合同管理信息化建設分析

師偉 祁雅娟

[摘 ? ?要] 由于我國經(jīng)濟快速發(fā)展，市場經(jīng)濟面臨不斷的調整，企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，面臨巨大的機遇與挑戰(zhàn)。為了提高企業(yè)自身競爭實力，要充分發(fā)揮合同管理的作用，合同管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分之一。當前，隨著時代的進步，各行各業(yè)伴隨科技的充分發(fā)展，以傳統(tǒng)紙質合同為中心的管理方式，已經(jīng)不能適應當前時代的發(fā)展。在合同管理中，對信息技術的依賴不斷提高，信息化合同管理已經(jīng)成為合同發(fā)展中的必然選擇。從發(fā)展方向可以看出，對合同管理信息化建設的深入分析，對企業(yè)信息化合同管理中的價值做出探討，發(fā)現(xiàn)合同管理信息化中存在的問題，并針對其問題做出相應的建議分析，都會促進企業(yè)合同管理綜合提升。

[關鍵詞] 企業(yè)管理;合同管理;信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 025

[中圖分類號] F270.7 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）21- 0056- 02

0 ? ? ?引 ? ?言

在信息技術飛速發(fā)展的當今，社會各個領域都對信息技術發(fā)展高度關注，而在企業(yè)管理方式上，也有效地融合了信息技術。信息技術在企業(yè)合同管理中的應用，能更好的簡化合同管理流程，減少管理的失誤。合同管理發(fā)展依賴于信息技術，企業(yè)通過大部分的合同管理實現(xiàn)運作，故從其根本上要得到更多方面的改進，提升綜合管理水平。企業(yè)要站在科學發(fā)展觀的角度上，制定出更加合理、科學化的優(yōu)化方案，促進整個合同管理流程的完善性，幫助企業(yè)更好更快發(fā)展。

1 ? ? ?合同管理信息化建設的必要性及價值

1.1 ? 合同信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然選擇

合同信息化管理是企業(yè)發(fā)展中的重要階段，由于我國經(jīng)濟水平的提高，科學技術不斷發(fā)展。在對企業(yè)合同管理過程中，需要尋求更好的發(fā)展方向，促進信息化管理方式得到充分推廣。信息技術的運用，改變了傳統(tǒng)的企業(yè)合同管理方式。傳統(tǒng)管理存在弊端，其過于依賴人的行為。為了提高合同管理的效率，信息化的合同管理系統(tǒng)的建立，能夠展現(xiàn)企業(yè)合同管理對企業(yè)的重要性，更能明確合同管理的發(fā)展方向，為企業(yè)合同管理發(fā)展奠定了良好的基礎，同時在競爭激烈的大環(huán)境下，企業(yè)需要結合自身做出與時代發(fā)展相匹配的改革措施，因此合同信息化管理應運而生。

1.2 ? 合同管理信息化是企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需要

新時代的到來，信息化的技術已經(jīng)與我們的生活、生產(chǎn)密不可分。在信息化合同管理過程中，管理是建設的重要組成標志，通過整體規(guī)劃進行有效實施，作為信息化建設能夠促進工作的整體全面的有效連接。在發(fā)展過程中，信息化合同管理模式更加科學規(guī)范，能夠有效降低合同中存在的失誤，并提高企業(yè)合同管理的規(guī)范性以及整體質量。在保障合同管理工作有序進行的過程中，要加強合同管理，促使整個信息管理技術的提升，幫助企業(yè)良性發(fā)展。

1.3 ? 合同管理信息化能夠提高合同管理的安全性，維護企業(yè)經(jīng)濟益利

合同的有效管理能夠促進企業(yè)的發(fā)展，合同是企業(yè)中的重要文件，若丟失或被盜竊，則會直接造成企業(yè)的經(jīng)濟損失，造成企業(yè)信息泄露。在合同安全保障過程中，企業(yè)要將合同管理作為重點管理對象。通過信息化管理能夠加強企業(yè)合同管理的安全性，維護企業(yè)經(jīng)濟利益。在傳統(tǒng)的合同管理的模式下，合同管理人員一般都是在線下進行保存保護，通過對其進行分類、上鎖等方式來保障合同的有效管理，這種方式對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及工作能力都有較強的要求。在合同管理期間容易發(fā)生合同內(nèi)容泄露或者由于保管不當造成合同破損等問題的發(fā)生。在信息化的合同管理過程中，將合同進行數(shù)字化的儲存模式存在電腦中，可以有效地進行整個企業(yè)活動管理控制，在數(shù)據(jù)傳輸客戶端進行合同上傳后，直接通過統(tǒng)一的平臺，用驗證碼的方式獲取企業(yè)合同信息，增強企業(yè)合同安全性與保密性。

1.4 ? 合同管理信息化的價值

首先，在合同管理過程中，由于內(nèi)容及合同項目實施中的復雜性需要，因此做好長期的管理準備。合同的內(nèi)容具有廣泛性的特點，需要對合同內(nèi)容進行劃分。當前利用信息技術，可以對不同時段以及固定的信息，做到詳細的跟蹤、記錄、研究等，并對整個企業(yè)發(fā)展具有良好的掌控能力。其次，在網(wǎng)上合同管理中能夠縮短信息傳遞時間，提高信息效率。企業(yè)在對合同管理上，也要考慮降低成本，信息化管理節(jié)省了人工成本以及辦公成本，減少了紙張浪費等情況。最后，在對信息化的合同管理過程中，管理人員能夠有效減少花費的時間，對網(wǎng)上傳遞、評審以及詳細的檢閱，管理人員可以整理出大塊時間，將精力完全投放在合同內(nèi)容的研究上，例如增加索賠項目、提高管理內(nèi)容的完善性等方面，更好地提高工作質量。

2 ? ? ?合同信息化管理中存在的問題

2.1 ? 宣傳培訓工作不到位

對于合同信息管理的開發(fā)利用過程，一方面從信息化發(fā)展的技術層面來說，缺乏對IT技術人員的培養(yǎng)，在公司內(nèi)部沒有相關的配置流程，另一方面促使系統(tǒng)更新需要進行全員培訓。若培訓不到位，則會影響整個企業(yè)的流程配置，達不到理想的效果。在開發(fā)過程中，需要提供更加多元的技術培養(yǎng)以及技術支持，對后續(xù)配置升級問題也要提出更多的發(fā)展前景。在對信息化的發(fā)展中，過于依賴IT人員對系統(tǒng)進行推廣，這種方式對于廣泛的普及難度較大，應用過程中企業(yè)要加強傳統(tǒng)流程以及業(yè)務的變革，增強學習主動性積極性，認識到信息化的合同管理方式對于企業(yè)發(fā)展帶來的作用。

2.2 ? 運維工作未引起足夠的重視

在合同管理信息系統(tǒng)上線后，需要對系統(tǒng)進行日常的運行維護，通過對主要的管理內(nèi)容的日常管理做好記錄、分析、結果比對等。在系統(tǒng)維護上，主要包括硬件與軟件，能夠在硬件與軟件的連接過程中實現(xiàn)整體運行。在集中完善的維護過程中，需要用戶與人員的反饋，加強維護后的比對。在后期結束后，IT人員要對合同管理系統(tǒng)進行維護，面臨較大的挑戰(zhàn)是維護人員較少，但業(yè)務量巨大，解決問題需要的周期較長，無法快速對問題進行深入分析，在一定程度上限制了合同信息化管理的有效實施。

3 ? ? ?合同管理信息化的建設要點分析

3.1 ? 完善合同管理制度

合同管理制度要與整個企業(yè)的管理制度相匹配，企業(yè)要建立健全合同業(yè)務流程以及技術規(guī)范，細化合同管理。然而，在合同管理內(nèi)容的確定過程中，要加強標準化管理，包括合同錄入、上傳、合同的審批，都要在此過程中留下印記。對不同種類的合同，要做好分類歸檔等。同時在管理制度中，不能將管理權力放在一個人的手中，要實行權力分散管理。在此期間，為了防止信息泄露，要制定可行性的安全措施，提高企業(yè)整體的信息保密能力。

3.2 ? 建立統(tǒng)一的合同管理標準

在標準化信息化的合同管理過程中，標準化的執(zhí)行方式是合同管理的重要基礎，要加強合同執(zhí)行能力的展現(xiàn)。各個項目要通過合同管理，統(tǒng)一實現(xiàn)集中管理的有效性，保障企業(yè)發(fā)展的標準化。然而特別注意合同錄入過程中的規(guī)范性，要對合同上傳文件做好信息化的處理，避免合同審批流程的復雜性，一些企業(yè)的合同審批過程形式化，流于表面，嚴重影響企業(yè)管理與發(fā)展。因此在信息化的合同管理執(zhí)行過程中，要做好信息記錄，若沒有良好的規(guī)范行為，則無法建立出完善的企業(yè)信息平臺。在企業(yè)合同管理過程中，不按照規(guī)定做則視為不履行企業(yè)要求，但企業(yè)中經(jīng)常存在各自為政的現(xiàn)象，企業(yè)在合同管理中無法得到充分的展現(xiàn)，從而也很難實現(xiàn)資源共享，促進企業(yè)合同的統(tǒng)一建立。

3.3 ? 應用智能化邏輯處理技術

在當前，可以通過技術手段，建立起穩(wěn)定操作的管理系統(tǒng)，并可以通過軟件來實現(xiàn)整體的連接。技術人員對管理內(nèi)容以及目標做出深入分析，對不同的邏輯關系做好處理結果的展現(xiàn)。在此期間，首先要明確信息輸入后的整體流程，通過自動技術對信息內(nèi)容做出分析與整理，對較為復雜的流程環(huán)節(jié)進行優(yōu)化處理。其次，是針對流程期間的整體運行過程要加強邏輯性處理，使其在信息的傳遞過程中條理清晰，在此采用圖片形式，讓系統(tǒng)來實現(xiàn)功能性，會更加方便。在整個流程的運行過程中，對于合同的幾個周期階段，要做好調動工作相互連接，相互制約，反映出合同管理流程中的各個邏輯關系，通過流程整體明細以及活動中的過程對時間節(jié)點進行有效調節(jié)。好的流程圖可以直接進行整理，整個信息留在閱讀界面，能夠更加明確以及容易地掌握整體信息。

3.4 ? 建立優(yōu)秀的合同管理隊伍

在發(fā)展過程中企業(yè)重視各種人才培養(yǎng)，對于加強合同管理的信息化，同樣也離不開優(yōu)秀的隊伍建設。首先，要對合同管理人員進行信息化意識的灌輸，讓管理人員了解到合同信息化管理的重要性。然而信息化的使用是從錄入、上傳、評定、搜索、傳遞等項目通過計算機來實現(xiàn)，要求合同管理人員不僅要對管理流程進行深入了解，更要對合同標準做出掌握。在計算機操作過程中，合同化的管理能夠使整個信息流程更加準確，合同管理人員要端正態(tài)度，立足于本職崗位，強化自我學習意識，不斷地學習專業(yè)性新知識，提高自身的綜合水平。重視合同管理人員的職業(yè)技能，根據(jù)當前發(fā)展情況來看，企業(yè)也要通過為員工營造學習氛圍，加強培訓等方式，開展有效的活動提高整個管理層面的技能提升。

4 ? ? ?結 ? ?語

綜上所述，在我國經(jīng)濟發(fā)展過程中，企業(yè)合同管理信息化建設工作不斷推進。本文對合同管理信息化建設過程中的問題進行探討，并在合同管理信息化、標準化等方面提出有針對性的解決措施，以促進企業(yè)合同管理工作有序進行，為我國企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供更加有力的技術保障。

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