企業(yè)物資計劃管理在集中采購中的重要作用

董云飛

摘 要：提高物資計劃管理水平對于煤炭企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定發(fā)展有著重大推動作用。物資計劃管理是指管理煤炭企業(yè)生產(chǎn)運營過程中的設備材料采購、物資準備、資金核算等方面。提高企業(yè)的物資計劃管理水平能夠有效降低采購成本，加強企業(yè)對采購質(zhì)量的管控，同時也能提高企業(yè)所采購物資的性價比。物資計劃管理在集中采購中發(fā)揮著重要作用，它不僅能夠推動企業(yè)管理的規(guī)范化，還能實現(xiàn)企業(yè)的商業(yè)化與法制化，為企業(yè)的發(fā)展提供前提和基礎。基于此，本文對企業(yè)物資計劃管理在集中采購中的重要作用展開分析。

關鍵詞：物資計劃管理;集中采購;重要性;重要作用

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）12（a）-122-03

物資采購是煤炭企業(yè)運營過程中的初級環(huán)節(jié)，也是最為重要的環(huán)節(jié)之一，物資采購效率會直接關系到煤炭企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量、生產(chǎn)效率和管理水平。在社會快速發(fā)展的大形勢下，集中采購提高了煤炭企業(yè)物資管理效率，也為企業(yè)的物資采購提供了一種更加便捷的方式。物資計劃管理在集中采購中占據(jù)著重要地位，提高企業(yè)的物資計劃管理水平，能夠有效幫助煤炭企業(yè)提高經(jīng)濟與社會效益。由于物資計劃存在漏洞和缺陷，因此在采購中難免會出現(xiàn)一些問題。以下將以物資計劃管理為切入點，分析物資計劃管理的重要性、物資管理集中采購的現(xiàn)狀，以及如何提高物資管理水平。

1 煤炭企業(yè)物資計劃管理的重要性

1.1 有利于優(yōu)化資源配置，減少浪費

煤炭企業(yè)作為我國經(jīng)濟發(fā)展的支柱之一，對于各行業(yè)都有著重要作用。煤炭企業(yè)在生產(chǎn)過程中所需要的材料、物資、設備種類繁多，并且很難將其進行大量儲備，因此需要定期進行集中采購[1]。煤炭企業(yè)在進行集中采購時，往往需要大量的資金，除了資金之外，還需要一份詳細的采購計劃。若煤炭企業(yè)相關人員沒有制定科學的采購計劃，將會導致采購人員效率低下、資金使用率不高。倘若購買的資源不符合企業(yè)需求，將會造成閑置與浪費。合理的采購計劃能夠提高采購人員的目的性和針對性，防止出現(xiàn)盲目采購、超標采購等現(xiàn)象，極大地提高了企業(yè)的資金與資源使用效率，降低了企業(yè)成本，提高了經(jīng)濟效益。

1.2 有利于提高集中采購的監(jiān)督管理力度

提高集中采購的監(jiān)督管理力度，能夠有效避免不規(guī)范采購、違法采購的行為。除了監(jiān)督管理制度的制約之外，物資采購計劃管理也能在一定程度上對集中采購進行監(jiān)督，物資采購計劃的監(jiān)督作用主要從以下幾個方面展現(xiàn)：第一，信息技術的發(fā)展讓采購計劃以及資金流動能夠?qū)崿F(xiàn)實時共享，既提高了采購信息、采購資金的透明度，又提高了采購人員的采購效率;第二，集中采購完成后，工作人員通過核對采購計劃與實際物資，在入庫前能夠?qū)Σ少徯袨檫M行一個合理有效的評判;第三，采購信息共享程度的提高，能夠讓各部門人員都對其進行監(jiān)督和管理，提高了監(jiān)督效果，擴大了監(jiān)督范圍[2]。

1.3 有利于調(diào)節(jié)企業(yè)庫存

煤炭企業(yè)在運營過程中所使用的物資大多不能進行長期存放，庫存內(nèi)物資數(shù)量只要能保證正常生產(chǎn)就可以，因此煤炭企業(yè)必須定期進行集中采購，但如何協(xié)調(diào)采購數(shù)量、使用速度、資金調(diào)配對采購人員來說是一個非常難的工作。若采購人員采購的物資數(shù)量過多，不僅會造成流動資金的大量占用，還會對庫存管理工作造成很大的困難，顯而易見，這是一種得不償失的行為。因此，如何在滿足煤炭企業(yè)生產(chǎn)需求的前提下，又能夠降低資金占用率、減少物資積壓，是相關工作人員必須考慮的一個重點問題。工作人員通過提高采購計劃的管理水平，結合當前庫存以及使用效率和速度，能夠形成一個良好的平衡，確保設備、材料的庫存始終保持在一個合理的范圍內(nèi)。

2 企業(yè)物資計劃中集中采購的現(xiàn)狀

2.1 沒有建立完整的供應商管理體系

煤炭企業(yè)集中采購的供應商在整條產(chǎn)業(yè)鏈中擁有非常重要的地位，若想保障采購物資的質(zhì)量，提高采購物資的效率，確保物資數(shù)量，必須對供應商進行監(jiān)督和管理[3]。煤炭企業(yè)作為國家的重要支柱之一，企業(yè)所需要的物資很多為國家統(tǒng)配資源，因此對供應商的限制非常多，煤炭企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)管理體系不完善，實屬正?，F(xiàn)象。例如，當前的煤炭企業(yè)物資集中采購的時間并不固定，采購內(nèi)容繁多，并且各企業(yè)之間為了物資質(zhì)量存在著競爭現(xiàn)象，因此供應商與煤炭企業(yè)大部分都屬于短期合作，雙方之間的信任度達不到，很有可能會造成煤炭企業(yè)的物資短缺。除了競爭現(xiàn)象所帶來的問題之外，煤炭企業(yè)需求物資在招標采購過程中，由于市場供求關系的原因，會出現(xiàn)不同時間段由不同供應商供貨的現(xiàn)象，但由于企業(yè)沒有足夠的資源對所有的供應商進行詳細調(diào)查，在采購過程中會出現(xiàn)加價、質(zhì)量不保證等問題。

2.2 采購物資與實際所需物資存在出入

當前許多煤炭企業(yè)在采購之前，并沒有對企業(yè)所需物資制定一個詳細完整的計劃，很容易造成采購人員的盲目性。在煤炭企業(yè)的運營過程中，應當對礦場內(nèi)部設備使用年限、當前質(zhì)量有一個完整地了解與把握，若設備和配件出現(xiàn)問題不能正常使用，相關人員應當提前報備采購計劃，并將所需設備或配件的型號詳細記錄，提高采購人員的針對性。對于使用過程中非常容易損壞的設備和配件，應當提前采購，儲備在倉庫中，確保生產(chǎn)的需求。值得注意的是工作人員在報備所需設備或配件之前，應當向物資采購計劃管理人員提供完整的技術標書，技術標書內(nèi)包括了設備或配件的各種參數(shù)，這樣在采購過程中，采購人員能夠根據(jù)技術標書選擇最為正確的材料和設備[4]。不過工作人員提供的相關信息不完整，會對采購人員的工作造成一定的阻礙，購買的設備或材料不符合生產(chǎn)需求，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。

2.3 采購評估體系不完善

當前煤炭企業(yè)內(nèi)部并沒有建立起完整的采購評估體系，采購評估是控制采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的前提和基礎。由于煤炭企業(yè)的領導人員對采購評估的重視程度不足，企業(yè)內(nèi)部沒有采購評估相關的人才，因此在方案制定上也缺少科學理論的支持。物資采購計劃是根據(jù)各部門所需物資的報告所制定的，報告中并未明確各部門所需物資的數(shù)量、種類、質(zhì)量等。各部門所提供的報告只是將自身所缺物資種類和數(shù)量與市場價格進行了一個大致判斷，并沒有深入市場進行實際調(diào)查，因此缺少對所需物資的具體評估。另外，多數(shù)煤炭企業(yè)對于供應商沒有一個具體的評估機制，供應商所提供的物資質(zhì)量、物資使用年限等無法進行一個完整、有效的評估。煤炭企業(yè)缺少完整的獎懲機制，對采購人員和供應商沒有一個具體的約束，無法全面提高物資采購質(zhì)量和效率。

2.4 缺少專業(yè)的采購人員

企業(yè)在選擇物資集中采購人員時存在很大的隨意性，管理人員并沒有考慮采購人員是否擁有物資計劃管理的專業(yè)知識、采購知識，是否具備相關學歷，是否擁有豐富的采購經(jīng)驗等。煤炭企業(yè)的管理人員，大部分單一地認為采購人員只需要按照所整理的計劃將所需物資全部購買即可，完全忽略了采購人員個人的素質(zhì)與綜合能力。煤炭企業(yè)的集中采購涉及大量的資金流動，倘若采購人員綜合素質(zhì)和個人能力不足，因個人能力導致采購招標環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，將會對整個企業(yè)造成很大的損失。因此，在選拔集中采購人員之前首先要考慮具備專業(yè)的采購與管理知識，同時還要確保采購人員能對各部門所需資源和資源類別有一個詳細的了解;最后采購人員一定要具備極高的職業(yè)素養(yǎng)，杜絕采購過程中非法現(xiàn)象的出現(xiàn)[5]。

3 提高企業(yè)物資管理集中采購效率的措施

3.1 對物資集中采購進行合理規(guī)劃

在集中采購開始之前，對其進行合理有效地計劃，能夠保證采購各環(huán)節(jié)的順利進行。若想對物資種類、所需金額進行合理地規(guī)劃，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，要做好物資集中采購的定額規(guī)劃，物資的定額規(guī)劃一般是依靠采購人員的經(jīng)驗開展的，定額規(guī)劃中不僅包括了有關定額的編制工作，還要對各種物資的詳細信息進行分析和闡述;第二，在分析和整理物資消耗定額過程中，一定要根據(jù)物資曾經(jīng)的使用年限、使用情況進行綜合分析，這樣得出的分析結果更加具有科學性和準確性[6];第三，在進行集中采購之前，還要有專業(yè)人員對物資定額儲備進行分析，物資定額儲備包括季節(jié)性儲備、經(jīng)常性儲備等。

3.2 統(tǒng)計各使用單位的物資使用情況

煤礦物資采購計劃管理人員應當充分了解各使用單位設備、配件的使用狀況，并根據(jù)物資采購的時間提前進行報備。對于某些消耗型設備或配件，管理人員要根據(jù)消耗量作出合理的儲備計劃。而涉及生產(chǎn)環(huán)節(jié)的專業(yè)設備，要由專業(yè)的計劃管理人員進行分析和計算，選擇最為合適的儲備和采購數(shù)量。

3.3 完善煤炭企業(yè)集中采購的管理約束體系

煤炭企業(yè)在進行集中采購時，不可避免地會出現(xiàn)人員權力集中狀況，這種情況是由企業(yè)內(nèi)部權力分配和約束不合理所造成的。因此煤炭企業(yè)內(nèi)部必須建立一種公平、民主，能夠?qū)崿F(xiàn)權力合理分配的采購體制，約束各部門和人員的權力與行為[7]。另外，在進行重大物資采購時，企業(yè)可以實行民主決策，讓所需物資部門進行采購，采購部門只是負責控制成本價格，這樣能夠在最大程度上降低企業(yè)經(jīng)營成本。

企業(yè)還可以制定完善的獎懲制度，通過制度來約束員工的行為。對于嚴格按照企業(yè)要求和規(guī)定開展采購工作的人員一定要給予相應的物質(zhì)獎勵，而對于無視企業(yè)規(guī)定的員工要給予相應的懲罰。這種方式能夠在最大程度上提高員工的責任意識，并提高他們對工作的積極性。

3.4 培養(yǎng)一批專業(yè)的采購計劃人員

煤炭企業(yè)若想提高采購效率和質(zhì)量必須培育一批專業(yè)的物資采購計劃人員。這些人員要擁有專業(yè)的技術水平，并且能夠熟練使用相關設備，作出科學、合理的物資采購計劃。首先，煤炭企業(yè)要提高物資采購人員選取門檻，并擴大物資計劃人員數(shù)量。物資采購人員必須具備相應的專業(yè)知識，并且能夠?qū)κ袌鰞r格和企業(yè)物資需求進行一個良好的調(diào)查。擴大物資計劃人員數(shù)量能夠讓物資計劃人員進入各個部門進行探查，了解物資的使用情況和耗費數(shù)量，以此為依據(jù)制定完善的物資采購計劃。其次，煤炭企業(yè)要對物資采購人員進行監(jiān)督和培訓。定期對采購人員進行技術、知識上的培訓，讓采購人員時刻保持最先進的知識系統(tǒng)，提高工作效率和工作質(zhì)量。除了知識之外，煤炭企業(yè)還要對物資采購人員的綜合素質(zhì)與法律認知程度進行培訓，防止物資采購人員在采購過程中出現(xiàn)知法犯法的情況。

3.5 提高物資管理與集中采購的信息化水平

當前許多企業(yè)都是用ERP系統(tǒng)進行物資管理，ERP系統(tǒng)的應用與發(fā)展極大地提高了企業(yè)的管理效率與水平，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的資源優(yōu)化配置，降低了企業(yè)運營成本，提高了企業(yè)的經(jīng)濟與社會效益[8]。由于煤炭企業(yè)的物資存在著復雜性和多樣性的特點，因此對物資采購工作造成了很大的困難與阻礙。ERP信息系統(tǒng)的應用減少了人工采購所產(chǎn)生的數(shù)量、型號上的失誤，能夠確保物資的及時供應。信息水平的提高，除了對采購有著極大的作用之外，對于物資管理、資金管理、賬目報表等方面也有著巨大的影響。由此可見，提高物資管理，集中采購的信息化水平能夠為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供更加穩(wěn)定與長效的支持。

4 結語

綜上所述，在煤炭企業(yè)的物資計劃管理過程中存在著各種各樣的問題。例如，供應商監(jiān)管體系的不完善、采購物資計劃與實際所需存在差異、采購評估體系不完善、沒有專業(yè)的采購人員、物資計劃管理的信息化程度不足等，都在制約著煤炭企業(yè)集中采購在物資計劃管理中的發(fā)展。但隨著對這些問題認識程度的逐漸提高，煤炭企業(yè)內(nèi)部的物資采購管理系統(tǒng)也在不斷進行改進與完善。提高集中采購在物資計劃管理的應用程度，不僅能夠保障煤炭企業(yè)的物資采購質(zhì)量，還能夠降低煤炭企業(yè)的物資采購成本，提高自身的經(jīng)濟效益與市場競爭力。

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