質(zhì)量管理在圖書(shū)采訪同種書(shū)控制中的運(yùn)用研究①

盧和妤

摘? 要：針對(duì)目前質(zhì)量管理在同種書(shū)圖書(shū)采訪控制研究中缺乏有效管理的現(xiàn)狀，該文就同種書(shū)的采訪控制提出了“書(shū)名+責(zé)任者”組合模式剔重、圖書(shū)館館藏書(shū)目及圖書(shū)供應(yīng)商供貨書(shū)單書(shū)目雙重剔重的同種書(shū)控制程序與具體實(shí)操措施，并建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，避免圖書(shū)館在資源建設(shè)中無(wú)效、重復(fù)的資金支出，以促成有限的圖書(shū)采訪經(jīng)費(fèi)在其經(jīng)濟(jì)效益上最大化的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：文獻(xiàn)采訪? 同質(zhì)化? 同種書(shū)? 質(zhì)量管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G253 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）07（a）-0164-03

Research on the Application of Quality Management in the Same Book Control of Book Acquisition

LU Heyu

（Library of Hainan Tropical Ocean University，Sanya，Hainan Province，572022 China）

Abstract： In view of the current situation that quality management lacks effective management in the research of acquisition control of the same book， this paper puts forward the control and measures of the same? book， which are the combination of "book name + responsible person" and the double elimination of the library collection bibliography and the supply list bibliography of the book supplier， and establishes the corresponding supervision and management mechanism to avoid the invalid and repeated capital expenditure of the library in the resource construction， so as to promote the acquisition funds in its economy Maximize economic benefits.

Key Words： Literature acquisition; Homogenization; The same book; Quality management

全面質(zhì)量管理（TQM）在中國(guó)圖書(shū)館界的運(yùn)用可上溯到20世紀(jì)80年代。如，莊子逸1982年在《圖書(shū)館學(xué)研究》發(fā)表的《借鑒全面質(zhì)量管理，提高圖書(shū)館工作質(zhì)量》。而ISO9000質(zhì)量管理體系在中國(guó)圖書(shū)館界的推行則出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代末2000年初，比如，董穎發(fā)表在《圖書(shū)情報(bào)工作》的《圖書(shū)館應(yīng)否建立“質(zhì)量管理”體系》;羅曼發(fā)表在《圖書(shū)館論壇》中的《圖書(shū)館ISO9000認(rèn)證研究》等。

全面質(zhì)量管理（TQM）活動(dòng)較側(cè)重人的因素，其相關(guān)活動(dòng)主要是從易于操作的角度提出，ISO9000質(zhì)量管理體系其側(cè)重點(diǎn)更多的是改進(jìn)完善程序，細(xì)化規(guī)范操作指南，落實(shí)職責(zé)達(dá)成目標(biāo)指標(biāo)技術(shù)等。雖側(cè)重不同，但兩者的管理理論基礎(chǔ)一致，最終目的也一致，均是為了不斷改進(jìn)、完善、提高產(chǎn)品質(zhì)量，并最終達(dá)成客戶(hù)的滿(mǎn)意度。

1? 質(zhì)量管理在圖書(shū)采訪控制中的應(yīng)用現(xiàn)狀

質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件，單位內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等[1]，縱貫圖書(shū)館管理工作的點(diǎn)、線、面。但至2020年1月5日，以“圖書(shū)館”和“質(zhì)量管理”為主題詞，或以“圖書(shū)館”與“ISO”為主題詞作為檢索條件，在中國(guó)知網(wǎng)共檢索出相關(guān)文獻(xiàn)1751篇。其中，關(guān)鍵詞包含“采訪”或“資源建設(shè)”的文獻(xiàn)僅為16篇。可見(jiàn)，質(zhì)量管理在圖書(shū)館界的導(dǎo)入雖然時(shí)間久矣，但并未得到廣泛的關(guān)注，在圖書(shū)館資源建設(shè)的質(zhì)量管理上更是鮮為“文”見(jiàn)。圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)工作是圖書(shū)館館建工作的重要基礎(chǔ)，而圖書(shū)的采訪工作直接關(guān)系到圖書(shū)館文獻(xiàn)資源根本質(zhì)量。它不僅關(guān)系到學(xué)校的學(xué)科建設(shè)，更關(guān)系到讀者用戶(hù)對(duì)閱讀需求的滿(mǎn)意度，而作為世界通用的、最為成熟的質(zhì)量管理體系，其PDCA循環(huán)模式，可有效地預(yù)防控制改善文獻(xiàn)資源建設(shè)中最為常見(jiàn)的問(wèn)題：圖書(shū)采訪同質(zhì)化。

2? 質(zhì)量管理在控制采訪同種書(shū)工作中的重要性

當(dāng)今的出版市場(chǎng)圖書(shū)同質(zhì)化現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致館藏圖書(shū)的重復(fù)率逐年增加，尤其是名著類(lèi)、教科類(lèi)圖書(shū)，多數(shù)高校圖書(shū)館都存在較嚴(yán)重的內(nèi)容重合現(xiàn)象[2]。而同種書(shū)又是圖書(shū)同質(zhì)化現(xiàn)象中最為常見(jiàn)的現(xiàn)象。所謂同種書(shū)，該文采取王瑋琦在《中文圖書(shū)版本淺論》的定義：“同一責(zé)任者所著的同一題材內(nèi)容的書(shū)為同種書(shū)，包括不同文體形式、不同版次、不同譯者、續(xù)寫(xiě)者等?！币虼?，在圖書(shū)采訪工作中的查重控制主要指圖書(shū)同質(zhì)化同種書(shū)現(xiàn)象的控制。即，在“同一種圖書(shū)”的查重原則上圖書(shū)館不能重復(fù)購(gòu)入同一種圖書(shū)（復(fù)本除外）[3]。

現(xiàn)在以國(guó)內(nèi)首家以圖書(shū)館為獨(dú)立單位申請(qǐng)ISO9000質(zhì)量管理體系資格認(rèn)證的海南大學(xué)圖書(shū)館為例，隨機(jī)抽取其圖書(shū)樣本，看看其在采訪中同質(zhì)化同種書(shū)中的情況。通過(guò)檢索，結(jié)果如下。

如表1所示，同一作者同一本書(shū)的“同種書(shū)”情況是極為嚴(yán)重的，且這些同種書(shū)并未包含電子版本圖書(shū)在內(nèi)。從中也可以看出，雖然海南大學(xué)早在2005年7月已通過(guò)了ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證，但其在同質(zhì)化采訪控制過(guò)程中缺乏有效的質(zhì)量管理措施或監(jiān)督機(jī)制，致使同種書(shū)在館藏中冊(cè)數(shù)較多，從而遏制了經(jīng)費(fèi)在新書(shū)采訪中的占比。而擁有多個(gè)電子圖書(shū)數(shù)據(jù)平臺(tái)的高校其電子圖書(shū)同種書(shū)的現(xiàn)象更為嚴(yán)重。由于采訪同質(zhì)化，尤其是同質(zhì)化中的同種書(shū)現(xiàn)象的嚴(yán)重性，直接影響了采購(gòu)經(jīng)費(fèi)經(jīng)濟(jì)效益最大化的發(fā)揮上。因此，依照PDCA質(zhì)量管理模式，應(yīng)對(duì)其現(xiàn)有的采訪管理程序及操作進(jìn)行重新梳理并完善。

3? 圖書(shū)采訪同種書(shū)現(xiàn)象的原因及其控制措施

造成同種書(shū)現(xiàn)象購(gòu)入的原因主要有以下3種：（1）圖書(shū)館在采訪過(guò)程中未進(jìn)行同質(zhì)化同種書(shū)控制。（2）在采訪剔重的過(guò)程中采取以ISBN號(hào)作為唯一依據(jù)進(jìn)行剔重工作。而同一作者同一書(shū)在更換包裝、譯名、出版社等以后，其ISBN雖然不同，但卻仍然是“同種書(shū)”，如Margaret Mitchell的Gone with the Wind，有的譯作《亂世佳人》，有的譯作《飄》。（3）圖書(shū)館在采訪過(guò)程中僅要求供應(yīng)商參照該館館藏書(shū)目對(duì)供貨書(shū)單進(jìn)行剔重，而未對(duì)供應(yīng)商的書(shū)單書(shū)目本身進(jìn)行剔重。這樣，某一圖書(shū)若首次購(gòu)入，不排除其不同版本被同時(shí)購(gòu)入的可能，尤其外來(lái)譯著。而如若有多家供應(yīng)商，那么同一時(shí)期的熱門(mén)圖書(shū)同時(shí)被不同書(shū)商列入供貨清單在所難免。因此，在文獻(xiàn)資源建設(shè)中不僅要制定相應(yīng)的圖書(shū)采訪同質(zhì)化同種書(shū)控制程序，還應(yīng)在操作指南中明確指出書(shū)目剔重應(yīng)采取“書(shū)名+責(zé)任者（國(guó)外的作者可只采取姓）”的組合模式進(jìn)行剔重，而非以ISBN作為唯一依據(jù)進(jìn)行剔重。此外，不僅要求剔重工作要參照館藏書(shū)單書(shū)目進(jìn)行剔重，還應(yīng)要求圖書(shū)供應(yīng)商對(duì)供貨書(shū)單書(shū)目進(jìn)行自查剔重，同時(shí)對(duì)有多家供應(yīng)商的圖書(shū)館，還應(yīng)對(duì)多家供貨書(shū)商所提供的書(shū)單進(jìn)行比對(duì)剔重。

3.1 供貨書(shū)單書(shū)目同種書(shū)的控制與剔重

供應(yīng)商對(duì)供貨書(shū)單書(shū)目（Excel表格）自查剔重具體操作方法如下。

（1）利用“&”邏輯運(yùn)算符對(duì)供應(yīng)商供貨電子書(shū)目清單中的“書(shū)名”與“責(zé)任者”兩列字段進(jìn)行合并，生成新的字段，即書(shū)名+責(zé)任者。并將新生成的字段置于表單第1列A：A（作為索引項(xiàng)）。

（2）對(duì)供貨電子清單進(jìn)行列表排序。

（3）對(duì)列表進(jìn)行分類(lèi)匯總。匯總方式為：計(jì)數(shù)，匯總項(xiàng)為：書(shū)名+責(zé)任者。

當(dāng)計(jì)數(shù)結(jié)果大于等于2時(shí)，表示供貨書(shū)目清單中有兩本或兩本以上的“同種書(shū)”，這時(shí)僅需對(duì)表單中核心出版社的圖書(shū)文獻(xiàn)進(jìn)行保留，而其他出版社的同種出版物進(jìn)行刪除即可。

此外，在有多家供應(yīng)商的前提下，圖書(shū)館還應(yīng)對(duì)不同供應(yīng)商間的供貨書(shū)單進(jìn)行剔重比對(duì)，以避免不同供應(yīng)商之間的書(shū)目重復(fù)。

3.2 館藏書(shū)單書(shū)目同種書(shū)的控制與剔重

為確保剔重后的電子書(shū)單在館藏書(shū)目中的唯一性，還應(yīng)要求供應(yīng)商參照?qǐng)D書(shū)館館藏書(shū)目對(duì)首次剔重后的供貨書(shū)單書(shū)目進(jìn)行二次剔重。即，供貨書(shū)單書(shū)目中不允許出現(xiàn)圖書(shū)館館藏書(shū)目中已有的“同種書(shū)”。剔重原理如上，以“書(shū)名+責(zé)任者（國(guó)外的作者可只采取姓）”進(jìn)行組合剔重。操作如下。

（1）利用公式“&”邏輯運(yùn)算符對(duì)館藏電子書(shū)目清單中的“書(shū)名”與“責(zé)任者”兩列字段進(jìn)行合并，生成新的字段（即書(shū)名+責(zé)任者）。并將新生成的字段置于表單中的第1列A：A（作為被索引項(xiàng)）。

（2）在供貨書(shū)單書(shū)目中新增1列（該數(shù)據(jù)列不位于第1列即可），利用VLOOKUP縱向查找函數(shù)對(duì)館藏書(shū)單書(shū)目中的同種書(shū)進(jìn)行索引。具體函數(shù)參數(shù)設(shè)置如下。

Lookup_value：剔重后供貨書(shū)單書(shū)目第1列，即A：A（書(shū)名+責(zé)任者）

Table_array：館藏書(shū)單書(shū)目第1列，即A：A（書(shū)名+責(zé)任者）。

Col_index_num：1

Range_lookup：FALSE

（3）篩選刪除供貨書(shū)單書(shū)目對(duì)館藏書(shū)單書(shū)目所索引到的重復(fù)數(shù)據(jù)，即同一作者的不同版本的“同種書(shū)”即可。

4? 設(shè)立圖書(shū)采訪同種書(shū)的監(jiān)督管理機(jī)制

書(shū)目控制是圖書(shū)采訪質(zhì)量提升的一大有效策略[4]。通過(guò)以上質(zhì)量管理對(duì)書(shū)目剔重的細(xì)化，同種書(shū)采訪的現(xiàn)象將能得到有效控制，能避免圖書(shū)館在資源建設(shè)中無(wú)效、重復(fù)的資金支出，以保證有限的資金最大化地采購(gòu)更多、更新的資源。但所有的程序文件與操作規(guī)范的制定，最終貴在執(zhí)行與落實(shí)。執(zhí)行的最終結(jié)果如何，決定了工作的最終成效如何。因此，為保證執(zhí)行結(jié)果的有效性還應(yīng)制定相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督管理機(jī)制。

而圖書(shū)到館驗(yàn)收工作起著監(jiān)督采訪失誤及微調(diào)館藏體系的作用[5]。因此可將同種書(shū)的監(jiān)督管理機(jī)制設(shè)在編目著錄工序。即，在編目著錄過(guò)程中，應(yīng)對(duì)同種書(shū)現(xiàn)象應(yīng)予以監(jiān)控驗(yàn)收與記錄。并在圖書(shū)館配的合同中明確規(guī)定：圖書(shū)館對(duì)于供應(yīng)商未按要求重復(fù)配送的同種書(shū)可以要求退換或退回。同時(shí)，應(yīng)將同種書(shū)配送的重復(fù)率納入供應(yīng)商考核指標(biāo)，以作為來(lái)年圖書(shū)供應(yīng)商招標(biāo)資質(zhì)審核參考要素。此外，為確保監(jiān)督機(jī)制的有效性，當(dāng)編目為外包項(xiàng)目的圖書(shū)館，則需明確其編目外包公司與圖書(shū)供應(yīng)公司不能為同一公司或具有利益關(guān)聯(lián)的公司。

5? 結(jié)語(yǔ)

館藏資源的質(zhì)量保障是文獻(xiàn)資源建設(shè)的基本要求，是實(shí)現(xiàn)藏書(shū)建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。圖書(shū)采訪工作直接決定了館藏資源的優(yōu)劣。而對(duì)同質(zhì)化圖書(shū)和圖書(shū)質(zhì)量嚴(yán)格限制，能使藏書(shū)質(zhì)量顯著提高，有效實(shí)現(xiàn)由追求數(shù)量到追求質(zhì)量的轉(zhuǎn)變，并將促進(jìn)藏書(shū)建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，各大圖書(shū)館有必要將同質(zhì)化同種書(shū)的采訪控制寫(xiě)入質(zhì)量文件管理體系，并建立必要的質(zhì)量監(jiān)督管理機(jī)制，以促成圖書(shū)館資源建設(shè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

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