淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑

摘 要：檔案作為一種獨特信息資源，是對各種各類活動進行真實記錄的基礎性工作。進入新世紀以來，檔案管理受到各行各業(yè)的高度重視，互聯網、信息技術給檔案管理提出了新的更高要求。為進一步提高檔案管理科學化水平，本文結合檔案管理面臨的新形勢新任務新要求，結合檔案管理的政策性和專業(yè)性、保密性特點，針對目前存在的問題提出了優(yōu)化改進檔案管理工作的幾點建議。

關鍵詞：檔案管理;科學化;優(yōu)化途經

進入新世紀以來，國內科學技術發(fā)展推動國家社會經濟發(fā)展進入到新時期。檔案管理作為記錄社會發(fā)展、技術進步、科學研究和經營活動的重要社會信息資源，已經成為各行各業(yè)開展工作的重要依據?？茖W高效的檔案管理工作，能為社會發(fā)展進步做出獨特貢獻。本文結合檔案管理工作面臨的新形勢新任務新要求，結合檔案管理的政策性和專業(yè)性、保密性特點，針對目前存在的問題提出了優(yōu)化改進檔案管理工作的對策建議。

1 檔案管理概述

1.1檔案管理

為對社會日常生產、生活方方面面的基礎信息進行記錄，形成了檔案管理這門學科，其主要是利用文字、圖表、數據、圖片等重要信息對生活生產中需要記錄的基礎信息進行存儲保管和使用。在國內進入轉型發(fā)展的新發(fā)展時代，社會各界都對檔案管理工作有了更為深刻重要的認識。檔案管理工作不僅為具體、局部的單位及機構管理提供有力的支持，也是國家和社會共同擁有的無形資產，是構建現代化信息社會的重要基礎。強化檔案管理工作不僅具有現實的重要意義，也具有長遠發(fā)展的重要歷史價值。檔案管理工作是國家工作的重要組成部分，主要特點是專業(yè)性、政策性和保密性。建設高質高效的檔案管理工作，提高管理科學化水平，對推進我國社會主義和諧社會建設有著積極作用。

1.2提高檔案管理科學化水平的價值體現

一是適應時代發(fā)展進步的重要舉措。檔案管理的科學化。要利用先進的科學理論、科學思維和科學手段對檔案進行管理，讓檔案管理工作與時俱進，符合時代發(fā)展進步的需要。在目前進入網絡時代、數字時代的背景下，檔案和數據庫技術相結合，成為重要信息資源的有力支撐，對進行決策、開展調整、實施優(yōu)化等各項工作具有很強的指導作用。在大數據背景下數據信息呈現爆炸式增長，提高檔案管理科學化水平勢在必行，非常迫切。二是推動檔案發(fā)展的重要舉措。我國檔案管理工作自從建國以來就受到高度重視，并隨著國家的發(fā)展、技術的進步不斷完善，檔案管理的范圍、類別和技術都取得了很大的改善。但是相比當今大數據時代的發(fā)展速度，檔案管理工作還有很多需要優(yōu)化改進的方面，檔案管理的科學化水平和國家快速發(fā)展的實際還不是很匹配。

2 目前檔案管理存在的問題分析

2.1管理機制不夠完善

現在很多單位和機構對檔案管理不是非常重視，相比單位的經濟效益、科研生產等工作，檔案管理被邊緣化。這導致檔案管理工作體制機制建設上存在很多薄弱環(huán)節(jié)。比如現有檔案管理制度還在沿用十幾年前的制度，沒有及時結合檔案管理形式的變化進行修訂完善;檔案管理的范圍還比較局限，沒有配合工作內容的豐富進行拓展。檔案的使用管理制度執(zhí)行不嚴格，日常監(jiān)督管理比較松散，檔案更新不及時，導致檔案管理的重要決策作用發(fā)揮不充分。

2.2檔案保密問題頻繁

目前很多單位和機構的檔案保密制度內容比較簡單，特備是對泄密的問責追責部分的措施比較籠統(tǒng)，無法發(fā)揮應有的震懾作用。只對檔案管理提出了保密的要求，卻沒有制定相應的保密措施，對保密內容的界定不是很清晰，讓管理人員因為個人理解的不同造成了檔案內容的泄密問題。在發(fā)生檔案泄密事件后，對泄密人員的責任認定不嚴肅，處罰力度較輕，沒有發(fā)揮出應有的警示作用，導致檔案管理工作人員的責任心和主人翁意識日益減弱，檔案保密問題經常發(fā)生。

2.3管理方式方法比較落后

檔案管理工作因為不受重視，導致高水平的專業(yè)檔案管理人員比較缺乏，現有檔案管理人員的整體專業(yè)能力、知識水平處于較低狀態(tài)，檔案管理工作的方式方法比較陳舊。還是在采用傳統(tǒng)的紙質資料文件作為檔案存儲的載體，未能利用現代技術采用掃描等手段對保密等級高、價值高、多媒體資料進行有效存儲，大大增加了檔案資料保存的風險，降低了檔案的使用壽命。

2.4檔案管理硬件更新速度慢

現有檔案管理硬件的更新速度、資金投入力度都難以滿足現代化檔案管理工作的需要。很多單位的檔案管理室功能不健全，沒有及時更新空調、除濕機、掃描儀等檔案管理專業(yè)設備。現有檔案采用收取各部門、單位上交的資料進行分類存檔，存在管理分化態(tài)勢。有的單位檔案管理沒有建立信息化管理臺賬和手段，調用檔案制度執(zhí)行不嚴格，對檔案的使用難以實現追根溯源。檔案管理人才的缺乏，導致檔案管理始終處于較低管理水平。

3 提高檔案管理科學化水平的幾點建議

3.1不斷優(yōu)化完善檔案管理理念、管理機制

以提高檔案管理工作科學化、系統(tǒng)化為目標，不斷優(yōu)化現有檔案管理的工作理念和工作機制。結合時代發(fā)展、檔案內容范圍的拓展和檔案管理方式方法的變化，對檔案的歸檔、存檔、調用、借用、保密等多種制度及時進行更新升級。由單位主要負責人擔任檔案管理工作領導小組組長，采用分管領導負責、層層落實責任的管理模式，建立完善分層建檔、集中管理的檔案管理機制，以完善的體制機制為檔案管理提供保障。

3.2加快檔案管理現代化、信息化建設

檔案管理工作的現代化和信息化是適應時代發(fā)展的必然選擇，是提高科學化管理水平的基礎。要更新檔案記載的載體，在原有文檔記錄存儲的基礎上，引入計算機技術和網絡信息技術，實現檔案文件的數字存儲、查詢和調用。借助大數據、云計算技術，加快現有檔案資料的數字化轉換工作，延長檔案的使用壽命，利用數據庫強大的計算、搜索功能，讓檔案管理發(fā)揮出更為有效的決策輔助作用。為檔案管理室及時更新空調、除濕機等先進的硬件設備，為提高檔案管理水平提供有力的環(huán)境支持。

3.3培養(yǎng)保密意識強、素質高的檔案管理人才

檔案保密工作是檔案管理的首要任務，要與時俱進更新檔案管理人員的保密意識，在日常檔案管理中落實保密制度的各項要求。現代檔案管理的技術更加先進、覆蓋范圍內容更加廣泛，專業(yè)知識能力需求更高。檔案管理人員要選用具有專業(yè)檔案管理知識的人員，能熟練掌握現代化檔案管理的設備，以高素質檔案管理人才來更好發(fā)揮檔案管理重要的決策參謀作用。

檔案管理工作要以提高科學水平為目標，打牢管理工作規(guī)范化、標準化、現代化基礎，通過不斷優(yōu)化完善檔案管理理念、管理機制，加快檔案管理現代化、信息化建設，培養(yǎng)保密意識強、素質高的檔案管理人才等措施，推動檔案管理適應時代發(fā)展進步的需要。

參考文獻

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作者簡介：楊穎，出生年月—：1990. 4.24，性別：女，民族：漢，籍貫：陜西，職務/職稱：無，學歷：本科，研究方向：檔案學。