試論高校人事檔案的精細(xì)化管理策略

楊立

摘 要：高校人事檔案，涵蓋學(xué)歷、履歷以及品德等多個(gè)方面，是重要的文件資料和個(gè)人信息庫(kù)，是組織提拔與任用干部的重要依據(jù)，對(duì)于高校人力資源管理及整個(gè)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展都具有非常重要的作用。與此同時(shí)，伴隨著中央對(duì)干部的從嚴(yán)管理，不斷提升檔案管理水平，推進(jìn)精細(xì)化管理，已然成為各大高校關(guān)注的重要內(nèi)容，也是高校日常運(yùn)行管理中的一個(gè)重要課題。借助精細(xì)化管理，不僅可以促進(jìn)和保障檔案管理的科學(xué)性，而且還能夠提升整體的檔案管理質(zhì)量，可以說(shuō)現(xiàn)實(shí)價(jià)值較為顯著。對(duì)此，本文著重圍繞高校人事檔案精細(xì)化管理相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)研究，包括理論概述、實(shí)施要點(diǎn)以及有效策略，意在為高校人事檔案的精細(xì)化管理提供有益借鑒和有效參考，能夠?yàn)楦咝５娜瞬艃?chǔ)備與干部隊(duì)伍而提供有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;精細(xì)化管理;意義;策略

在高校的建設(shè)與發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，人事檔案工作必不可少的同時(shí)，也發(fā)揮著極其重要的作用。尤其是在新形勢(shì)之下，高校人事檔案管理更是變得越來(lái)越重要?；谌耸聶n案工作，不僅能夠有效收集、整理與展示現(xiàn)有教職工的基本情況，為高校有序、有效地開(kāi)展人力資源管理及其優(yōu)化配置做出有益的指導(dǎo)和幫助，還能夠?yàn)楦咝５慕ㄔO(shè)與發(fā)展積累豐富而寶貴的基礎(chǔ)資料，能夠涉及教學(xué)、科研及教師隊(duì)伍建設(shè)等方方面面，這些來(lái)源于檔案管理的信息資料，能夠?yàn)檎麄€(gè)高校的建設(shè)發(fā)展而提供多元而有效的服務(wù)。當(dāng)然，不可否認(rèn)的是，在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中，高校人事檔案管理仍然面臨著一定的問(wèn)題，尤其是精細(xì)化的一些理念在具體實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中還得不到有效的貫徹與落實(shí)，由此也就直接影響了高校人事檔案應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。對(duì)此，為了進(jìn)一步發(fā)揮和突顯高校人事檔案管理的作用和價(jià)值，就必須探究和實(shí)施有效的管理策略，尤其是精細(xì)化管理的研究和實(shí)施。

一、高校人事檔案精細(xì)化管理的意義

伴隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展以及高等院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教職工人數(shù)的不斷攀升，外聘人員不斷增加，人才流動(dòng)越發(fā)頻繁等等，對(duì)于高校人事檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。對(duì)此，新時(shí)期高校應(yīng)創(chuàng)新人事檔案管理工作，著力于構(gòu)建與推進(jìn)精細(xì)化管理，以更好地為高效管理、教學(xué)管理以及人事決策等提供服務(wù)。然而，反觀傳統(tǒng)的高校人事檔案管理模式，陳舊且單一，管理上也比較粗放，缺乏靈活性的同時(shí)，也制約其有效性的提升。相對(duì)應(yīng)來(lái)講，高校人事檔案精細(xì)化管理，旨在通過(guò)強(qiáng)調(diào)和突出精細(xì)化來(lái)達(dá)到精確化實(shí)施并提供精準(zhǔn)化服務(wù)，現(xiàn)實(shí)意義也比較明顯。

1.有助于提升人事檔案管理的科學(xué)性

對(duì)于當(dāng)代高校而言，正如上文所述，所面臨著的工作量及工作要求越來(lái)越高，而借助傳統(tǒng)管理模式和辦法，難以克服現(xiàn)實(shí)不足，同時(shí)也無(wú)法收獲應(yīng)有成效。相對(duì)應(yīng)來(lái)講，基于精細(xì)化管理，能夠在全新而精準(zhǔn)化的視角規(guī)范之下，進(jìn)一步優(yōu)化高校人事檔案管理的每一個(gè)工作步驟和環(huán)節(jié)，對(duì)高校人事檔案管理過(guò)程中各個(gè)工作階段及任務(wù)加以科學(xué)規(guī)劃與詳細(xì)分工，不斷完善高校人事檔案管理的流程，繼而將高校人事檔案管理的功能及特長(zhǎng)做以最大化發(fā)揮的同時(shí)，使其更為科學(xué)與規(guī)范，即更具科學(xué)性。

2.有助于增強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性

目前，很多高校的人事檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，比如在資料搜集與整理過(guò)程當(dāng)中，資料不全、缺失等問(wèn)題較為突出，而且整理分析也不夠規(guī)范等，由于整體上的規(guī)范性缺失，使得高校人事檔案管理應(yīng)有的作用得不到發(fā)揮，信息不夠完整也不夠全面，參考價(jià)值明顯不足。而通過(guò)精細(xì)化管理的實(shí)施，能夠進(jìn)一步針對(duì)資料收集整理過(guò)程當(dāng)中的規(guī)范性缺失問(wèn)題加以有效解決，尤其是能夠根據(jù)人事檔案管理的實(shí)際情況來(lái)及時(shí)有效地構(gòu)建管理流程，并做好管理制度的制定及對(duì)每個(gè)工作環(huán)節(jié)詳細(xì)規(guī)定的說(shuō)明等，最終能夠使得高校人事檔案管理工作者有制度和有流程規(guī)定可依的同時(shí)，能夠在這樣規(guī)范化的框架下開(kāi)展工作，這就有效避免了管理工作的盲目性與隨意性，基于這種規(guī)范性的存在，也為其有效性得以實(shí)現(xiàn)與提升開(kāi)啟了一個(gè)良好的開(kāi)端，或者說(shuō)提供了一個(gè)有效的保障。

3.有助于提高人事檔案管理的效率

結(jié)合現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作的實(shí)踐來(lái)看，很多高校目前仍然采用較為原始、傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行人事檔案管理，雖然說(shuō)某些傳統(tǒng)優(yōu)秀可借鑒的管理工作經(jīng)驗(yàn)有所傳承和保留，但是某些管理辦法已經(jīng)不符合新時(shí)期新情況以及新需求，尤其是達(dá)不到新時(shí)期管理效率的要求，這些管理方式是亟需改進(jìn)或淘汰的。舉例來(lái)講，一人多角、一人多責(zé)的情況仍有較為普遍，即在具體的人事檔案管理過(guò)程當(dāng)中，既扮演著保管者的角色，而且也擔(dān)負(fù)著檢索、儲(chǔ)存等職責(zé)，這種完全由管理人員親力親為的工作模式，缺乏分工與協(xié)作，繼而也勢(shì)必影響整體管理效率的提升。而通過(guò)實(shí)施精細(xì)化管理，則對(duì)于高校人事檔案管理過(guò)程中各工作的流程及職責(zé)等等，都給予了明確的規(guī)定，而且強(qiáng)調(diào)以信息化為基礎(chǔ)來(lái)促進(jìn)和保障精細(xì)化，通過(guò)引進(jìn)信息化設(shè)備與方式，推動(dòng)人事檔案信息化管理水平的提升，最終也就使整個(gè)人事檔案管理的效率及質(zhì)量有了大幅提升與可靠保障。

二、高校人事檔案精細(xì)化管理的要點(diǎn)

在實(shí)施與推進(jìn)高校人事檔案精細(xì)化管理之前，我們有必要準(zhǔn)確把握其要點(diǎn)，而這里所講的要點(diǎn)，我們也可以將其看成是高校人事檔案精細(xì)化管理的特點(diǎn)或功能?？傮w來(lái)講，結(jié)合筆者對(duì)高校人事檔案精細(xì)化管理的認(rèn)知，其要點(diǎn)有四個(gè)，即：完整收集、準(zhǔn)確鑒別、有序整理、安全保管。

1.完整收集

高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)極具系統(tǒng)性、復(fù)雜性的龐大工程，這一方面來(lái)源于人事檔案信息本身所具有的的多維度與多內(nèi)容的突出特征，另一方面也來(lái)源于人事檔案管理工作本身對(duì)于高校建設(shè)與發(fā)展所具有的價(jià)值和作用。所以說(shuō)，為了能夠切實(shí)實(shí)現(xiàn)與提升高校人事檔案管理的效率與質(zhì)量，使高校人事檔案能夠較為全面而真實(shí)地反映一個(gè)人的全貌，盡可能地做到“見(jiàn)檔如見(jiàn)人”，就離不開(kāi)準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、完整收集檔案信息環(huán)節(jié)。換言之，只有在強(qiáng)大、準(zhǔn)確而及時(shí)的數(shù)據(jù)信息收集的支持之下，才能夠?qū)崿F(xiàn)與提升數(shù)據(jù)信息背后的價(jià)值，也才能夠?qū)崿F(xiàn)高校人事檔案管理應(yīng)有的作用。而這，完整收集，也正是高校人事檔案精細(xì)化管理工作的第一個(gè)要點(diǎn)。當(dāng)然，為實(shí)現(xiàn)完整收集，高校人事檔案管理人員就需要進(jìn)行多方合作，聯(lián)合督導(dǎo)、教務(wù)、科研及各學(xué)科系部等管理部門(mén)，在明確歸檔材料收集范圍的基礎(chǔ)之上，將科研項(xiàng)目與教學(xué)成果為著力點(diǎn)，盡可能地多掌握、了解形成人事檔案材料的信息，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)信息材料的完整收集。與此同時(shí)，某些高校在進(jìn)行人事檔案信息收集過(guò)程當(dāng)中的一些優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)也值得借鑒與參考，其中就比如“內(nèi)部+外部”收集、“橫向+縱向”收集相結(jié)合的模式，這樣不僅可以提升收集的效率，還能夠增強(qiáng)收集的完整性與科學(xué)性。

2.準(zhǔn)確鑒別

高校人事檔案管理所接觸到的信息數(shù)據(jù)數(shù)量龐大，而且存在動(dòng)態(tài)變化，需要及時(shí)跟進(jìn)與改正，另外還有真?zhèn)?。所以說(shuō)，高校人事檔案管理工作要能夠進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別，這是工作的內(nèi)在要義之一。而通過(guò)高校人事檔案精細(xì)化管理，則有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息材料的準(zhǔn)確鑒別。換言之，借助精細(xì)化管理，可以幫助和促進(jìn)高校檔案管理更好地實(shí)現(xiàn)取材有據(jù)、舍材有理、去偽存真等。由此來(lái)看，精細(xì)化管理不僅僅是一種更加精準(zhǔn)、細(xì)致的工作方法，更是一種嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。而這種工作方法與工作態(tài)度，值得每位高校人事檔案管理工作人員所繼承和發(fā)揚(yáng)。

3.有序整理

在經(jīng)過(guò)以上兩點(diǎn)工作之后，則開(kāi)始進(jìn)入到對(duì)信息數(shù)據(jù)的整理階段。而這種階段，也正是通過(guò)整理最終形成科學(xué)的人事檔案資料庫(kù)的重要過(guò)程。結(jié)合高校人事檔案管理的跟本要求或者是目的來(lái)看，都是為了能夠?qū)⑦@些所收集信息更為規(guī)范化、條理化以及系統(tǒng)化。然而，傳統(tǒng)檔案管理工作較為粗放，難以達(dá)到預(yù)期要求和目的。相對(duì)應(yīng)來(lái)講，基于高校人事檔案精細(xì)化管理，依據(jù)具體而明確的要求與制度，可以更好地實(shí)現(xiàn)有序整理，有助于做到分類(lèi)準(zhǔn)備、目錄清楚以及編排有序等。

4.安全保管

在對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行完整收集、準(zhǔn)確鑒別以及有序整理之后，也就基本完整高校人事檔案匯總工作了。接下來(lái)，則是要對(duì)這些人事檔案信息進(jìn)行安全保管。當(dāng)然，在保管的過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)管理者要自覺(jué)而嚴(yán)格地遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)之各項(xiàng)規(guī)定，遵從校內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度，以此來(lái)開(kāi)展工作，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)、安全而周密的保管。另外，在新時(shí)期信息化社會(huì)當(dāng)中，一方面要有序推進(jìn)檔案管理的信息化，但另一方面也要跟進(jìn)相關(guān)管理工作，尤其是要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，防止安全漏洞等，以始終保障人事檔案信息處于安全的環(huán)境之中。

三、高校人事檔案的精細(xì)化管理策略

伴隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)于高校人事檔案管理工作而言，同樣是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。其中，傳統(tǒng)管理模式和方法較為粗放，難以適應(yīng)新時(shí)期高校檔案管理的新要求。但是一些新的理念、技術(shù)和方法的出現(xiàn)，又為高校人事檔案管理提供了新的發(fā)展機(jī)會(huì)與思路。其中，精細(xì)化管理，則是高校人事檔案管理的一個(gè)不可逆的潮流和趨勢(shì)。

1.加強(qiáng)制度與管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

正所謂“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。”如果說(shuō)當(dāng)前高校人事檔案管理面臨物質(zhì)條件不足且短時(shí)期難以得到全面改善、有效提升，那么我們必須將尋求突破與發(fā)展的目光更多的著眼于相關(guān)非物質(zhì)條件之上，即著力于提升高校人事檔案管理的軟實(shí)力，更進(jìn)一步來(lái)講則是要加強(qiáng)制度與管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為檔案管理者更好地開(kāi)展工作提供指導(dǎo)的同時(shí)，嚴(yán)格規(guī)范各項(xiàng)工作及各環(huán)節(jié)流程，基于精準(zhǔn)化管理來(lái)降低工作隨意性與盲目性的同時(shí)，更好引領(lǐng)高校人事檔案管理工作水平的進(jìn)一步發(fā)展與提高。具體來(lái)講，比如可以建立人事檔案管理制度、崗位責(zé)任制度、保密制度以及材料收集制度等等。同時(shí)，還可以對(duì)高校人事檔案管理者按照權(quán)、責(zé)、利相統(tǒng)一的原則來(lái)進(jìn)行責(zé)任劃分，以此來(lái)保障和促進(jìn)每位工作人員都能夠在明確自身崗位職責(zé)的基礎(chǔ)之上，合理、有序而有效地開(kāi)展自身工作。另外，要制定和實(shí)施對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)制，基于環(huán)環(huán)相扣的方法與精準(zhǔn)化的流程設(shè)計(jì)，來(lái)明確崗位職責(zé)的同時(shí)，能夠準(zhǔn)確追查。比如，教職工對(duì)本人所填報(bào)的檔案信息負(fù)有職責(zé)、人事管理部門(mén)對(duì)人事材料鑒別、轉(zhuǎn)送、收集、歸檔負(fù)有職責(zé);人事檔案管理者對(duì)人事材料的保存、整理、保管等負(fù)有職責(zé)。基于以上設(shè)計(jì)，可以使各環(huán)節(jié)人員都能夠成為高校人事檔案的建設(shè)者、管理者以及貢獻(xiàn)者，可大幅激發(fā)與提升工作的積極性，反過(guò)來(lái)更好地推進(jìn)高校人事檔案精細(xì)化管理工作的規(guī)范有序。

2.加強(qiáng)宣傳以提升全員檔案管理精細(xì)化意識(shí)

在新時(shí)期中央明確提出要從嚴(yán)管理人事檔案的新形勢(shì)之下，高校人事檔案管理工作更應(yīng)率先做好表率與帶頭作用，提高自身政治站位，不斷解放思想，立足深化改革，開(kāi)辟管理新載體，創(chuàng)新管理新方式，大力宣傳以提升全員檔案管理精細(xì)化意識(shí)，特別要讓學(xué)校教職工充分而深刻地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作及精細(xì)化管理的價(jià)值與作用，讓他們了解到人事檔案管理工作與其個(gè)人切身利益息息相關(guān)的同時(shí)，能夠加以重視，積極配合高校檔案精細(xì)化管理的各項(xiàng)工作，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率與質(zhì)量。當(dāng)然，更為重要的是對(duì)于高校人事檔案管理者自身而言，要對(duì)精細(xì)化管理意識(shí)與理念進(jìn)行深入分析與充分理解，要將精細(xì)化管理意識(shí)內(nèi)化于心、外化于行，即能夠在充分理解精細(xì)化精神理念的基礎(chǔ)之上，能夠?qū)⑵湄瀼芈鋵?shí)于工作實(shí)踐。另外，對(duì)于高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)而言，也要對(duì)人事檔案精細(xì)化管理給予充分的重視，進(jìn)而加強(qiáng)這方面的宣傳與教育，使每位教師工都能夠認(rèn)真而積極地參與其中，為檔案的精細(xì)化管理提供更多的人力與智力支持。

3.不斷提升人事檔案管理者的精細(xì)化管理水平

人事檔案管理工作能夠有序、有效開(kāi)展，與管理者自身的素質(zhì)水平有著直接聯(lián)系。換言之，為了構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的精細(xì)化管理，就必須要不斷提升人事檔案管理者的精細(xì)化管理水平，需要構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)型、復(fù)合型的管理隊(duì)伍，只有既懂得檔案學(xué)理論、方法與技術(shù)，還能夠具備善于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)推動(dòng)高校人事檔案精細(xì)化管理工作更好開(kāi)展的實(shí)踐意識(shí)和能力。具體來(lái)講，要配備政治過(guò)硬、堅(jiān)持原則以及服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的專(zhuān)職檔案管理人員，同時(shí)還應(yīng)該具備不斷學(xué)習(xí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和更新的條例、有計(jì)劃實(shí)施專(zhuān)業(yè)化與科學(xué)化的培訓(xùn)、努力掌握較高水平專(zhuān)業(yè)理論和能力素養(yǎng)的強(qiáng)烈意識(shí)和良好能力。為此，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)投入，為檔案管理人員提供外出參觀學(xué)習(xí)、交流培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，以進(jìn)一步提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平。當(dāng)然，還需要特別強(qiáng)調(diào)的是，除了要從技術(shù)和專(zhuān)業(yè)化教學(xué)方面來(lái)加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理者的培訓(xùn)，還要注重對(duì)其進(jìn)行精神方面的培訓(xùn)，即使其養(yǎng)成并保持愛(ài)崗敬業(yè)精神，具備高尚的品格，能夠坐得住身、靜下心來(lái)，并且具有淡泊名利、無(wú)私奉獻(xiàn)的職業(yè)觀，只有如此才能夠有效開(kāi)展人事檔案精細(xì)化管理工作。

總而言之，高校人事檔案的精細(xì)化管理是一項(xiàng)極具現(xiàn)實(shí)意義的研究，是高校人事檔案管理工作立足當(dāng)下、面向未來(lái)有效、高質(zhì)發(fā)展的一個(gè)有效途徑。為進(jìn)一步促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的精細(xì)化管理，除了本文所提到的要加強(qiáng)制度與管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、加強(qiáng)宣傳以提升全員檔案管理精細(xì)化意識(shí)、不斷提升人事檔案管理者的精細(xì)化管理水平以外，對(duì)于每位管理者甚至是對(duì)于全體教職工而言，都應(yīng)該為高校人事檔案精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)而建言獻(xiàn)策，而努力付出，不斷開(kāi)創(chuàng)新時(shí)期高校人事檔案工作新局面。

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（作者單位：湖北中醫(yī)藥大學(xué)人事處）