“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作 發(fā)展的新路向

呂中元

21世紀，檔案管理正在步入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。在網(wǎng)絡(luò)等信息通信技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)上形成的“大數(shù)據(jù)”，“以開放、平等、參與的方式重構(gòu)商業(yè)模式和人的行為方式”[1]。這種技術(shù)帶動下，社會變革深刻影響著檔案管理工作，社會需求也促進著檔案管理工作變革。檔案管理工作處在體制改革和技術(shù)進步兩大挑戰(zhàn)的“夾縫”狀態(tài)，充滿著未知、選擇、競爭和機會，因此，檔案管理工作的思維和技術(shù)“不斷發(fā)展變化，以便適應(yīng)文件性質(zhì)、文件形成結(jié)構(gòu)、文件保管系統(tǒng)和文件利用等方面的劇烈變化，適應(yīng)社會、文化、法律、技術(shù)、哲學(xué)等方面的發(fā)展趨勢”[2]。

一、管理對象的變化

（一）檔案載體的變化

一直以來，紙質(zhì)檔案就是我國各級檔案館（室）所藏檔案的主體。早在2008年，“各省市、自治區(qū)、直轄市各級國家綜合檔案館館藏案卷級檔案達193167878卷，較上年增加17688882卷，增幅達10%”[3]，而到2011年各級國家檔案館館藏已達3.3億卷，到2020年，將達到6億多卷。[4]在紙質(zhì)檔案迅速增長的同時，電子檔案則有了更明顯的增長速度，占有的比重也越來越大。

20世紀90年代以來，在“金”字工程等持續(xù)性政策推動之下，信息技術(shù)應(yīng)用于各行各業(yè)，組織機構(gòu)運轉(zhuǎn)平臺向電子環(huán)境遷移，許多領(lǐng)域的業(yè)務(wù)記錄正逐步實現(xiàn)電子化、無紙化。據(jù)國家檔案局2006年進行的調(diào)查顯示，“已有近 80%的中央和國家機關(guān)、中央企業(yè)采用辦公自動化或電子政務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生各類電子文件近 2 億件”[5]。同時，信息技術(shù)應(yīng)用背景下的電子檔案的格式也日益豐富，字處理文件、圖形文件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件等都成為檔案的新形式。

（二）檔案內(nèi)容的變化

在網(wǎng)絡(luò)化的信息時代，公眾對檔案的社會文化及保護個人利益的訴求越來越高，希望檔案內(nèi)容不僅要反映政府的職責(zé)和保護公民的利益，而且還需要更多地為公民提供集體記憶，讓他們能夠在集體記憶的架構(gòu)下找回自己的地方感、根源感。在這種新的社會訴求下，檔案工作要以“以人為本”，“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”。如廣東省在建立幸福檔案資源體系建設(shè)的過程中，主要實施了“整合‘體制內(nèi)和‘體制外的檔案資源，改善館藏結(jié)構(gòu)、主動記錄普通人的幸福、社會建設(shè)歷史影像、主動收集改善人民精神生活和物質(zhì)生活的重大活動檔案、廣泛征集民間文書、口述檔案”[6]。

二、管理手段的調(diào)整

當(dāng)前檔案館館藏檔案的形態(tài)和長久以來傳統(tǒng)檔案管理手段的傳承，讓夾縫中的“檔案管理工作”必然要面對“以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)模式”和“基于電子檔案的各種管理難題”的艱難選擇。

（一）傳統(tǒng)管理手段的深化

社會解構(gòu)思潮和社會記憶建構(gòu)讓人們對檔案概念的理解發(fā)生了變化，檔案工作的重點也由保管記錄活動的證據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實產(chǎn)生，檔案工作者也成為了檔案遺產(chǎn)的積極塑造者，也成為檔案形成過程中的積極干預(yù)者。

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)交互技術(shù)讓檔案著錄等傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有了改變的可能，也引發(fā)了公眾對檔案新的社會訴求。美國的“Citizen Archivist”項目則是一個較好的例證，美國國家檔案館不遺余力地將館藏檔案盡量公開，并借助互聯(lián)網(wǎng)開展多樣行動，利用Tag （標簽法）模塊實現(xiàn)鼓勵公眾參與檔案著錄，通過Transcribe （轉(zhuǎn)錄）模塊實現(xiàn)鼓勵公眾參與檔案轉(zhuǎn)錄，通過Edit Articles（編輯）模塊實現(xiàn)鼓勵公眾參與檔案編纂，通過Upload&Share （上傳與分享）模塊實現(xiàn)鼓勵公眾參與檔案數(shù)字化及檔案資源分享。[7]“Citizen Archivist”項目為我國檔案管理傳統(tǒng)手段的變革提供了很好的借鑒和啟示。

（二）基于電子環(huán)境的檔案管理

電子文件的興起推動了檔案界前端控制思想、全程管理理念和文檔一體化的進行，促使檔案管理能夠延伸到文件生命周期的全過程。電子文件（檔案）時代，檔案工作關(guān)注文件的整個管理流程，即實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)關(guān)注從“點”到“線”的關(guān)注。在電子文件（檔案）管理模式的變革下，文件（檔案）管理系統(tǒng)也普遍得到應(yīng)用，管理系統(tǒng)將業(yè)務(wù)活動的流程“集成”，在管理目標范圍內(nèi)經(jīng)由技術(shù)手段，將文件（檔案）管理與業(yè)務(wù)活動互聯(lián)起來。這種管理方式的變革與組織管理變革緊密相連，以信息技術(shù)為手段，對組織中文件信息流重新組織，達到業(yè)務(wù)流程重組。

信息處理方式的變革，電子文件的爆炸式增長，數(shù)字傳播方式的異軍突起，使得檔案傳統(tǒng)載體形態(tài)開始向數(shù)字形態(tài)過渡。在檔案虛擬載體環(huán)境下，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向電子環(huán)境遷移。這種虛擬環(huán)境下，檔案工作的關(guān)注點能夠從文件表層信息深入到文件所記錄活動背后錯綜復(fù)雜的聯(lián)系，分析組織間網(wǎng)狀的、多層次的信息關(guān)聯(lián)，并借助性能不斷優(yōu)化的信息平臺，將組織的關(guān)聯(lián)信息向利用者提供智能化、個性化服務(wù)。

三、管理思維的深化

（一）互聯(lián)網(wǎng)思維

在當(dāng)前盛行的社交媒體網(wǎng)絡(luò)中，形成了各種各樣的痕跡，越來越多元，這些都成為新的技術(shù)環(huán)境下檔案新的形式。對于這些新形態(tài)檔案的管理，檔案管理工作必須融入互聯(lián)網(wǎng)思維，運用互聯(lián)網(wǎng)思維管理。

2014年5月，上海市政府確定涉及28個市級政府部門涵蓋公共安全、公共服務(wù)、交通服務(wù)、教育科技、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、金融服務(wù)、能源環(huán)境、健康衛(wèi)生、文化娛樂等11個領(lǐng)域的總計190項數(shù)據(jù)內(nèi)容作為2014年重點開放領(lǐng)域。[8]上海市作為我國政府?dāng)?shù)據(jù)向社會開放的引領(lǐng)者，此次大范圍的公開政府?dāng)?shù)據(jù)，也警醒著檔案管理工作必須重視“互聯(lián)網(wǎng)思維”。

（二）社會記憶思維

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)興起后，網(wǎng)絡(luò)成為了傳統(tǒng)媒體時代“沉默的大多數(shù)”討論公共事務(wù)、平等表達觀點、記錄個人生活的活躍平臺。公眾在公共網(wǎng)絡(luò)上的各種活動形成了海量的原始數(shù)據(jù)，而對這些原始數(shù)據(jù)形成、貯存、檢索和傳遞等方面的有效管理成為檔案工作者必須面對的問題。來源于普通公眾社交行為的各種數(shù)據(jù)是數(shù)字時代社會記憶的有效留存，反映了當(dāng)前大變革時代權(quán)力轉(zhuǎn)移的路徑，檔案工作者有義務(wù)介入這些原始數(shù)據(jù)的各環(huán)節(jié)。

網(wǎng)絡(luò)“去中心化”讓電子形態(tài)的社會記憶與權(quán)力主體的變遷實現(xiàn)了有效的結(jié)合，電子文件的價值最好地詮釋了信息技術(shù)給權(quán)力轉(zhuǎn)移帶來的影響，也很好地詮釋了夾縫時代檔案工作者的“互聯(lián)網(wǎng)思維”。

（三）數(shù)字記憶思維

“數(shù)字記憶思維”在此處主要理解為數(shù)字思維與社會記憶思維的結(jié)合。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)讓社會更好地實現(xiàn)了機會均等，在這個機會均等的權(quán)力格局中，傳統(tǒng)科層制的權(quán)力結(jié)構(gòu)受到影響，賦予權(quán)力、分散權(quán)力、轉(zhuǎn)移權(quán)力成為常態(tài)，“使社會的政治權(quán)力由強制化向柔性化、垂直化向扁平化、集中化向分散化、控制化向交互化、間接化向直接化方向轉(zhuǎn)移”[9]。權(quán)力的轉(zhuǎn)移促使了權(quán)力“強權(quán)性”的減弱，在這種弱化的過程中，普通公眾檔案得到更廣泛更有深度的留存有了可能性。

公眾檔案留存的可行性在數(shù)字環(huán)境下得到了很好的實現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)社會的出現(xiàn)打破了權(quán)力階層對數(shù)據(jù)的控制局面，讓公眾在網(wǎng)絡(luò)世界能夠很好地產(chǎn)生檔案、留存檔案，公眾在網(wǎng)絡(luò)上的痕跡留存也更好地見證著時代的發(fā)展，公眾的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也更真實地構(gòu)建著社會記憶。

四、管理技術(shù)的提升

當(dāng)前，信息技術(shù)通過對增量和存量電子文件的科學(xué)管理及有效控制，促進電子文件存儲密集、生動直觀、處理靈活、檢索快捷、傳播迅速等優(yōu)勢的顯現(xiàn)，有力地提升電子檔案資源的豐裕度和細粒度，推動著檔案管理工作的跨越發(fā)展。

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)的深化

數(shù)字檔案館作為現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展形勢下出現(xiàn)的新型檔案信息管理模式與組織形式，概念上有過“虛擬檔案館”、“電子檔案館”、“無墻檔案館”的歷程。從“虛擬”“電子”“無墻”等概念的描述中，大概可以感知到數(shù)字檔案館的特征。數(shù)字檔案館通過現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，對傳統(tǒng)檔案管理流程和理念進行革新。

數(shù)字檔案館在多年的探索中，充分運用數(shù)字化技術(shù)、多媒體技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通信傳輸技術(shù)等實現(xiàn)管理現(xiàn)代化和服務(wù)智能化，已經(jīng)形成了基本的功能模塊：能夠?qū)崿F(xiàn)不同來源、不同格式、不同技術(shù)標準的電子檔案的倉儲化;實現(xiàn)不受時空限制的遠程信息服務(wù)等，并在向互操作式、網(wǎng)站群式的“數(shù)字檔案館群”方向發(fā)展。

（二）關(guān)聯(lián)式信息服務(wù)的實現(xiàn)

云計算作為當(dāng)前信息化發(fā)展的重要運用，能夠提供技術(shù)支持實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的挖掘。在當(dāng)前海量數(shù)據(jù)環(huán)境下，最大的改變就是關(guān)注相互關(guān)系，依賴歷史數(shù)據(jù)的積累，進行進一步的挖掘。目前，大數(shù)據(jù)挖掘在我國檔案管理工作的檔案服務(wù)中有很廣的應(yīng)用空間。在檔案資源開發(fā)、開放的決策中，可以基于檔案用戶利用數(shù)據(jù)和需求數(shù)據(jù)的挖掘[10]，在得到需求數(shù)據(jù)之后，再進一步挖掘館藏資源與需求之間的關(guān)聯(lián)，這樣可以實現(xiàn)精準服務(wù)和有效管理。這種尊重數(shù)據(jù)、基于數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的決策結(jié)果將更加有效。關(guān)聯(lián)式信息服務(wù)的推進將促使檔案資源內(nèi)在關(guān)聯(lián)得到挖掘，實現(xiàn)集成和增值，同時也將提升檔案信息服務(wù)的個性化和智能化水平，同樣大數(shù)據(jù)式的挖掘?qū)⒋偈箻?gòu)建更加完整細致的數(shù)字社會記憶資源庫。

參考文獻：

[1] 沈小根.信息技術(shù)專家毛新生做客《文化講壇》 大數(shù)據(jù) 正在改變你我[N].人民日報，2014-6-6（12 ）.

[2] [加]T·庫克.1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響[C]// 國家檔案局，中央檔案館編.第十三屆國際檔案大會文件報告集.北京：中國檔案出版社，1997：145.

[3] 馬振犢，等.“十一五”期間全國檔案資源建設(shè)與整理鑒定概況[EB/OL].中國檔案學(xué)術(shù)網(wǎng)，（2011-5-11）[2014-7-2].http：//www.idangan.com/Achievement_info.asp？id=270.

[4] 參見楊冬權(quán).關(guān)于隨館藏數(shù)量增加而相應(yīng)增加各級國家檔案館人員編制的提案[N].中國檔案報，2013-3-7（1）.

[5] 尹曉宇.守護國家的數(shù)字記憶[N].人民日報， 2007-6-28（14）.

[6] 趙躍飛.未見平民史[J].中國檔案，1999（1）：28.

[7] 穗言.幸福檔案體系建設(shè)初探[J].檔案學(xué)研究，2011（3）：48-53.

[8] 參見http：//www.archives.gov/citizen-archivist/.

[9] 參見上海推進政府?dāng)?shù)據(jù)資源向社會公開[EB/OL].鳳凰網(wǎng)，（2014-5-19）于[2014-7-2].http：//finance.ifeng.com/a/20140519/12357588_0.shtml.

[10] 劉建華.論網(wǎng)絡(luò)社會的政治權(quán)力轉(zhuǎn)移[J].廣西師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），48（3）：25.

基金項目：本文系湛江市哲學(xué)社科規(guī)劃學(xué)科共建項目成果，項目編號：ZJ20GJ02

作者單位：嶺南師范學(xué)院檔案館