中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策

洪鴻銳

摘要：良好的會(huì)計(jì)檔案管理能較全面反映企業(yè)日常管理的狀況，并對(duì)財(cái)產(chǎn)保護(hù)等起到重要作用，但目前中小企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面仍存在許多問題，這些問題導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案無法發(fā)揮相應(yīng)的效應(yīng)。本文擬對(duì)存在的問題作出分析，并提出若干解決方案，希望對(duì)解決中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面不足之處提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；中小企業(yè)；問題；對(duì)策方法

一、會(huì)計(jì)檔案管理概述

中小企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)過程中，會(huì)產(chǎn)生各種形式的資料。這些資料是客觀記錄企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)事務(wù)的載體，其中涉及財(cái)務(wù)的資料最后都會(huì)匯總進(jìn)入會(huì)計(jì)部門，經(jīng)過會(huì)計(jì)程序處理后，成為會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，歸檔后即成了會(huì)計(jì)檔案?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》中指出，會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

會(huì)計(jì)資料的特性決定了會(huì)計(jì)檔案具有穩(wěn)定性和連續(xù)性的特點(diǎn)，因而也使得會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)一個(gè)企業(yè)產(chǎn)生了重要的作用。首先，系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理能夠全面、連續(xù)地記錄中小企業(yè)各個(gè)時(shí)期的經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)活動(dòng)，經(jīng)營(yíng)發(fā)展歷程的曲折，經(jīng)營(yíng)成果的得與失，給企業(yè)未來的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)提供相關(guān)數(shù)據(jù)參考，更能掌握正確的方向；其次，健全完整的會(huì)計(jì)檔案記錄，可以在有異議時(shí)提供有力的證據(jù)，從而使問題能夠得到有效的解決。最后，真實(shí)的會(huì)計(jì)檔案記錄，還能對(duì)公司財(cái)務(wù)起到保護(hù)作用。

二、目前中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及其原因

目前多數(shù)中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理存在瑕疵和短板，具體表現(xiàn)在：

（一）中小企業(yè)企業(yè)主沒有會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)。大多數(shù)中小民營(yíng)企業(yè)主，在銷售、生產(chǎn)、研發(fā)技術(shù)等方面相對(duì)重視，卻少有會(huì)計(jì)檔案管理的概念。他們關(guān)注的是公司業(yè)績(jī)，潛意識(shí)中認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)提高公司利潤(rùn)并無多大幫助。只有當(dāng)他們需要時(shí)，才會(huì)想到去翻找之前的單證。如筆者供職過的HH集團(tuán)混凝土子公司，生產(chǎn)銷售混凝土產(chǎn)品產(chǎn)生大量的送貨單和對(duì)賬單，但平時(shí)不重視這些單據(jù)的收集歸檔管理。若干年后由于應(yīng)收賬款訴訟需要提供這些單據(jù)作為證據(jù)，則由于時(shí)過境遷，人員頻繁變動(dòng)，送貨單和對(duì)賬單均七零八落，無法完整提供，影響了訴訟進(jìn)程。

（二）單位內(nèi)部沒有明確檔案管理責(zé)任人和歸口管理部門?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，但單位內(nèi)部如何實(shí)施，則是取決于每個(gè)企業(yè)的管理水平。中小企業(yè)管理普遍松散，部門組織機(jī)構(gòu)設(shè)置流于形式，更遑論規(guī)定會(huì)計(jì)檔案歸口管理部門。

（三）會(huì)計(jì)檔案最直接接觸的會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，未接受過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，沒有形成保管會(huì)計(jì)檔案的習(xí)慣，甚至沒有會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)在要求職責(zé)。會(huì)計(jì)檔案資料種類多，繁雜，整理花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，甚至吃力不討好。普通會(huì)計(jì)人員不愿意做這些瑣碎的工作，中層人員如不重視，則導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案工作凌亂。另外，中小企業(yè)會(huì)計(jì)人員流動(dòng)性大，如果沒有持續(xù)有效的制度約束，會(huì)計(jì)檔案則有可能物隨人亂，無法有序銜接。

（四）沒有借閱和登記制度。借出借入隨意拿走，沒有最基本的登記制度，事后如未用到相關(guān)檔案，則容易淡忘。若經(jīng)手人員中途離職，更是不了了之。

（五）一些涉及企業(yè)內(nèi)部或是商業(yè)秘密的資料，可能違規(guī)違法，企業(yè)主不愿意長(zhǎng)期保存，以免影響日后正常經(jīng)營(yíng)。基本間隔一段時(shí)間就予以銷毀，造成會(huì)計(jì)檔案管理工作斷層。

三、針對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題可采取的對(duì)策

（一）完善好中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作，不僅是法律的要求，也是企業(yè)日常有效管理應(yīng)有之義。會(huì)計(jì)檔案不僅是財(cái)務(wù)部門的事，更是牽涉每個(gè)業(yè)務(wù)部門，要在全體職工特別是管理層樹立會(huì)計(jì)檔案重要性的觀念，管理者必須高度重視這個(gè)問題，將其視為提升企業(yè)業(yè)績(jī)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案資料要全面反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，管理者不應(yīng)有所隱匿。

（二）明確會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任部門和責(zé)任人。法規(guī)要求單位單設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，但由于中小企業(yè)規(guī)模小，實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作可歸為行政部門一項(xiàng)日常職責(zé)，以減少機(jī)構(gòu)臃腫，提高效率。會(huì)計(jì)部門和行政部門作為會(huì)計(jì)檔案管理共同責(zé)任人。會(huì)計(jì)檔案存放地方應(yīng)因地制宜，在企業(yè)內(nèi)部辟出專門保管室。如果與其他檔案一起存放，那么會(huì)計(jì)檔案須間隔開，以方便后續(xù)查找。檔案室保管責(zé)任人應(yīng)為二人，以強(qiáng)化保密工作的效果。

（三）隨著國(guó)家電子票據(jù)等方面的全面推廣、使用，以及企業(yè)信息化管理水平的提高，越來越多的憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料能夠以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)財(cái)政部門的規(guī)定，這些電子會(huì)計(jì)檔案若是符合檔案要求，則具備同等的法律效力，可以僅以此入賬。因此，企業(yè)應(yīng)加大信息化投入力度，運(yùn)用最新的信息化手段，使電子會(huì)計(jì)檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)、防范竄改，后續(xù)查閱等方面得到更大的保障。

（四）制定會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范操作流程。在會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等方面的制度予以完善，特別是要強(qiáng)化安全防護(hù)技術(shù)和措施，力求后續(xù)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)和完整。

1.會(huì)計(jì)人員在日常工作中，及時(shí)收集，整理好會(huì)計(jì)資料。如出現(xiàn)錯(cuò)漏，直接找相關(guān)人員即時(shí)解決，以免時(shí)間久了不了了之，并細(xì)化區(qū)分資料，分門別類好，為日后形成完備會(huì)計(jì)檔案奠定基礎(chǔ)。行政部門必須切實(shí)履行好定期檢查、督促會(huì)計(jì)日常檔案管理工作并形成記錄的工作職責(zé)。

2.按照法規(guī)規(guī)定，會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)部門可臨時(shí)保管一年，至多三年，須移交行政部門進(jìn)行歸檔保管。各企業(yè)可根據(jù)法規(guī)要求結(jié)合實(shí)際情況，制訂移交操作指引，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明需要的相關(guān)資料，保持資料的原封，其中電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)同時(shí)將元數(shù)據(jù)或讀取平臺(tái)同時(shí)移交歸檔并作重點(diǎn)驗(yàn)收。

3.歸檔后，日常需要查閱、復(fù)制、借出會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須履行登記手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)原狀返還，不得隨意篡改和損壞。行政保管人員必須切實(shí)履行好監(jiān)督職責(zé)，特別是跟蹤借出會(huì)計(jì)檔案后續(xù)的歸還，適時(shí)催促。

4.對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行鑒定，形成書面意見，并作出重新劃分保管期限或是銷毀的決定。經(jīng)鑒定可以銷毀的，行政保管部門編制銷毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門簽署意見，并聯(lián)合會(huì)計(jì)部門進(jìn)行監(jiān)銷后簽字確認(rèn)。

5.對(duì)于保管期滿但仍有未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出或轉(zhuǎn)存，保管到該事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

（五）會(huì)計(jì)人員離職時(shí)，除移交日常工作及資料外，對(duì)任職期內(nèi)已形成會(huì)計(jì)檔案歸檔的，同樣需作離職交接。可通過制作會(huì)計(jì)檔案清單說明，檔案保管情況，指出存在問題并提建議等作為移交資料。行政部門履行好監(jiān)交工作，督促離職會(huì)計(jì)人員完整移交會(huì)計(jì)檔案情況說明，以免影響其正常離職。

（六）按最新法規(guī)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管年限除非年度會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料為10年外，主要的會(huì)計(jì)檔案資料為30年。據(jù)此，中小企業(yè)須建立會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)效保管機(jī)制，避免出現(xiàn)因人員變動(dòng)造成的制度缺失，會(huì)計(jì)檔案管理工作才能保證符合法規(guī)要求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的進(jìn)步，中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理尤為必要，其工作的完善程度，不僅關(guān)系到是否符合法律要求，同樣也體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平。重視好會(huì)計(jì)檔案管理工作，切實(shí)將這項(xiàng)工作滲透到各業(yè)務(wù)部門特別是會(huì)計(jì)和行政部門，對(duì)于提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率有極大的幫助?！?/p>

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知[Z].財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào).

[2]財(cái)政部.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[Z].國(guó)家檔案局令第79號(hào).