事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)探究

王笑庸

摘? 要：當(dāng)前是信息化時(shí)代，在事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中，也要進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)有效地推進(jìn)信息化建設(shè)，針對(duì)各項(xiàng)檔案管理形式和內(nèi)容進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善，使其充分體現(xiàn)出信息化管理特征，以此使整體的人事檔案管理質(zhì)量和效率得到充分地提升，從而有效推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作成效得到切實(shí)呈現(xiàn)?；诖?，該文重點(diǎn)探討和分析事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的作用、存在的問(wèn)題以及具體的實(shí)施策略等相關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 人事檔案管理? 信息化建設(shè)? 實(shí)施策略

中圖分類號(hào)：G271 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）07（a）-0031-03

Information Construction of Personnel Archives Management in Public Institutions

WANG? Xiaoyong

（Institute of Microbiology，Heilongjiang Academy of Sciences，Harbin，Heilongjiang Province，150010? China）

Abstract： In the current information age， in the process of personnel file management of public institutions， we should further advance with the times， effectively promote the information construction， and constantly improve and perfect the forms and contents of various file management to fully reflect the characteristics of information management， so as to fully improve the quality and efficiency of overall personnel file management And the effectiveness of promoting the personnel file management of public institutions has been effectively presented. Based on this， this paper focuses on discussing and analyzing the function， existing problems and specific implementation strategies of the informatization construction of personnel file management in public institutions.

Key Words： Public institutions; Personnel file management; Information construction; Implementation strategy

當(dāng)前，在我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，其至關(guān)重要的發(fā)展和改革目標(biāo)就是充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在具體的檔案管理中所包括的內(nèi)容特別廣泛，相關(guān)情況比較復(fù)雜，因此，在信息化時(shí)代背景下，要結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)際情況，有針對(duì)性地引用先進(jìn)的信息化技術(shù)，以此為檔案管理人員提供極大的便利，從而真正意義上提升事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量。

1? 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

1.1 使管理成本得到充分節(jié)約

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，必須針對(duì)人事檔案進(jìn)行切實(shí)有效的保管，具備單獨(dú)的房間進(jìn)行存放，房間要有防火、防潮、防破壞等相關(guān)功能，并著重做好定期清點(diǎn)和整理等工作，而一系列相關(guān)環(huán)節(jié)中如果某一個(gè)方面出現(xiàn)問(wèn)題，就有可能對(duì)人事檔案的管理造成破壞，使其面臨丟失或者損壞的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，充分實(shí)現(xiàn)信息化管理，使人事檔案充分實(shí)現(xiàn)電子化，這樣可以使管理成本得到充分節(jié)省，降低各方面的成本支出，進(jìn)一步提高檔案信息的保管質(zhì)量和效率，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使其有效存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上面，可以確保其安全性和穩(wěn)定性。

1.2 使相應(yīng)的管理漏洞得到充分彌補(bǔ)

在人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)的人事檔案通過(guò)電腦軟件和人工的方式聯(lián)合作用，共同控制，利用更科學(xué)合理的軟件，確保人事檔案的管理更加嚴(yán)謹(jǐn)周密，使相應(yīng)的審批程序更加嚴(yán)格科學(xué)，規(guī)避相對(duì)應(yīng)的漏洞或者不足。充分實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，這樣能夠避免人員操作的弊端，使管理更加規(guī)范化，起到切實(shí)的制約作用。除此之外，電腦日志針對(duì)每一個(gè)操作人員的修改或者更新情況進(jìn)行記錄，如果存在不法事件，相關(guān)責(zé)任人可以被有效追究，使管理漏洞有效降低，進(jìn)一步確保人事檔案管理質(zhì)量得到充分完善。

1.3 更利于人事檔案的查找，提升其利用率

在人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，相應(yīng)的軟件和電腦等具備十分便捷的查詢功能，操作的過(guò)程中查詢速度特別快，而且相應(yīng)的查詢信息更全面細(xì)致，充分降低遺漏問(wèn)題。針對(duì)具體的操作人員而言，可以充分利用搜索功能進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的精準(zhǔn)查找，通過(guò)身份證號(hào)、職位、工作單位等關(guān)鍵詞進(jìn)行精準(zhǔn)定位，明確查詢、智能查找可以使工作速度和質(zhì)量得到顯著提升，從而進(jìn)一步提升人事檔案管理的工作效率，使人事檔案的利用率得到充分提升。

1.4 充分確保各單位之間的人事檔案資源實(shí)現(xiàn)有效共享、快速傳遞

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，各個(gè)事業(yè)單位之間的交流更加頻繁，人員流動(dòng)越來(lái)越多，在這樣的情況下，使人事檔案的轉(zhuǎn)移和變更工作等有效實(shí)現(xiàn)信息化管理，能夠充分確保人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查詢，傳輸更加方便，有效實(shí)現(xiàn)人事檔案資源信息共享，這樣可以確保不同單位之間的人事檔案資源快速傳遞，使檔案資源的利用率充分提升。

2? 目前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

2.1 人事檔案管理信息化理念相對(duì)比較保守落后

在事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中缺乏應(yīng)有的創(chuàng)新意識(shí)，信息化管理理念不強(qiáng)，缺乏應(yīng)有的認(rèn)知和接受程度，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有高度重視信息化建設(shè)，各個(gè)部門之間缺乏應(yīng)有的信息溝通和交流，人事檔案資源信息共享程度不高，這對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)各項(xiàng)工作的推進(jìn)造成嚴(yán)重阻礙。另外，并沒(méi)有及時(shí)更新管理理念和管理方法，信息化的應(yīng)用程度不高，很多人員缺乏應(yīng)有的信息化建設(shè)理念和意識(shí)，往往不求更新，未能有效創(chuàng)新人事檔案的管理方式和方法，由此導(dǎo)致信息化建設(shè)沒(méi)有呈現(xiàn)出應(yīng)有的效益。

2.2 人事檔案利用質(zhì)量偏弱

在實(shí)踐中可以看出，很多事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的利用效果并沒(méi)有充分重視，人事檔案的利用質(zhì)量比較弱，存在比較典型的重保管、輕利用的問(wèn)題，通過(guò)信息化的方式設(shè)置了重重的阻礙和權(quán)限，由此使得人事檔案的實(shí)用性和高效性大打折扣。相關(guān)人事檔案的利用往往以被動(dòng)的形式呈現(xiàn)，往往只有具備權(quán)限的人員才能針對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行查詢，盡管這體現(xiàn)出保密性，但是其作用和現(xiàn)實(shí)意義無(wú)法呈現(xiàn)，由此導(dǎo)致人事檔案利用率無(wú)法提升。

3? 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施策略

3.1 結(jié)合實(shí)際情況，更科學(xué)合理地制定出系統(tǒng)完善的信息化管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中，其信息化建設(shè)的基本前提就是通過(guò)更科學(xué)合理的管理方式，使人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和管理系統(tǒng)得到真正意義上的確立，并在實(shí)踐的過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行不斷的完善和優(yōu)化。在相關(guān)人事檔案管理工作推進(jìn)之前，要針對(duì)傳統(tǒng)的工作管理理念進(jìn)行有效突破，進(jìn)一步貫徹落實(shí)相應(yīng)的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，從而充分確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作平穩(wěn)有序地推進(jìn)，并呈現(xiàn)出應(yīng)有的效益。

3.2 針對(duì)人事檔案管理，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行不斷的加強(qiáng)

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須配備與之相對(duì)應(yīng)的更健全、更優(yōu)化的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備，進(jìn)一步結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的管理?xiàng)l件，經(jīng)濟(jì)條件和信息化數(shù)據(jù)規(guī)模等，針對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和文件進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善。

除此之外，要建立相對(duì)應(yīng)的管理制度和設(shè)施管理流程，如果環(huán)境允許，要針對(duì)計(jì)算機(jī)服務(wù)器和相應(yīng)的硬件軟件設(shè)施進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，使其實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和優(yōu)化，以此充分確保人事檔案信息能夠在傳輸和存儲(chǔ)的過(guò)程中更安全、更穩(wěn)定，充分體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)要針對(duì)人事檔案的存儲(chǔ)方法進(jìn)行信息化升級(jí)。例如，可以在人事檔案室計(jì)算機(jī)裝備上安裝新型的信息刻錄儀，這樣能夠針對(duì)信息資源和文件進(jìn)行及時(shí)有效的存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行切實(shí)有效的檢修維護(hù)工作，確保軟硬件設(shè)備能夠得到及時(shí)有效的檢查和管理，不斷更新升級(jí)修補(bǔ)遺漏的信息，確保防火墻能夠保持在時(shí)刻開(kāi)啟的狀態(tài)，不斷升級(jí)殺毒軟件定期查殺，確保信息的絕對(duì)安全。

3.3 進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須具備相應(yīng)的專業(yè)化人才，對(duì)人事檔案管理人才進(jìn)行不斷的引進(jìn)和培養(yǎng)，以此為事業(yè)單位當(dāng)管理工作提供相應(yīng)的人力資源，這樣才能使工作成效得到更大程度的提升。在信息化建設(shè)過(guò)程中，要著重做好管理人才的專業(yè)化培養(yǎng)力度，使其信息化操作技能得到全面提升，確保管理技能顯著增強(qiáng)。

與此同時(shí)，進(jìn)一步加大管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)力度，使從業(yè)人員的年齡結(jié)構(gòu)進(jìn)一步優(yōu)化，吸引更多、更高質(zhì)量的人才從事人事檔案信息化建設(shè)管理，以此確保人事檔案的信息化建設(shè)能夠得到有效實(shí)行。

4? 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，充分實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，針對(duì)管理方法和管理模式等進(jìn)行不斷的優(yōu)化，體現(xiàn)出信息化管理的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，針對(duì)各項(xiàng)實(shí)施策略進(jìn)行有效執(zhí)行，著重加大落實(shí)的力度，以此充分確保事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質(zhì)量全面提升。

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