淺談經(jīng)營公司應(yīng)收賬款的管理

劉紅

摘 要：本文從應(yīng)收賬款管理流程方面存在的問題入手，理順應(yīng)收款的管理流程，進(jìn)一步加快應(yīng)收賬款回收速度和質(zhì)量，減少壞賬的發(fā)生，以促進(jìn)港口集團(tuán)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款;管理;建章立制;流程再造

煙臺港務(wù)貨運(yùn)經(jīng)營有限責(zé)任公司是煙臺港集團(tuán)公司最主要的承攬港口貨物的公司，組貨量占集團(tuán)公司的70%，是集港、工、貿(mào)多功能于一體的綜合代理公司，主要從事散化肥、木材、鋼材、糧食、金屬礦石、非金屬礦石、建材、水產(chǎn)品、工藝品、飼料、植物油等貨物的港口裝卸、倉儲、疏運(yùn)、報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)、租船等代理業(yè)務(wù)。由于它所涉及的經(jīng)營范圍廣、接觸客戶多，為應(yīng)收賬款的回收增加了一定難度，同時經(jīng)營公司資金回收狀況也直接影響著集團(tuán)公司和各作業(yè)公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營。因此，經(jīng)營公司的應(yīng)收賬款回收已成為非常重要的工作。為促進(jìn)港口發(fā)展，加快公司資金回籠，滿足作業(yè)公司的資金供給，盡量減少產(chǎn)生壞賬、呆賬，有效解決應(yīng)收賬款金額居高不下的局面，經(jīng)營公司每年對應(yīng)收賬款工作的管理進(jìn)行完善，做了大量的工作，也取得了一定的效果。

1 公司應(yīng)收賬款管理中存在的問題

公司應(yīng)收賬款拖欠的原因有很多方面，除了受市場大的環(huán)境影響，貨主資金周轉(zhuǎn)緩慢，客戶覺得自己是老大的心理作祟覺得自己有貨在港口、業(yè)務(wù)人員不好意思催要款項(xiàng)，償還能力差等外部原因影響以外，公司內(nèi)部在應(yīng)收賬款管理工作中存在的問題也是不容忽視的，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）對應(yīng)收賬款的管理仍停留在原有的傳統(tǒng)管理意識上，業(yè)務(wù)部門認(rèn)為財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)收取款項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)攬貨源就好。這造成財(cái)務(wù)部門人員不清楚貨物裝卸情況、代理貨物提離港口數(shù)量及轉(zhuǎn)運(yùn)數(shù)量、轉(zhuǎn)運(yùn)形式情況，而業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)承攬貨源的業(yè)務(wù)人員不和財(cái)務(wù)人員相互通氣，不清楚貨主是否支付款項(xiàng)及港口費(fèi)結(jié)算情況，導(dǎo)致應(yīng)收港口費(fèi)情況與業(yè)務(wù)部門放貨情況相脫節(jié)。財(cái)務(wù)每月要付款給作業(yè)公司上交港口裝卸費(fèi)用，形成財(cái)務(wù)部門墊付款在前，回收款在后，一旦發(fā)生商務(wù)糾紛、貨主單位有風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，欠款回收難度就加大。

（2）各項(xiàng)規(guī)章制度不是很健全，即使有制度，執(zhí)行得也不到位，沒有完全按照與貨主簽定的合同進(jìn)行全面預(yù)收。例如，合同約定國外進(jìn)口貨物進(jìn)港裝卸前，需要預(yù)付50%的港口費(fèi)，但是貨主大多沒有按照合同執(zhí)行先行預(yù)付款項(xiàng)，出現(xiàn)款項(xiàng)未到位就進(jìn)行裝卸或疏運(yùn)或提離港口，形成應(yīng)收款項(xiàng)不能及時到賬、欠款較多導(dǎo)致貨物裝卸完畢收款困難的現(xiàn)象。

（3）公司對業(yè)務(wù)部門的考核不嚴(yán)格，約束機(jī)制不嚴(yán)密。公司對業(yè)務(wù)部門的考核指標(biāo)分別是業(yè)務(wù)攬貨量、噸貨收入、當(dāng)月資金回收情況完成率、欠款壓縮率，而在實(shí)際考核當(dāng)中對資金回收情況完成率指標(biāo)考核力度不夠，部門經(jīng)理會找各種理由解釋為什么沒有完成資金回收，考核指標(biāo)形同虛設(shè)。久而久之，業(yè)務(wù)部門把攬貨量放在了第一位，完全忽視了資金回收情況，形成業(yè)務(wù)部門“重?cái)堌?、輕收款”的觀念，致使有些應(yīng)收賬款多年沉積。時間一長，人員調(diào)動，責(zé)任人找不到，形成壞賬。

（4）由于港口眾多，周邊港口市場競爭激烈，煙臺港的地理位置不是很優(yōu)越，使得公司把主要精力放在了如何占有市場，如何爭取到更多的貨源，如何開辟更多的高費(fèi)率的貨種，如何留住更多的貨主在我們港走貨，期望充足的貨源帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益，但是卻忽視了公司自身風(fēng)險(xiǎn)控制能力，沒有把風(fēng)險(xiǎn)控制在可控范圍內(nèi)，事先缺少對新客戶資信情況全面深入的調(diào)查和了解，加大了客戶欠款風(fēng)險(xiǎn)。

（5）業(yè)務(wù)部門簽訂合同不及時，造成財(cái)務(wù)部門無法按照合同條款辦理相關(guān)收付款業(yè)務(wù)，無法按照合同約定催收到期欠款。貨物裝卸都完成了，合同還沒有簽訂，不能及時確認(rèn)收入，不能完整反映公司盈利虧損情況。

2 加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)

2.1 進(jìn)一步明確應(yīng)收賬款相關(guān)管理職責(zé)

（1）各貨運(yùn)部門的應(yīng)收賬款實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、各貨運(yùn)部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人、經(jīng)辦人為直接責(zé)任人的分級責(zé)任制。各貨運(yùn)部門要按照“當(dāng)期發(fā)生，當(dāng)期回收”的原則，抓好當(dāng)期資金回收工作，確保當(dāng)期資金及時足額收回，全面控制欠款規(guī)模，提出清理欠款目標(biāo)，公司每年的“應(yīng)收賬款年末余額較年初壓縮30%以上，1年期以上應(yīng)收賬款全部收回”。

（2）要求貨運(yùn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)匯總當(dāng)月應(yīng)收賬款清理情況和債務(wù)人經(jīng)營及財(cái)務(wù)狀況，同時列出下月需清理的賬款明細(xì)和責(zé)任人。各貨運(yùn)部門要密切關(guān)注債務(wù)人經(jīng)營的資金狀況，一旦發(fā)現(xiàn)債務(wù)人經(jīng)營及財(cái)務(wù)狀況惡化情形的，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)和計(jì)財(cái)部報(bào)告，以便公司采取措施，防止發(fā)生壞賬并避免造成損失。

（3）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)往來核算的人員負(fù)責(zé)按要求定期實(shí)施內(nèi)部對賬與外部對賬。內(nèi)部對賬由計(jì)財(cái)部與貨運(yùn)部門、責(zé)任人之間按月進(jìn)行。外部對賬由計(jì)財(cái)部每季度以寄發(fā)詢證函的方式與債務(wù)人進(jìn)行對賬，回函由計(jì)財(cái)部門存檔。在進(jìn)行內(nèi)、外部對賬時，對賬各方應(yīng)在書面對賬資料上簽字確認(rèn)，對賬資料由計(jì)財(cái)部保管并留檔備查。

（4）計(jì)財(cái)部定期分析公司應(yīng)收賬款的賬齡、客戶、信用等級、清理進(jìn)度等情況，并每月上報(bào)公司管理層，使公司管理層及時了解資金回收情況。

（5）計(jì)財(cái)部為月度清欠應(yīng)收賬款的責(zé)任部門，每月召開月度清欠例會，對當(dāng)月應(yīng)收賬款清理情況進(jìn)行匯總分析，同時列出下月需要清理賬款明細(xì)和責(zé)任人。超過一年的應(yīng)收賬款由貨運(yùn)業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控部門、計(jì)財(cái)部共同確認(rèn)并提出解決方案進(jìn)行清欠。有必要并有條件采取訴訟解決的，由風(fēng)控部門人員負(fù)責(zé)訴訟清欠。

（6）建立清欠責(zé)任人制度，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為本部門清欠管理第一責(zé)任人，單船欠款業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人為本部門負(fù)責(zé)船舶的業(yè)務(wù)人員。單船責(zé)任人調(diào)離崗位或者業(yè)務(wù)調(diào)整，必須按照公司規(guī)定辦理業(yè)務(wù)交接手續(xù)，交接業(yè)務(wù)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)合同、客戶信用檔案和貨主欠款明細(xì)及原因。如果是業(yè)務(wù)員的責(zé)任導(dǎo)致款項(xiàng)回收不及時或者收不回來，暫停辦理業(yè)務(wù)員交接手續(xù)，直至解決問題。

（7）財(cái)務(wù)部門每月根據(jù)業(yè)務(wù)對賬情況及根據(jù)生產(chǎn)系統(tǒng)掌握的船舶情況通過生產(chǎn)系統(tǒng)--數(shù)據(jù)查詢---合同查詢了解來船信息，如船舶客商信息、作業(yè)地點(diǎn)、進(jìn)港提單噸數(shù)、運(yùn)載貨物種類、大費(fèi)率組成等，根據(jù)上述信息初步制作臺賬。月底根據(jù)臺賬制作分管部門當(dāng)月欠款明細(xì)表，包括船舶名稱、時間、貨物類型、噸數(shù)、費(fèi)率、應(yīng)收、已收、欠收、作業(yè)公司等。當(dāng)月欠款表及時送達(dá)業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)人員進(jìn)行核對。部門經(jīng)理最后簽字確認(rèn)，有問題及時反饋給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行調(diào)整。財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門核對好的欠款表重新修改并簽字存檔。人力資源部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門制作的欠款表及貨源計(jì)劃下達(dá)業(yè)務(wù)部門考核指標(biāo)。

（8）嚴(yán)格執(zhí)行煙臺港集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定以及“煙臺港作業(yè)費(fèi)收管理規(guī)定”。對到港的船舶，代理的業(yè)務(wù)部門必須要求貨主按照合同預(yù)交港口費(fèi)，財(cái)務(wù)部門依據(jù)收款情況開具“經(jīng)營公司財(cái)務(wù)部單船收款單”手續(xù);對沒有預(yù)交港口費(fèi)的船舶，業(yè)務(wù)部門需填緩交款申請，經(jīng)公司總經(jīng)理、風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字后，方能到貨運(yùn)室辦理作業(yè)票，并開始裝卸貨物。出口船舶一律不許批準(zhǔn)緩交港口費(fèi)，這樣避免了出口船舶款項(xiàng)未收船舶已經(jīng)作業(yè)完成離開港口。

2.2 進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)應(yīng)收賬款管理規(guī)定

（1）嚴(yán)格按照集團(tuán)公司的要求簽訂付費(fèi)條款。具體為：出口貨物必須全額預(yù)交港口費(fèi)，進(jìn)口貨物在船舶抵港5日前，貨主按合同預(yù)付50%港口包干費(fèi)、全部鐵路運(yùn)雜費(fèi)和關(guān)稅等費(fèi)用，剩余的港口費(fèi)用在貨物卸船完畢后支付。企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，未按合同條款履約或者應(yīng)簽訂書面合同未簽訂的，財(cái)務(wù)人員拒絕付款，并及時向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)告。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行港口費(fèi)緩交款有關(guān)規(guī)定。根據(jù)《煙臺港收費(fèi)結(jié)算管理辦法》，確需辦理緩交款的，各貨運(yùn)部門應(yīng)當(dāng)要求客戶提出書面申請，說明辦理理由，填寫緩交申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能辦理貨物提取手續(xù)，并留置部分貨物以做抵押。留置貨物的價(jià)值相當(dāng)于所欠港口費(fèi)用的200%，待款項(xiàng)付清后方可放行。

（3）嚴(yán)禁截留、挪用港口費(fèi)用。各貨運(yùn)部門收到客戶繳付的港口費(fèi)用應(yīng)及時上繳計(jì)財(cái)部。如遇客戶現(xiàn)金結(jié)算，貨運(yùn)部門業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時通知計(jì)財(cái)部，并陪同客戶到計(jì)財(cái)部辦理交款手續(xù)。禁止業(yè)務(wù)人員直接收取現(xiàn)金，以確保資金安全。禁止替客戶墊付關(guān)稅、商檢費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等其他費(fèi)用。

（4）港口包干費(fèi)原則上只收取現(xiàn)匯，如需收取銀行承兌匯票，須經(jīng)計(jì)財(cái)部經(jīng)理批準(zhǔn)，不得收取商業(yè)承兌匯票。貨運(yùn)部門收取銀行承兌匯票時，應(yīng)認(rèn)真查看票面、背書、印章、匯票記載要素，要求付款人在承兌匯票上背書簽章。計(jì)財(cái)部在收到銀行承兌票據(jù)時，要嚴(yán)格審查銀行票據(jù)的真實(shí)性、完整性，并通過開戶銀行進(jìn)行查詢。

（5）嚴(yán)格執(zhí)行應(yīng)收賬款責(zé)任人調(diào)離崗位或業(yè)務(wù)調(diào)整必須辦理業(yè)務(wù)交接手續(xù)的規(guī)定。交接內(nèi)容包括業(yè)務(wù)合同、債權(quán)手續(xù)等，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。對有問題的欠款，調(diào)離的財(cái)務(wù)人員需要把造成欠款原因以紙質(zhì)形式寫明，并交由接管人員，以待備查。

2.3 加強(qiáng)拖欠賬款管理，減少應(yīng)收賬款損失

公司通過經(jīng)常的賬齡分析，發(fā)現(xiàn)賬款被客戶拖欠時，首先分析違約客戶的資信，對其拖欠款項(xiàng)可通過信件、電話、個人拜訪、訴訟等方式進(jìn)行催收。另外，對疑難賬款慎重對待，一方面在收賬時態(tài)度應(yīng)漸加強(qiáng)硬，另一方面，要注意避免因催收過急，傷害無意拖欠的客戶，影響潛在的貨源和利潤。只有這樣，才能避免收賬上的隨意性，抓住收賬時機(jī)，最大程度地挽回壞賬損失。

3 結(jié)語

經(jīng)營公司雖然經(jīng)過幾年的實(shí)踐和努力，對應(yīng)收賬款管理工作取得了顯著的成效，但仍存有不足，需在今后的工作中不斷實(shí)踐和改進(jìn)。時代在飛速發(fā)展，相應(yīng)地對公司及財(cái)務(wù)人員也提出了更高的要求。財(cái)務(wù)人員不僅僅要管理好自己份內(nèi)的財(cái)務(wù)工作，更要了解業(yè)務(wù)方面的知識，做到真正的業(yè)財(cái)融合。對一些惡意拖欠港口費(fèi)的貨主單位，應(yīng)及時采取法律形式，清回拖欠款，否則會因時機(jī)延誤而形成壞賬。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫爽.加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理化解應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)[J].科技經(jīng)濟(jì)市場， 2006，（12）：99-100.