大數(shù)據(jù)時(shí)代民生檔案的管理與利用服務(wù)探析

谷舒婷

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代對民生檔案的管理與利用服務(wù)提出了線下轉(zhuǎn)線上、跨區(qū)域部門工作、開放數(shù)據(jù)等新要求。然而目前民生檔案管理與利用服務(wù)中仍存在著專業(yè)人員稀缺、技術(shù)水平落后、檔案管理分散等問題。建議檔案機(jī)構(gòu)結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息資源管理特點(diǎn)、服務(wù)理念與技術(shù)條件，提升工作人員管理服務(wù)意識(shí)、提高機(jī)構(gòu)相關(guān)技術(shù)水平、進(jìn)行多源信息融合，探索改進(jìn)民生檔案的管理與利用服務(wù)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);民生檔案;管理與利用服務(wù);多源信息融合

當(dāng)今世界已進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，相關(guān)技術(shù)成為了金融、餐飲、交通等行業(yè)發(fā)展的巨大助力，檔案領(lǐng)域也積極引進(jìn)相關(guān)技術(shù)理念，2013年，周楓在《大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的特征及發(fā)展策略》一文中首次將大數(shù)據(jù)與檔案工作結(jié)合起來，剖析了大數(shù)據(jù)對檔案館帶來的影響并為檔案館的生存發(fā)展提出建議。民生檔案作為《國家基本專業(yè)檔案目錄》規(guī)定的五類基本檔案之一，其種類有著地方性、多樣性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，但由于部分民生檔案專業(yè)性較強(qiáng)，往往由其所屬的政府專業(yè)主管部門進(jìn)行分散保管，不利于檔案館對民生檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理與服務(wù)利用。學(xué)者張林華、潘玉琪指出，在檔案信息化背景下，我國的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐仍局限于一定區(qū)域內(nèi)各自為政的現(xiàn)狀。因此，本文通過分析當(dāng)今社會(huì)對民生檔案管理與利用服務(wù)的時(shí)代需求，對其現(xiàn)存問題進(jìn)行歸納并基于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景提出一些對策與建議，以期為今后檔案工作的開展提供參考。

一、民生檔案管理與利用服務(wù)的時(shí)代需求

民生檔案關(guān)乎群眾利益與社會(huì)發(fā)展，民生檔案的管理與利用服務(wù)也一直是檔案工作者的關(guān)注熱點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，新的互聯(lián)網(wǎng)理念和科學(xué)技術(shù)不斷與傳統(tǒng)思維發(fā)生碰撞，在現(xiàn)行工作中對民生檔案的管理利用服務(wù)提出了新的時(shí)代需求，筆者結(jié)合調(diào)研情況與文獻(xiàn)閱讀，將需求總結(jié)為對線上檔案館的需求，跨部門、跨地域的查檔需求和對開放數(shù)據(jù)的需求這三點(diǎn)內(nèi)容。

1.對線上檔案館的需求

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，越來越多的檔案機(jī)構(gòu)開拓了線上業(yè)務(wù)，但經(jīng)過筆者對當(dāng)前線上檔案館的不完全調(diào)查，由于我國各個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展水平差異較大，當(dāng)前僅有部分檔案館提供了線上預(yù)約、館藏介紹、館藏資源目錄等線上服務(wù)與展示內(nèi)容，而一些可在線查檔的線上檔案館也只提供了小部分檔案，從檔案類別來說并未達(dá)到《國家基本專業(yè)檔案目錄》所規(guī)定的14類民生檔案，檔案數(shù)量也遠(yuǎn)不及線下檔案館，甚至還有部分線上檔案館處于長期無人維護(hù)的狀態(tài)，很多用戶反饋線上檔案館無法滿足其查檔需求，線上檔案館形同虛設(shè)。

2020年初，新冠肺炎疫情下的檔案機(jī)構(gòu)工作也體現(xiàn)出對線上檔案館的時(shí)代需求，為確保檔案用戶的生命安全，部分檔案館通過微信、電子郵箱、郵寄等方式向群眾提供服務(wù)。這從實(shí)踐層面啟示各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)合理利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)，盡快建立成熟的線上檔案館，結(jié)合用戶需求進(jìn)行線上資源重新配置與整合，為用戶提供相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)。

2.跨部門、跨地域的查檔需求

近年來由于我國區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不均、交通狀況改善、鐵路網(wǎng)發(fā)達(dá)完善等原因，遷移與流動(dòng)人口大大增加，在此情況下跨部門、跨地域查檔的需求與日俱增。比如公民在申請落戶A城市時(shí)需提交戶籍證明、婚姻狀況等民生檔案證明材料，但因原所在地B城市的相關(guān)部門并未開展線上查檔服務(wù)，該用戶需返回B城市，到各個(gè)部門進(jìn)行線下查詢，這樣的查檔流程對其工作生活都帶來了一定影響。但是自大數(shù)據(jù)時(shí)代提供了技術(shù)基礎(chǔ)，越來越多的學(xué)者開始關(guān)注民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)這一研究領(lǐng)域，這也正意味著遠(yuǎn)程查檔、跨部門查檔已經(jīng)成為新時(shí)代的群眾需求。

3.對開放數(shù)據(jù)的需求

隨著電子政務(wù)、政務(wù)公開等政府工作的改革與創(chuàng)新，我國地方政府對于開放數(shù)據(jù)的重視程度與日俱增，各級(jí)政府對當(dāng)?shù)氐男畔①Y源進(jìn)行選擇性開放與深度挖掘，以此來提高政府信息化效率、推動(dòng)政府智能轉(zhuǎn)型、帶動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。而民生檔案因其地方性與真實(shí)性的特點(diǎn)，在經(jīng)過數(shù)據(jù)預(yù)處理后往往能成為大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)挖掘可以分析總結(jié)人民日益增長的美好生活需要，在此基礎(chǔ)上可以進(jìn)行地方產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，政府施政因地制宜，高效服務(wù)群眾，努力讓群眾滿意。

同時(shí)，自2015年習(xí)總書記提出供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革以來，越來越多的企業(yè)、部門、社會(huì)組織將目光投向了貼近群眾生活的民生檔案，根據(jù)檔案記錄的真實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行供給側(cè)的改革，無疑可以幫助社會(huì)各界攜手并進(jìn)，深化改革。在此基礎(chǔ)上檔案機(jī)構(gòu)也可進(jìn)行自身的供給側(cè)改革，在實(shí)踐中調(diào)研社會(huì)群眾重點(diǎn)關(guān)注的民生檔案，調(diào)整對外開放的檔案類別，促進(jìn)檔案二次利用，推進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)型。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代民生檔案的管理與利用服務(wù)現(xiàn)存問題的解決對策

前文結(jié)合用戶需求已經(jīng)提到線上檔案館建設(shè)不完全等部分現(xiàn)存問題，結(jié)合當(dāng)前工作現(xiàn)狀，民生檔案管理與利用服務(wù)存在的問題可以簡單歸納為專業(yè)人員稀缺、技術(shù)水平落后和檔案管理分散。基于這三點(diǎn)問題，筆者結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息資源管理特點(diǎn)、服務(wù)理念與技術(shù)條件，提出了提升工作人員管理服務(wù)意識(shí)、提高機(jī)構(gòu)相關(guān)技術(shù)水平、進(jìn)行多源信息融合這三點(diǎn)對策。

1.提升工作人員管理服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作者作為檔案館的重要組成部分，很大程度上決定了民生檔案的管理水平與服務(wù)品質(zhì)，所以提升工作人員的管理服務(wù)意識(shí)，可以在大數(shù)據(jù)時(shí)代幫助檔案工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型，及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代對檔案機(jī)構(gòu)提出的更高要求。

（1）轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，樹立以用戶為中心的服務(wù)意識(shí)

在傳統(tǒng)的民生檔案管理工作中，檔案管理工作者一般處于被動(dòng)狀態(tài)，即等待用戶前來查檔，較少有人及時(shí)響應(yīng)檔案利用者的需求，積極主動(dòng)進(jìn)行自我改變。這種得過且過的工作態(tài)度很難帶來創(chuàng)新性發(fā)展，也不利于提升檔案工作的社會(huì)地位。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)上對于民生檔案等公共服務(wù)提出了更高的要求，檔案管理工作者理應(yīng)抓住時(shí)代變革契機(jī)，由被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，創(chuàng)新思維方式，建立以用戶為中心的服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平。此外，檔案館也可以制定考評(píng)機(jī)制，根據(jù)用戶反饋與服務(wù)質(zhì)量對檔案工作人員進(jìn)行定期考核，以此促進(jìn)民生檔案管理與利用服務(wù)的發(fā)展，為檔案工作注入新鮮活力與不竭動(dòng)力。

（2）樹立“共建共享共用”理念，培養(yǎng)“一站式”服務(wù)意識(shí)

2016年12月23日，中央辦公廳副主任陳世炬在全國檔案局長館長會(huì)議上提出要“積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化信息化，促進(jìn)檔案信息資源的共建共享共用”，而“共建共享共用”也是大數(shù)據(jù)時(shí)代各行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵理念。當(dāng)前民生檔案因其專業(yè)性，大多分散保存于各對應(yīng)部門的檔案室，用戶在查檔時(shí)不得不往返于各個(gè)部門，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化數(shù)字化為檔案查詢的“一站式”服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。在這樣的時(shí)代紅利面前，檔案管理工作者須及時(shí)樹立檔案領(lǐng)域的“共建共享共用”理念，培養(yǎng)民生檔案“一站式”服務(wù)意識(shí)，加快檔案工作的轉(zhuǎn)型與進(jìn)步。

（3）了解掌握新興技術(shù)，提高檔案管理安全意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代固然為民生檔案的管理和利用創(chuàng)造了新的環(huán)境，但隨之而來的還有不可忽視的信息安全問題。相較于以往的線下紙質(zhì)檔案，線上數(shù)字檔案面臨著更多的安全問題，黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒、存儲(chǔ)設(shè)備丟失等情況都有可能導(dǎo)致信息泄露，而民生檔案中包含大量與民眾、政府等對象密切相關(guān)的不可公開內(nèi)容，一旦這些信息泄露，就很有可能帶來巨大社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)與安全隱患。所以，檔案管理工作者必須在了解掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代新興技術(shù)的基礎(chǔ)上，提高檔案管理安全意識(shí)，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息化過程、規(guī)章制度、人員培養(yǎng)等多個(gè)方面加強(qiáng)對民生檔案信息安全的管理，加強(qiáng)民生檔案信息化過程中的風(fēng)險(xiǎn)防范化解能力，保證公眾利益不受侵害。

2.提高機(jī)構(gòu)相關(guān)技術(shù)水平

在提升了檔案管理工作者管理服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上，檔案館仍需進(jìn)行技術(shù)方面的打磨，可以通過建立人才聯(lián)合培養(yǎng)與引進(jìn)機(jī)制、定期組織檔案工作者進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，打造復(fù)合型團(tuán)隊(duì)、加快構(gòu)建數(shù)字檔案館，拓寬服務(wù)路徑這三種方式，提高大數(shù)據(jù)時(shí)代信息管理能力，以便向檔案利用者提供更優(yōu)良的服務(wù)與更優(yōu)質(zhì)的資源。

（1）建立人才聯(lián)合培養(yǎng)與引進(jìn)機(jī)制

各行各業(yè)在信息化進(jìn)程中都面臨著技術(shù)人才缺失的關(guān)鍵問題，盡管目前各高校正著力培養(yǎng)掌握信息技術(shù)的檔案專業(yè)人才，但仍無法填補(bǔ)這一巨大空缺，學(xué)者張照余曾說：“信息化人才是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源?！蹦敲丛谶@種情況下，檔案館可以和高校展開合作，聯(lián)合培養(yǎng)檔案專業(yè)的復(fù)合型人才，針對實(shí)踐需求進(jìn)行課程設(shè)置，幫助畢業(yè)生盡快走上工作崗位。

除此以外，檔案館也可以制定相關(guān)福利政策，引進(jìn)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)型人才，這類人才擁有扎實(shí)的信息技術(shù)基礎(chǔ)，稍加培養(yǎng)即可迅速開展檔案信息化工作。相信他們一定可以憑借理工科的專業(yè)背景，在思想碰撞與學(xué)科交叉中為檔案工作轉(zhuǎn)型帶來一些創(chuàng)新思路。

（2）定期組織檔案工作者進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，打造復(fù)合型團(tuán)隊(duì)

據(jù)國家檔案局發(fā)布的《2018年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要》（一）顯示，截至2018年底，我國檔案專職工作人員中34歲及以下人員僅占17.0%，檔案專業(yè)人員所占比例僅為17.5%。這也就意味著現(xiàn)有檔案工作者的組成結(jié)構(gòu)其實(shí)并不合理，有著年齡偏大、檔案專業(yè)人才占比小等問題。

所以，檔案機(jī)構(gòu)在引進(jìn)新人才的同時(shí)，也要加強(qiáng)對原有工作人員的檔案信息化技能培訓(xùn)，幫助他們掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代的新興技術(shù)與信息化觀念意識(shí)，嘗試將多年工作經(jīng)驗(yàn)融入現(xiàn)代化技術(shù)并進(jìn)行理論創(chuàng)新與實(shí)踐，提升民生檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)和管理服務(wù)水平，努力打造一支理論與實(shí)踐并重的復(fù)合型團(tuán)隊(duì)。

（3）加快構(gòu)建數(shù)字檔案館，拓寬服務(wù)路徑

由于各地區(qū)檔案工作推進(jìn)進(jìn)度不一，當(dāng)前各地?cái)?shù)字檔案館構(gòu)建水平層次不齊，上海市于2012年底已完成全部民生檔案的數(shù)字化工作，而其他大部分地區(qū)仍在推進(jìn)信息化進(jìn)程。所以其他地區(qū)現(xiàn)階段需要學(xué)習(xí)上海等城市的成功經(jīng)驗(yàn)，加快構(gòu)建地區(qū)數(shù)字檔案館，在此過程中，可以優(yōu)先錄入需求率高的重點(diǎn)民生檔案，搭建與群眾生活密切相關(guān)的線上檔案信息系統(tǒng)。

除了數(shù)字檔案館，各地機(jī)構(gòu)也可以學(xué)習(xí)青島、杭州、深圳等地的先進(jìn)交互案例，增強(qiáng)與用戶的互動(dòng)機(jī)制，比如開拓微信公眾號(hào)、微信小程序、微博、留言板等服務(wù)路徑，通過社交媒體向公眾展示館藏內(nèi)容與類別，解決信息不對稱等問題，幫助潛在檔案利用者了解檔案館，發(fā)掘其對民生檔案的利用需求，更好地為群眾提供服務(wù)。

3.進(jìn)行多源信息融合

多源信息融合是將來自多種渠道的信息進(jìn)行整合，去除多源信息之間重復(fù)或矛盾的部分，合并歸納同類型的數(shù)據(jù)，最終形成一個(gè)和諧完整的信息數(shù)據(jù)庫，用以提升信息整體價(jià)值、簡化信息查詢過程、改善信息利用體驗(yàn)。筆者認(rèn)為，民生檔案自身擁有分散管理的特點(diǎn)，在檔案信息化過程中檔案機(jī)構(gòu)可以采用多源信息融合的方式進(jìn)行資源整合、統(tǒng)籌管理與開發(fā)利用。

（1）加強(qiáng)館際交流合作與部門間信息融合

按國家檔案局編制的《國家基本專業(yè)檔案目錄》規(guī)定，民生檔案包括了由民政部、衛(wèi)生部、住房城鄉(xiāng)建設(shè)部等7個(gè)專業(yè)主管部門分管的14類檔案，除此以外，各地由于歷史沿革、地域特色、工作重心不同，還存在著多種有地方特色的民生檔案。據(jù)學(xué)者安小米等人調(diào)查顯示，地方城市可提供100多種、涉及20多個(gè)系統(tǒng)和部門的民生檔案。由于民生檔案基層管理單位較多，故需要地方檔案局進(jìn)行合理頂層設(shè)計(jì)，在加強(qiáng)館（室）際交流合作的基礎(chǔ)上進(jìn)行多部門間的檔案信息融合，聯(lián)動(dòng)同地區(qū)不同檔案館（室）、同單位不同部門、不同地區(qū)檔案館（室），給檔案利用者提供成體系的民生檔案資源。

（2）建立以用戶需求為導(dǎo)向的管理服務(wù)機(jī)制

多源信息融合并不是盲目融合，檔案館可以通過對用戶查檔數(shù)據(jù)的深度挖掘，分析并建立用戶畫像，從而了解不同類型用戶的查檔需求、類別、特點(diǎn)等關(guān)鍵要素，再由此進(jìn)行有針對性的資源調(diào)配與開放，更大限度地發(fā)揮現(xiàn)有民生檔案資源的使用價(jià)值。在建立了以用戶需求為導(dǎo)向的管理服務(wù)機(jī)制以后，行有余力的檔案機(jī)構(gòu)還可以進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)的探索，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)為每一位檔案利用者打造其專屬的民生檔案資源套餐，優(yōu)化用戶查檔體驗(yàn)，鼓勵(lì)公眾走進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)公民檔案素養(yǎng)。

（3）地方政府強(qiáng)化政策引導(dǎo)，為融合提供助力

多源信息融合要求各館、各部門積極配合提供民生檔案，在此過程中，地方政府需要適時(shí)發(fā)揮政策制度的引導(dǎo)作用。政府可根據(jù)當(dāng)前民生檔案資源的區(qū)域特點(diǎn)，制定民生檔案多源信息融合政策和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)檔案機(jī)構(gòu)與相關(guān)部門主動(dòng)進(jìn)行數(shù)字資源整合，幫助建立區(qū)域間以及跨區(qū)域的民生檔案信息管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)民生檔案“信息孤島”。另外，地方政府也可以提供資金、人力、場地等助力，幫助加快民生檔案信息融合進(jìn)程。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)并存，在此背景下探尋民生檔案的管理與利用服務(wù)優(yōu)化也有著其獨(dú)特的時(shí)代意義與實(shí)踐價(jià)值。在提升工作人員的管理服務(wù)意識(shí)方面，可以加強(qiáng)檔案管理工作者主觀能動(dòng)性，建立以用戶為中心的服務(wù)意識(shí);努力樹立“共建共享共用”理念，培養(yǎng)“一站式”服務(wù)意識(shí);學(xué)習(xí)掌握新興技術(shù)，提高檔案管理安全意識(shí)。在提升相關(guān)技術(shù)水平方面可以建立人才聯(lián)合培養(yǎng)與引進(jìn)機(jī)制;定期組織檔案工作者進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，打造復(fù)合型團(tuán)隊(duì);加快構(gòu)建數(shù)字檔案館，拓寬服務(wù)路徑。除此之外，檔案館還可探索多源信息融合，加強(qiáng)館際交流合作與部門間信息融合，建立以用戶需求為導(dǎo)向的管理服務(wù)機(jī)制，地方政府也要適時(shí)強(qiáng)化政策引導(dǎo)，為融合提供助力。希望以上策略可以幫助優(yōu)化民生檔案的管理與利用服務(wù)，最終促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值。

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（作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系）