淺析大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級及對策

詹艷輝

【摘 要】企業(yè)檔案管理是服務(wù)員工和社會、承擔(dān)歷史傳承任務(wù)的一項重要工作，但長期以來的紙質(zhì)化檔案和企業(yè)普遍采用的分割孤島化管理模式，越來越不能適應(yīng)新時代的要求。在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理必須不斷改革與發(fā)展，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，以需求為導(dǎo)向、以價值挖掘為主要手段，通過檔案信息化建設(shè)開發(fā)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案社會化服務(wù)，使全社會共享電子檔案信息紅利。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高效;檔案;轉(zhuǎn)型升級

【中圖分類號】F49 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）11-0228-03

“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)技術(shù)深刻改變了各個行業(yè)的發(fā)展模式，在促進溝通共享、挖掘價值、提升效率方面起到了積極作用。隨著國家對檔案信息化的重視，各級地方政府相繼建立大數(shù)據(jù)管理機構(gòu)，打破數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)互聯(lián)互通，通過整理和匯集數(shù)據(jù)并加以分析利用，產(chǎn)生了顯著的效益。例如，上海市自貿(mào)區(qū)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對企業(yè)檔案進行數(shù)據(jù)自動識別并量化P2P風(fēng)險，有效識別高風(fēng)險企業(yè)，節(jié)約了金融監(jiān)管成本。企業(yè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，應(yīng)積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)促進檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，在挖掘價值和創(chuàng)新服務(wù)方面起到提升企業(yè)內(nèi)部管理效率的作用。

1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理研究現(xiàn)狀

1.1 國內(nèi)學(xué)術(shù)界研究現(xiàn)狀

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)龐大且形式多樣，能夠為人事交流、人才培養(yǎng)、技術(shù)研發(fā)等多領(lǐng)域提供支持。因此，國內(nèi)對企業(yè)檔案改革的相關(guān)研究頗多，在大數(shù)據(jù)技術(shù)興起后，很多學(xué)者就企業(yè)檔案的大數(shù)據(jù)應(yīng)用做出了很多有意義的研究和實踐。盧瑩瑩首次系統(tǒng)論述了檔案管理的大數(shù)據(jù)理念，提出建立“大檔案”思維，充分合理地使用人事檔案數(shù)據(jù)，使其在人才評估、科研團隊組建等多方面發(fā)揮作用。侯英杰（2015）提出以構(gòu)建檔案信息服務(wù)中心為目標(biāo)，提高檔案的收集、服務(wù)能力與安全性。韋耀寧（2016）提出利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進檔案管理的“價值鏈”，將檔案從傳統(tǒng)的采集、統(tǒng)計、儲存等，拓展到“教學(xué)科研、行政管理、圖書管理、情報分析”等與檔案相關(guān)的環(huán)節(jié)。邱建國（2019）、馬文廣（2020）提出大數(shù)據(jù)時代檔案管理改革的核心目標(biāo)是價值挖掘。近幾年來，學(xué)術(shù)界的研究方向轉(zhuǎn)向?qū)嵺`應(yīng)用方面，重在實踐中探索檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用的具體措施。左婷婷（2019）闡述了檔案管理大數(shù)據(jù)改革的精益化管理模式。李愛華（2020）、郭仲（2020）分別提出了大數(shù)據(jù)時代檔案管理在電子檔案、資料整合方面的應(yīng)用。曹煒（2015）分析了干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)。由此可見，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實施企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級已成為學(xué)術(shù)界的共識，也成為企業(yè)改革的重點工作之一。當(dāng)前，研究的重點是如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建切合實際、能夠產(chǎn)生顯著價值的新型檔案管理模式，為企業(yè)和社會提供個性化、社會化、價值化的檔案服務(wù)。

1.2 各級政府改革實踐

作為檔案管理主要力量的政府部門，在檔案信息化管理改革中起到領(lǐng)軍作用。2004年，國家檔案局中央檔案館發(fā)布《關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》（檔發(fā)〔2005〕1號），首次提出檔案信息化改革。2017年，國家標(biāo)準(zhǔn)委頒布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，為檔案管理信息化提供了技術(shù)規(guī)范。2018年，中共中央組織部辦公廳印發(fā)實施《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的通知，在全國范圍內(nèi)開啟了人事檔案數(shù)字化工作。此后，各級地方政府紛紛推動本地檔案信息化改革，利用大數(shù)據(jù)促進檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。其中，重慶市在檔案信息化、大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面的改革最為完整，頒布了《重慶市電子文件歸檔與管理細(xì)則》《重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》《重慶市文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式》《檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》及《重慶市機關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程》（見渝檔發(fā)〔2005〕38號）等檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案文獻資料數(shù)字化各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范。福建龍巖市關(guān)于檔案信息化改革具有典型創(chuàng)新性，頒布《關(guān)于明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)率先在全市實現(xiàn)了各單位檔案的聯(lián)合管理，大大提高了檔案服務(wù)的效率和范圍。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級的目標(biāo)和方向

2.1 挖掘和創(chuàng)造價值是大數(shù)據(jù)的本質(zhì)作用

傳統(tǒng)的信息管理與應(yīng)用主要用于查詢和決策支持，提供數(shù)據(jù)、圖片、文字材料等信息，幫助組織和個人決策，例如財務(wù)、人事和市場等領(lǐng)域的信息采集與分析，幫助企業(yè)開展經(jīng)營管理和決策。在互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著信息體量的不斷增加和信息治理能力的不斷提升，信息被作為一種資產(chǎn)運營，在各行各業(yè)的應(yīng)用場景不斷地擴展，除了決策支持、提高效率等發(fā)現(xiàn)價值功能之外，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，信息還具備創(chuàng)造價值的功能。2020年2月23日，習(xí)總書記在統(tǒng)籌推進新冠肺炎疫情防控和經(jīng)濟社會發(fā)展工作部署會議上指出：“要充分運用大數(shù)據(jù)分析等方法支撐疫情防控工作。”在此次疫情防控中，各地通過運用人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，為疫情監(jiān)測分析、病毒溯源、防控救治、資源調(diào)配提供了高效的支撐。例如，通過對個人出行軌跡的追蹤與報道，及時發(fā)現(xiàn)高危人群，提前預(yù)警采取措施，有效防止病毒傳染，在抑制疫情擴散方面起到了顯著效果。這種對個人信息的采集分析和應(yīng)用，對挖掘企業(yè)檔案信息管理的價值、拓展其應(yīng)用范圍，具有很強的借鑒意義。

2.2 企業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的目標(biāo)和方向

企業(yè)檔案是在企業(yè)內(nèi)部管理、技術(shù)研發(fā)及相關(guān)活動中直接產(chǎn)生的固化信息，具有清晰、確定和完整的特點，也是直接為員工及社會相關(guān)組織和個人服務(wù)。因此，服務(wù)性和價值挖掘是企業(yè)檔案管理的主要目的。在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代，檔案管理的個性化服務(wù)和價值創(chuàng)造更為明顯。然而，即使在計算機和互聯(lián)網(wǎng)普及近30年的情況下，企業(yè)檔案依然基本保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)化作業(yè)和企業(yè)孤立的分割管理，只能提供簡單的查詢、證明和材料支撐等應(yīng)用，難以適應(yīng)組織和個人更廣泛、更深度和更靈活的需求。在2018年底召開的大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新專題研討會上，與會人員一致認(rèn)為：企業(yè)檔案工作應(yīng)主動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在檔案的工作、管理和服務(wù)上進行全方位的改革。利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)企業(yè)檔案互聯(lián)共享，積極、主動地挖掘和創(chuàng)造檔案的價值，主動滿足用戶多樣化、個性化和高質(zhì)量的檔案服務(wù)需求。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級模式

3.1 轉(zhuǎn)型升級方向：以需求為導(dǎo)向開發(fā)企業(yè)檔案個性化服務(wù)

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理，是一種簡單的資料采集與儲存工作，僅提供查詢、證明和材料支撐等服務(wù)，內(nèi)容單調(diào)、價值不高。在大數(shù)據(jù)時代，通過利用云庫、云計算、互聯(lián)共享等技術(shù)，能提供傳統(tǒng)模式下無法實現(xiàn)的服務(wù)，滿足組織和個人多樣化的需求。此外，大數(shù)據(jù)還可以創(chuàng)造新的需求，拓寬服務(wù)邊界。例如，大型企業(yè)的檔案信息化，對用戶檢索訪問規(guī)律和關(guān)注領(lǐng)域進行分析和預(yù)判，在此基礎(chǔ)上個性化地推送相關(guān)電子檔案信息，有效滿足了員工需求。天津某大型國有企業(yè)基于員工檔案，開發(fā)了返津人員信息登記系統(tǒng)，并建立交通流預(yù)測模型，編制員工出行和返校分析報告，為當(dāng)?shù)亟煌ㄟ\力調(diào)度提供支持。

3.2 轉(zhuǎn)型升級模式：“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案社會化服務(wù)

在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展的新時代，企業(yè)檔案的管理改革要打破各單位分割的局面，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”將全國企業(yè)檔案聯(lián)合起來，并通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)提供服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)的檔案“互聯(lián)共享、價值挖掘、主動服務(wù)”，更好地滿足社會各界和個人對企業(yè)檔案越來越多樣化和高質(zhì)量的需求。

如圖1所示，通過價值挖掘和需求導(dǎo)向構(gòu)建全國企業(yè)檔案云平臺，打破條塊分割實現(xiàn)互聯(lián)共享，建立數(shù)字檔案館、智能服務(wù)系統(tǒng)和校務(wù)服務(wù)中心等，為政府、企業(yè)、企業(yè)和員工等社會各界組織和個人等眾多需求者主動提供具有更高價值的個性化服務(wù)。

3.3 轉(zhuǎn)型升級的緊迫任務(wù)：檔案信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)推動了企業(yè)檔案信息從傳統(tǒng)的純紙質(zhì)或純電子檔案，向電子版與紙質(zhì)版并存的多元化方向發(fā)展。然而，當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)依然以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案僅錄入部分信息以便備案和查詢，這與當(dāng)前檔案管理高科技、智能化及便捷化的要求不符。因此，當(dāng)前企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級的迫切任務(wù)是實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，包括檔案本身的信息化和管理模式的信息化，為使用者提供方便快捷的服務(wù)。2017年，福建龍巖市政府印發(fā)《關(guān)于明確檔案數(shù)字化工作相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》，由市政府牽頭開發(fā)建設(shè)的數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)，通過與各大系統(tǒng)間的對接，實現(xiàn)了各單位、各檔案館檔案資源的共享和利用，為其他地方提供了很好的實踐參考。

4 大數(shù)據(jù)時代促進企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級發(fā)展的措施

4.1 基礎(chǔ)前提：基于需求和價值建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫技術(shù)是公認(rèn)的信息資源開發(fā)、管理和服務(wù)的核心手段，建立企業(yè)檔案信息化數(shù)據(jù)庫，是大數(shù)據(jù)時代檔案管理轉(zhuǎn)型升級的首要措施。2016年發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》做出明確規(guī)劃：到2020年要全面實現(xiàn)檔案資源存量數(shù)字化和增量電子化。在大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案的轉(zhuǎn)型升級，基礎(chǔ)和前提就是要實現(xiàn)檔案的信息化建立整合最廣泛資料的檔案大數(shù)據(jù)云庫，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)共享。例如，廣東某大型股份制企業(yè)的檔案館，開發(fā)了基于個性服務(wù)的企業(yè)檔案專題數(shù)據(jù)庫，徹底改革過去以紙質(zhì)為主要載體的檔案資源，對采集的數(shù)據(jù)按照特定專題內(nèi)容分析、篩選和加工，挖掘并集合具有特定利用價值的各類檔案數(shù)據(jù)，為員工提供了針對性、實用性強的專題檔案信息服務(wù)。

4.2 人才保證：培養(yǎng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理人才

相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)化為主的檔案管理，在大數(shù)據(jù)時代信息化的企業(yè)檔案工作需要一批具有現(xiàn)代化電子信息采集、管理、加工技能的復(fù)合型檔案人才。對于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理人才，他們的主要職能不是信息的采集或?qū)⒓堎|(zhì)檔案信息化，而是需要具備敏銳的信息意識，能夠挖掘檔案信息中的價值，不斷開發(fā)個性化的檔案服務(wù)。要想培養(yǎng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理人才，建議從兩個方面著手：一是改革我國高校檔案人才培養(yǎng)模式，增加互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、新媒體等一系列前沿的新課程，著重培養(yǎng)學(xué)生對電子檔案資源的整理加工、價值挖掘、智能檢索和查詢、預(yù)測決策等能力，還要考慮未來發(fā)展趨勢，培養(yǎng)一批懂得社會媒體處理、檔案智能化開發(fā)與服務(wù)的人才?？紤]到企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級的艱巨任務(wù)，要注重培養(yǎng)學(xué)生的實踐技能，而不是單一的理論灌輸。二是加強企業(yè)檔案工作者的技能培訓(xùn)。目前，在企業(yè)工作的檔案工作人員都是按照傳統(tǒng)要求培養(yǎng)的，他們適應(yīng)的也是傳統(tǒng)的檔案管理模式。針對這一龐大的群體，建議企業(yè)聯(lián)合相關(guān)組織開展培訓(xùn)，并在檔案信息化建設(shè)中邊培訓(xùn)邊實踐，將檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)融于知識服務(wù)中，讓數(shù)字檔案館真正成為服務(wù)公眾的檔案館。

4.3 制度規(guī)范：推動企業(yè)檔案的全國性互聯(lián)共享和社會化應(yīng)用

互聯(lián)共享是“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的本質(zhì)特征，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過云庫、云計算技術(shù)，在企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)上實現(xiàn)各企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的互聯(lián)共享，向全社會提供便捷且多樣化的服務(wù)。要實現(xiàn)企業(yè)檔案的互聯(lián)共享，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要先行。只有建立全國統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和共享法規(guī)等，才能推進檔案資源的整合利用。例如，澳大利亞國家檔案館于2018年頒布數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化檔案做出了詳細(xì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，打通了互聯(lián)共享的渠道，有效防止了文件信息丟失。目前，我國雖然出臺了一系列旨在推動檔案信息化的文件政策，但對電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。應(yīng)盡快制定相關(guān)法規(guī)，打通包括企業(yè)檔案在內(nèi)的跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)一站式電子查詢和加工等應(yīng)用，使全社會共享電子檔案信息紅利。

參 考 文 獻

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