新時代提升血液中心檔案管理水平的路徑

程麗霖

（重慶市血液中心，重慶 400052）

血液中心是設立在直轄市、省會市、自治區(qū)首府市的采集、提供臨床用血的公益性衛(wèi)生機構（一般稱“采供血機構”），除擁有除血液招募、采集與制備、供血、醫(yī)療用血業(yè)務指導等一般血站的普通職能外，還有本?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）采供血業(yè)務培訓與指導、質量評價、集中化檢測、血液科研等特殊職能。相較于中心血站、中心血庫等一般血站而言，任務更多更復雜，工作管控能力及質控、檢測、科研等技術能力更強。

一、血液中心及其檔案概述

血液中心的檔案一般包含文書、科技、專門（含會計和人事）、業(yè)務四大門類。檔案來源于各職能管理部門以及血源管理和血液采集、檢測、制備、儲存、發(fā)放和運輸各環(huán)節(jié)，真實記錄和反映了血液宣傳動員、采供血醫(yī)事服務、血液生產制備過程、輸血醫(yī)學研究、獻血者及獻血服務志愿者管理、血液中心自身建設與運營管理等具體內容。

無償獻血是一項崇高的社會公益事業(yè)，血液中心的檔案不僅是衛(wèi)生技術工作的原始憑證、輸血醫(yī)學探索的基本資料、采供血機構管理的參考材料，還是血液社會管理活動的原始記錄、采供血事業(yè)法制進程的查考依據(jù)、地區(qū)人群精神文明風貌在血液工作視角的生動素材。血液中心的檔案管理水平體現(xiàn)了血液中心的整體管理水平。筆者以重慶市血液中心為主要研究對象，結合通過文獻查閱法獲取的國內其他采供血機構檔案管理情況，對血液中心檔案管理現(xiàn)狀進行歸納總結，最后綜合分析提升相關水平的路徑[1]。

二、血液中心檔案管理現(xiàn)狀

1.收集保護不利

部分采供血機構因法律意識不強，執(zhí)行法規(guī)不到位等，存在檔案門類不全或存放不當?shù)膯栴}。雖然檔案法明確規(guī)定“一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利?！钡鶕?jù)調查結果，大多數(shù)采供血機構均能遵照開展“采、檢、供”三個環(huán)節(jié)的工作資料整理收集，因血站執(zhí)業(yè)“一法兩規(guī)”明確規(guī)定了“獻血、檢測和供血的原始記錄應當至少保存十年”。而其他的業(yè)務環(huán)節(jié)如“成分制備、輸血研究、質量控制”等工作資料收集情況參差不齊，且存在其他門類檔案如文書、科技、會計、聲像等不同程度缺失的情況，總體呈現(xiàn)出“重業(yè)務環(huán)節(jié)、輕管理部門”的態(tài)勢，此為門類不全。此外，由于采供血業(yè)務任務較重，數(shù)據(jù)比對、信息核實等工作查考頻次較高，為圖便利一些血站工作記錄存放于業(yè)務部門內，未交由綜合檔案室統(tǒng)一管理，或者根本就未成立綜合檔案室。于是，由于存放條件參差不齊，采供血機構檔案時有保護不當?shù)那闆r，此為檔案存放不當。

2.門類概念模糊

在檔案管理“歸檔、整理、分類”工作范疇，血液中心處于兩個“中間地帶”。一是血站行業(yè)具有條塊化管理的基本特點，血液中心、血站、血庫由各自所在行政區(qū)域內衛(wèi)生行政部門主管，血液中心對血站、血站對血庫僅有業(yè)務培訓與技術指導聯(lián)系。承擔輸血醫(yī)學行業(yè)管理、業(yè)務培訓的中國輸血協(xié)會，以往鮮少組織檔案管理相關專業(yè)培訓或討論。采供血機構檔案管理受限于單位、管理者的意識和知識，具體操作空間較大，管理水平和狀態(tài)良莠不齊。二是血液中心由地方人民政府設立，屬公益性事業(yè)單位。對于機關和企業(yè)的檔案管理，國務院、國家檔案局均明確的門類劃分、整理規(guī)則、保管年限，一般情況下事業(yè)單位均參照機關檔案管理相關規(guī)定開展檔案管理。但由于血液中心實際工作存在“衛(wèi)生專業(yè)技術、社會化管理、服務行業(yè)、生產企業(yè)屬性”四大屬性，機關檔案管理辦法與規(guī)定不能完全滿足工作需求，若如將全宗內某些類目如文書管理、業(yè)務檔案、科技檔案的分類和歸檔范圍參考企業(yè)相關規(guī)定執(zhí)行，可參考的相關經驗、研究又比較少。例如，筆者閱讀文獻發(fā)現(xiàn)，部分血站將應當歸入文書檔案的審計檔案劃分為專業(yè)檔案一類單獨存放，也有部分血站將采供血業(yè)務檔案這種典型的專業(yè)檔案劃入科技檔案管理[2]。因此，筆者認為，采供血機構檔案專業(yè)概念較為模糊，概念分類與實體分類混淆不清，實體檔案類別劃分隨意。

3.管理制度不全

血液中心各部門及業(yè)務各環(huán)節(jié)大多具有明確且健全的工作制度，然而血液中心檔案管理方面卻缺少明確、完善的規(guī)章制度，并缺少特定的管理模塊。一是檔案管理機構并不明確，有的血液中心甚至未成立綜合檔案室，或者已建立綜合檔案室的也有部分部門的檔案采取單獨管理模式。單獨管理的檔案有：管理部門產生的檔案如設備檔案、采購檔案等，業(yè)務部門產生的檔案如成分制備檔案等。二是檔案管理相對分散令信息資源無法整合，檔案信息缺乏連貫性與完整性，血液中心也很難統(tǒng)一收集全具有價值的資料，或者收集的資料信息出現(xiàn)重復，對今后資料依據(jù)的查閱造成一定影響。出現(xiàn)這些問題都是因為一些血液中心檔案管理沒有健全管理制度，對檔案不能做到科學、規(guī)范管理。

4.專業(yè)素養(yǎng)欠缺

部分血液中心檔案工作人員的引進、培養(yǎng)與培訓沒有受到重視，存在缺乏的情況。一些血液中心檔案管理人員是從其他科室轉崗或兼職而來，部分血液中心甚至分配一些年紀較大、身體較差的老干部負責檔案管理。這些人員大多不具有檔案專業(yè)學歷和工作背景，理論與文化水平參差不齊，檔案技能與意識程度也不盡相同，存在隨意性思想，甚至不會全身心、也不具有充足精力和熱情投入到檔案收集、管理、利用的工作中。同時，缺少專業(yè)的檔案管理培訓，就直接到了檔案管理崗位，后續(xù)也鮮少有機會專門學習檔案管理專業(yè)知識，檔案專業(yè)專業(yè)素養(yǎng)較差，以至于血液中心檔案管理與業(yè)務工作的飛速增長不能同步[3]。

5.開發(fā)利用不足

血液中心業(yè)務檔案查詢利用相較其他醫(yī)療衛(wèi)生機構頻次明顯不高，較高價值檔案存量相對較少，且由于業(yè)務系統(tǒng)發(fā)展較為完備，一般情況下認為不具有開展數(shù)字化工作的顯著特征。然而信息化是檔案工作大趨勢，具有方便共享、提升價值的基本作用，一定程度上地按需進行信息化是值得推崇的，否則將限制自身發(fā)展。此外，對于血液中心全宗內檔案的作用，業(yè)內更加認同憑證查考和工作參考，而忽略了對機構所在地區(qū)和區(qū)域民眾價值觀和精神的影響。實質上，開發(fā)利用好這部分檔案，對于獻血志愿者、獻血服務志愿者和從業(yè)人員精神錘煉、血液中心文化挖掘、機構發(fā)展歷史編研布展乃至對血液宣傳招募和社會化管理都有十足重要的作用。近年來，河北、江蘇、山東、山西、重慶等地采供血機構利用檔案建設“無償獻血科普館”，并以此進行科普教育、文化宣傳的案例逐漸被熟知推廣。上海市血液中心甚至利用檔案信息打造了以無償獻血精神和活動為核心內容的舞臺劇目《我在你的未來》，這些舉措豐富了血液中心檔案開發(fā)利用的思路，也對血液中心檔案管理工作有極大的啟發(fā)和促進作用[4]。

6.現(xiàn)代化水平不高

檔案移交進城市檔案館是推進檔案數(shù)字化的有力手段，而全國一些城市血液中心檔案并未納入本地區(qū)進館范疇。目前全國實行的“電子獻血證”并入政務平臺多是直接對業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)開展治理和對接，缺少檔案信息的支撐。從這兩個層面都可以反映出血液中心檔案在檔案事業(yè)現(xiàn)代化公共服務當中的角色缺失。究其原因為血液中心總體檔案管理現(xiàn)代化水平不高，主要為缺乏電子化副本制作與信息掛接，檔案管理信息系統(tǒng)建立滯后且與業(yè)務系統(tǒng)獨立，檔案門戶網(wǎng)站建設缺乏導致公共服務利用不足等情況。

三、提升血液中心檔案管理水平的路徑

新時代新階段的血液中心檔案事業(yè)必須貫徹新發(fā)展理念、構建新發(fā)展格局，推動質量變革、效率變革、動力變革，實現(xiàn)高質量發(fā)展并使發(fā)展成果更好惠及全體人民。根據(jù)前述分析，血液中心檔案管理現(xiàn)狀無法適應新時代“整合、高效、統(tǒng)一、服務”具體要求，可從以下幾方面改進。

1.以法律意識促進收集保護

自中國共產黨第十八次全國代表大會提出的依法治國的基本方略以來，檔案事業(yè)的政治地位不斷提升。要充分認識檔案工作是管理、控制各項活動的基礎和手段，是國家治理現(xiàn)代化的重要工具，將采供血機構檔案管理工作提升到真實記錄采供血業(yè)務發(fā)展進程、鞏固提升采供血事業(yè)成果、促進采供血行業(yè)蓬勃發(fā)展的地位上來，堅持“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的原則，以高度的使命感和強勁的“依法治檔”意識指導采供血機構檔案的收集整理和保護利用工作。

2.以行業(yè)標準明晰門類范圍

全宗內的分類方案編制是檔案整理的首要環(huán)節(jié)，是檔案系統(tǒng)化的中心節(jié)點，也是檔案保管保護和開發(fā)利用的必要條件。檔案管理相關國家法律法規(guī)和規(guī)范性文件的確不能包羅萬象，在制訂同時也提出可以“根據(jù)單位實際情況編制分類表”。在同一主管部門管轄范圍內，采供血機構較之醫(yī)療機構、教學機構和疾病預防控制等衛(wèi)生機構在組織機構、職能職責、業(yè)務性質方面都不盡相同，檔案門類存有差異。因此，若由行業(yè)協(xié)會主導統(tǒng)一編制具有指導意義的分類方案標準，將檔案管理細則形成業(yè)務指導的具體內容，在行業(yè)內培訓、宣貫更能收到良好效果[5]。

3.以流程規(guī)范促進制度完善

檔案管理工作需要具備嚴格的制度作為保證，應當結合行業(yè)統(tǒng)一的檔案基本標準與各血液中心具體工作流程，對各環(huán)節(jié)、各工序明確具體要求，切實做到“人人有崗位，事事有人管，項項有章程，件件有要求”，保證血液中心檔案管理工作的正常秩序。加強中心內部的檔案管理制度建設，通過領導層審批，由血液中心與檔案管理部門共同制定一套適合檔案管理規(guī)范流程。

4.以健全機構提升專業(yè)素養(yǎng)

領導層需要重視并支持檔案管理工作，加強優(yōu)化血液中心檔案管理機構和科室設置，并將建立健全檔案管理制度與增強人員專業(yè)素養(yǎng)納入血液中心工作和培訓計劃，將檔案管理工作放在和業(yè)務工作相同高度，做到“同規(guī)劃、同安排、同落實”，在工作中不斷增強檔案意識。還要對檔案管理人員加強培訓與引進，對在編在職工作人員加強崗位業(yè)務培訓，有計劃性地安排檔案管理人員前往先進單位進行理論學習與實踐參觀以掌握成熟經驗與前沿理論。與此同時，檔案管理人員需要提高責任心，轉變以往重年終歸檔輕平時材料形成過程的思想，在工作業(yè)務不受影響情況下，正確處理不歸檔文件資料且要盡快縮短各科室從檔案材料生成到移交歸檔的時間，從而避免出現(xiàn)丟失與損壞情況，確保檔案信息的完整。

5.以文化挖掘擴大開發(fā)利用

有句話講“檔案價值大小在其開發(fā)利用程度高低”。開發(fā)利用越深入，體現(xiàn)檔案價值越大。因此，主動、系統(tǒng)、廣泛地提供服務，是提升檔案管理水平的重要路徑，也是血液科普知識和無償獻血精神的宣傳手段。比如，可利用全國采供血行業(yè)內正興起的“智慧血站”“無償獻血科普館” 的建設契機，梳理采供血歷史發(fā)展變遷、無償獻血單位和行業(yè)的發(fā)展成就，陳列本地區(qū)杰出無償獻血志愿者與知名人士的獻血事跡，充分挖掘無償獻血志愿者、獻血服務志愿者、采供血從業(yè)人員風貌和精神，促進具有城市特色的無償獻血精神培育，做好采供血事業(yè)的文化傳承。開發(fā)利用的基礎是收集整理，因此，第一步就是要進行室藏資源多元化，通過建立人物檔案、開發(fā)口述檔案、收集實物檔案等手段，豐富檔案室資料類型和數(shù)量級別，為接下來的一次到多次加工打下良好的基礎。檔案開發(fā)利用的方式包括但不限于提供良好的查詢借閱條件、編研檔案參考資料、重要文件匯編、歷史研究和編史修志、舉辦專題展覽、開發(fā)創(chuàng)作劇目。最終把握好開發(fā)利用和保密的關系，協(xié)調好封閉到開放的轉變，將文化挖掘作為開發(fā)利用的載體，最終將實現(xiàn)文化反哺現(xiàn)實采供血工作的效果[6]。

6.以信息化建設推進事業(yè)深化

檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程。首先需要信息系統(tǒng)實現(xiàn)標準化，才能為檔案信息化系統(tǒng)間的“行業(yè)合作、互通互聯(lián)、信息共享、保障安全”提供保證。然后需要基于網(wǎng)絡技術，結合血液中心檔案信息化建設特征，明確系統(tǒng)應用、信息安全、網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)保密等技術標準，并大力開發(fā)應用軟件。最后通過應用系統(tǒng)和網(wǎng)絡平臺來促使各網(wǎng)絡系統(tǒng)間的檔案信息實現(xiàn)連接，讓血液中心檔案信息可以獲得充分利用，讓血液中心檔案的各項作用都得到有效發(fā)揮，更好地服務于血液決策、血站管理與公共需求[7]。

四、結語

本文立足于重慶市血液中心檔案管理的基本情況，參照檔案管理實操的基本較此案和方法結合對單一問題的文獻查閱，小范圍走訪、調研等，歸納分析出血站普遍存在的檔案管理的現(xiàn)狀、問題和原因，并參考新時代新要求各行各業(yè)檔案工作的基本做法和經驗，提出了提升血站檔案管理水平的措施。本文有一定參考價值，有助于采供血機構做好檔案管理基礎工作，并逐漸發(fā)揮血站檔案的工作查考、宣傳、研究等效用，并有助于血站檔案工作以“為民服務”的目標倒逼全流程的檔案公共服務建設與轉型。主要不足之處在于行業(yè)內的走訪調研開展得不多，今后條件合適之時應予補充研究。