干部檔案管理工作轉(zhuǎn)型的探索

何倫剛

摘?要：隨著信息社會發(fā)展的深入，我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)特也都迎來了新的變革。信息化的浪潮對社會職業(yè)活動造成了很大的影響。本文以檔案管理行業(yè)為例，積極探索在如此新的時(shí)代背景下，檔案管理工作者如何應(yīng)對干部檔案管理工作轉(zhuǎn)型。希望這些思考可以對行業(yè)的工作者有一定的啟迪，進(jìn)而推動干部檔案管理部門工作的開展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新媒體;服務(wù);策略

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展以及普及使用，大量的數(shù)據(jù)和信息需要借助電腦、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲、共享以及傳輸，大量的、重要性的數(shù)據(jù)資料如何進(jìn)行管理成為檔案管理者的一個(gè)難題?；ヂ?lián)網(wǎng)的最大優(yōu)勢在于成本低、實(shí)時(shí)發(fā)送、便捷共享，這對傳統(tǒng)的檔案管理工作來說是一個(gè)巨大的機(jī)遇，如果可以把我機(jī)遇、積極變革，就能夠完成工作的轉(zhuǎn)型，為檔案管理工作注入新的活力。為此，本文就新時(shí)期干部檔案管理工作的轉(zhuǎn)型原因進(jìn)行了分析，并從以下四個(gè)方面探討有效的實(shí)施路徑，進(jìn)而為干部檔案管理工作的有效開展提供新的思路。

一、干部檔案管理工作轉(zhuǎn)型的原因分析

1.思想傳統(tǒng)，忽視對干部檔案的管理

當(dāng)下對干部檔案管理工作的開展仍然持有傳統(tǒng)的思想，對檔案工作重視不足，意識不到干部檔案管理工作開展的價(jià)值性，所以在這一部門的人員配備上不足，缺乏專業(yè)人員，大都都是一些兼職人員。再者，管理理念守舊，無法為大眾進(jìn)行服務(wù)。最后，管理設(shè)備不夠齊全，且技術(shù)落后，檔案的打孔機(jī)已經(jīng)無法正常打孔。并且信息技術(shù)沒有得到充分的使用，在搜集檔案材料時(shí)，依然處于人工的查找，所以辦事效率較低?？偠灾?，當(dāng)下干部檔案的管理工作開展得跟不上時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)影響了工作的開展。

2.模式守舊，無法高效服務(wù)于群眾

檔案管理部門一直采用守舊的管理模式開展工作，導(dǎo)致檔案管理部門的技術(shù)開發(fā)比較欠缺。再者，由于干部檔案的保密性，使得管理工作人員一直在檔案室工作，很少與外界進(jìn)行交流，缺乏積極的宣傳，因此其他部門對檔案的管理工作不夠重視，影響了檔案管理的工作質(zhì)量。由于模式守舊，很多工作人員無法將管理模式轉(zhuǎn)化為服務(wù)模式，使得在工作開展的過程中不注意材料的保管，且對于一些破損缺頁和書寫潦草及字跡模糊的情況，無法進(jìn)行合理的處理，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案材料出現(xiàn)問題時(shí)，不能夠?qū)⑵溥M(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的整理，最終導(dǎo)致檔案管理工作無法服務(wù)于大眾，失去了檔案管理崗位的價(jià)值。

3.人才匱乏，導(dǎo)致工作質(zhì)量差強(qiáng)人意

由于干部檔案工作不能在短時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)效益，所以這一崗位在人員的安排上容易被人忽視，在人員的配備上進(jìn)行精簡。因此，檔案管理部門的工作人員常常“身兼數(shù)職”，并且因?yàn)槠渌墓ぷ鞫⒄`檔案管理工作的開展，辦事效率低，質(zhì)量不過關(guān)。除此之外，在招聘相關(guān)的人員時(shí)標(biāo)準(zhǔn)過低，且在招聘完一批新人后進(jìn)行短期的培訓(xùn)，或者根本不進(jìn)行培訓(xùn)就開始參加工作，工作人員缺乏專業(yè)的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致在檔案管理工作的開展變成了被動的整理和查閱，進(jìn)而使得整個(gè)檔案管理工作的開展變得繁瑣。除了上述問題以外，一些檔案管理部門為了削減支出，會聘請一些兼職人員來接手工作，由于檔案管理工作的特性以及任務(wù)的繁重，導(dǎo)致忽視了他們的專業(yè)培訓(xùn)和及時(shí)的調(diào)動，使得兼職人員在頻繁的流動之后，新舊接不上茬，所以在一些工作開展到了半路后，就不了了之。有一些材料在未入檔案時(shí)被堆放，時(shí)間久了出現(xiàn)材料的丟失。

4.制度不完善，工作程序出現(xiàn)漏洞

由于制度的不完善，導(dǎo)致檔案管理部門之間缺乏及時(shí)地溝通，使得在接手檔案到入庫這段時(shí)間較長，因?yàn)楣ぷ魅藛T流動性大，使得一些關(guān)鍵材料丟失，出現(xiàn)了工作漏洞。除此之外，由于審核制度不夠完善，一些人員在紙質(zhì)版的檔案中弄虛作假，欺騙他人。最后，一些數(shù)字化應(yīng)用的匱乏，使得干部檔案的管理工作開展得相當(dāng)困難和低效，且工作開展得相當(dāng)封閉，不利于檔案工作的開展。還有一些工作人員由于制度的不完善，在工作時(shí)不積極，工作狀態(tài)懶散。所以，干部檔案管理部門要對制度進(jìn)行完善，進(jìn)而減少了工作程序中出現(xiàn)的漏洞，幫助工作人員提高工作效率，最終能夠運(yùn)用信息技術(shù)將復(fù)雜的、重復(fù)性問題進(jìn)行解決，從而提供滿意的服務(wù)。

二、干部檔案管理工作轉(zhuǎn)型的具體措施

1.更新思想，提高對干部檔案管理的重視

信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，對現(xiàn)有的檔案管理工作模式帶來了一定的沖擊。我們必須首先更新自己的思想，提高對新媒體的重視，做好工作方式的轉(zhuǎn)變。對于事業(yè)單位的干部檔案管理工作來說，信息化手段尚未真正融入到檔案管理工作中，整體上來看工作方式依舊是傳統(tǒng)和陳舊的，服務(wù)理念也是死板、落后的，即便已經(jīng)開始推行全自動化辦公系統(tǒng)，但是由于信息化程度低，檔案管理的工作效率依舊難以有效提升。在新的時(shí)代背景下，我們必須從思想上重視轉(zhuǎn)型，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為契機(jī)去推動檔案管理行業(yè)變革，不斷提升我們的檔案工作效率。

新時(shí)代，不僅僅檔案管理的手段需要變革，我們的檔案管理工作內(nèi)涵也需要不斷豐富和拓展，從而更好地滿足大眾需求，增強(qiáng)檔案工作的社會價(jià)值。特別是隨著時(shí)代的發(fā)展，在人事檔案材料的整理中，對于檔案的概念我們不能依舊秉持老一套的思想，而是應(yīng)該在時(shí)代的發(fā)展中進(jìn)行不斷豐富。如可以收集一些個(gè)性內(nèi)容，將干部們的工作情況、工作業(yè)績、表現(xiàn)情況、任務(wù)完成情況、群眾認(rèn)可度等內(nèi)容收入其中，對于技術(shù)人員還可以將其學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果材料歸納進(jìn)去。除了一些文字性的材料，我們還可以介入二維碼，多樣化展示干部的信息，從而更新我們的“人事檔案觀”，讓人事檔案的內(nèi)涵應(yīng)得到適當(dāng)?shù)臄U(kuò)大和豐富。

2.提高水平，讓檔案管理更好服務(wù)大眾

雖然，在我們的干部檔案現(xiàn)代化改革中，出現(xiàn)了一系列的問題，但是只有我們利用實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)去發(fā)現(xiàn)它，通過自己的思考去解決，不斷提升我們的工作水平，就能夠推動現(xiàn)代化的檔案管理工作模式越來越完善，讓檔案管理更好服務(wù)大眾。

首先，不斷提高自身的檔案開發(fā)與利用能力。在檔案管理行業(yè)引入新媒體、互聯(lián)網(wǎng)，我們就可以借助其優(yōu)勢去對檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，從而開拓我們的信息渠道，讓我們的受眾更加廣泛和多元，從而提升我們的檔案利用率。

其次，不斷提高我們的宣傳能力。在檔案的宣傳推廣工作方面，以前我們都是采取線下宣傳的方式，這一反方式不僅僅效果不理想，而且成本比較高。在新媒體時(shí)代，借助新媒體，依托廣泛的互聯(lián)網(wǎng)平臺，積極利用微博、微信公眾號等介質(zhì)我們來進(jìn)行檔案的宣傳工作，不僅僅可以在短時(shí)間內(nèi)完成大范圍的傳播，還可以更加精準(zhǔn)找到我們的受眾。

再者，不斷提高我們的檔案存儲和安保能力。針對病毒的侵入和系統(tǒng)的崩潰，避免珍貴的、絕密的檔案信息泄密和丟失，我們可以采取定期光存儲的方式，利用光盤刻錄，定期將人事檔案的數(shù)據(jù)刻錄后歸檔保存?zhèn)浞荩梢员苊庖蛴?jì)算機(jī)安全原因給人事檔案管理帶來的威脅。特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，我們可以對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而干部的成長歷程和發(fā)展方向進(jìn)行全面的了解分析，揭示不同年齡段、不同崗位、不同學(xué)歷員工的成才途徑，為干部職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)提供指導(dǎo)和幫助，做到個(gè)性化定制，有利于對技能型人才、管理型人才以及技術(shù)型人才進(jìn)行分類管理和培養(yǎng)。

3.人才培養(yǎng)，打造一支高水平工作隊(duì)伍

人才是組織發(fā)展的核心。目前，很多單位都存在檔案管理人員調(diào)動頻繁、兼職人員過多、業(yè)務(wù)培訓(xùn)少等問題，人才隊(duì)伍質(zhì)量不過關(guān)又怎么能夠保證工作的高效開展呢？為此，我們必須通過人才引進(jìn)、定期培訓(xùn)等方式，不斷提高檔案管理工作者的水平，從而提高檔案工作的質(zhì)量。

一方面，我們要加強(qiáng)對工作者政治素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案工作具有機(jī)要性，這就要求檔案專業(yè)人員必須具備嚴(yán)格的保密觀念以及保密習(xí)慣，保證檔案信息的安全。檔案工作者只有保持初心、甘于清貧、甘于寂寞，才能做好這份工作、另一方面，我們要加強(qiáng)對工作者專業(yè)知識的培訓(xùn)。檔案管理的業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，要想做好這一個(gè)工作就要熟知國家有關(guān)政策和有關(guān)規(guī)章制度，了解檔案管理工作的整個(gè)流程，特別是要具備一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能夠保證檔案管理工作的規(guī)范化、程序化和高效化。

4.完善制度，加快管理工作的數(shù)字化進(jìn)程

第一，完善制度，做好查漏補(bǔ)缺

為保證干部檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，干部檔案管理部門要合理完善管理的制度。首先，保證各個(gè)環(huán)節(jié)和部門都能夠進(jìn)行有效的溝通和銜接，通過聯(lián)系建立檔案信息搜集和傳遞的渠道，進(jìn)而提升工作效率和管理質(zhì)量。其次，干部檔案管理部門要完善審核制度。這一制度的建立是為了能夠確保干部檔案的真實(shí)性，進(jìn)而堅(jiān)持公平、公正的原則為選人和用人單位進(jìn)行服務(wù)。最后堅(jiān)持開放與保密相平衡的原則開展工作，既要提高干部檔案的利用率，又要保證干部檔案的保密性，進(jìn)而獲得大眾的認(rèn)可度。為了檢驗(yàn)工作人員的專業(yè)性，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者還要對工作人員的工作進(jìn)行考核，定期開展專業(yè)培訓(xùn)，保證每位工作者都能堅(jiān)守崗位，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，豐富專業(yè)知識，擺正工作態(tài)度，進(jìn)而將自身價(jià)值發(fā)揮到最大化。

第二，完成制度，保證檔案的數(shù)字化進(jìn)程

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，要想保證干部檔案管理的信息化和科學(xué)化，干部檔案管理工作人員必須做到以下幾點(diǎn)：

首先，由于干部檔案的數(shù)字化量比較大，所以在掃描檔案信息時(shí)先從在職干部的檔案開始掃描，既要保證檔案的特殊性和保密性，又要保證檔案材料的清晰度。因此，在掃描的過程中要采用清晰度高的設(shè)備展開工作，并且統(tǒng)一保管電子格式的材料，最終使得檔案材料無遺漏，無丟失。

其次，建立數(shù)字化系統(tǒng)，對干部檔案材料進(jìn)行收集、鑒別、歸檔、整理、轉(zhuǎn)遞等，通過專用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，便于檔案的查詢。通過數(shù)字化系統(tǒng)的建立，相關(guān)的部門只要獲得賬戶名和密碼就可以通過網(wǎng)絡(luò)搜集到檔案的信息，這樣既可以減少紙張的使用，還可以減少檔案占用的空間，進(jìn)而解決了紙張檔案的弊端，避免了弄虛作假現(xiàn)象的發(fā)生。

最后，建設(shè)檔案管理和推廣的平臺。為了擴(kuò)大干部檔案的利用面和影響力，干部檔案管理部門可以拓寬信息化建設(shè)的渠道，建立網(wǎng)絡(luò)平臺。平臺中設(shè)計(jì)一些咨詢欄目，使瀏覽者通過留言對干部檔案提出的問題，而相關(guān)人員就問題做出回答，增加網(wǎng)絡(luò)平臺的黏連性。再者，可以在網(wǎng)絡(luò)上建立論壇，就檔案管理問題進(jìn)行探討，并提出有效的建議，幫助干部檔案管理工作進(jìn)行有效的開展。

總之，隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會現(xiàn)代化的到來，干部人事檔案工作必須主動變革，并結(jié)合自身的實(shí)際情況對問題進(jìn)行分析，進(jìn)而結(jié)合當(dāng)下的形勢采用先進(jìn)的技術(shù)開展工作，順應(yīng)新時(shí)期對干部檔案工作開展的要求，通過不斷地改進(jìn)，為選人和用人單位提供準(zhǔn)確、真實(shí)的信息。從而而體現(xiàn)干部檔案管理部門的價(jià)值，讓檔案管理工作走出庫房，最后以先進(jìn)的手段來為大眾進(jìn)行服務(wù)。當(dāng)下干部檔案管理工作的轉(zhuǎn)型還不夠順利，仍需要結(jié)合當(dāng)下的社會形勢和要求對管理模式、管理手段進(jìn)行改進(jìn)，最終確保干部檔案管理工作的高效性。

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