新時(shí)期關(guān)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理的若干思考

鄒江偉

摘 要：機(jī)構(gòu)編制檔案，是機(jī)構(gòu)編制工作過程以及成效的記錄載體，是一種十分重要的信息資料，并且具有法律效力，能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門依法履職提供中重要參考，也為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)編制工作提供依據(jù)。在新時(shí)期的背景下，機(jī)構(gòu)編制要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需要，創(chuàng)新機(jī)構(gòu)編制檔案管理措施，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、有效利用的目標(biāo)。本文探究了新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理的重要價(jià)值和優(yōu)化機(jī)構(gòu)編制檔案的一些策略。希望能為我國各級(jí)機(jī)構(gòu)編制部門的檔案管理工作順利開展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;機(jī)構(gòu)編制;價(jià)值;策略

在當(dāng)今快速發(fā)展變化的社會(huì)背景下，機(jī)構(gòu)編制檔案工作需要進(jìn)一步改革深化，以實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)管理“精簡(jiǎn)、高效”的運(yùn)行目標(biāo)和編制核定“只減不增”的政治要求。機(jī)構(gòu)編制檔案，為機(jī)構(gòu)編制工作當(dāng)中的重要管理資料，記錄著機(jī)構(gòu)產(chǎn)生、運(yùn)行、發(fā)展過程中的歷史過程，記載著編制管理的基本軌跡，其參考和運(yùn)用價(jià)值是非常高的。實(shí)踐證明，機(jī)構(gòu)編制檔案是機(jī)構(gòu)編制工作中的不可或缺的重要組成部分。為此，本文著重探究新時(shí)期背景下機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和優(yōu)化策略。

1.做好新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的重要意義

1.1有助于挖掘潛在的信息資料。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作對(duì)于機(jī)構(gòu)運(yùn)行和編制控制以及事業(yè)發(fā)展發(fā)展均有著十分現(xiàn)實(shí)的現(xiàn)實(shí)意義和利用價(jià)值?？茖W(xué)合理的機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作能夠幫助大家不斷挖掘機(jī)構(gòu)編制信息資源，查找改革歷史依據(jù)，探尋改革借鑒的歷史經(jīng)驗(yàn)。機(jī)構(gòu)編制檔案作為機(jī)構(gòu)編制部門的活動(dòng)開展記錄，能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)編制工作后續(xù)發(fā)展決策提供依據(jù)，也有助于根據(jù)機(jī)構(gòu)編制歷史活動(dòng)情況不斷完善機(jī)構(gòu)編制和人力資源管理工作，促使其實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展[1]。

1.2有助于提高檔案利用效能。機(jī)構(gòu)編制檔案工作指的是對(duì)機(jī)構(gòu)編制工作信息進(jìn)行收集整理，而后鑒定保管的一個(gè)過程。通常情況下機(jī)構(gòu)編制檔案工作主要會(huì)經(jīng)過輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)與外界信息、能量進(jìn)行交換，最終促使編制檔案得以實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值以及參考價(jià)值等。換句話說，通過管理工作對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案進(jìn)行處理，能夠充分發(fā)揮檔案本身的宣傳教育、憑證依據(jù)等作用，提高機(jī)構(gòu)編制檔案利用效能。

1.3有助于保護(hù)珍貴原件。針對(duì)機(jī)構(gòu)編制而言，檔案作為機(jī)構(gòu)運(yùn)行和編制管理的原始記錄，與其他圖書的本質(zhì)屬性有所不同，檔案本身不能隨意進(jìn)行編寫，管理人員也不能憑借自己的觀點(diǎn)進(jìn)行修改與補(bǔ)充，否則檔案資料本身便失去意義，不能發(fā)揮其中應(yīng)有的參考與憑證的功能。對(duì)于機(jī)構(gòu)編制檔案工作本身而言，檔案管理工作的有效開展，有助于保護(hù)各種原件資料，檔案本身的內(nèi)容不會(huì)被損壞，最終促使檔案原件得以長(zhǎng)遠(yuǎn)流傳。

2新時(shí)期優(yōu)化機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的對(duì)策

新時(shí)期，想要提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平，一定要從提高人員素質(zhì)、檔案材料標(biāo)準(zhǔn)要求等方面入手，對(duì)傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作不斷優(yōu)化，以便能夠充分發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際功能。筆者根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，覺得可通過以下幾個(gè)方面的策略，優(yōu)化新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作。

2.1不斷增強(qiáng)人員素質(zhì)，做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作本質(zhì)上是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，但是又具備管理服務(wù)性質(zhì)，這一現(xiàn)象要求檔案人員在開展管理工作時(shí)，不僅要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，還需要擁有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，以便能滿足新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的開展需求[2]。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中可以從以下三方面入手，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。首先要在機(jī)構(gòu)編制部門內(nèi)部形成良性競(jìng)爭(zhēng)上崗模式，配備專業(yè)的檔案工作人員，以便能夠不斷提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。通過公平競(jìng)爭(zhēng)的方式擇優(yōu)上崗，激發(fā)管理人員的工作激情，促使激活檔案管理工作能夠充分活力。其次，可以通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)的方式提高工作人員業(yè)務(wù)水平。機(jī)構(gòu)要充分利用自身資源，與相關(guān)單位進(jìn)行積極溝通，借鑒其他管理經(jīng)驗(yàn)，使得檔案管理人員能夠不斷拓寬自身視野，進(jìn)而熟悉利用各項(xiàng)管理理論。最后，要不斷完善激勵(lì)機(jī)制，確保檔案管理工作人員能夠創(chuàng)新自身思維，打破傳統(tǒng)管理方式，滿足新時(shí)期檔案管理工作需求。提出新思路、解決新問題，為機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)[3]。

2.2提高檔案材料標(biāo)準(zhǔn)要求，為機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作提供保障。在開展機(jī)構(gòu)編制檔案管理過程中，檔案資料質(zhì)量的高低以及類別是否齊全、數(shù)量是否充足等等，直接決定了檔案管理水平的高低。但是現(xiàn)階段不少機(jī)構(gòu)編制檔案工作中，普遍存在于檔案資料收集質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不高、材料缺漏等現(xiàn)象，直接影響了機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的有序開展。針對(duì)這一問題，管理人員要有創(chuàng)新意識(shí)、敬業(yè)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理。首先檔案材料要精。材料本身不能太過雜亂，要完善并且進(jìn)行分類，將其全部整理歸檔。不能歸檔的材料要盡可能的將其清除，以便能夠保障材料簡(jiǎn)潔明了。如果因?yàn)楦鞣N原因機(jī)構(gòu)編制工作無法形成完整文字資料，那么管理人員需要盡可能的客觀還原事實(shí)，并且要爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)記載事實(shí)的認(rèn)定，對(duì)編制檔案管理工作起到一定補(bǔ)救作用。其次要對(duì)歸檔結(jié)構(gòu)與歸檔時(shí)間做出要求。歸檔結(jié)構(gòu)一定要全，歸檔時(shí)間一定要快。管理人員在檔案管理過程中，對(duì)于聲像檔案、實(shí)物檔案等類型，一定要采取針對(duì)性的管理方法以及歸檔流程，促使檔案材料本身的價(jià)值能夠充分體現(xiàn)[4]。

2.3促使傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，不斷提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。在新時(shí)期背景下，傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化管理工作的需求，雖然不少機(jī)構(gòu)編制檔案管理過程中積極引進(jìn)了各種新理念與新手段，但是大多數(shù)檔案管理工作仍舊停留在檔案目錄的輸入、輸出與檢索。針對(duì)這一現(xiàn)象，管理人員要從思想上引起重視，在管理過程中保障檔案管理實(shí)現(xiàn)程序化、信息化、電腦化。在此過程中積極引進(jìn)檔案管理程序，以便能夠?qū)C(jī)構(gòu)編制檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類，便于查找利用，打破傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的局限。最后，要促使檔案?jìng)鏖唽?shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，在機(jī)構(gòu)編制檔案管理中建立完善的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，根據(jù)機(jī)構(gòu)編制部門的各業(yè)務(wù)部門工作需要，內(nèi)部工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢所需要的檔案資料;根據(jù)其工作人員職位以及管理權(quán)限的不同，合理設(shè)置系統(tǒng)查閱權(quán)限，保障檔案材料安全性的同時(shí)，提高機(jī)構(gòu)編制檔案資源的利用率。

2.4提升經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)水平，加強(qiáng)編制檔案管理工作。工作人員在機(jī)構(gòu)編制檔案管理過程中，切記檔案管理并不是單純的收集資料、整理檔案與管理檔案，檔案管理的本質(zhì)而是為了服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，因此工作人員要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，積極做好機(jī)構(gòu)編制檔案材料的開發(fā)利用工作，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提供基礎(chǔ)性服務(wù)。首先，工作人員在管理過程中一定要做好檔案保密工作。在遵守檔案工作保密原則的基礎(chǔ)上，始終堅(jiān)持開放原則，對(duì)保密時(shí)間短、實(shí)際工作急需的相關(guān)材料，要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)解密，提高材料利用率。其次要對(duì)檔案材料的查閱程序不斷完善。建立機(jī)構(gòu)編制檔案查閱審批制度，要求查詢單位必須要開具介紹并蓋章，機(jī)構(gòu)編制部門檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，工作人員方能為其查詢檔案資料，方可“根據(jù)檔案材料內(nèi)容將其按照歷年文件、機(jī)構(gòu)沿革等進(jìn)行匯編，使得檔案管理工作的潛在作用得以不斷升華”[5]。

3結(jié)語

綜上所述，開展編制檔案管理工作，管理人員要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際意義好和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，并且從實(shí)際情況出發(fā)，在傳統(tǒng)編制檔案的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化管理對(duì)策。在新時(shí)期，要不斷提高管理人員的自身素養(yǎng)，創(chuàng)新檔案管理工作的新思路;不斷提高檔案材料標(biāo)準(zhǔn)要求，提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理工作的自身功能，讓機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

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