企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向及實(shí)踐前提

金鈴

摘要：企業(yè)檔案資源在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，開發(fā)利用檔案資源是企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，文章從企業(yè)檔案資源規(guī)劃層面出發(fā)，探索企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向。在此基礎(chǔ)上，研究企業(yè)檔案資源規(guī)劃的實(shí)踐前提，旨在為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源利用的高效性和長(zhǎng)效性提供一些啟示。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；資源規(guī)劃；價(jià)值取向；實(shí)踐前提

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和發(fā)展以及企業(yè)所處競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的變化，企業(yè)檔案作用由單維向多維衍生，更加強(qiáng)調(diào)其在助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和打造企業(yè)文化等方面的重要作用。然而企業(yè)檔案管理的發(fā)展，尤其是企業(yè)檔案資源的規(guī)劃與建設(shè)并沒(méi)有與企業(yè)日益增長(zhǎng)的信息需求相匹配。國(guó)家檔案局10號(hào)令的頒布，顯示了國(guó)家在宏觀層面上對(duì)調(diào)整企業(yè)檔案資源結(jié)構(gòu)的重視。企業(yè)檔案部門需要順勢(shì)而為，及時(shí)轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向，圍繞企業(yè)中心工作，為企業(yè)改革與發(fā)展提供精準(zhǔn)、到位、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

一、企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的內(nèi)涵及影響因素

1.企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的內(nèi)涵

企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向是指企業(yè)檔案資源的規(guī)劃主體基于企業(yè)檔案資源利用需求及企業(yè)對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)同，對(duì)企業(yè)檔案資源的價(jià)值認(rèn)定、結(jié)構(gòu)調(diào)整、頂層設(shè)計(jì)、利用路徑等方面以一定方式采取的一定行動(dòng)的行為傾向，以“企業(yè)檔案價(jià)值”為衡量標(biāo)準(zhǔn)，最終體現(xiàn)在價(jià)值選擇和決策行為中。該價(jià)值取向來(lái)自行為主體對(duì)企業(yè)檔案功能的認(rèn)知以及對(duì)企業(yè)檔案部門角色和功能的定位，從而形成企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值體系和價(jià)值意識(shí)。

企業(yè)檔案資源規(guī)劃是“對(duì)組織機(jī)構(gòu)所需要的信息從采集、處理、傳輸?shù)绞褂玫娜嬉?guī)劃”[1]。企業(yè)檔案部門在對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，其價(jià)值取向受到多方價(jià)值取向的綜合作用。為使企業(yè)檔案資源真正有效地發(fā)揮作用，在規(guī)劃之初，就需要分析用戶的價(jià)值選擇。企業(yè)檔案利用需求除了訴訟憑證、品牌建設(shè)、文化打造等外，隨著企業(yè)所處競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益復(fù)雜，企業(yè)發(fā)展面臨很多不確定性和風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)對(duì)與內(nèi)外部環(huán)境信息關(guān)聯(lián)度大的內(nèi)外部信息需求不斷增大。例如，企業(yè)檔案部門在進(jìn)行檔案資源規(guī)劃頂層設(shè)計(jì)的時(shí)候，需要突出企業(yè)危機(jī)信息管理機(jī)制，挖掘出企業(yè)檔案中的相關(guān)信息，為企業(yè)提供預(yù)警；企業(yè)檔案部門跨前一步，基于危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及相關(guān)領(lǐng)域的變化，主動(dòng)搜集并協(xié)同相關(guān)部門分析危機(jī)產(chǎn)生的原因，借助檔案資源的情報(bào)價(jià)值實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的作用。

2.影響企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的因素

（1）企業(yè)發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的影響

企業(yè)發(fā)展以及現(xiàn)代企業(yè)制度的建立提高了企業(yè)對(duì)檔案信息的需求度，檔案作為重要信息資源的價(jià)值逐漸被認(rèn)識(shí)，促使企業(yè)檔案部門實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案部門從業(yè)務(wù)需求的角度出發(fā)，對(duì)自身角色進(jìn)行重新定位并且實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)型；在此基礎(chǔ)上，確定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)檔案資源規(guī)劃策略和實(shí)施路徑，使得企業(yè)檔案資源得到充分的挖掘，圍繞企業(yè)中心工作為企業(yè)提供信息保障和智慧支持。

社會(huì)的發(fā)展變革以及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)嚴(yán)峻使得企業(yè)在謀求生存發(fā)展之道時(shí)往往更加注重戰(zhàn)略管理理念和思維，更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展各項(xiàng)政策的頂層設(shè)計(jì)。這種思維模式和行為路徑對(duì)企業(yè)檔案部門“因勢(shì)而為”產(chǎn)生影響，勢(shì)必也會(huì)影響其對(duì)企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向。基于此，企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向更傾向于對(duì)其價(jià)值發(fā)揮的預(yù)見(jiàn)性和目標(biāo)精準(zhǔn)性；該價(jià)值取向的設(shè)定也更強(qiáng)調(diào)在全程規(guī)劃的前提下，在規(guī)劃、整合、共享企業(yè)檔案資源時(shí)，與其他業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)信息需求協(xié)同，在企業(yè)總體發(fā)展中互動(dòng)。

（2）制度因素對(duì)企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的影響

企業(yè)檔案制度是站位于企業(yè)檔案科學(xué)且有效管理的高度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際信息需求而制定的規(guī)范、準(zhǔn)則性條款，就歸檔責(zé)任部門、歸檔范圍、借閱利用等進(jìn)行了界定，一定程度上為企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向限定了框架。具體而言，企業(yè)檔案制度中歸檔范圍的設(shè)定，很大程度上對(duì)企業(yè)檔案資源結(jié)構(gòu)的科學(xué)合理與否產(chǎn)生重要影響。

企業(yè)檔案制度的建立、修訂往往一定程度上滯后于企業(yè)檔案業(yè)務(wù)實(shí)際，制度會(huì)造成檔案供給與利用之間的信息不對(duì)稱。企業(yè)檔案制度設(shè)計(jì)的優(yōu)劣以及修訂及時(shí)與否，對(duì)企業(yè)信息質(zhì)量狀況和企業(yè)信息運(yùn)行狀況會(huì)有所影響。企業(yè)檔案部門在設(shè)定企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向時(shí)，要考慮導(dǎo)致“供需”信息不對(duì)稱的制度因素，從而高于企業(yè)檔案制度去思考企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向。

（3）非制度因素對(duì)企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的影響

相對(duì)于檔案在企業(yè)治理過(guò)程中借以發(fā)揮作用的因素，諸如企業(yè)檔案制度等正式制度而言，非正式制度因素不容小覷。非制度因素指的是在企業(yè)檔案管理過(guò)程中自發(fā)形成的、非意識(shí)形態(tài)下約定俗成的行為模式。非制度因素在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中運(yùn)用非常廣泛，例如檔案職業(yè)道德、業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平等。

除了企業(yè)整體發(fā)展策略的引導(dǎo)之外，非制度因素對(duì)企業(yè)檔案部門的角色順利轉(zhuǎn)換產(chǎn)生重要影響，并影響企業(yè)檔案部門對(duì)企業(yè)檔案資源有效開發(fā)的自我組織、自我更新；非制度因素中的積極因子，更容易幫助破解企業(yè)檔案資源規(guī)劃的困局，糾正理論規(guī)劃與實(shí)踐推進(jìn)的偏差，形成更趨于合理的檔案資源規(guī)劃實(shí)踐邏輯，從而影響企業(yè)檔案資源規(guī)劃的價(jià)值取向。

二、企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的轉(zhuǎn)向和定位

1.企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的轉(zhuǎn)向

隨著社會(huì)環(huán)境的變革以及企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向并非一成不變。企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向需與企業(yè)運(yùn)行模式及企業(yè)發(fā)展要求相匹配，從過(guò)去的保存企業(yè)歷史、為借閱利用服務(wù)向?yàn)榻?jīng)營(yíng)決策服務(wù)、為文化建設(shè)服務(wù)、為風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警服務(wù)、為提質(zhì)增能服務(wù)轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向是企業(yè)實(shí)施檔案資源規(guī)劃建設(shè)的“風(fēng)向標(biāo)”。在企業(yè)信息需求變化和企業(yè)檔案部門職能轉(zhuǎn)型的前提下，企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向發(fā)生轉(zhuǎn)向。

（1）企業(yè)檔案資源規(guī)劃主體：從一元主導(dǎo)轉(zhuǎn)向多元參與

以往企業(yè)檔案資源規(guī)劃更多地集中在企業(yè)檔案部門從館藏和檔案業(yè)務(wù)本身出發(fā)，就企業(yè)檔案資源的結(jié)構(gòu)調(diào)整、資源優(yōu)化、科學(xué)分類、提供利用等方面進(jìn)行宏觀設(shè)計(jì)。事實(shí)上，由于各利用主體對(duì)企業(yè)檔案資源的認(rèn)知程度、利用目的等不同，企業(yè)檔案資源規(guī)劃多元參與是必然選擇。多元參與企業(yè)檔案資源規(guī)劃不同于由企業(yè)檔案部門單一主體控制結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持多元價(jià)值取向，在企業(yè)檔案部門的主導(dǎo)下，多元主體共同摸索企業(yè)檔案資源規(guī)劃的模式、定位和運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源規(guī)劃轉(zhuǎn)型的實(shí)踐價(jià)值。

（2）企業(yè)檔案資源規(guī)劃理念：從宏觀規(guī)劃轉(zhuǎn)向需求導(dǎo)向

企業(yè)檔案部門以往在檔案資源開發(fā)利用過(guò)程中，堅(jiān)持自上而下的原則，對(duì)檔案資源的開發(fā)利用先行做好宏觀規(guī)劃，設(shè)定相關(guān)的框架、規(guī)范和要點(diǎn)，推進(jìn)檔案資源綜合集成，為各需求方提供信息服務(wù)。這種規(guī)劃理念往往會(huì)導(dǎo)致執(zhí)行力疲軟、內(nèi)容構(gòu)造失衡、模式單一封閉等問(wèn)題。企業(yè)檔案資源規(guī)劃的核心在于對(duì)企業(yè)館藏各類載體信息資源內(nèi)容的規(guī)劃，而企業(yè)內(nèi)外部各方的信息需求是引導(dǎo)檔案信息資源內(nèi)容建設(shè)的根本。

（3）企業(yè)檔案資源規(guī)劃路徑：從簡(jiǎn)單單一轉(zhuǎn)向系統(tǒng)多維

單一的企業(yè)檔案資源規(guī)劃容易造成檔案資源的浪費(fèi)，不能充分實(shí)現(xiàn)其價(jià)值?！皺n案信息資源用戶所需要的信息往往還會(huì)突破檔案信息資源的范圍”[2]，因此，真正規(guī)劃路徑轉(zhuǎn)型不僅是單一的“增量”式，而是基于“提質(zhì)”的規(guī)劃路徑轉(zhuǎn)型?！跋到y(tǒng)多維”規(guī)劃路徑轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)是技術(shù)性規(guī)劃轉(zhuǎn)型，例如，在企業(yè)檔案資源規(guī)劃需求提出之后，需要基于調(diào)研、分析，采取統(tǒng)計(jì)分析、資源挖掘等技術(shù)手段，為實(shí)現(xiàn)該需求提供有效思路，借助內(nèi)外部力量獲取專業(yè)的技術(shù)支撐。企業(yè)檔案部門需考慮到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面，不再著眼于企業(yè)檔案資源的總量變化，而應(yīng)該轉(zhuǎn)而關(guān)注各細(xì)化主題分類的資源體系結(jié)構(gòu)變化，切實(shí)落實(shí)檔案資源的提質(zhì)規(guī)劃。

2.企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的定位

企業(yè)檔案資源具有系統(tǒng)性，其涵蓋的內(nèi)容需要考慮到不同層級(jí)、不同范圍的利用需求。無(wú)論哪一方面的薄弱點(diǎn)或信息盲點(diǎn)，均有可能影響到其為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的檔案效益。因此，企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的定位需要克服“短板理論”。當(dāng)企業(yè)檔案資源不能滿足企業(yè)需求的時(shí)候，企業(yè)檔案部門應(yīng)該重新審視企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的定位。該定位問(wèn)題，首先涉及的是企業(yè)檔案資源管理體制的選擇問(wèn)題。如果企業(yè)檔案資源管理僅僅是依附于館藏本身，不主動(dòng)作為，為了開發(fā)而開發(fā)，則研究該定位問(wèn)題是沒(méi)有意義的。正是企業(yè)檔案部門認(rèn)識(shí)到自身的角色和職能轉(zhuǎn)變，才使得對(duì)于企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的定位研究具有意義。企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向的實(shí)質(zhì)載體將以“檔案信息資源庫(kù)”的形式呈現(xiàn)，在實(shí)施階段更加強(qiáng)調(diào)其為滿足需求定位推送的“質(zhì)”。

三、企業(yè)檔案資源規(guī)劃的實(shí)踐前提

1.確定規(guī)劃的實(shí)施需求

企業(yè)檔案管理和企業(yè)檔案資源規(guī)劃在面向用戶時(shí)對(duì)信息需求的響應(yīng)角度和路徑是不一樣的。在企業(yè)檔案資源規(guī)劃中，需求管理是首要實(shí)踐前提，通過(guò)對(duì)用戶需求的辨析、整理、描述，最終將用戶需求轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案資源規(guī)劃任務(wù)需求。對(duì)于企業(yè)檔案信息資源管理來(lái)說(shuō)，需求呈現(xiàn)多維性、復(fù)雜性，需要企業(yè)檔案部門善于從用戶需求中精準(zhǔn)地提煉出工作任務(wù)。需求管理是從抽象到具體的提煉過(guò)程，有一定的權(quán)變性，因此，企業(yè)檔案資源規(guī)劃應(yīng)該破除傳統(tǒng)“自上而下”的思維模式局限，更加強(qiáng)調(diào)與需求部門的內(nèi)外聯(lián)動(dòng)，真正地讓企業(yè)檔案資源“活起來(lái)”“亮起來(lái)”。

2.構(gòu)建規(guī)劃的運(yùn)行體系

企業(yè)檔案資源規(guī)劃圍繞館藏資源以及規(guī)劃參與主體兩大元素開展，在這個(gè)過(guò)程中，參與主體基于館藏資源產(chǎn)生一定的關(guān)聯(lián)，每個(gè)主體的理性釋放，需要一套一定框架下的運(yùn)行體系來(lái)維持秩序。構(gòu)建企業(yè)檔案資源規(guī)劃運(yùn)行體系要加入“管理”與“控制”兩個(gè)核心要素，使得規(guī)劃運(yùn)行是一個(gè)全周期管理的連續(xù)過(guò)程且處于受控狀態(tài)。規(guī)劃運(yùn)行體系的構(gòu)建不能僅以國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依據(jù)，需要隨著企業(yè)環(huán)境以及企業(yè)檔案管理?xiàng)l件的變化動(dòng)態(tài)調(diào)整。通過(guò)規(guī)劃的運(yùn)行體系可以看清企業(yè)檔案資源的實(shí)施路徑、資源流向、風(fēng)險(xiǎn)控制和資源整合共享等。企業(yè)檔案資源管理在規(guī)劃的時(shí)候就需考慮到運(yùn)行體系要對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)全生命周期的管理，要有支撐規(guī)劃運(yùn)行的長(zhǎng)效機(jī)制；制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為規(guī)劃運(yùn)行提供保障和指導(dǎo)；搭建好技術(shù)平臺(tái)，支撐規(guī)劃運(yùn)行體系所需的業(yè)務(wù)應(yīng)用，確保體系運(yùn)行預(yù)期可控。

3.設(shè)計(jì)規(guī)劃的管理流程

在企業(yè)檔案資源規(guī)劃系統(tǒng)中，多元參與主體要保持交流和信息溝通，互相了解對(duì)方的意圖和需求。以往的企業(yè)檔案資源建設(shè)主要依賴于檔案工作者而忽視了用戶，把用戶看成了“外行人”，勢(shì)必造成企業(yè)檔案資源建設(shè)的失效；“信息孤島”造成的流程缺失、流程斷點(diǎn)等問(wèn)題，造成檔案資源開發(fā)利用的不連貫、不順暢。規(guī)劃管理流程的設(shè)計(jì)前提，就是通過(guò)不斷的交流、溝通，消除沖突，把企業(yè)館藏檔案資源與業(yè)務(wù)部門潛在的檔案利用需求聯(lián)系起來(lái)。根據(jù)該設(shè)計(jì)前提，以企業(yè)檔案部門現(xiàn)有的條件，建立常態(tài)化、可視化的管理流程；基于各業(yè)務(wù)部門的職責(zé)界定，形成頂層流程框架，然后逐層分解至“信息需求——供應(yīng)——反饋”的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)流程。通過(guò)不斷地調(diào)整和完善，逐步推進(jìn)流程管理，把流程管理從工具、技術(shù)等層面上行至企業(yè)戰(zhàn)略層面。企業(yè)檔案資源規(guī)劃管理流程的落地必須要通過(guò)信息化手段才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的檔案資源效益和能量；流程信息化的過(guò)程中還需通過(guò)信息化手段對(duì)該管理流程進(jìn)行測(cè)量、監(jiān)控、分析。

企業(yè)檔案資源規(guī)劃價(jià)值取向定位和實(shí)踐的難點(diǎn)不在于企業(yè)檔案資源規(guī)劃本身，而在于如何在當(dāng)下的企業(yè)檔案管理體制機(jī)制下重新調(diào)整和認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案資源規(guī)劃運(yùn)行的過(guò)程，在于企業(yè)用戶的認(rèn)同和信息利用適應(yīng)度能否在實(shí)踐中不斷試錯(cuò)并取得成效。企業(yè)作為企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的最終受益者，應(yīng)該為企業(yè)檔案部門提供更多支持，激發(fā)其資源規(guī)劃開發(fā)的積極性；同時(shí)為檔案資源開發(fā)利用的運(yùn)行提供政策保護(hù)，為該運(yùn)行創(chuàng)造良好的實(shí)踐環(huán)境。

注釋與參考文獻(xiàn)

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