電子發(fā)票與會(huì)計(jì)自動(dòng)核算

張世平

[摘 ? ?要] 電子商務(wù)的飛速發(fā)展及電子票據(jù)管理法規(guī)的逐步完善，為電子票據(jù)作為會(huì)計(jì)原始憑證創(chuàng)造了良好環(huán)境。先進(jìn)的信息技術(shù)水平，確保電子發(fā)票驗(yàn)證和發(fā)票要素?cái)?shù)據(jù)交換能方便、快捷進(jìn)行，為會(huì)計(jì)自動(dòng)核算奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行適當(dāng)配置并結(jié)合單位OA系統(tǒng)電子簽署，實(shí)現(xiàn)了購(gòu)買業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)自動(dòng)核算，全面提升了單位財(cái)務(wù)信息化水平，推進(jìn)了單位管理架構(gòu)和治理能力現(xiàn)代化。

[關(guān)鍵詞] 電子發(fā)票;發(fā)票要素;數(shù)據(jù)交換;購(gòu)買自動(dòng)核算

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 027

[中圖分類號(hào)] F232 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] ?A ? ? ?[文章編號(hào)] ?1673 - 0194（2020）23- 0060- 04

0 ? ? ?引 ? ?言

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、網(wǎng)上購(gòu)物、網(wǎng)上支付的快速發(fā)展及國(guó)家對(duì)電子發(fā)票的大力推廣，電子發(fā)票越來(lái)越普及。2012年國(guó)家在北京等多個(gè)省市開展網(wǎng)絡(luò)（電子）發(fā)票應(yīng)用試點(diǎn)， 2013年2月國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布了《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》，2013年6月27日，京東商城在北京市開出我國(guó)內(nèi)地第一張電子發(fā)票。2013年12月，國(guó)家發(fā)改委、財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作的通知》，為電子發(fā)票作為會(huì)計(jì)核算原始憑證提供了法規(guī)依據(jù)。2020年3月23日，財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，明確規(guī)定了電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力?，F(xiàn)在，一般的購(gòu)物網(wǎng)站和信息化管理程度高的行政、事業(yè)、企業(yè)單位都能開具稅務(wù)電子發(fā)票或非稅收入統(tǒng)一電子票據(jù)，并作為會(huì)計(jì)核算原始憑證。電子發(fā)票開具并能作為會(huì)計(jì)入賬依據(jù)的普及，為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)自動(dòng)核算奠定了良好的基礎(chǔ)。

電子發(fā)票開具方的自動(dòng)會(huì)計(jì)核算比較簡(jiǎn)單，許多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)會(huì)計(jì)核算，不再贅述，本文主要探討商品或服務(wù)購(gòu)買方電子發(fā)票會(huì)計(jì)自動(dòng)核算。

1 ? ? ?基于電子發(fā)票的會(huì)計(jì)自動(dòng)核算實(shí)現(xiàn)條件

要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)自動(dòng)核算，財(cái)務(wù)系統(tǒng)必須能自動(dòng)獲取核算所需的信息，如購(gòu)買商品或服務(wù)的日期，商品或服務(wù)的名稱、用途、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額，價(jià)稅合計(jì)金額，銷售商品或服務(wù)的單位名稱、開戶銀行及賬號(hào)等。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)獲取購(gòu)買商品或服務(wù)的日期主要用于判斷電子發(fā)票是否在規(guī)定的報(bào)銷期限內(nèi)，因企業(yè)所得稅或其他一些實(shí)行預(yù)繳的稅種年終匯算清繳、增值稅專用發(fā)票認(rèn)證抵扣期限等原因，每個(gè)單位根據(jù)自身情況都規(guī)定了票據(jù)的報(bào)銷期限，超過(guò)規(guī)定期限的票據(jù)不予報(bào)銷。

商品或服務(wù)的名稱是會(huì)計(jì)核算時(shí)分類的重要依據(jù)，商品或服務(wù)的名稱結(jié)合購(gòu)買單位的用途可能會(huì)分別作為固定資產(chǎn)、庫(kù)存商品、原材料或在建工程等核算。

商品或服務(wù)的用途是商品或服務(wù)作為固定資產(chǎn)、庫(kù)存商品、原材料或是在建工程等核算劃分的主要依據(jù)，開具電子發(fā)票時(shí)，銷售方需明確知悉購(gòu)買方購(gòu)買用途。

商品或服務(wù)的規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)是會(huì)計(jì)明細(xì)核算的依據(jù)，也是單位庫(kù)存管理最重要的信息。

商品或服務(wù)的金額、稅額是價(jià)稅分離核算和正確計(jì)算增值稅進(jìn)項(xiàng)稅的依據(jù)。只有取得商品或服務(wù)的金額、稅額信息，才能進(jìn)行正確的成本、稅金、盈虧核算。

商品或服務(wù)的價(jià)稅合計(jì)金額是向商品或服務(wù)提供方支付價(jià)款的原始依據(jù)。

銷售商品或服務(wù)的單位名稱、開戶銀行及賬號(hào)是向商品或服務(wù)提供方轉(zhuǎn)賬支付價(jià)款必備的信息。

2 ? ? ?電子發(fā)票的格式及要素

電子發(fā)票主要分為稅務(wù)電子發(fā)票和非稅收入統(tǒng)一票據(jù)，稅務(wù)電子發(fā)票由稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制，電子發(fā)票信息數(shù)據(jù)由稅務(wù)機(jī)關(guān)收集、存儲(chǔ)、運(yùn)用，非稅收入統(tǒng)一票據(jù)由財(cái)政部門監(jiān)制，電子發(fā)票信息數(shù)據(jù)由財(cái)政部門收集、存儲(chǔ)、運(yùn)用。兩類票據(jù)的格式及要素不盡相同，這給會(huì)計(jì)自動(dòng)核算帶來(lái)一定困難。為實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的會(huì)計(jì)自動(dòng)核算，兩類電子發(fā)票的格式可以不盡相同，但應(yīng)有以下統(tǒng)一的基本要素： 電子發(fā)票類別，監(jiān)制單位，機(jī)器編碼，發(fā)票代碼，發(fā)票號(hào)碼，開票日期，校驗(yàn)碼，購(gòu)買方或交款人名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號(hào)，密碼區(qū)，項(xiàng)目（貨物、勞務(wù)、服務(wù)）名稱、用途、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額，金額合計(jì)，價(jià)稅合計(jì)大寫，價(jià)稅合計(jì)小寫，銷售方或收款人名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號(hào)，備注，收款人，復(fù)核，開票人，銷售方印章。

3 ? ? ?電子發(fā)票的開具

電子發(fā)票的開據(jù)需要有稅務(wù)電子發(fā)票管理系統(tǒng)、非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)客戶端，商品或服務(wù)銷售方通過(guò)客戶端登錄稅務(wù)電子發(fā)票管理系統(tǒng)、非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)申領(lǐng)發(fā)票、開具發(fā)票、上傳開票信息以及已開票據(jù)的后續(xù)處理。稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)接收到上傳的發(fā)票或票據(jù)開具信息應(yīng)當(dāng)妥善保存相關(guān)數(shù)據(jù)，以備稅款繳納，商品或服務(wù)購(gòu)買方發(fā)票認(rèn)證、提取會(huì)計(jì)自動(dòng)核算所需數(shù)據(jù)的需求。

為滿足稅務(wù)及會(huì)計(jì)自動(dòng)核算的需求，商品或服務(wù)銷售方在開具電子發(fā)票時(shí)應(yīng)填入以下基本要素（如無(wú)，則不需填）：開票日期，購(gòu)買方或交款人名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號(hào)，項(xiàng)目（貨物、勞務(wù)、服務(wù)）名稱、用途、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、用途，銷售方或收款人名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號(hào)，備注，收款人，復(fù)核，開票人。電子發(fā)票的其他必備要素如稅額、金額合計(jì)、價(jià)稅合計(jì)大寫、價(jià)稅合計(jì)小寫，由系統(tǒng)根據(jù)已填入的基本要素自動(dòng)生成。此外，開具的電子發(fā)票還應(yīng)有銷售方單位的電子簽章。

4 ? ? ?電子發(fā)票入賬認(rèn)證及數(shù)據(jù)交換

4.1 ? 電子發(fā)票認(rèn)證

電子發(fā)票入賬之前需要連接稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證，以辨別發(fā)票或票據(jù)的真?zhèn)?。電子發(fā)票認(rèn)證一般是將認(rèn)證程序內(nèi)置于單位的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)，利用互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)程序接口、中間庫(kù)與稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互連互通及數(shù)據(jù)交換。

電子發(fā)票認(rèn)證時(shí)，經(jīng)辦人登錄單位網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)點(diǎn)擊發(fā)票認(rèn)證菜單或會(huì)計(jì)人員登錄單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)點(diǎn)擊發(fā)票認(rèn)證菜單，在發(fā)票認(rèn)證頁(yè)面輸入發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、開票內(nèi)容、發(fā)票金額、校驗(yàn)碼、驗(yàn)證碼等信息或掃描電子發(fā)票二維碼，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)將信息發(fā)送到稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)，并發(fā)起查詢請(qǐng)求，稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)將查詢結(jié)果返回到單位網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)。查詢結(jié)果為真，返回電子發(fā)票的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理，查詢結(jié)果為假，則終止后續(xù)的賬務(wù)處理。

4.2 ? 電子發(fā)票數(shù)據(jù)交換

電子發(fā)票認(rèn)證通過(guò)后，稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)返回購(gòu)買方會(huì)計(jì)自動(dòng)核算所需的發(fā)票要素信息數(shù)據(jù)。基于系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全的考慮，商品或服務(wù)銷售方或購(gòu)買方與稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換一般是通過(guò)中間庫(kù)建立數(shù)據(jù)接口來(lái)實(shí)現(xiàn)的。銷售方開具票據(jù)時(shí)，將票據(jù)開具的相關(guān)信息和內(nèi)容推送到指定中間庫(kù)，稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)通過(guò)建立的數(shù)據(jù)接口，將銷售方推送到中間庫(kù)的數(shù)據(jù)及時(shí)讀入自己的內(nèi)部管理系統(tǒng)，以進(jìn)行后續(xù)的管理和利用，并通過(guò)一定的處理后再將確認(rèn)有效的票據(jù)開具的相關(guān)數(shù)據(jù)又推送到中間庫(kù)，供購(gòu)買方獲取自動(dòng)會(huì)計(jì)核算所需信息數(shù)據(jù)。

購(gòu)買方獲取自動(dòng)會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)并成功進(jìn)行核算后，應(yīng)推送電子票據(jù)已經(jīng)入賬的信息到中間庫(kù)，稅務(wù)部門發(fā)票管理系統(tǒng)或財(cái)政部門非稅收入統(tǒng)一票據(jù)管理系統(tǒng)從中間庫(kù)獲取電子票據(jù)已經(jīng)入賬的信息，并做標(biāo)記，在該電子票據(jù)可能再次被作為會(huì)計(jì)核算原始憑證時(shí)做出拒絕提示，避免被重復(fù)用于虛假報(bào)銷。

5 ? ? ?自動(dòng)會(huì)計(jì)核算的實(shí)現(xiàn)

購(gòu)買方電子發(fā)票認(rèn)證時(shí)獲取的電子發(fā)票要素信息數(shù)據(jù)結(jié)合實(shí)際收到的商品或服務(wù)可辦理商品或材料入庫(kù)、服務(wù)入成本、設(shè)備入固定資產(chǎn)等手續(xù)，以及生成支付審批單，經(jīng)分級(jí)授權(quán)簽署后，就具備了自動(dòng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的基本條件。

5.1 ? 電子發(fā)票報(bào)銷電子簽署

購(gòu)買的商品、服務(wù)、材料、設(shè)備等需要辦理驗(yàn)收、入庫(kù)手續(xù)，根據(jù)單位內(nèi)控制度的規(guī)定，對(duì)不同的報(bào)銷金額需要不同層級(jí)的主管或領(lǐng)導(dǎo)審簽，對(duì)于重大支出，還會(huì)需要領(lǐng)導(dǎo)層匯簽，完成相應(yīng)手續(xù)后才能進(jìn)行會(huì)計(jì)賬務(wù)處理，并進(jìn)行支付。對(duì)于實(shí)行辦公自動(dòng)化的單位，驗(yàn)收、入庫(kù)、審簽、匯簽均能通過(guò)OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）完成，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對(duì)接，能將驗(yàn)收、入庫(kù)、審簽、匯簽結(jié)果推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)結(jié)果進(jìn)行會(huì)計(jì)自動(dòng)核算。

為便于區(qū)別不同的業(yè)務(wù)，每筆業(yè)務(wù)應(yīng)由網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)從業(yè)務(wù)源頭開始生成一個(gè)唯一的業(yè)務(wù)單號(hào)，以業(yè)務(wù)單號(hào)來(lái)歸集與該業(yè)務(wù)有關(guān)的所有原始電子憑證，并實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞。

驗(yàn)收、入庫(kù)手續(xù)的電子簽署，主要是負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員根據(jù)商品、服務(wù)、材料、設(shè)備等的購(gòu)買合同（協(xié)議）及到貨通知，根據(jù)驗(yàn)收要求，確定對(duì)方提供的商品、服務(wù)、材料、設(shè)備等在技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量、數(shù)量方面是否符合合同（協(xié)議）規(guī)定，驗(yàn)收通過(guò)的，可進(jìn)行下一步的賬務(wù)處理，對(duì)于商品、材料、設(shè)備還要辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收、入庫(kù)均可在OA系統(tǒng)生成電子驗(yàn)收單和入庫(kù)單，由驗(yàn)收人和庫(kù)管電子簽名后完成驗(yàn)收、入庫(kù)手續(xù)，作為購(gòu)買業(yè)務(wù)后續(xù)賬務(wù)處理的憑證之一。

主管或領(lǐng)導(dǎo)審簽、領(lǐng)導(dǎo)層匯簽，根據(jù)單位內(nèi)控制度的規(guī)定，不同單位會(huì)設(shè)定不同的支出金額分級(jí)審簽制度。如有的單位規(guī)定，10萬(wàn)元以下的支出由部門主管審簽;10萬(wàn)元以上，100萬(wàn)元以下的支出，除部門主管審簽外，還需要單位財(cái)務(wù)主管審簽;100萬(wàn)元以上，1 000萬(wàn)元以下的支出，除部門主管審簽外，還需要單位主管財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)審簽;1 000萬(wàn)元以上的重大支出，除部門主管審簽外，還需要單位領(lǐng)導(dǎo)層匯簽。

按照單位內(nèi)控制度規(guī)定，依據(jù)業(yè)務(wù)單支出金額的大小，通過(guò)OA系統(tǒng)將電子業(yè)務(wù)單推送給具有簽署權(quán)限的主管、領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)層，主管、領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)相關(guān)規(guī)定判斷該業(yè)務(wù)是否能支出，如同意該業(yè)務(wù)支出，則簽署同意的意見并電子簽名，如不同意該業(yè)務(wù)支出，則注明否決的理由并電子簽名，簽署結(jié)果由OA系統(tǒng)自動(dòng)推送給業(yè)務(wù)流程相關(guān)環(huán)節(jié)。

5.2 ? 自動(dòng)會(huì)計(jì)核算

在業(yè)務(wù)單完成驗(yàn)收、入庫(kù)、審簽、匯簽等電子簽署手續(xù)并獲取這些信息，電子發(fā)票完成認(rèn)證并獲取電子發(fā)票相關(guān)要素信息后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)獲取的信息自動(dòng)完成會(huì)計(jì)核算每一環(huán)節(jié)的分析、判斷、處理，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄的各項(xiàng)信息。

自動(dòng)會(huì)計(jì)核算中最關(guān)鍵的是財(cái)務(wù)系統(tǒng)能根據(jù)商品或服務(wù)的名稱和用途自行分析、判斷，進(jìn)行正確的會(huì)計(jì)核算，財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員要根據(jù)本單位的會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)估計(jì)，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)情況對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行合理、正確的后臺(tái)配置。

商品或服務(wù)因用途不同，會(huì)計(jì)分錄會(huì)有很大差異。用于再次出售而購(gòu)買的商品、設(shè)備、材料等作為庫(kù)存商品核算，增值稅作為進(jìn)項(xiàng)稅額核算;用于生產(chǎn)而購(gòu)買的材料作為原材料核算，增值稅作為進(jìn)項(xiàng)稅額核算;在建工程購(gòu)買的物資、材料先要作為原材料核算，在建工程領(lǐng)用物資、材料時(shí)，要將所領(lǐng)用物資、材料的成本從原材料結(jié)轉(zhuǎn)到在建工程，營(yíng)改增后相應(yīng)的增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額不再轉(zhuǎn)出計(jì)入在建工程成本。下面將結(jié)合商品或服務(wù)及其用途，分析一般納稅人常見購(gòu)買業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)自動(dòng)核算分類處理方法，如表1所示。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)購(gòu)買業(yè)務(wù)事項(xiàng)會(huì)計(jì)自動(dòng)核算分類處理規(guī)則進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置調(diào)試完善后系統(tǒng)即可進(jìn)行自動(dòng)核算，在自動(dòng)完成會(huì)計(jì)分錄處理的同時(shí)，根據(jù)獲取的電子發(fā)票要素信息自動(dòng)生成銷售方名稱、開戶行名稱、開戶行賬號(hào)、金額等信息，并完成支付。至此，整個(gè)購(gòu)買業(yè)務(wù)事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)會(huì)計(jì)核算。

6 ? ? ?自動(dòng)會(huì)計(jì)核算的意義

電子發(fā)票結(jié)合單位OA系統(tǒng)電子簽署，以及配套的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了單位購(gòu)買業(yè)務(wù)真正意義上的會(huì)計(jì)自動(dòng)核算。由于購(gòu)買業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)元素來(lái)源于外部，數(shù)據(jù)元素千差萬(wàn)別，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理非常困難，購(gòu)買業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)自動(dòng)核算是單位財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化的關(guān)鍵。

購(gòu)買業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)自動(dòng)核算能顯著提高單位財(cái)務(wù)自動(dòng)化、信息化水平，提升單位財(cái)務(wù)的工作效率和準(zhǔn)確率，減少人為干擾因素，促進(jìn)單位業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化并根據(jù)實(shí)踐不斷優(yōu)化，根據(jù)單位發(fā)展實(shí)際調(diào)整完善相關(guān)制度、規(guī)則，促使單位建立健全內(nèi)控制度，以此來(lái)不斷提升單位管理水平和治理能力。

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