淺談如何提高檔案管理質(zhì)量

楊明學(xué)

摘? 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)所產(chǎn)生的文件類信息越來越多，需要?dú)w檔的文件也越來越多。如果按照傳統(tǒng)的管理方式管理檔案，明顯是不符合當(dāng)下情況的。尤其是某些重點(diǎn)項(xiàng)目，這些項(xiàng)目一旦出現(xiàn)問題，原始文件就是最直接的依據(jù)，如果第一時(shí)間找不到相關(guān)文件，所帶來的消極影響是非常大的。由此可見，提升檔案管理質(zhì)量是非常有必要的。本文針對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并對(duì)檔案的管理機(jī)制提出相關(guān)建議，期望可以有助于檔案管理的質(zhì)量提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理之際;方法

前言：

隨著社會(huì)主義各類體制的不斷完善，檔案類文檔越來越多，不僅僅有政府檔案，也有民間檔案，還有境內(nèi)境外檔案。檔案管理難度非常大，很容易造成檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案整理不規(guī)范等問題。另一方面，如果檔案出現(xiàn)損失或者損毀，對(duì)之后的查找工作影響很大。因此如何提升檔案管理的水平，是當(dāng)下很重要的事情，筆者認(rèn)為，應(yīng)該從檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化入手，整合信息，以提升檔案信息服務(wù)。

一、目前檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.1檔案文件編制質(zhì)量不高

在很多檔案的編制中存在一個(gè)問題，就是文件編制沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，其中包括紙張質(zhì)量不標(biāo)準(zhǔn)，紙張尺寸不標(biāo)準(zhǔn)。例如在很多工程施工的文件中，設(shè)計(jì)單位和施工單位都沒有按照國家所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制施工圖和竣工圖，而且隨意加寬，蓋章手續(xù)不齊全，用打印簽字代替手工簽字等等。這樣的文件歸檔以后，對(duì)于以后的參考意義有所缺失，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高。

1.2檔案整理不到位

檔案整理不到位主要分為以下幾種情況：一種是檔案在歸檔時(shí)分類不明確;二是檔案的名稱不精確，其結(jié)構(gòu)程度不夠完整;三是檔案內(nèi)的文件名稱不精確，不能完全的概括檔案內(nèi)的文檔內(nèi)容。還有就是在檔案管理方面，沒有可以依據(jù)的規(guī)章制度，造成歸檔混亂。

1.3信息化建設(shè)不到位

信息化建設(shè)不到位主要有以下幾個(gè)方面：一是對(duì)電子文檔的歸類不夠有效。很多單位和部門沒有意識(shí)到其中的重要性，因此，他們并沒有建立電子文檔的管理制度，不能保證電子文檔可以長期有效的使用。二是沒有建立電子文檔數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)，在需要調(diào)出某一份電子檔案的時(shí)候，不能快速的調(diào)出，影響使用。

二、加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

2.1完善檔案編制要求

除了要出臺(tái)檔案的具體編制要求之外，提升工作人員的責(zé)任意識(shí)也是十分有必要的。例如關(guān)于重點(diǎn)項(xiàng)目的文案歸檔，要對(duì)項(xiàng)目法人實(shí)行終身責(zé)任制。項(xiàng)目法人不僅僅要終身承擔(dān)項(xiàng)目的責(zé)任，還要負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性與完整性。在文件的編制到歸檔的整個(gè)過程中，項(xiàng)目法人都要實(shí)行全方位的管理。同時(shí)，接受檔案的部門要將檔案質(zhì)量納入管理范疇，在檔案編制細(xì)則中要有專門的章節(jié)對(duì)檔案的編制進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證項(xiàng)目文件的真實(shí)性與完整性。如果項(xiàng)目檔案的編制或者歸檔出現(xiàn)問題，則需要重新整理，同時(shí)還要出臺(tái)懲罰措施，嚴(yán)加管理。

2.2完善檔案制度體系

要對(duì)檔案做好基本規(guī)定，尤其是對(duì)于文件材料的編制與歸檔。對(duì)檔案工作高做好專項(xiàng)制度，包括歸檔、查閱、堅(jiān)定、銷毀等制度。對(duì)檔案業(yè)務(wù)要做好規(guī)定。例如對(duì)于不同的檔案進(jìn)行具體的操作標(biāo)準(zhǔn)等等。

2.3加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

目前數(shù)字技術(shù)已經(jīng)在很多領(lǐng)域生根發(fā)芽，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中也將是一次歷史性的技術(shù)革命。檔案的種類很多，可以根據(jù)不同的檔案種類建設(shè)信息管理平臺(tái)，實(shí)時(shí)信息快速、有效的查詢。同時(shí)，根據(jù)國家檔案局的開發(fā)軟件的相關(guān)要求和檔案管理工作的相關(guān)需求，開發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的著重點(diǎn)要放在四個(gè)方面：檔案管理子系統(tǒng)、多媒體檔案管理子系統(tǒng)、檔案數(shù)字化子系統(tǒng)與系統(tǒng)維護(hù)。檔案管理子系統(tǒng)主要包換對(duì)檔案信息的接受與處理功能，同時(shí)還要具備對(duì)紙質(zhì)檔案的輔助立卷功能，以達(dá)到統(tǒng)一的要求。多媒體檔案管理子系統(tǒng)主要是對(duì)照片、音頻等非紙質(zhì)檔案的文件進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一的管理，該系統(tǒng)應(yīng)該支持自由添加關(guān)聯(lián)對(duì)象，可以實(shí)現(xiàn)在關(guān)聯(lián)對(duì)象中間進(jìn)行任意切換。還要支持不同文件格式的儲(chǔ)存，在查找時(shí)，要支持快速查找。

數(shù)字化檔案系統(tǒng)就是為了重點(diǎn)檔案提供數(shù)字化工具，具備圖像處理功能，也就是說，這種數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備規(guī)范性與實(shí)用性，可以始終將建立文件與檔案目錄等工作作為檔案信息化的基礎(chǔ)工作。

總結(jié)

檔案有其獨(dú)特的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與文化價(jià)值，筆者在此文中對(duì)檔案的管理工作的整體性與動(dòng)態(tài)性進(jìn)行分析，深度分析了檔案管理的認(rèn)知度。尤其是對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理層次性的分析。同時(shí)還分析了檔案對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)的意義。但由于筆者的知識(shí)有限，本文還存在很多的不足之處：在闡述重點(diǎn)檔案的基本認(rèn)知時(shí)，對(duì)于檔案和檔案工作的全局觀認(rèn)識(shí)不足。在提出檔案工作管理策略，只提出了比較籠統(tǒng)的初步設(shè)想，并沒有深度研究如何將該設(shè)想運(yùn)用到檔案管理工作中來。今后還需要反復(fù)的研究論證，同時(shí)參考相關(guān)方法律規(guī)定，以便可以提出更好的可操作性的具體建議。

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