企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

敬小霞

摘 要：在企業(yè)信息系統(tǒng)中，檔案資料是極為重要的組成部分，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理具有舉足輕重的意義。由于當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中存在管理水平落后、信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃、安全性不達(dá)標(biāo)、人員素質(zhì)不足以及信息化專業(yè)水平低等問題，企業(yè)的發(fā)展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對性措施，提升信息化建設(shè)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化建設(shè);重要性;總目標(biāo);問題;創(chuàng)新策略

1企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)在各種復(fù)雜業(yè)務(wù)的經(jīng)營過程中產(chǎn)生了越來越豐富的數(shù)據(jù)信息，這就要求企業(yè)針對檔案管理工作采取進(jìn)一步的規(guī)范化措施，從而確保檔案管理的質(zhì)量和效率。事實(shí)上，企業(yè)的檔案管理職責(zé)范圍包括對公司檔案資料進(jìn)行全面記錄與整合，從而幫助管理層及決策人員從豐富的檔案管理數(shù)據(jù)中把握公司日常運(yùn)營的實(shí)際情況與基本特征，決策人員需要對企業(yè)運(yùn)營過程中的風(fēng)險(xiǎn)有深入、清晰地認(rèn)識，做出更有利于規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)造可觀收益的決策。此外，企業(yè)形成完善的檔案管理數(shù)據(jù)還能形成強(qiáng)大的技術(shù)支持作用，幫助企業(yè)管理層對市場發(fā)展?fàn)顩r及企業(yè)自身的業(yè)務(wù)運(yùn)營形成客觀判斷，為企業(yè)創(chuàng)造更大的獲益空間?？傊?，建設(shè)全面的檔案數(shù)據(jù)庫，可以為企業(yè)開展業(yè)務(wù)運(yùn)營提供基本的數(shù)據(jù)支持，從而維護(hù)企業(yè)的正當(dāng)核心利益，檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展具有不可否認(rèn)的重要價值。

2檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

2.1建設(shè)速度緩慢

隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)發(fā)展，各大工程企業(yè)都開始探索檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。結(jié)合我國現(xiàn)階段的工程企業(yè)檔案信息化建設(shè)水準(zhǔn)來說，盡管很大一部分工程企業(yè)已經(jīng)為相關(guān)建設(shè)投入了大量的人力、物力資源，但是客觀來說，我國的工程企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程依舊無法跟上經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步，整體來說，相關(guān)建設(shè)工作缺乏規(guī)范化的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不具備健全的管理體系。尤其是在工程企業(yè)中，企業(yè)涉及的相關(guān)信息十分龐雜，且信息分散，提高了管理難度。除此以外，很大一部分企業(yè)偏重傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案的依賴性較強(qiáng)，沒有將發(fā)展重點(diǎn)放在檔案信息化建設(shè)方面。

2.2缺乏相應(yīng)的技術(shù)投入

和專業(yè)管理人員企業(yè)檔案信息化建設(shè)對于信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的管理要求不高，無論是技術(shù)還是專業(yè)人員，只要能進(jìn)行簡單的分類歸檔就都能勝任管理工作。但實(shí)現(xiàn)信息化之后，檔案管理形成了數(shù)字體系，且需依賴相關(guān)儀器設(shè)備的支持，但不少企業(yè)考慮到技術(shù)的使用和專業(yè)管理人員的聘用或培訓(xùn)都需要更高的投入，或是認(rèn)為信息化管理沒有必要，從而導(dǎo)致相應(yīng)的技術(shù)人員和管理人員不到位，由此延緩了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3安全性的缺乏

企業(yè)信息系統(tǒng)的安全對企業(yè)的整體發(fā)展有著重要意義，一旦發(fā)生企業(yè)數(shù)據(jù)、檔案信息外泄的問題，都會給企業(yè)帶來難以承受的經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)檔案管理的安全性首先表現(xiàn)在網(wǎng)上電子文件、有關(guān)文檔的安全使用上，如果檔案管理人員在信息查詢、提取與使用過程中操作不當(dāng)，會影響檔案的完善性與準(zhǔn)確性;或者檔案管理人員對信息系統(tǒng)的維護(hù)不到位，也很可能導(dǎo)致文件遺失。

3檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

3.1推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)的推廣運(yùn)用改變了群眾的生活方式，為企業(yè)工作提供了巨大的便利，但網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)也存在巨大的安全隱患。企業(yè)的檔案管理不善將可能導(dǎo)致內(nèi)部信息的泄漏，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。為此，需要對信息系統(tǒng)運(yùn)行狀況進(jìn)行全面監(jiān)控，保障檔案信息安全。

3.2制定管理規(guī)范，健全和完善標(biāo)準(zhǔn)體系

隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)管理日益步入精細(xì)化管理，檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，創(chuàng)新出一套更符合現(xiàn)代社會的模式，被現(xiàn)代社會所接受，被工作人員所接納，規(guī)范檔案管理流程，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源管理各環(huán)節(jié)的有序銜接和持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。制定相關(guān)的管理規(guī)范，一方面可以約束工作人員，另一方面還可以警醒告誡工作人員對待檔案管理要細(xì)心。

3.3.構(gòu)建信息資源共享平臺

信息資源共享平臺主要是針對那些服務(wù)于企業(yè)內(nèi)外人員的一般檔案信息而建立的，旨在方便相關(guān)人員查詢、調(diào)用和傳播特定的檔案信息。盡管信息并不是機(jī)密的，但也要做出嚴(yán)格的規(guī)定，重點(diǎn)在于檔案信息的歸類、分級，要求不同類型和級別的檔案信息，要在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行交流，可接觸的用戶也要根據(jù)信息的級別進(jìn)行劃分，避免越級或非企業(yè)人員隨意訪問。

3.4重視檔案管理工作，對檔案進(jìn)行電子普查

企業(yè)單位在長期的信息化建設(shè)過程中，需要對檔案的信息化管理保持一定的關(guān)注，并且通過完善相關(guān)機(jī)制體系來推動信息化成為現(xiàn)實(shí)。因此，企業(yè)要推動檔案電子普查工作的步伐，通過對海量檔案信息的查缺補(bǔ)漏，刪除內(nèi)部無價值的內(nèi)容，借助信息平臺及電子技術(shù)等對檔案展開全面清查，對檔案各自的內(nèi)容及價值進(jìn)行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠?qū)嵱?。從總體上看，這能夠幫助企業(yè)單位有效節(jié)約資金、人力成本，提升檔案管理的準(zhǔn)確性及經(jīng)濟(jì)性。

3.5培養(yǎng)或外聘專業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才

針對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，或根據(jù)企業(yè)需要聘請專門的信息化建設(shè)人才，要求：第一，必須具備高素質(zhì)，包括對企業(yè)檔案信息保密的職業(yè)素質(zhì)，要能夠不斷研發(fā)企業(yè)檔案管理優(yōu)化相關(guān)的信息技術(shù)，同時能夠遵守相關(guān)保密規(guī)定，不越級查詢其他級別檔案信息等。第二，必須具備過硬的能力，知識儲備要充足，熟練掌握檔案管理的內(nèi)容及流程;具備較強(qiáng)的信息化技能，能夠應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、軟件開發(fā)等高難度工作，如此才能有效地完成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)。

4結(jié)束語

對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題的探討意義重大。相關(guān)人員要意識到該項(xiàng)事業(yè)建設(shè)的重要實(shí)用價值及其可能面臨的挑戰(zhàn)，并在此基礎(chǔ)上提出檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路，重視檔案管理工作，對檔案進(jìn)行電子普查，規(guī)范檔案分類，提高檔案使用效率，提高檔案管理人員的信息化專業(yè)素質(zhì)和水平，推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)。

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