高校師資檔案信息化建設(shè)影響因素及發(fā)展策略

陳瑩

摘 要?在分析梳理“互聯(lián)網(wǎng)+”高校師資檔案信息化建設(shè)影響因素的基礎(chǔ)上，提出學(xué)校師資信息的基本全面管理、全校師資情況的基本統(tǒng)計和分析、全校師資隊伍建設(shè)的智能分析及預(yù)測三個層次的深化發(fā)展路徑，以期為“互聯(lián)網(wǎng)+”高校師資檔案信息化建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞?高校師資 檔案信息化 影響因素 策略

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。高校檔案信息化建設(shè)是以資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為重點(diǎn)，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)的一項重要工作。信息化水平是衡量高校檔案管理現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，加快檔案信息化進(jìn)程，拓展檔案館的服務(wù)功能已經(jīng)成為高校檔案工作者的必然選擇和迫切需要。目前，高校師資檔案信息化建設(shè)已經(jīng)如火如荼開展，但是仍然存在眾多問題。有學(xué)者認(rèn)為，高校檔案管理隊伍的現(xiàn)狀還不能完全適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，信息化管理的意識薄弱，師資檔案管理制度、管理技術(shù)存在問題，師資檔案管理工作沒有充分利用計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，師資檔案管理系統(tǒng)的利用率比較低、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在滯后性、無法兼容等問題都制約著高校師資檔案信息化的深化發(fā)展，導(dǎo)致高校師資檔案信息化建設(shè)沒有實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價值[1]179。

隨著國家“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略深化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校師資檔案信息化建設(shè)，可以減少日常繁雜的檔案整理程序，而且通過程序化的管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索，提高檔案的利用效率，大大節(jié)約檔案的尋找時間，提高檔案的檢索效率，并能夠深入檔案資料中的各類資源，提升學(xué)校管理效果，利用大數(shù)據(jù)分析、云計算等技術(shù)手段，進(jìn)一步深入挖掘師資檔案中的數(shù)據(jù)，為學(xué)校人才隊伍建設(shè)、人才引進(jìn)、人力資源管理等的科學(xué)化決策提供可靠的數(shù)據(jù)分析。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”高校師資檔案信息化建設(shè)影響因素

在檔案信息化建設(shè)影響因素方面，部分學(xué)者已經(jīng)開展了相關(guān)研究工作。馬艷（2010）認(rèn)為，資金、人才、技術(shù)是制約檔案信息化建設(shè)的重要因素，其中人才方面缺少檔案管理計算機(jī)專業(yè)學(xué)歷的人員，技術(shù)方面檔案信息組織、信息安全與保密技術(shù)等都尤為重要。向桂云（2012）從高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的維度探討其中的影響因素，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對于檔案管理認(rèn)識的偏差，傳統(tǒng)檔案管理水平不高，檔案分類缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性和科學(xué)性，檔案人員缺乏相應(yīng)的管理素質(zhì)等都是重要影響因素，其中檔案人員方面表現(xiàn)在缺少專項培養(yǎng)和培訓(xùn)，沒有針對性地開展檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，檔案管理人員數(shù)量不足。王衛(wèi)平（2014）從技術(shù)因素和非技術(shù)因素兩個層面進(jìn)行了論述。他認(rèn)為，信息技術(shù)是資源建設(shè)的根本，且檔案信息管理離不開信息技術(shù);非技術(shù)層面，高校檔案信息化建設(shè)是社會整體信息化建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)整合政府、地方以及教育機(jī)構(gòu)的力量，且應(yīng)建立一套管理政策和法律法規(guī)。孫艷麗（2012）認(rèn)為，技術(shù)（硬環(huán)境）和非技術(shù)（軟環(huán)境）因素是高校檔案信息化建設(shè)的影響因素。技術(shù)（硬環(huán)境）因素層面，資源建設(shè)、信息管理、信息服務(wù)等都依托信息技術(shù)的發(fā)展;非技術(shù)（軟環(huán)境）層面，體制和機(jī)制建設(shè)、法律法規(guī)和規(guī)范、檔案信息化人才等都是其中具體的重要體現(xiàn)。白海珍（2017）從硬件因素和軟件因素兩個方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。硬件因素方面，白海珍認(rèn)為，高校對檔案信息化投入明顯不夠，對設(shè)施的配置和設(shè)備的更新不夠重視;管理軟件存在缺陷;技術(shù)支持服務(wù)不夠等。軟件因素涵蓋資金、人力、政策等內(nèi)容，對于檔案信息化建設(shè)資金投入不足、檔案管理人員信息素養(yǎng)不足、缺少相應(yīng)的管理規(guī)范等。顏萌（2015）提出，高校館藏檔案信息載體單一化影響數(shù)字化發(fā)展步伐，檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，電子檔案信息保障體系不健全，檔案信息化建設(shè)的宣傳力度和重視程度有待加強(qiáng)，檔案管理人員素質(zhì)、技術(shù)力量有待提高等成為影響檔案信息化建設(shè)的重要因素。

在分析梳理影響因素的基礎(chǔ)上，也有學(xué)者提出了檔案信息化建設(shè)相應(yīng)對策。向桂云（2012）提出樹立人性化管理思想、實(shí)行制度化、提高現(xiàn)代化管理水平、提升管理服務(wù)能力、強(qiáng)化檔案管理人員的管理能力等措施。王衛(wèi)平（2014）提出適時調(diào)整和完善高校檔案管理制度、實(shí)現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)的充分利用、提高檔案人員素質(zhì)和增加經(jīng)費(fèi)投入。孫艷麗（2012）從高校檔案信息資源體系建設(shè)、高校檔案信息管理與利用體系建設(shè)、高校檔案信息化人才隊伍體系建設(shè)、高校檔案信息化安全保障體系建設(shè)等方面，提出加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)策略體系：信息資源建設(shè)體系應(yīng)從檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面開展;檔案信息管理與利用體系建設(shè)應(yīng)建立統(tǒng)一的管理平臺，建立檔案信息社會化的服務(wù)體系，創(chuàng)新服務(wù)方式，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為新的工作平臺，建設(shè)互聯(lián)互通信息發(fā)布平臺和查詢利用系統(tǒng)，建設(shè)檔案信息資源的共享系統(tǒng)等;高校檔案信息化人才隊伍體系建設(shè)應(yīng)從檔案工作者對于信息化建設(shè)的意識、提高檔案信息管理隊伍的素質(zhì)、建立自我發(fā)展自我約束的機(jī)制等方面著手;高校檔案信息化安全保障體系建設(shè)應(yīng)從制定出檔案信息化過程中的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、建立健全并及時更新相關(guān)制度、完善管理標(biāo)準(zhǔn)和方法等方面著手。白海珍（2017）提出加強(qiáng)高校檔案的信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、合理使用經(jīng)費(fèi)、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)等策略。顏萌（2015）提出加強(qiáng)檔案信息多元化服務(wù)提高高校檔案資源的社會價值、提高檔案信息化建設(shè)的思想認(rèn)識加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、重視檔案信息化人才建設(shè)保證檔案信息的安全管理等策略體系。

綜合分析發(fā)現(xiàn)，各學(xué)者普遍認(rèn)為影響檔案信息化建設(shè)的因素分為“硬件環(huán)境”和“軟件環(huán)境”兩個方面，其中硬件環(huán)境包括信息技術(shù)、軟件、設(shè)備、資源等內(nèi)容，軟件環(huán)境包括意識、政策、人員、體制機(jī)制等方面內(nèi)容。具體來看，硬件環(huán)境方面，隨著國家“雙一流”、高等教育內(nèi)涵式發(fā)展等計劃的實(shí)施，各高校師資檔案信息化建設(shè)配套的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、管理平臺等方面已經(jīng)逐步得到改善，但是在軟件方面，高校內(nèi)的配套政策、機(jī)制體制，以及對于利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)開展師資檔案海量數(shù)據(jù)分析的重要性和積極作用，仍缺乏深刻和明確的認(rèn)識，這些都成為高校師資檔案信息化建設(shè)的阻礙因素。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”高校師資檔案信息化深化發(fā)展路徑

基于以上分析，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校師資檔案信息化發(fā)展應(yīng)該從三個層面開展，在不同的時期和階段有相應(yīng)的任務(wù)，即最基本的學(xué)校師資信息的基本管理層面，中級層次的學(xué)校師資數(shù)據(jù)初級統(tǒng)計分析層面，最高級層次為學(xué)校師資隊伍現(xiàn)狀智能分析及發(fā)展預(yù)測層面，在層層遞進(jìn)的過程中，最終實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”與高校師資檔案的融合，推動師資管理工作的深化發(fā)展。

1.基本管理層次：學(xué)校師資信息的基本全面管理。“互聯(lián)網(wǎng)+”高校師資檔案信息化管理的最基本層次為學(xué)校師資信息的全面管理，如基本信息、職務(wù)信息、崗位信息、學(xué)歷信息、職稱信息、學(xué)歷信息、考核信息、學(xué)習(xí)信息、勞資信息等。目前，大部分高校的相關(guān)人事信息化平臺都已能實(shí)現(xiàn)相關(guān)的功能和架構(gòu)，但是仍需在重點(diǎn)方面進(jìn)行深化：一是師資檔案信息化管理系統(tǒng)和學(xué)校內(nèi)部的教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)交換和對接，實(shí)現(xiàn)各種功能的一站式解決和全數(shù)據(jù)流程處理，如隨著職稱信息的修改直接調(diào)整財務(wù)系統(tǒng)中的勞資的結(jié)果，或者在期末考核過程中直接引用科研系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，來考核不同職稱、不同專業(yè)的教師的年終績效等等;二是注重校內(nèi)師資檔案信息化管理數(shù)據(jù)與國家、省級相關(guān)系統(tǒng)的對接和數(shù)據(jù)交換，在同一數(shù)據(jù)接口的條件下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換，促進(jìn)學(xué)校師資檔案信息化的深化應(yīng)用。

2.中間初級應(yīng)用層次：對全校師資數(shù)據(jù)的基本統(tǒng)計和分析。實(shí)現(xiàn)學(xué)校師資管理活動中的各項事務(wù)的基本統(tǒng)計和分析功能，分類維度包含多個層次：從用戶視角分為學(xué)校視角、學(xué)院視角、教師個人視角、學(xué)生視角，從時間視角分為各個年度、各個學(xué)期，從管理層級實(shí)現(xiàn)學(xué)院、教學(xué)系、專業(yè)分類等等。在具體應(yīng)用過程中，可以實(shí)現(xiàn)諸如某學(xué)院查看某位教師近3年的調(diào)課總數(shù)和平均數(shù)，某專業(yè)從高至低排序查看全校所有教師某年的課時量，某位老師查看自身近5年的課時量及具體的授課課程名稱、班級、學(xué)生數(shù)等等，某老師查看某月、某年的各類收入等等。

3.最高深化發(fā)展層次：對全校師資隊伍的智能分析及預(yù)測?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+教育”的重要特征是大數(shù)據(jù)智能分析、人工智能深化應(yīng)用，因此師資檔案管理系統(tǒng)的最高級應(yīng)用形式一定是對全校師資數(shù)據(jù)的智能分析及發(fā)展預(yù)測。此部分內(nèi)容應(yīng)在前一階段的基礎(chǔ)上，通過對大量數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)的深入挖掘，發(fā)現(xiàn)師資管理過程中存在的問題，并給出相應(yīng)的發(fā)展策略。通過運(yùn)用可視化的數(shù)據(jù)分析，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，如通過分析近幾年引進(jìn)人才和離職人員的數(shù)量，結(jié)合學(xué)校某個專業(yè)學(xué)生數(shù)量，再對比國家及省級統(tǒng)計報表和政策要求，預(yù)測未來幾年哪些專業(yè)需大力加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，來滿足學(xué)校的發(fā)展，推動學(xué)校師資管理向深化方面發(fā)展。

此外，還需建立順利應(yīng)用師資檔案信息化系統(tǒng)的支持保障技術(shù)體系，建立分類清晰明了、面向角色（管理者、教師、學(xué)生等）視角的使用幫助，以短視頻等方式呈現(xiàn)，幫助各個角色快速熟練應(yīng)用教師系統(tǒng);積極提升系統(tǒng)的響應(yīng)速度，降低各個管理人員的工作強(qiáng)度;大力加強(qiáng)學(xué)校制度層面規(guī)劃和建設(shè)，以此來推動和保障“互聯(lián)網(wǎng)+”師資檔案信息化的深化推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘虹.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（8）：179-181.