實驗室信息系統(tǒng)實現(xiàn)試劑實庫存管理

北京市和平里醫(yī)院（100013）劉春子 佴靜

2020年隨著新型冠狀病毒在全球的蔓延，5G時代的到來，信息化辦公，遠(yuǎn)程辦公如今已經(jīng)成為高效處理工作的方式。醫(yī)院檢驗科如何充分利用信息化技術(shù)，通過條形碼、無線網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)對試劑進(jìn)行科學(xué)化的管理，實現(xiàn)對實驗室所有試劑全方位的監(jiān)督和使用，是目前醫(yī)院管理及信息化建設(shè)面臨的重大課題。

1 試劑管理現(xiàn)狀

隨著檢驗醫(yī)學(xué)的快速發(fā)展，現(xiàn)在許多臨床醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展的臨床檢驗項目往往多達(dá)數(shù)百項，所用的試劑、耗材等品種繁多，廠家品牌、批號眾多，效期長短不一，保存條件亦各不相同[1]，其管理和使用方法也不盡相同。大多數(shù)醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的手工登記賬本進(jìn)行簡單的出入庫管理，尤其很多使用科室為了保證試劑效期，從而申購試劑存在無計劃性，故從采購到出庫只是形式上的管理，造成科室所使用耗材信息核算不完整、不準(zhǔn)確、財務(wù)信息失真、賬實不符。

2 存在問題及解決方案

2.1 條碼管理 各專業(yè)組根據(jù)工作需要，向科主任提出使用計劃，科主任統(tǒng)計后反饋給采購中心，采購中心人員再次匯總后進(jìn)行采購。全過程涉及檢驗科各專業(yè)組、核心小組、試劑采購小組、科主任辦公室及采購中心等多部門，不同部門統(tǒng)計方法也不能統(tǒng)一，故從試劑申購的源頭就存在問題，數(shù)量不準(zhǔn)確導(dǎo)致要么試劑不能及時購置，要么就是重復(fù)購置。此外，不同廠家的試劑有效期的格式及說明位置也不同，導(dǎo)致出庫人員由于誤操作，不能完全按照試劑效期先后出庫，甚至出現(xiàn)失效試劑使用的現(xiàn)象，影響了檢驗結(jié)果，進(jìn)而給醫(yī)院造成很大的浪費(fèi)。解決方案：試劑采取條碼管理。其主要任務(wù)是建立條形碼與檢驗試劑的一一對應(yīng)關(guān)系，通過系統(tǒng)軟件對試劑各方面資料進(jìn)行維護(hù)，主要包括名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、入庫價格、供貨商、生產(chǎn)許可證及有效期、產(chǎn)品注冊證及有效期、廠家聯(lián)系方式等。該系統(tǒng)的主要功能包括：試劑申請審核、訂單管理審核打印、試劑盤點(diǎn)、試劑出入庫查詢、試劑相對應(yīng)的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表。試劑入庫會生成每個試劑盒所對應(yīng)的唯一條碼并打印條碼，粘貼到相應(yīng)的試劑包裝盒上，執(zhí)行上架操作，出庫前先刷條形碼下架，然后出庫。該管理系統(tǒng)不僅提高工作效率，有效記錄試劑入庫及開盒的使用消耗時間，條碼的唯一性可以監(jiān)測到每盒試劑的質(zhì)量問題，試劑條碼管理還可以通過軟件系統(tǒng)查看各組部門使用試劑情況，各儀器使用試劑情況及時匯總，供應(yīng)商提供試劑情況，遵循先進(jìn)先出的原則，提高試劑的使用率、利用率，為檢驗科節(jié)約成本避免浪費(fèi)。

2.2 診斷試劑的申購管理 試劑采購不是專門機(jī)構(gòu)專門管理，而是各個專業(yè)組長根據(jù)每天使用量隨機(jī)申購，故試劑采購無規(guī)律性。同時試劑供應(yīng)商能力也參差不齊，經(jīng)常出現(xiàn)檢驗試劑效期差，甚至無庫存現(xiàn)象，導(dǎo)致檢驗試劑不能及時滿足臨床需求，甚至延誤患者檢驗最佳時機(jī)。解決方案：由專業(yè)部門根據(jù)既往采購及使用量，協(xié)助臨床科室需求制定采購計劃，按照需求適量采購，其優(yōu)點(diǎn)是讓專業(yè)采購的人員負(fù)責(zé)試劑庫存及財務(wù)的管理，而檢驗專業(yè)人員更加專注檢驗的質(zhì)量。在實施中，各個專業(yè)組長在試劑管理系統(tǒng)內(nèi)申購試劑，提交給試劑管理員審核批準(zhǔn)后，打印試劑申購單交給各個試劑供應(yīng)商及采購中心，從而完成申購流程。通過對試劑信息輸入設(shè)置，可以對庫存不足的試劑進(jìn)行報警，更加方便各組長對試劑的申購。也可查詢到申購日期，配送時間做到試劑信息溯源性，該流程重點(diǎn)關(guān)注試劑訂購量的合理性、計劃性。

2.3 診斷試劑的入庫、使用、出庫管理 日常工作中，由于采購中心對試劑種類不了解，所以將試劑的審核、入庫權(quán)限均交到檢驗科手中，當(dāng)試劑供應(yīng)商將診斷試劑送到檢驗科后，檢驗人員在檢驗標(biāo)本的同時收試劑入庫，手工進(jìn)行記賬，極易造成遺漏，同時由于工作量的隨機(jī)性，導(dǎo)致出庫較零散、隨意，甚至忘記出庫，直接從冰箱內(nèi)取出使用，影響到出入庫的統(tǒng)計。解決方案：設(shè)置專人進(jìn)行管理試劑審核、入庫。所有入庫試劑必須經(jīng)過專業(yè)組長申請后，試劑管理員審核、入庫（輸入供貨單號，數(shù)量，有效期，批號等）、貼條碼（無條碼試劑禁止入庫）并放入指定的儲存位置。而出庫必須根據(jù)工作量有計劃進(jìn)行，各個專業(yè)組根據(jù)科室要求每天出庫一次，統(tǒng)一掃描條碼出庫，并且按照入庫時間、效期先后出庫，同時已出庫試劑必須與未出庫試劑分開放置。通過對試劑條碼的掃描可以隨時記錄試劑使用情況，開瓶日期，試劑校準(zhǔn)情況，校準(zhǔn)日期，試劑使用次數(shù)。試劑管理系統(tǒng)軟件會對未出庫即將過期試劑進(jìn)行報警提示，以便監(jiān)測及盡快處理使用試劑。

2.4 診斷試劑的冷鏈管理 試劑的儲存設(shè)備都是用老式溫度計來監(jiān)控，同一臺冰箱，不同位置溫度也存在差異，但是在日常工作中，每臺冰箱通常只放置1～2個溫度計，每個手工記錄4次，有些位置溫度失控?zé)o法監(jiān)測到，故試劑質(zhì)量受到影響等等諸多不良因素。解決方案：由于日常工作和科研工作中需要對檢驗試劑以及患者標(biāo)本進(jìn)行冷藏處理，醫(yī)學(xué)實驗室環(huán)境溫度，試劑及樣本貯存設(shè)備（冰箱、冰柜、液氮罐、冷庫），水浴箱、培養(yǎng)箱及血液制品等實驗設(shè)備溫度控制和監(jiān)測需要一套完整的冷鏈管理系統(tǒng)[2]，該系統(tǒng)由軟件控制單元、硬件探頭以及無線發(fā)射報警裝置組成。軟件根據(jù)設(shè)備要求設(shè)定溫度范圍，當(dāng)系統(tǒng)監(jiān)測到溫度波動超過設(shè)定范圍時，則系統(tǒng)報警。目前大多數(shù)檢驗設(shè)備由于儲存大量的開瓶試劑，故都具備試劑冰箱，冰箱性能要有嚴(yán)格要求同時冰箱的溫度必須嚴(yán)格控制，如果出現(xiàn)溫度頻繁失控，會導(dǎo)致大批試劑失效影響檢驗結(jié)果，故需要及時準(zhǔn)確的溫控記錄；又比如經(jīng)常會忽視的冰箱門不關(guān)、溫箱蓋不蓋、水浴箱溫度失控，反復(fù)開關(guān)冰箱等，除了會影響試劑的質(zhì)量以外，還會嚴(yán)重到影響患者的標(biāo)本質(zhì)量，檢驗結(jié)果，甚至存在安全隱患，敏感的溫度探頭就能探測到溫度較大的變化從而發(fā)出報警信息及時維修，溫度監(jiān)測系統(tǒng)還可以通過藍(lán)牙技術(shù)將溫度結(jié)果上傳至云端，再把信息傳送到管理員的手機(jī)或電腦上，如果出現(xiàn)問題，可以及時地通知到科室。綜上所述，一套良好的冷鏈監(jiān)測系統(tǒng)能大大地減少人員巡視、記錄等工作，提高工作效率，保障設(shè)備及環(huán)境溫度的監(jiān)測。

2.5 診斷試劑的盤點(diǎn)管理 由于試劑盤點(diǎn)的工作量較大，除整盒試劑以外，上機(jī)的試劑測試數(shù)量無法準(zhǔn)確統(tǒng)計，因此出現(xiàn)誤差。而誤差積累起來會對試劑賬實相符管理造成不便，需要跟蹤這些誤差的細(xì)節(jié)，方能做到賬實相符。解決方案：為了保證試劑盤點(diǎn)的真實性，采用盲盤模式。即各個專業(yè)組長盤點(diǎn)屬于本組的所有試劑及耗材并記錄，同時試劑管理員盤點(diǎn)各組試劑在計算機(jī)系統(tǒng)中的數(shù)量，之后與實物庫核對。其優(yōu)點(diǎn)在于專業(yè)組組長仔細(xì)清點(diǎn)數(shù)量，盤點(diǎn)真實性提高了，不管采用什么方式盤庫，差錯在所難免。在試劑管理員后期發(fā)現(xiàn)有清點(diǎn)差錯時，及時發(fā)現(xiàn)查找分析原因，找到差錯點(diǎn)。為了體現(xiàn)真實的試劑盤點(diǎn)情況，在系統(tǒng)中記錄每個項目試劑、耗材的使用情況，計算每套試劑實際使用成本比例，6～12個月后，取平均值核定每個項目的成本比例及各實驗室的成本比例。每月固定時間進(jìn)行試劑實時庫存盤點(diǎn)，統(tǒng)計總結(jié)出相應(yīng)的報表，找到每月使用試劑的問題并改進(jìn)，同時也為醫(yī)院采購中心、財務(wù)科等科室提供有效的數(shù)據(jù)，使工作更加方便快捷。

在工作中，筆者認(rèn)為最理想的試劑管理核算能夠達(dá)到試劑系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)以及儀器系統(tǒng)進(jìn)行有效的連接，最終核算出具體一臺設(shè)備某一個項目一個月內(nèi)消耗的試劑總量與該項目實際收入，以全自動生化分析儀AU5800中谷丙轉(zhuǎn)氨酶（ALT）為例：該項目為液體雙試劑（R1和R2），一個大包裝內(nèi)包含4瓶R1(50ml)和4瓶R2(25ml)；該項目實際測試用量為R1 100ul，R2 50ul；該項目的試劑價格為680元；將以上參數(shù)輸入試劑管理系統(tǒng)，則可以計算出該盒試劑理論檢測數(shù)量及實際檢測數(shù)量，以此類推。從而在試劑管理系統(tǒng)中有效控制人情標(biāo)本、試劑浪費(fèi)等不良現(xiàn)象的發(fā)生，從而實現(xiàn)提高檢驗試劑的管理，提升核心競爭力的目標(biāo)[3]。

3 展望

通過把試劑的管理信息化來提高檢驗試劑管理工作的效率，使管理者和使用者對于檢驗試劑的庫存量，使用情況進(jìn)行精確的把握，最優(yōu)化試劑的采購、使用、保存的每個環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)化，規(guī)范化，精細(xì)化，信息化的管理。利用網(wǎng)絡(luò)的分工合作，首先保證試劑信息錄入完整，匯總各個部門庫存總量。利用先進(jìn)先出的原則保證試劑利用率的提高，杜絕浪費(fèi)。

4 小結(jié)

在試劑的實際管理中要做到賬實相符仍需克服許多難點(diǎn)，借助科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行綜合設(shè)計，是一個行之有效的對策，可追蹤和記錄到診斷試劑的每一個環(huán)節(jié)及綜合情況，不僅能夠提高檢驗工作的工作效率，節(jié)約成本，避免不必要的浪費(fèi)，最終做到真正意義上的賬實相符，收支平衡，進(jìn)而提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。