高等院校檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)防范對策研究

李錦華

摘 要?隨著高等院校檔案數(shù)字化的逐步推進(jìn)，檔案數(shù)字化的外包服務(wù)正成為一種趨勢。檔案數(shù)字化外包服務(wù)給高校檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也存在了很多風(fēng)險(xiǎn)隱患。本文主要對高等院校檔案數(shù)字化外包服務(wù)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研判，并提出相應(yīng)的防范對策。

關(guān)鍵詞?高等院校 數(shù)字化 外包 風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)給社會各個方面帶來了深刻變革。習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中明確提出了“瞄準(zhǔn)世界前沿”、“推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合”的戰(zhàn)略方針。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升?！盵1]因此，在新的時(shí)代背景下，伴隨著電子文件的迅速增長，開展檔案數(shù)字化工作是高等院校適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必由之路。

一、高等院校檔案數(shù)字化外包概述

根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68-2017），檔案數(shù)字化外包是指某一機(jī)構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，外包給其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化加工服務(wù)的行為[2]。針對近年來業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量急速增長，中辦、國辦在印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2004〕15號）中明確要求，要規(guī)范并支持檔案中介機(jī)構(gòu)、專業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)，確保檔案數(shù)字化的外包服務(wù)健康有序開展。

目前，高校檔案數(shù)字化外包方式主要采取外包公司與高校檔案部門共同合作的工作模式：通過聘請外包公司完成檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、頁面修復(fù)等專業(yè)性程度高的工作，高校檔案部門也自建團(tuán)隊(duì)，以管理者的身份對參與數(shù)字化工作的外包公司進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，并對檔案鑒定這類核心業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格把控，相互合作，共同開展檔案數(shù)字化工作。

二、高等院校檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)分析

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，根據(jù)國家檔案局制定的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案交接、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、文件存儲、質(zhì)量自檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、檔案入庫、成果驗(yàn)收共十個環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化外包的各個環(huán)節(jié)中，都有可能存在檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。

1.檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化過程中，由于場地限制，一般需要將大量的檔案從庫房移出到數(shù)字化加工場所，在此過程中，常常容易出現(xiàn)由于檔案出入庫手續(xù)的不完善或者工作人員對檔案核對不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案順序混亂、交接不清，甚至出現(xiàn)實(shí)體檔案丟失的情況。同時(shí)，檔案數(shù)字化工作往往需要對檔案實(shí)體進(jìn)行必要的拆分、掃描和重新裝訂，在此過程中，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)檔案裝訂順序混亂、裝訂傷害檔案實(shí)體等問題，特別是對于年代較為久遠(yuǎn)的檔案，檔案數(shù)字化工作無疑極大地增加了發(fā)脆、破損紙張的實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)[3]。

2.檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。高校檔案包括了院校在招生、教學(xué)、科研、黨政管理等活動中形成的各種不同形式、不同載體的歷史記錄，數(shù)量龐大的館藏檔案中可能混雜有國家秘密文件、科研成果以及涉及個人隱私等含敏感信息的文件。在數(shù)字化外包過程中，由于環(huán)節(jié)多，涉及計(jì)算機(jī)軟、硬件以及人為因素，容易導(dǎo)致檔案信息泄露，無疑增加了檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)[4]。同時(shí)，外包公司的工作人員，大多沒有檔案學(xué)專業(yè)背景，檔案保密意識也比較薄弱，只滿足于完成手頭上的工作，在工作過程中很容易把重要的、敏感的信息甚至將國家秘密文件資料進(jìn)行掃描，并公開到網(wǎng)絡(luò)上，從而造成重要信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.檔案場所安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化場所是檔案在數(shù)字化過程中的暫時(shí)存放點(diǎn)，也是進(jìn)行檔案整理、檔案掃描、圖像處理、檔案裝訂等一系列流程的主要場所，場所的安全性在整個數(shù)字化掃描過程中尤為重要。然而，由于高校檔案部門場地的制約，部分高校無法提供環(huán)境符合、面積充足的場所開展檔案數(shù)字化工作，甚至有的高校數(shù)字化掃描場所離日常辦公區(qū)域較遠(yuǎn)，日常只靠監(jiān)控視頻監(jiān)督。場地面積不足、溫濕度不達(dá)標(biāo)、安保防護(hù)措施不到位等這些場所問題，均給檔案數(shù)字化外包工作帶來不可忽視的安全風(fēng)險(xiǎn)。

4.檔案數(shù)字化質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。我國檔案外包公司發(fā)展于20世紀(jì)90年代，從目前來看，由于發(fā)展時(shí)間較短，所以整體企業(yè)規(guī)模較小，行業(yè)服務(wù)水平不高[5]。檔案數(shù)字化質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要來源于檔案數(shù)字化外包公司聘請的工作人員大多缺乏檔案學(xué)專業(yè)知識，容易出現(xiàn)對待檔案數(shù)字化工作不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致的現(xiàn)象。例如，在掃描的過程中，工作人員不細(xì)致導(dǎo)致頁面漏掃描、重復(fù)掃描的現(xiàn)象;在頁面處理的過程中，工作人員不用心導(dǎo)致掃描頁面清晰度不夠;外包工作人員不熟悉高校使用的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致經(jīng)過數(shù)字化處理的電子文件無法正常使用等情況。上述現(xiàn)象都對檔案數(shù)字化工作帶來質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

三、高等院校檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)防范有關(guān)對策

檔案數(shù)字化外包離不開安全觀理念的指引[6]。中辦、國辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)要“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，把確保檔案安全保密作為加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的一個重要目標(biāo)。對于檔案工作者來說，檔案安全是檔案工作的底線、紅線和高壓線，必須時(shí)刻警惕，尤其在檔案數(shù)字化外包過程中，更要時(shí)刻繃緊安全保密這根弦，提高防范化解重大風(fēng)險(xiǎn)的能力。

1.做好檔案數(shù)字化外包服務(wù)的前期準(zhǔn)備工作。

（1）制定檔案數(shù)字化外包工作方案。在廣泛調(diào)研檔案數(shù)字化外包的做法和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校的自身實(shí)際，組織有關(guān)部門和單位到省內(nèi)外同級、同類院校開展廣泛調(diào)研，制訂檔案數(shù)字化外包實(shí)施方案。同時(shí)把檔案數(shù)字化工作納入學(xué)校智慧校園建設(shè)的整體規(guī)劃，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，為其順利開展提供必要的人、財(cái)、物、場地等條件保障，為開展檔案數(shù)字化工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（2）遴選具有資質(zhì)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)。在選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、項(xiàng)目實(shí)施方案、安全管理規(guī)范、安全保密措施、人員培訓(xùn)等方面內(nèi)容，尤其審核其是否具備“雙資質(zhì)”（既具備檔案工作資質(zhì)又具備保密工作資質(zhì)）。同等條件下，優(yōu)先選擇具有成熟的高等院校檔案數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)的服務(wù)機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目實(shí)施前，對項(xiàng)目工作人員進(jìn)行檔案保密安全和檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，簽訂保密工作協(xié)議，并對項(xiàng)目工作人員的身份信息進(jìn)行備案。

（3）建立健全檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度。建立健全配套完善的規(guī)章制度是高等院校開展檔案數(shù)字化外包工作的法制保障，也是檔案管理工作得以長效發(fā)展的動力。為了適應(yīng)檔案數(shù)字化外包工作這一趨勢，加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包工作的安全管理，2014年，國家檔案局組織制定了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，隨后又出臺了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，對檔案數(shù)字化外包工作的各個方面給出了指引和工作規(guī)范。在嚴(yán)格遵守國家有關(guān)規(guī)定的同時(shí)，高校還要根據(jù)各自的工作實(shí)際，制定《檔案出入庫交接制度》《檔案數(shù)字化掃描工作流程規(guī)范》《檔案數(shù)字化安全應(yīng)急預(yù)案》等制度。使檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)都能做到有章可循、有法可依，切實(shí)規(guī)范檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)。

（4）全面開展數(shù)字化加工前的檔案核查工作。2013年12月，時(shí)任國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案局長館長會議上的講話中指出：“在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)前，應(yīng)做好涉密和內(nèi)容敏感檔案的挑選、鑒定、解（降 ）密工作，不再涉密的檔案可在解（降）密后委托外包，仍涉密的檔案則堅(jiān)決不要外包，特別是仍屬絕密的檔案一律不搞數(shù)字化?！盵7]因此，在聘請外包服務(wù)機(jī)構(gòu)開展檔案數(shù)字化前，必須對計(jì)劃數(shù)字化的檔案進(jìn)行全面核查，剔除涉密和內(nèi)容敏感檔案。根據(jù)高校檔案工作實(shí)行部門立卷負(fù)責(zé)制的原則，而且業(yè)務(wù)部門作為檔案材料的直接形成部門，對檔案內(nèi)容最為了解的實(shí)際情況，在全面開展檔案核查的過程中，應(yīng)建立“立卷部門負(fù)責(zé)制”，以業(yè)務(wù)部門人員為主，檔案部門工作人員配合，對計(jì)劃數(shù)字化加工的檔案進(jìn)行逐份、逐頁翻查，確保交給外包服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案無涉密和內(nèi)容敏感信息。

2.強(qiáng)化檔案數(shù)字化實(shí)施階段的安全管理。

（1）加強(qiáng)人員管理和培訓(xùn)。檔案數(shù)字化工作能否安全、有序地開展，項(xiàng)目工作人員是關(guān)鍵。除了要對參與檔案數(shù)字化項(xiàng)目的工作人員進(jìn)行必要的背景信息核查，做好人員信息備案，除簽訂保密協(xié)議以外，在項(xiàng)目實(shí)施期間，高校檔案部門還要與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)共同制定人員培訓(xùn)方案，根據(jù)工作實(shí)際定期、不定期開展有針對性的培訓(xùn)。如保密知識培訓(xùn)、基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)和消防安全培訓(xùn)等。同時(shí)，要加強(qiáng)對項(xiàng)目工作人員的進(jìn)出管理，嚴(yán)禁攜帶各種電子產(chǎn)品進(jìn)入檔案數(shù)字化場所，禁止吸煙、飲水、進(jìn)食等與檔案數(shù)字化工作無關(guān)的活動，切實(shí)防范檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。

（2）提供必要的條件保障。按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的有關(guān)要求，檔案數(shù)字化加工場所除了要設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)，符合“十防”（防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、放日光及紫外線照射、放有害生物、防污染等）安全管理要求外，還要安裝無死角、不間斷的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案數(shù)字化的全過程都在視頻監(jiān)控記錄之下;安排工作人員定期查看、回放視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，不定期地對檔案數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查。同時(shí)，檔案數(shù)字化加工場所只使用校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，所有硬件設(shè)備的進(jìn)出要進(jìn)行信息備案，不能帶有無線網(wǎng)絡(luò)功能，不能使用各種移動存儲介質(zhì)，項(xiàng)目結(jié)束后，所有電腦硬盤設(shè)備交高等院校檔案部門保管。

（3）加強(qiáng)項(xiàng)目全過程管理。成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管校領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成員由全校各立卷（預(yù)立卷）部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員組成，根據(jù)工作職責(zé)和任務(wù)分工，共同開展檔案數(shù)字化的工作安排、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制和質(zhì)量把關(guān)等工作。高校檔案數(shù)字化工作，應(yīng)按照立卷部門負(fù)責(zé)制的原則，安排檔案形成部門的專職檔案管理員，在所屬門類檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過程中到檔案數(shù)字化場所辦公，并密切與外包服務(wù)公司溝通，及時(shí)掌握工作進(jìn)度和發(fā)現(xiàn)問題;檔案部門指派專人全程跟蹤檔案交接、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、文件存儲、質(zhì)量自檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、檔案入庫、成果驗(yàn)收十個環(huán)節(jié)，做好問題記錄和情況反饋，及時(shí)糾正錯誤、改進(jìn)工作流程和方法，有效地落實(shí)檔案數(shù)字化安全管理工作責(zé)任制，確保檔案數(shù)字化工作有效、高效、安全地實(shí)施。

3.嚴(yán)格檔案數(shù)字化驗(yàn)收階段的質(zhì)量與安全管理。一是要聘請有專業(yè)資質(zhì)的第三方質(zhì)檢公司，采用計(jì)算機(jī)自動檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果及數(shù)據(jù)掛接情況進(jìn)行質(zhì)量檢查，質(zhì)檢無問題后出具質(zhì)檢報(bào)告，并交檔案部門驗(yàn)收;二是除了要按要求把檔案數(shù)字化后上傳到檔案管理系統(tǒng)，還要對數(shù)字化加工的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)信息安全可用;三是要收集整理檔案數(shù)字化加工的過程中所形成的系列文檔材料（紙質(zhì)版和電子版），主要包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議、紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等，建立體系完整的檔案數(shù)字化加工專項(xiàng)檔案[8]。

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