高校檔案管理中信息資源共享模式的構(gòu)建分析

張杰

摘 要：在高校檔案管理中實行信息資源共享模式能大大提高工作效率，但在具體的工作過程中，需要很多人力，物力，財力甚至政策的有力支持才能實行，本文從構(gòu)建高校檔案管理信息資源共享模式的角度進行分析，為相關(guān)工作提供一定的參考借鑒。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息資源共享

高校檔案管理包括各種信息資源，有師生個人信息，研究成果信息和社會實踐信息，都需要及時保存并以相應的方式進行使用，向工作人員提供大量的視頻，圖片和文本資料，以發(fā)揮文件管理的價值。

一、提升重視程度，完善頂層設計

隨著信息資源共享模式的發(fā)展，高校檔案管理需要完善的規(guī)劃以確保管理水平的成熟和技術(shù)的完整性，避免在實際建設工作中受到技術(shù)水平的限制。每所大學都有自己的工作規(guī)劃，所以要做好協(xié)調(diào)和管理工作，要與實際管理目標相適應，有關(guān)主管部門要做好專業(yè)信息資源共享和維護工作。為了動員各個方面的支持，目前，各個大學大多側(cè)重于組織積極的宏觀形象，努力建立高效的檔案信息資源共享建設工作。

例如在對高校相關(guān)檔案管理技術(shù)進行全面改革的過程中，應建立各種資源的專業(yè)查詢服務，以了解框架的基礎，逐步實現(xiàn)好資源共享平臺的頂層設計目標，不斷引入高校信息基礎設施，加強安裝管理程序。同一地區(qū)的高校通常在信息管理方面具有一定程度的獨立性，并有屬于本校的相關(guān)管理制度，對于管理所有權(quán)問題，有必要進行協(xié)調(diào)，制定出高校所認可的總體管理機制，并不斷完善各個高校的管理制度。只有給信息共享平臺的層次化設計做好鋪墊工作，檔案資源深度開發(fā)的完整性效率才能提升。在國家層面，政府和教育部門需要意識到大學信息資源共享模式的重要性，認識到它具有資源調(diào)節(jié)和節(jié)約的作用。因此，教育部門要提前制定更科學的高校信息資源共享模式建設規(guī)劃，以便于高校更好地進行協(xié)調(diào)工作內(nèi)容，及時解決管理建設過程中的困難。最后，高校要主動開展信息資源共享模式建設，從高校檔案信息的實際情況出發(fā)，根據(jù)檔案的存儲和利用性能，全面建立信息檔案的分級存儲體系，設置科學合理的分級權(quán)限，為不同人群提供不同層次的檔案公開權(quán)限。

二.注重檔案管理上的投入

為了建立高效的文件管理信息資源共享模型，有必要積極投入相關(guān)的人力，物力，財力等，以使檔案管理工作能順利進行。數(shù)字校園和智能校園建設需要高質(zhì)量的管理環(huán)境，必須集中精力為檔案工作提供人才培訓支持，加大資金投入和設備改進，以使硬件和軟件條件能滿足工作的實際需求，減少管理工作阻力并優(yōu)化各項工作項目，及時配置并更新好軟件和硬件設備。

例如高校在積極開展檔案信息共享模式建設的過程中，需要制定相應管理制度和運行規(guī)則，全面控制檔案信息的形成，收集，記錄，整理和利用，有效提高整體管理水平。每個鏈接的文件都要有管理級別，能夠為師生提供更加豐富的檔案信息資源，同時也要向公眾開放一部分資源，以有效提高整體服務效果。檔案信息的存儲、查詢和整理是信息資源共享系統(tǒng)的重要組成部分。為了促進高校檔案管理工作的順利開展，需要一個嚴格的工作流程作為支撐。檔案管理部門要重視信息化建設的宣傳，轉(zhuǎn)變管理人員對資源共享平臺的認識，加大對平臺建設的投入，同時要引進新的信息技術(shù)，更新軟件程序及時改善檔案工作環(huán)境。同時，信息資源平臺需要持續(xù)開展后期維護工作，注重信息平臺建設規(guī)劃的實施和管理，并通過合理的宣傳引導，改變基層人員的信息管理和服務理念，確保平臺建設能有序進行，能深刻挖掘檔案資源的潛在價值。

三.注重人才培養(yǎng)

要在高校檔案管理中實行信息資源共享模式，建設過程和日常維護都需要人才的支持，所以要積極建立屬于自己高校的專業(yè)工作團隊，優(yōu)化信息管理，對應的管理人員可以通過外部招聘來解決，也可以在本大學中培養(yǎng)專業(yè)對口人才，必須保證人才與技術(shù)的專業(yè)配套。對于現(xiàn)有的高校檔案管理工作，有必要建立專業(yè)工作團隊，與新入職的工作人員一起做好培訓管理工作，跟上新時代的管理步伐，避免能力過時或退化。

例如高校在檔案信息管理過程中，適當選擇內(nèi)部管理人才來提高檔案管理質(zhì)量。在實際就業(yè)過程中，高校應根據(jù)自身檔案資源的發(fā)展制定出合理的選拔標準，同時，高校應建立系統(tǒng)的專業(yè)培訓機制，邀請具有豐富信息檔案管理經(jīng)驗的專家進行專題講座，一起去探討信息共享平臺建設有效性的推進途徑，互相交流檔案人員的管理重點，以提高管理隊伍的實踐水平。

四、結(jié)論

高校檔案管理需要一個嚴格的監(jiān)督過程來實現(xiàn)信息資源共享模式，所以有必要從各個方面進行資源調(diào)動，以確保管理工作的有效性，要從各個方面爭取政策支持和資源投入，使檔案建設工作得到更好的物質(zhì)條件支持，從而提高管理工作水平。

參考文獻：

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