機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題及整改措施

李喜忠

摘? 要：在大數(shù)據(jù)信息化時代背景下，傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代快速發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化信息化管理勢在必行。諸多問題的瓶頸制約著檔案管理的現(xiàn)代化信息化發(fā)展;檔案管理意識淡薄、工作不重視;檔案管理思想觀念滿后、操作不規(guī)范;檔案管理投入經(jīng)費(fèi)不到位;檔案管理人員素養(yǎng)有待提升、學(xué)習(xí)不積極、不主動。

關(guān)鍵詞：背景;檔案;管理;問題

一、檔案管理中缺乏應(yīng)有的重視

當(dāng)前，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，檔案管理意識淡薄，不受重視是普遍存在的。對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案的利用價值沒有充分體現(xiàn)出來，致使檔案管理工作停滯不前。一是有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視（還有不少領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不管不顧），思想認(rèn)識上還是有些模糊不清：認(rèn)為檔案管理工作只是收集上年度的文件材料，工作的主要形式就是停留在對資料的整理收集層面，使得檔案管理工作的作用只發(fā)揮出對資料的管理功能;甚至有的認(rèn)為檔案管理工作既出不了政績，又沒有為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效率，是得不償失的無用功。基于這些片面的認(rèn)識，所以檔案管理人員通常是身兼多職或是分散在各個部門收集資料，使得檔案管理工作處于一個非常微妙的局面。檔案管理基礎(chǔ)工作量大，不但需要檔案管理人員自身的責(zé)任心，也需要單位其他科室人員的密切配合，更需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，只有得到領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)可，才能確保檔案管理工作的順利開展，才能體會到檔案在信息化時代的實(shí)用價值。二是檔案管理人員只是盡到了保管員的責(zé)任，對檔案管理意識淡薄，沒有正確的管理意識、責(zé)任意識和大局意識，對檔案的重要性前瞻性認(rèn)識不足。個別工作人員認(rèn)為檔案管理可有可無，經(jīng)常出現(xiàn)工作閑散，缺乏主動性、積極性、能動性，只是為了完成上級交給的任務(wù)，囿于幾份歸檔文件的收集保管，工作毫無建樹，也就不能體現(xiàn)檔案的利用價值，檔案管理質(zhì)量一直不佳，使得檔案管理落于尷尬的境地。所以要擺脫當(dāng)前檔案管理的困境，亟需加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識，只有提高了政治站位和思想意識，才能提升檔案管理工作在單位中的地位。

二、檔案管理觀念相對滯后且操作不規(guī)范

現(xiàn)階段大多數(shù)單位對檔案管理工作觀念落后，操作不夠規(guī)范，沒有建立一個相對健全和完善的管理制度。觀念的落后嚴(yán)重的制約著檔案管理的價值體現(xiàn)。在許多單位，檔案管理人員在檔案的收集整理過程中存在諸多不完整、不規(guī)范的問題，使得很多歸檔材料不齊全、不合格?，F(xiàn)階段還有許多單位的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來仍上承下效，沒跟上時代的節(jié)拍，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找困難效率低下。管理手段比較落后，有的單位沒有設(shè)立檔案室，也沒有專職檔案管理員，檔案的收發(fā)及借閱均無登記造冊，造成檔案文件丟失的現(xiàn)象，這不利于單位檔案的全面建設(shè)。檔案資料的收集、整理應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，把文件材料的形成、收集、歸檔和整理等作為檔案管理人員的職責(zé)，不斷提升檔案管理工作水準(zhǔn)。建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，為做好檔案工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。這樣檔案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有這樣才能保證檔案管理工作規(guī)范有序地開展。檔案管理之所以存在著一系列不規(guī)范的問題，就是沒有制定相關(guān)的檔案管理流程和檔案管理規(guī)章制度，有的雖然制定了，但制度不健全，且執(zhí)行得不嚴(yán)，這些都是導(dǎo)致檔案管理既效率低又質(zhì)量差，檔案管理問題屢見不鮮的重要原因?，F(xiàn)階段檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地推陳出新，致使檔案管理工作局面比較混亂。合理的規(guī)章制度能夠?qū)n案管理工作形成有力的約束，才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行?，F(xiàn)階段要進(jìn)一步健全檔案管理體制，明確分工職責(zé)能使檔案管理工作呈現(xiàn)井然有序的局勢。建立合理的獎懲機(jī)制能有效的提高檔案管理的質(zhì)量和利用價值，檔案管理工作一直沒有得到有效提高、管理出現(xiàn)一系列的差錯、甚至是管理工作變得混亂不堪的現(xiàn)象都不能得到有效的解決。因此，我們必須要立足于時代的發(fā)展，同時充分考慮單位內(nèi)部的具體發(fā)展情況，建立起長期有效的檔案管理體制和規(guī)章制度，檔案管理工作才能朝著有序的方向蓬勃發(fā)展。

三、檔案管理沒有形成有效的規(guī)范化、制度化

當(dāng)前，仍有許多單位沒有建立起嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒有為本單位各部門明確規(guī)定文件的歸檔時間、存檔時間。一些單位為應(yīng)對上級部門的檢查，進(jìn)行裝樣子的檔案管理工作;一些單位索性將本單位的檔案工作外包給第三方（檔案管理公司），使檔案歸檔與檔案管理、檔案利用出現(xiàn)脫節(jié);一些單位的檔案管理制度說在嘴上、印在紙上、掛在墻上，沒有嚴(yán)格去執(zhí)行，制度形同虛設(shè)，淪為一紙空文。一些單位的檔案資料長年累月沉睡在綜合檔案室里，布滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究處置、利用檔案材料;單位領(lǐng)導(dǎo)也不知道依靠檔案為單位開展各項工作提供依據(jù)，服務(wù)保障。單位內(nèi)部各科室也不積極配合檔案管理工作，將大量文件資料等隨意堆放在自己的辦公室，任其閑置，也不會主動去收集整理，給檔案管理人員收集、整理、分類帶來一定的工作麻煩。所以，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的具體情況，制定嚴(yán)格、完整的檔案管理制度。而檔案管理人員則必須嚴(yán)格遵守檔案管理制度，仔細(xì)收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性。

四、檔案管理信息化水平落后

在這個知識爆炸的信息化時代，單位應(yīng)當(dāng)全面加強(qiáng)檔案信息化規(guī)范化建設(shè)，采用電子檔案、數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案。但令人遺憾的是，當(dāng)下機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化水平落后，許多機(jī)關(guān)單位仍舊沿用紙質(zhì)檔案，由檔案員手工進(jìn)行檔案收集、整理、查閱。而且紙質(zhì)檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現(xiàn)象;不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現(xiàn)編號錯誤。還有一些單位雖然采用計算機(jī)管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化建設(shè)，主動應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理;必須盡快用數(shù)字檔案、電子檔案全面淘汰紙質(zhì)檔案。機(jī)關(guān)單位還須運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，人工智能技術(shù)、云計算技術(shù)開展檔案研究，根據(jù)單位發(fā)展的需要，充分發(fā)掘出檔案中有價值的信息，通過研究自身檔案來認(rèn)識、掌握單位發(fā)展規(guī)律。

參考文獻(xiàn)

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