xiàn)快速查找車輛以及停車入位，從而實現(xiàn)資源的合理利用。總之，科學化的行政管理工作模式離不開現(xiàn)代科學技術的支撐，這是企業(yè)不容忽視的內容。

4.增強創(chuàng)新意識，探索有效途徑

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力，也是企業(yè)行政管理效率提升的有效途徑。第一，培養(yǎng)創(chuàng)新觀念，發(fā)揮主觀能動性。企業(yè)要轉變傳統(tǒng)的行政管理理念，深入理解行政管理創(chuàng)新的重要意義，從而提升企業(yè)的綜合實力[4]。第二，企業(yè)領導人員要重視行政管理工作，并積極探索創(chuàng)新。雖然企業(yè)發(fā)展離不開經(jīng)濟效益的提升，但是行政管理工作也不可忽視。企業(yè)管理人員應當高度重視行政管理工作，并注重精細化管理模式的推進，帶動基層員工在行政管理實踐中不斷探索創(chuàng)新，促進行政管理效率提升。企業(yè)行政管理的創(chuàng)新既包含觀念的轉變，也包含工作模式與機制的創(chuàng)新，以便追隨時代發(fā)展的腳步。

5.以人為本，打造高效行政管理團隊

第一，行政人員專業(yè)性提升是關鍵。企業(yè)行政人員應當立足本職崗位需求，不斷增加專業(yè)知識的積累，并且對于專業(yè)學習要有主動意識，積極提升個人專業(yè)技能，滿足現(xiàn)實崗位需求。第二，激勵與考核機制的完善是必要輔助。企業(yè)應當加強對行政人員的激勵與考核，通過待遇提升等途徑實現(xiàn)激勵機制，通過全面考核提升行政人員的工作主動性與創(chuàng)新意識。第三，良好企業(yè)文化有利于提升行政人員的綜合素質。企業(yè)應當加強自身文化建設，通過良好文化氛圍的形成，提升行政人員的歸屬感和責任感，從而不斷提升其綜合素質。第四，精細化企業(yè)培訓管理。行政人員的培訓內容要盡量全面，企業(yè)要定期組織相關培訓，避免出現(xiàn)走形式等問題，要對培訓的效果進行定期評價，從而精細化培訓管理。

五、結論

企業(yè)行政管理能力的增強，不僅有助于提升企業(yè)的自身實力，而且有利于提升其風險抵御能力，因此，對行政管理效率提升與創(chuàng)新的探索是企業(yè)需要重點關注的內容?，F(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，還存在影響企業(yè)行政管理效率及創(chuàng)新的不利因素，本文研究的目的在于找到相應的解決措施。本文從逐步健全企業(yè)行政管理制度、不斷優(yōu)化企業(yè)行政管理系統(tǒng)、探索科學化的行政管理工作模式、提高創(chuàng)新意識探索有效途徑和以人為本打造高效行政管理團隊五個方面進行了詳細的闡述。從未來發(fā)展方向來看，企業(yè)行政管理將逐漸向科學化、智能化方向發(fā)展，相關行政管理工作也將越來越精細化。