企業(yè)檔案工作數字化轉型問題探析

劉榮冰

（安徽港口物流有限公司，安徽 銅陵 244000）

隨著科學技術的發(fā)展，我國已基本進入數字化經濟時代。企業(yè)各項工作的順利開展與數字化轉型之間存在著密切的聯系，在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)必須加快推動檔案工作由傳統(tǒng)模式向數字化方向轉型升級，促進企業(yè)經濟價值和社會價值的提升，保持良好的競爭優(yōu)勢，以實現更大的經濟效益。

一、檔案數字化的特征及其必要性

信息技術的高速發(fā)展，為現代企業(yè)帶來新的工作模式，加快了企業(yè)工作方式及內容等方面的創(chuàng)新步伐，檔案管理逐漸成為企業(yè)推行全面數字化經營的關鍵領域，要求企業(yè)加速檔案管理工作模式的轉型升級，充分利用數字化經營模式和工作理念，提升企業(yè)檔案工作質量和水平。企業(yè)檔案信息數字化管理具有明顯的進步性特征，是企業(yè)進行社會化經營的必要手段，在現代企業(yè)管理檔案管理工作中，相較傳統(tǒng)檔案管理模式具備極大的應用優(yōu)勢，有效節(jié)省了企業(yè)檔案管理庫存空間，提高檔案信息管理與查詢效率，便于信息的儲存、更新與處理，為企業(yè)檔案數據信息共享提供便利條件。此外，企業(yè)推動檔案管理工作數字化轉型，進一步增強了企業(yè)檔案的動態(tài)性和實時性，便于檔案信息加工與整理，提高檔案信息交流與傳輸的安全性和可靠性，在檔案管理工作中應用最為廣泛。企業(yè)在開展生產經營活動期間，會出現大量檔案信息，給企業(yè)檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。為此，企業(yè)借助現代化技術手段，打造數字化檔案信息庫，完成檔案數據信息的在線歸檔、更新、調閱與管理，提升企業(yè)檔案管理工作效率和質量，減輕檔案管理人員工作負擔，更新檔案儲存和管理模式，提高檔案管理的準度和精度，推動企業(yè)向更深層次的數字化方向轉型升級，進而提升企業(yè)的綜合競爭實力。

二、企業(yè)檔案數字化面臨的現實問題

檔案數字化管理模式在現代企業(yè)管理工作中應用廣泛，但受多種因素影響，網絡技術手段在檔案管理工作中同樣存在應用弊端，對企業(yè)檔案數據信息的真實性與安全性造成影響[1]。當前，企業(yè)檔案信息數字化轉型中面臨的現實問題主要表現在以下幾個方面：一是檔案信息真實性無法保證，企業(yè)檔案信息電子化進程中，由于部分數據錄入人員工作不負責，導致檔案信息與原資料信息不符，企業(yè)檔案的真實性無從考證；二是檔案信息數字化資源有限，受技術應用水平及檔案管理人員專業(yè)性影響，數字檔案資源不足，嚴重制約和影響著檔案管理信息的利用，導致企業(yè)檔案管理工作秩序混亂；三是企業(yè)專業(yè)管理人才不足，檔案信息數字化對管理人員技術水平及其專業(yè)性程度有明確要求，部分企業(yè)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識指導，管理技術水平不達標，影響了檔案數字化管理的質量和效果；四是數字化檔案管理模式容易引發(fā)信息安全問題，企業(yè)推行數字化檔案管理模式，面臨網絡環(huán)境中不安全因素侵襲的風險，容易出現檔案丟失、檔案信息不全等問題，影響企業(yè)檔案信息的真實性和有效性。

三、推動企業(yè)檔案工作數字化轉型的具體措施

（一）確立檔案管理發(fā)展方向

在數字化經濟迅速發(fā)展的時代背景下，現代企業(yè)為實現經濟效益與工作效率的同步提升，對企業(yè)檔案管理模式進行改革與創(chuàng)新，將檔案管理作為推動企業(yè)由信息化管理向數字化管理方向轉型升級的試點領域，進而推動企業(yè)整體向數字化經濟運行模式轉型，實現企業(yè)經濟的高質、高速發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作向數字化方向轉型初期，要對企業(yè)檔案管理工作有明確、深刻的認知，在檔案管理工作發(fā)展總體規(guī)劃的指導下，對檔案工作進行目標定位，將提升企業(yè)檔案管理效率和質量作為工作模式轉型升級的根本目標，在企業(yè)常態(tài)化發(fā)展背景下，要求技術上精益求精，充分發(fā)揮檔案數字化管理模式的應用優(yōu)勢與特征，逐步優(yōu)化企業(yè)管理資源配置結構，將轉變企業(yè)檔案管理方式、優(yōu)化管理結構作為企業(yè)推動檔案管理數字化轉型的關鍵內容，推動企業(yè)檔案管理由紙質管理向電子化管理模式的轉變，提升企業(yè)檔案管理資源使用效率，提升電子檔案的管理價值，促進企業(yè)檔案管理工作向高質量、高效率方向發(fā)展[2]。

（二）明確檔案管理數字化定位

企業(yè)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理模式向數字化管理模式轉變，是靈活應用現代科學技術手段的集中體現，更是企業(yè)由傳統(tǒng)管理方式向現代化管理進行變革的縮影。企業(yè)要立足實踐，堅持從實際出發(fā)，在數字化浪潮中，時刻保持清醒的認知，逐步明確檔案管理數字化定位，實現對企業(yè)管理模式轉型方向的精準定位。企業(yè)不僅要關注數字技術對企業(yè)檔案工作數字化轉型的促進和推動作用，還要靈活應用現代化技術，對企業(yè)檔案管理模式和業(yè)務組織形式進行優(yōu)化與重構，在提升檔案管理效率和質量的基礎上，推動檔案管理工作轉型升級，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的生產價值。企業(yè)要深入挖掘數字化技術的應用資源，為企業(yè)未來發(fā)展制定明確的數字化發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，推動企業(yè)檔案管理向系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展，進而打造具有現代意識的企業(yè)管理體系，實現檔案資源、業(yè)務流程、管控模式、產品服務等工作內容及工作模式的高度統(tǒng)一。

（三）健全數字化管理制度

為保障企業(yè)檔案管理數據信息的真實性與安全性，企業(yè)需建立健全的數字化管理制度，采用科學的方法，對企業(yè)檔案管理數字化應用趨勢進行總體分析，結合企業(yè)檔案管理工作的具體需求，形成以數字化管理思想為指導的現代化檔案管理格局，為企業(yè)其他領域業(yè)務向數字化管理方向轉型升級提供制度保障。在企業(yè)檔案管理工作模式向數字化轉型期間，企業(yè)要結合行業(yè)市場運行規(guī)則及相關規(guī)定，制定完善的企業(yè)現代化管理條例，將企業(yè)各項管理工作納入企業(yè)管理規(guī)章制度體系范圍內，嚴格遵循統(tǒng)一的規(guī)范管理，在一致性原則指導下，對檔案信息進行歸納管理，逐步規(guī)范檔案數據信息錄入、傳輸、更新、儲存等工作流程，推動企業(yè)檔案管理向程式化、規(guī)范化方向發(fā)展，滿足檔案信息數字化管理的根本要求，提高檔案管理效率和質量。除此之外，企業(yè)要綜合考慮科學技術在社會同類企業(yè)之間的應用情況，隨時掌握數字化經濟潮流下，社會企業(yè)管理模式發(fā)生的變化，不斷完善企業(yè)規(guī)章制度，為檔案管理工作創(chuàng)造條件，促進企業(yè)各項工作沿數字化軌跡運行。

（四）完善基礎管理設施

企業(yè)開展檔案管理工作過程中，要對基礎設施進行完善，為檔案管理向數字化轉型創(chuàng)造條件，確保企業(yè)檔案管理信息真實可靠。管理設施是企業(yè)檔案管理人員開展相關工作的前提和基礎，企業(yè)要根據檔案數字化管理工作開展狀況，打造基礎性管理設施，包括數字化檔案管理設備、檔案管理軟件、在線信息處理程序等，逐步完善企業(yè)檔案管理工作所需的基礎性設施，重點打造現代化企業(yè)管理與服務體系，為檔案管理與數字化發(fā)展趨勢的融合奠定基礎。除此之外，企業(yè)要充分借鑒數字化潮流下，現代企業(yè)檔案信息管理工作順利開展的成功經驗，結合企業(yè)實際運營情況，打造網絡檔案管理系統(tǒng)，采用在線管理的方式，實現檔案信息在線接收與儲存。同時，建立健全數字化網絡檔案管理體系，強化企業(yè)檔案在線目錄檢索、一鍵錄入等管理功能建設，打造現代化企業(yè)檔案管理數據信息庫，加速企業(yè)檔案管理工作與數字化技術之間的融合與發(fā)展，為企業(yè)開展生產經營活動提供完備的基礎設施，推動企業(yè)向現代化管理模式轉型[3]。

（五）重視數字化管理意識與技術培訓

在數字化時代背景下，要求檔案管理相關人員對現代科學技術有較強的應用意識和能力。因此，在開展檔案管理工作過程中，要引導相關部門工作人員樹立檔案信息管理資源數字化轉型意識，轉變檔案管理觀念，逐步深化檔案信息數字化管理技術的應用觀念，開創(chuàng)新型企業(yè)檔案管理模式，加大資金、技術、人才的投入，不斷優(yōu)化檔案數字化管理資源配置結構，通過創(chuàng)建在線管理檔案的方式，對企業(yè)檔案數據信息進行錄入操作，便于后續(xù)的檔案在線查詢、歸檔、更新操作。企業(yè)在推行檔案數字化管理模式時，不僅要注重管理模式的創(chuàng)新，還要對檔案信息進行實時更新與檢驗，確保檔案信息管理的時效性與真實性，充分利用在線數字化管理技術，對檔案管理涉及的信息資源進行深入挖掘與開發(fā)，打造現代化檔案在線管理體系，優(yōu)化檔案管理資源利用結構，確保企業(yè)檔案信息管理工作在標準數字化模式下運行，推動企業(yè)服務管理向網絡化方向發(fā)展，提升企業(yè)檔案管理質量和水平。除此之外，企業(yè)要重視對檔案管理工作人員的培養(yǎng)與教育，以現代化科學技術為背景，向檔案管理人員宣傳數字化經濟的發(fā)展趨勢，加大對專業(yè)對口、技術素質強的管理人才的培養(yǎng)力度，引導檔案管理人員將專業(yè)知識與網絡科學技術相結合，全面提高企業(yè)檔案管理人員技術應用能力，為推行數字化管理模式提供人才保障。

四、結語

綜上所述，數字化經濟的發(fā)展為企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展提供了新思路，要求企業(yè)不斷地強化自身管理制度的建設，增加資金、技術、人才等方面的資源支持，強化企業(yè)管理人員思想意識與技術應用能力培訓，加快推進企業(yè)數字化檔案管理模式的建設。