森林火災(zāi)檔案管理及應(yīng)用

張念慈，許志峰，劉 欣

（黑龍江省森林保護(hù)研究所，黑龍江 哈爾濱150081）

森林火災(zāi)檔案是根據(jù)林火發(fā)生、蔓延、撲救、熄滅以及火災(zāi)調(diào)查、分析和火案處理的原始記錄進(jìn)行整理、編制形成的規(guī)范性文件資料[1]。森林火災(zāi)檔案是研究林火發(fā)生一般規(guī)律、總結(jié)防火經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定防火預(yù)案、評(píng)估火災(zāi)損失的基本依據(jù),是獲得火災(zāi)情況的主要來(lái)源和展開(kāi)森林防火研究的重要資料，對(duì)森林防火工作具有重要的指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。

森林火災(zāi)檔案管理是森林火災(zāi)檔案資料的收集、整理、保管、檢索等工作的總稱，是森林防火管理工作中一個(gè)重要組成部分。森林火災(zāi)檔案管理是對(duì)森林火災(zāi)歷史性資料的累積過(guò)程，是組織預(yù)防和撲救森林火災(zāi)的信息來(lái)源，是實(shí)現(xiàn)森林防火現(xiàn)代化和數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。

1 森林火災(zāi)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 重視程度不夠,檔案管理分散

森林防火單位對(duì)火災(zāi)檔案重視程度低，認(rèn)為火災(zāi)檔案工作不是防火工作的重點(diǎn)，檔案只要不丟失、不泄密、能夠滿足查找和外調(diào)就可以了，忽視了火災(zāi)檔案的功能性。在管理過(guò)程中，將火災(zāi)檔案與防火預(yù)案、會(huì)議記錄等其他類別的防火檔案歸在一起進(jìn)行管理，導(dǎo)致火災(zāi)檔案分散、管理混亂。

1.2 內(nèi)容和格式不規(guī)范，記錄內(nèi)容不完整

檔案記錄內(nèi)容雜亂，格式不統(tǒng)一。記錄人往往根據(jù)自身工作習(xí)慣進(jìn)行記錄，有的僅記錄重要的常規(guī)火災(zāi)因子，而忽視其他信息；有的火災(zāi)相關(guān)因子未記錄或僅記錄一部分，存在想記什么記什么，有什么記什么的情況。檔案記錄信息不全，致使檔案資料缺失。

1.3 管理水平低，管理力量薄弱

森林防火單位缺少專職火災(zāi)檔案管理人員，多數(shù)是兼職管理人員甚至是無(wú)管理人員，大部分人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程了解不夠，檔案的管理意識(shí)薄弱。日常的檔案管理就是將檔案資料裝入檔案盒中，未及時(shí)進(jìn)行分類整理和歸檔等工作，影響了火災(zāi)檔案主要功能的使用和發(fā)揮。

2 森林火災(zāi)檔案管理

2.1 森林火災(zāi)檔案建立應(yīng)包括的主要內(nèi)容

森林火災(zāi)檔案記載了每一起森林火災(zāi)從發(fā)生到結(jié)束全過(guò)程的各類信息，檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性尤為重要。規(guī)范、完整、系統(tǒng)的檔案內(nèi)容是火災(zāi)檔案管理最基本要求。

1）林火原始記錄。林火原始記錄是森林火災(zāi)的最初始的資料，也是最有價(jià)值的記錄。當(dāng)森林火災(zāi)發(fā)生時(shí)，值班調(diào)度人員接到信息的第一時(shí)間要進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括林火發(fā)生、發(fā)展及撲救情況。具體應(yīng)該有起火時(shí)間、起火地點(diǎn)、報(bào)火時(shí)間和單位、發(fā)現(xiàn)方式、熱點(diǎn)編號(hào)和坐標(biāo)、火場(chǎng)氣象、林相、火場(chǎng)指揮員、撲救過(guò)程和撲救情況（出動(dòng)人員、出動(dòng)交通工具、撲火機(jī)具設(shè)備、航空消防情況、人員傷亡、過(guò)火面積）等。

2）火場(chǎng)示意圖。火場(chǎng)示意圖是火場(chǎng)宏觀情況的靜態(tài)圖。在示意圖上標(biāo)注起火地點(diǎn)、火場(chǎng)范圍、風(fēng)力、風(fēng)向、撲火隊(duì)伍布置、林相、道路和河流等信息。

3）火場(chǎng)態(tài)勢(shì)圖。火場(chǎng)態(tài)勢(shì)圖是記錄火災(zāi)發(fā)展的動(dòng)態(tài)圖，是火場(chǎng)現(xiàn)狀和發(fā)展態(tài)勢(shì)的圖形化表示。圖紙上應(yīng)標(biāo)注火場(chǎng)名稱、起火時(shí)間、起火點(diǎn)地理坐標(biāo)、起火原因、前線指揮部、撲救隊(duì)伍、撲火機(jī)具、天氣情況、火場(chǎng)邊界、火頭、煙點(diǎn)、火線（已滅火線、燃燒火線的發(fā)展勢(shì)頭）和具體撲救方案及執(zhí)行情況等綜合信息。

4）火場(chǎng)前指文件。火場(chǎng)前線指揮部的文件是最直接最翔實(shí)記錄火災(zāi)處置過(guò)程的資料，包括火場(chǎng)前線指揮部所有記錄火場(chǎng)情況的文件和資料，主要有前指會(huì)議記錄、火場(chǎng)總指揮簽發(fā)的撲火命令、向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告、對(duì)撲火分指及撲火隊(duì)伍下達(dá)的命令及火場(chǎng)督查情況等。

5）火場(chǎng)調(diào)查報(bào)告。①火因調(diào)查報(bào)告及火案處理。先確定火災(zāi)類型。自然火要詳細(xì)記錄起火原因、起火時(shí)間、起火點(diǎn)地理坐標(biāo)、起火地點(diǎn)的照片或者影像、視頻資料、林相、過(guò)火面積示意圖以及火場(chǎng)基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施；人為火在自然火記錄的各項(xiàng)因子基礎(chǔ)上，還要增加火災(zāi)發(fā)生地公安部門提供的火因調(diào)查報(bào)告和火案處理結(jié)果，為火災(zāi)損失的評(píng)估提供基礎(chǔ)信息。②森林火災(zāi)損失評(píng)估。森林火災(zāi)損失分類是火災(zāi)損失評(píng)估的基礎(chǔ)，森林火災(zāi)損失可分為直接損失和間接損失兩個(gè)部分。森林火災(zāi)直接損失包括林木資源損失、木材損失、非木質(zhì)林產(chǎn)品損失、固定資產(chǎn)損失、流動(dòng)資產(chǎn)損失、農(nóng)牧業(yè)產(chǎn)品損失、火災(zāi)撲救費(fèi)用、居民財(cái)產(chǎn)損失以及人員傷亡損失等；森林火災(zāi)間接損失包括停減產(chǎn)損失、災(zāi)后處理費(fèi)用、森林生態(tài)價(jià)值[2]。

6）照片、影像、視頻資料。在森林火災(zāi)發(fā)生過(guò)程中所形成具有保存價(jià)值的攝影、攝像資料。即能全面記錄火災(zāi)發(fā)生、發(fā)展和各級(jí)林火隊(duì)伍處置火災(zāi)的主要環(huán)節(jié)的影音視頻資料，并進(jìn)行分類和整理，附帶簡(jiǎn)要說(shuō)明，以插圖的形式豐富文字資料，力爭(zhēng)全景式地反映火災(zāi)發(fā)生到處置的全過(guò)程。

7）氣象資料。氣象資料是記載火場(chǎng)及周邊的溫度、濕度、風(fēng)向、風(fēng)速及撲救過(guò)程中氣象變化情況的材料。應(yīng)由火災(zāi)發(fā)生所在地的氣象部門及林火氣象站提供氣象分析數(shù)據(jù)。

8）林火撲救的文件資料。在林火撲救過(guò)程中，各級(jí)主管部門對(duì)火災(zāi)的重要指示、命令、批示、明傳電報(bào)、重要火情資料，對(duì)下級(jí)所下達(dá)的命令、指示、明傳電報(bào)，以及轉(zhuǎn)發(fā)的文件等文字資料。

9）火案分析和案例評(píng)估。森林火災(zāi)結(jié)束后，由火災(zāi)發(fā)生地森林防火單位或部門組織開(kāi)展火災(zāi)分析研討會(huì)或火災(zāi)案例評(píng)析會(huì)，分析火災(zāi)發(fā)生原因、火場(chǎng)概況、火災(zāi)預(yù)案、撲救戰(zhàn)術(shù)、撲救過(guò)程中存在的問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。

2.2 森林火災(zāi)檔案管理應(yīng)遵循的相關(guān)規(guī)定

1）原則。森林火災(zāi)檔案作為專業(yè)化的科技檔案有其專業(yè)性和特殊性。因此，森林火災(zāi)檔案的建立原則有別于其他科技檔案，要遵循一起火災(zāi)一卷、一卷一號(hào)的原則。

2）收集。收集工作是檔案管理中的首要環(huán)節(jié)，也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。收集的資料是否全面直接影響到整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量，是衡量歸檔工作最基本的標(biāo)尺。凡是涉及林火發(fā)生和撲救的有關(guān)文件材料均需進(jìn)行收集，保證收集歸檔的文件材料的齊全、完整，簽章手續(xù)完備，從而實(shí)現(xiàn)火災(zāi)檔案的規(guī)范性。

3）整理。整理工作是將分散的資料和需要進(jìn)行條理化的資料統(tǒng)一分類、整理、組合、排列、編目，以構(gòu)成有序整體的過(guò)程。整理工作是歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和檢索工作的基礎(chǔ)，是保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的基本環(huán)節(jié)。

火災(zāi)檔案以森林火災(zāi)的防火期進(jìn)行分類整理，在整理過(guò)程中，特別要重視的就是火災(zāi)編碼方式和火場(chǎng)命名方法?；馂?zāi)編碼參考《中國(guó)森林火災(zāi)編碼》進(jìn)行編寫，火場(chǎng)名稱的命名方法參照《森林火災(zāi)名稱命名方法》進(jìn)行命名。一場(chǎng)森林火災(zāi)撲滅后，應(yīng)立即對(duì)相關(guān)火災(zāi)資料進(jìn)行整理，拾遺補(bǔ)闕，及時(shí)歸檔入卷，保證檔案的完整。

4）保存期限?；馂?zāi)檔案由于其特殊性，所有檔案資料需要永久保存。

5）檢索方法。通過(guò)檢索軟件建立檔案資料查詢平臺(tái)，方便火災(zāi)檔案的檢索和使用。

6）保管措施。每一個(gè)防火期結(jié)束后，火災(zāi)檔案管理人員應(yīng)將本防火期所有的火災(zāi)檔案交到檔案室統(tǒng)一保管。每年的年底前之前要完成對(duì)本年度檔案文件的收集、整理、立卷、歸檔工作。

火災(zāi)檔案的保管應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室或者獨(dú)立的檔案柜，配備檔案專職或者兼職管理人員，實(shí)行系統(tǒng)管理。檔案管理人員需要經(jīng)過(guò)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，具有一定的防火專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，掌握火災(zāi)檔案工作的方法和流程，達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

7）保密性。森林火災(zāi)資料應(yīng)由森林防火單位進(jìn)行統(tǒng)一的管理和信息發(fā)布。其他單位、部門需應(yīng)用和查借閱火災(zāi)資料的，要經(jīng)單位的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)完善相關(guān)手續(xù)后才可以提供使用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外披露森林火災(zāi)信息。

2.3 森林火災(zāi)電子檔案管理

隨著檔案管理工作的數(shù)字化和信息化，建立電子化火災(zāi)檔案已是必然趨勢(shì)。森林火災(zāi)電子檔案是指森林火災(zāi)檔案的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)、管理，形成一個(gè)整體有序、結(jié)構(gòu)合理的檔案文件。

森林火災(zāi)電子檔案能有效地彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)，具有以下幾方面優(yōu)點(diǎn)：一是檔案文件內(nèi)容規(guī)范、格式統(tǒng)一，能提高檔案管理效率；二是便于檔案的整理，降低錯(cuò)誤率；三是提高了檔案安全性；四是查詢檔案資料方便、快捷、高效；五是檔案文件資源可以實(shí)現(xiàn)共享，便于傳輸和使用，不受時(shí)間和空間限制；六是檔案文件的保存環(huán)境和保存條件要求低。

森林火災(zāi)電子檔案要與紙質(zhì)檔案保持一致性。建立森林火災(zāi)電子檔案，按照年份、防火期對(duì)檔案文件進(jìn)行命名，在其目錄下建立一個(gè)獨(dú)立的以火場(chǎng)名稱命名的子文件夾，再根據(jù)文件資料類型建立多個(gè)以內(nèi)容命名的（如文本資料、照片、視頻等）二級(jí)文件。文件格式按照日常使用慣例選擇，文本文件一般是以.doc或者.pdf格式保存，重要的指示、批示等文件資料有電子版的直接保存，若是紙質(zhì)文件形式的應(yīng)采用掃描方式保存其電子版格式文件；照片一般是以.jpg格式保存；音頻、視頻和媒體報(bào)道一般是以.wmv、.avi、.mpg的后綴格式保存。同時(shí)，應(yīng)建立相關(guān)鏈接，便于查看和查詢。

每一個(gè)防火期結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)將本防火期的森林火災(zāi)電子檔案進(jìn)行錄入、整理、保存和數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)可以選擇硬盤存儲(chǔ)或者刻錄成光盤存儲(chǔ)，在硬盤或者光盤標(biāo)簽上應(yīng)標(biāo)注時(shí)間、編號(hào)和火場(chǎng)名稱，或者通過(guò)云數(shù)據(jù)方式進(jìn)行檔案資料存儲(chǔ)，以防止因計(jì)算機(jī)損壞造成文件損失和丟失，確?；馂?zāi)檔案資料的安全性。每年的年底前應(yīng)完成對(duì)本年度電子檔案文件的整理、歸檔和存儲(chǔ)工作。

3 森林火災(zāi)檔案應(yīng)用

3.1 探索本地區(qū)森林防火工作的一般規(guī)律

森林火災(zāi)檔案是多年森林火災(zāi)數(shù)據(jù)的累積記錄，通過(guò)對(duì)森林火災(zāi)發(fā)生季節(jié)、火災(zāi)發(fā)生原因、地域分布、森林火災(zāi)各時(shí)間變化、空間變化等數(shù)據(jù)的整理和分析，可以歸納總結(jié)出本地區(qū)森林防火工作的一般性規(guī)律，建立重點(diǎn)區(qū)域預(yù)防和撲救模型。自然火相對(duì)集中的地區(qū)，要特別注意雷雨季節(jié)、高溫天氣的重點(diǎn)防范工作，加強(qiáng)巡視瞭望，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)撲救；人為火相對(duì)集中的地區(qū)，在農(nóng)事生產(chǎn)、林下經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)的季節(jié)要死看死守，特別是群眾用火方面，如各種民風(fēng)民俗的危險(xiǎn)火源（清明上墳等）要嚴(yán)加管理，加大野外巡查力度，加強(qiáng)重點(diǎn)時(shí)段預(yù)防工作。做到重點(diǎn)時(shí)期、重點(diǎn)地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)專業(yè)隊(duì)伍的重點(diǎn)布防，提高森林火災(zāi)預(yù)防和撲救能力，減少森林火災(zāi)的發(fā)生和潛在損失。

3.2 支撐森林防火宣傳教育工作

根據(jù)每一年度的森林火災(zāi)檔案記錄內(nèi)容，可以總結(jié)本年度森林火災(zāi)工作中存在的問(wèn)題，采用森林火災(zāi)案例形式進(jìn)行警示教育，做到森林防火工作群防群治。如人為火災(zāi)發(fā)生頻率高、林情和社情復(fù)雜的地區(qū)要加強(qiáng)宣傳教育工作和野外巡護(hù)督查力度，最大限度地提高人們防火的觀念和意識(shí)，降低森林火災(zāi)發(fā)生的頻率。宣傳的形式應(yīng)多種多樣，如發(fā)放《森林防火宣傳手冊(cè)》，利用本地電視、廣播等媒體播放森林防火宣傳片，深入群眾中進(jìn)行森林防火知識(shí)講座等。

3.3 有效指導(dǎo)森林防火實(shí)踐

1）劃分重點(diǎn)森林火險(xiǎn)區(qū)域。根據(jù)火災(zāi)檔案記錄的內(nèi)容總結(jié)出森林火災(zāi)發(fā)生概率、高火險(xiǎn)地區(qū)信息、綜合森林火險(xiǎn)等級(jí)、森林資源分布情況和氣象條件等因子，劃分重點(diǎn)森林火險(xiǎn)區(qū)域，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)地區(qū)重點(diǎn)管理。

2）預(yù)設(shè)防火隔離帶。通過(guò)火災(zāi)檔案綜合統(tǒng)計(jì)分析，找出本地區(qū)火災(zāi)高發(fā)、易發(fā)、多發(fā)的區(qū)域，再結(jié)合當(dāng)?shù)氐纳叫?、地貌、谷地、草塘、河流、湖泊等情況，采用合適的方法開(kāi)設(shè)防火隔離帶，起到阻隔森林火災(zāi)蔓延的作用。

3）制定防火預(yù)案。通過(guò)火災(zāi)檔案綜合統(tǒng)計(jì)分析，找出本地區(qū)的森林防火特殊區(qū)域、特殊時(shí)段的一般規(guī)律，結(jié)合本地區(qū)預(yù)防和撲救力量的分布情況及設(shè)施設(shè)備的裝備情況，制定出適合本地區(qū)切實(shí)可行的森林火災(zāi)預(yù)防和撲救方案。

4）進(jìn)行火災(zāi)案例分析。通過(guò)森林火災(zāi)檔案的整理，找出典型的火場(chǎng)案例，分析火災(zāi)發(fā)生原因、火場(chǎng)概況、火災(zāi)預(yù)案、撲救戰(zhàn)術(shù)、撲救過(guò)程中存在的問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為防火預(yù)案、制定和森林火災(zāi)的撲救技術(shù)和能力的提升提供翔實(shí)的依據(jù)。

5）建立森林火險(xiǎn)等級(jí)預(yù)警。森林火災(zāi)檔案資料可以提供森林火險(xiǎn)等級(jí)預(yù)警基礎(chǔ)參數(shù)，根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況建立森林火險(xiǎn)等級(jí)預(yù)警制度。一旦有森林火災(zāi)發(fā)生，能夠高效有序地實(shí)施林火撲救。

6）提升森林火災(zāi)撲救能力。森林火災(zāi)檔案能較為直觀地反映本地區(qū)地形、地貌、氣象條件、林相變化等火場(chǎng)因子。在森林火災(zāi)發(fā)生時(shí)，根據(jù)掌握的火場(chǎng)情況，能合理地制定撲救戰(zhàn)術(shù)、選擇有效的撲火工具，使用適合的防護(hù)設(shè)備，有預(yù)見(jiàn)性地減少撲救過(guò)程中的安全隱患，有效地提升撲救能力和安全保障。

7）為災(zāi)后恢復(fù)重建提供依據(jù)。利用森林火災(zāi)檔案提供的火災(zāi)損失面積、森林蓄積減少程度、災(zāi)后林相發(fā)生的變化、林業(yè)設(shè)施設(shè)備的損失評(píng)估等數(shù)據(jù)，計(jì)算出森林火災(zāi)的災(zāi)后損失，為森林火災(zāi)的災(zāi)后恢復(fù)重建提供科學(xué)的依據(jù)。

4 結(jié)語(yǔ)

森林火災(zāi)檔案管理工作需要不斷地積累經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新方法，將森林火災(zāi)檔案管理逐步推向規(guī)范化、制度化和數(shù)字化，以提升森林火災(zāi)檔案的現(xiàn)代化管理水平，為森林防火的科學(xué)研究、技術(shù)評(píng)估、防火預(yù)案的制定和撲救技術(shù)的提升提供科學(xué)依據(jù)。