云會計(jì)環(huán)境下會計(jì)檔案電子化管理探究

李斌麗

[摘 要]本文基于《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》、新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》以及最新下發(fā)的《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報銷入賬歸檔的通知》等政策性文件，站在會計(jì)檔案電子化管理的角度進(jìn)行重點(diǎn)審度，旨在提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量、推進(jìn)會計(jì)檔案電子化。

[關(guān)鍵詞]云會計(jì)環(huán)境;會計(jì)檔案;電子化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.027

[中圖分類號]F232;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）22-00-03

0? ? ?引 言

檔案工作就是對工作中各部門零散、龐雜的實(shí)體信息進(jìn)行規(guī)整、保存，實(shí)施優(yōu)質(zhì)管理，以方便后期各業(yè)務(wù)使用，在整個管理流程中，主要涉及匯總規(guī)整、保存認(rèn)定及查證等方面的內(nèi)容，是一項(xiàng)繁雜的工作。在公司日常經(jīng)營中，會計(jì)檔案的管理工作非常重要，不可或缺。在云會計(jì)大背景下，檔案的紙質(zhì)化保管和電子化保管同時存在。通過調(diào)查可知，紙質(zhì)保管方式的不足逐漸凸顯。例如，長時間保存面臨很大挑戰(zhàn)等。2013年，財政部印發(fā)了《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》，其中一項(xiàng)內(nèi)容指出企業(yè)在進(jìn)行文件電子歸檔和管理時，需要使用滿足國家指定條件的會計(jì)系統(tǒng)軟件，以確保會計(jì)信息保存完整。新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》，對電子會計(jì)檔案的許多內(nèi)容做出了新的規(guī)定，分別從現(xiàn)實(shí)法律效力和銷毀要求等方面進(jìn)行了闡述，包括管理方面的要求。同時，為確保電子商務(wù)和電子政務(wù)高效開展，進(jìn)一步規(guī)范了各種類型電子會計(jì)憑證的報銷、入賬、歸檔工作，《國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）對以上提到的相關(guān)事項(xiàng)提出了細(xì)致要求。從以上政策可以看出，當(dāng)前環(huán)境下加強(qiáng)會計(jì)檔案電子化管理的重要性。但是，企業(yè)在實(shí)際處理會計(jì)業(yè)務(wù)的過程中，電子文件歸檔和管理面臨許多實(shí)際問題，會計(jì)檔案電子化的管理方式亟待改善、電子化管理理念需要不斷更新。

1? ? ?相關(guān)文獻(xiàn)綜述

目前，已有研究主要從電子會計(jì)檔案管理的必要性、存在的問題和解決路徑等方面進(jìn)行研究。其中，會計(jì)檔案的計(jì)算機(jī)管理模式具有時代發(fā)展的必然性。已有研究認(rèn)為，電子會計(jì)檔案相比紙質(zhì)會計(jì)檔案而言，具有便于查詢和保存等優(yōu)點(diǎn)，能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)文件的線上使用，便于傳送。也有研究認(rèn)為，電子檔案管理可以大幅減少財務(wù)人員工作量，進(jìn)而提高管理人員的工作效率和工作質(zhì)量。因此，企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展情況，提出應(yīng)對計(jì)算機(jī)檔案管理風(fēng)險的舉措，盡量避免電子會計(jì)檔案因不受重視而被篡改甚至丟失等風(fēng)險。具體來講，在風(fēng)險防范方面，已有研究從制定國家財政機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、完善企業(yè)內(nèi)部控制制度、建立電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)源泉管理機(jī)制、電子追蹤管理、“雙套制”等角度提出了相關(guān)建議，進(jìn)而從源頭預(yù)防計(jì)算機(jī)檔案管理風(fēng)險。有學(xué)者認(rèn)為，會計(jì)檔案電子化管理有助于推進(jìn)云審計(jì)工作開展，進(jìn)而有效獲取數(shù)據(jù)。

2016年，由中國會計(jì)學(xué)會舉辦的第十五屆全國會計(jì)信息化學(xué)術(shù)年會中，與會專家針對云財務(wù)平臺發(fā)表了不同看法。專家認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)借助云財務(wù)平臺為企業(yè)利益相關(guān)者提供必要的核算、金融、稅務(wù)和咨詢服務(wù)，這一舉措將幫助企業(yè)提高經(jīng)營效率，降低各項(xiàng)成本支出，對企業(yè)財務(wù)的管理控制和轉(zhuǎn)型升級大有益處。同時，專家還指出，云財務(wù)平臺可以為小型企業(yè)提供必要的系統(tǒng)服務(wù)和代賬服務(wù)。但是，任何事物都有兩面性，因此，企業(yè)還要充分管控財務(wù)云平臺的審計(jì)、內(nèi)控和風(fēng)險管理工作，避免問題發(fā)生?；谝延形墨I(xiàn)研究可知，學(xué)者關(guān)于會計(jì)檔案電子化管理的研究比較豐富，但已有研究較少基于云會計(jì)環(huán)境分析電子會計(jì)檔案管理面臨的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，而本文將試圖解決這一問題。如上文所述，在國家財政機(jī)構(gòu)政策文件指引下，本文將站在會計(jì)檔案電子化管理的角度進(jìn)行重點(diǎn)審度，參考國內(nèi)已發(fā)表的研究文獻(xiàn)，通過比較會計(jì)檔案電子化管理和紙質(zhì)化管理，對會計(jì)檔案電子化管理的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行評述，找出當(dāng)前管理存在的劣勢和優(yōu)勢，并有針對性地提出解決措施。

2? ? ?會計(jì)檔案紙質(zhì)化管理和電子化管理的不同之處

電子會計(jì)檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案在儲存方式、承接載體、保護(hù)和維護(hù)措施、移交和接收注意事項(xiàng)等方面都存在差別。電子會計(jì)檔案儲存過程中，要注意承載檔案的磁盤等存儲介質(zhì)的物理保護(hù)，并進(jìn)行定期維護(hù)，避免信息丟失;紙質(zhì)會計(jì)檔案儲存過程中，則要做好紙質(zhì)檔案防潮等工作，定期核查檔案毀損情況，提高保存的完整性。與紙質(zhì)會計(jì)檔案對比，電子會計(jì)檔案儲存更加靈活，格式更加多樣化，更方便近距離查看甚至遠(yuǎn)程查看。但是，紙質(zhì)會計(jì)檔案也具有自身優(yōu)勢，例如，信息變動痕跡易查詢、檔案移交入庫前不需要過多保護(hù)等。但是，電子會計(jì)檔案則很難查詢信息變動痕跡，需要企業(yè)將電子會計(jì)資料保護(hù)工作貫穿全過程，成本較高。基于上述內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，會計(jì)檔案電子化管理逐漸演變成一種必然態(tài)勢，具有一定的發(fā)展優(yōu)勢，可以幫助企業(yè)提高辦公效率，推動企業(yè)發(fā)展。

3? ? ?會計(jì)檔案電子化管理存在的問題

3.1? ?管理系統(tǒng)安全隱患問題

云會計(jì)環(huán)境下會計(jì)檔案電子化管理的首要問題是管理系統(tǒng)的安全性問題，即會計(jì)檔案管理部門在收集、歸納、整理、儲存、提取電子會計(jì)檔案時可能遇到的系統(tǒng)運(yùn)行安全風(fēng)險、信息存儲安全風(fēng)險等問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)化會計(jì)檔案管理相比，會計(jì)檔案電子化管理的安全隱患更易暴露，具體體現(xiàn)在以下兩方面。第一，在管理系統(tǒng)運(yùn)行安全隱患方面，企業(yè)管理系統(tǒng)存在很大的被入侵風(fēng)險，例如，常見的病毒和黑客技術(shù)等，惡意攻擊在很大程度上會造成計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及其載體毀損，導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)故障，不僅會增加系統(tǒng)維護(hù)成本，更無法保證會計(jì)信息和會計(jì)文件的安全。第二，在系統(tǒng)信息存儲安全隱患方面，企業(yè)將會計(jì)檔案存儲在專門的管理系統(tǒng)內(nèi)，而電子會計(jì)文件的保存形式具有多樣性，自身信息結(jié)構(gòu)具有多媒體集成性和復(fù)雜性，在歸檔存儲過程中，保存路徑很難統(tǒng)一，存在完整性和真實(shí)性缺失等安全隱患。此外，會計(jì)檔案管理系統(tǒng)還存在會計(jì)檔案信息被竊取、泄露或毀損的風(fēng)險，降低了電子會計(jì)檔案的保密性。

3.2? ?管理層與專職人員職責(zé)缺失問題

云會計(jì)環(huán)境下會計(jì)檔案電子化管理的另一主要問題則是人員管理和職責(zé)缺失問題，主要涉及主體為企業(yè)管理層和檔案管理部門的專職工作人員。第一，在管理層管理職責(zé)缺失方面，大多數(shù)管理者尚未深刻認(rèn)識到會計(jì)檔案電子化管理的未來發(fā)展前景以及實(shí)施管理的必要性和重要性，甚至沒有委派專職人員管理會計(jì)檔案，僅重視會計(jì)業(yè)務(wù)，忽視了會計(jì)檔案管理工作，且缺少專門的電子化管理會計(jì)系統(tǒng)操作人員，管理職能缺失，導(dǎo)致企業(yè)會計(jì)檔案電子化管理工作停滯不前。第二，在檔案管理部門專職人員職責(zé)缺失方面，專職人員缺少針對性的專業(yè)知識技能培訓(xùn)，沒有完全掌握系統(tǒng)性理論知識、操作技能、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，實(shí)際工作受限，導(dǎo)致會計(jì)檔案電子化管理缺乏專業(yè)性，降低了檔案管理效率。

3.3? ?相關(guān)管理制度不健全問題

電子會計(jì)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化至關(guān)重要，需要企業(yè)制定完善的管理制度和約束機(jī)制。目前，管理制度不健全是制約會計(jì)檔案電子化管理進(jìn)程的又一問題，其主要表現(xiàn)為：當(dāng)前電子會計(jì)檔案監(jiān)督管理機(jī)制和監(jiān)督管理辦法落后，即實(shí)施的監(jiān)管制度總是落后于電子會計(jì)檔案管理過程中的實(shí)時監(jiān)管制度需求;電子會計(jì)檔案在歸檔、保存、查閱以及銷毀時缺少規(guī)范化管理制度體系的約束，即電子檔案的借閱、審批、使用權(quán)限等缺少明確的制度規(guī)定。此外，現(xiàn)行電子會計(jì)檔案管理的法律條例大多與企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不符，無法滿足企業(yè)實(shí)際管理需求。這表明我國目前的檔案管理政策和規(guī)定忽視了中小型企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況，也沒有認(rèn)識到處于不同發(fā)展階段的企業(yè)對會計(jì)檔案電子化管理的需求不同，且實(shí)施能力存在很大差別。

3.4? ?其他問題

除上述問題外，在電子會計(jì)檔案的實(shí)際管理過程中可以發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)生成的會計(jì)憑證與手工會計(jì)核算編制的會計(jì)憑證不一致，導(dǎo)致會計(jì)人員在整合原始會計(jì)信息和數(shù)據(jù)時不便捷，存在耗時過長、無法保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的問題。

4? ? ?云會計(jì)環(huán)境下會計(jì)檔案電子化管理對策

4.1? ?健全管理制度，加強(qiáng)安全防范

在云會計(jì)環(huán)境下，電子會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵在于建立健全管理制度。首先，相關(guān)單位需要努力健全會計(jì)檔案電子化管理的內(nèi)控制度，做好電子會計(jì)資料的保管、借閱、接收、備案等工作。同時，還要周期性地對管理系統(tǒng)內(nèi)的會計(jì)檔案進(jìn)行備份，防止資料丟失，提高企業(yè)財務(wù)風(fēng)險防控能力。其次，相關(guān)單位需要周期性地對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和病毒檢測，警惕惡意攻擊。例如，檢查電子會計(jì)憑證中電子簽名的準(zhǔn)確性。最后，相關(guān)單位要完善安全監(jiān)察機(jī)制，定期核查和監(jiān)管，必要時提前制定應(yīng)急措施，確保突發(fā)情況下公司有所準(zhǔn)備，加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理過程中的風(fēng)險應(yīng)對能力。

4.2? ?強(qiáng)化責(zé)任意識，加大宣傳力度

在云會計(jì)背景下，針對管理層和檔案管理專職人員職責(zé)缺失問題，需要從以下兩方面抓起。一方面，通過獎懲方式強(qiáng)化管理者和電子會計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識，使其主動改善原有管理理念和管理方式，不拘泥于紙質(zhì)會計(jì)檔案的管理模式，通過互相監(jiān)督有效落實(shí)電子會計(jì)檔案管理工作。另一方面，通過新媒體平臺推廣相關(guān)信息，同時加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理人員的專項(xiàng)職業(yè)技能培訓(xùn)，加大宣傳力度，提高管理層和檔案管理人員對會計(jì)檔案電子化管理工作的關(guān)注度，確保檔案管理人員切實(shí)做好電子文件歸檔、存儲和后續(xù)管理工作，提高會計(jì)檔案電子化管理的效率和質(zhì)量。

4.3? ?引進(jìn)專業(yè)人才，提升專業(yè)化水平

云會計(jì)環(huán)境下，企業(yè)需要增加投入，引進(jìn)兼具檔案管理能力和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識儲備的會計(jì)人才，培養(yǎng)他們的會計(jì)檔案管理基本技能、數(shù)字化處理技能、信息化處理技能以及計(jì)算機(jī)軟硬件應(yīng)用能力。引進(jìn)人才后，企業(yè)需要對專業(yè)人才進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使他們了解電子會計(jì)檔案實(shí)際管理情況，以針對性地應(yīng)對專業(yè)技術(shù)問題。電子會計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案管理不同，需要階段性地對專業(yè)人才進(jìn)行繼續(xù)教育，完善管理知識體系，提高電子化專業(yè)技能。除在職繼續(xù)教育外，企業(yè)也可通過設(shè)崗招人、崗前培訓(xùn)等方式為企業(yè)儲備專業(yè)人才。此外，在引進(jìn)綜合型電子會計(jì)檔案管理人才的同時，企業(yè)會計(jì)部門也可以考慮引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，為電子會計(jì)檔案管理提供后臺技術(shù)支持，增加人員儲備，不斷規(guī)范會計(jì)檔案收集、整理、歸檔和保存工作，提高檔案管理質(zhì)量。

4.4? ?引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，加大投入力度

先進(jìn)的管理技術(shù)對于企業(yè)發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義，一定程度上決定了企業(yè)發(fā)展方向和發(fā)展前景。云會計(jì)環(huán)境下，會計(jì)檔案電子化管理需要不斷引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)維持系統(tǒng)運(yùn)行，為財務(wù)分析工作提供便捷服務(wù)，所以企業(yè)應(yīng)做好技術(shù)投入預(yù)算工作，預(yù)留一部分資金引進(jìn)專項(xiàng)技術(shù)，以更新維護(hù)電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)。此外，技術(shù)引進(jìn)需要為電子會計(jì)檔案實(shí)際財務(wù)應(yīng)用提供服務(wù)，不應(yīng)與以往檔案管理模式一樣僅注重會計(jì)檔案保存工作，而忽視會計(jì)檔案的應(yīng)用價值。企業(yè)財務(wù)部門引進(jìn)的先進(jìn)技術(shù)應(yīng)服務(wù)于會計(jì)部門財會審計(jì)分析工作，使電子檔案信息獲取更便捷、更快速，降低會計(jì)專職人員的工作強(qiáng)度，進(jìn)一步提高檔案信息利用效率。此外，在吸收先進(jìn)技術(shù)時，還要加大對電子會計(jì)檔案管理軟件的投入力度。

5? ? ?結(jié) 語

隨著云會計(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展，會計(jì)檔案電子化管理將成為主流發(fā)展趨勢。本文基于對會計(jì)檔案電子化管理相關(guān)政策文件的思考以及對已有研究文獻(xiàn)內(nèi)容的梳理，對比會計(jì)檔案電子化和紙質(zhì)化管理，發(fā)現(xiàn)電子會計(jì)檔案管理存在系統(tǒng)運(yùn)行和信息存儲安全隱患、人員職責(zé)缺失、管理制度不健全等問題，并相應(yīng)地提出了安全防范、責(zé)任監(jiān)督、人才引進(jìn)和技術(shù)吸收等對策，希望可以提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量，推進(jìn)會計(jì)檔案管理電子化。

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