對(duì)疾控中心檔案管理中設(shè)備檔案重要性的分析

邵光勇

（山東省菏澤市單縣疾病預(yù)防控制中心，山東 菏澤 274300）

檔案管理工作是確保單位工作高效有序運(yùn)行的重要保證，具有機(jī)密性、政策性和專業(yè)性的特征。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的過(guò)程中，越來(lái)越多高精尖的醫(yī)療檢測(cè)設(shè)備應(yīng)用到了疾控中心，所以當(dāng)前疾控中心需要迫切解決的問題就是如何提升設(shè)備檔案規(guī)范性，加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備的使用管理。

一、疾控中心設(shè)備檔案管理工作的重要性

設(shè)備管理是以設(shè)備檔案管理為基礎(chǔ)的，疾控工作效率和質(zhì)量將直接受到管理水平好壞的影響。當(dāng)前各大疾控中的設(shè)備隨著國(guó)家對(duì)疾控發(fā)展支持力度的加強(qiáng)不斷加快了更新速度，為疾控工作穩(wěn)定發(fā)展以及科研開發(fā)工作的順利提供了重要的保障。疾控中心設(shè)備檔案收錄了相關(guān)設(shè)備在運(yùn)行中產(chǎn)生的參數(shù)、文字和卡片等具有存儲(chǔ)價(jià)值的材料，這些材料在設(shè)備采購(gòu)、開發(fā)利用和維修中發(fā)揮中重要作用，具有一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在建立全面系統(tǒng)設(shè)備檔案的基礎(chǔ)上實(shí)施科學(xué)有效管理，才能提升對(duì)各類疾控設(shè)備的管理水平，最大化地發(fā)揮設(shè)備使用率，避免或降低設(shè)備故障率或開機(jī)率低的問題，并延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。

二、強(qiáng)化疾控中心儀器設(shè)備檔案管理的意見

（一）在疾控中心質(zhì)量目標(biāo)管理體系中納入設(shè)備檔案管理

就近年來(lái)疾控中心檔案管理發(fā)展而言，設(shè)置對(duì)應(yīng)的管理委員會(huì)，組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)是在疾控中心質(zhì)量目標(biāo)管理體系中納入設(shè)備檔案的第一步，只有這樣才能最快、最有效地提升設(shè)備檔案管理受重視的程度。構(gòu)建一個(gè)從上到下的設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將其視為一個(gè)有質(zhì)量目標(biāo)管理體系的工作內(nèi)容，如此一來(lái)就能有效地將有關(guān)管理人員聯(lián)動(dòng)起來(lái)，通過(guò)協(xié)力配合去了解設(shè)備儀器的使用現(xiàn)狀。

（二）致力于不斷完善疾控中心儀器設(shè)備檔案信息

建立相關(guān)儀器設(shè)備檔案只是一個(gè)開始，后續(xù)好需要堅(jiān)持完善相關(guān)信息。比如出現(xiàn)部件缺失問題需深入追討時(shí)，就要將相干文件添加檔案中，尤其是在到貨開箱清點(diǎn)過(guò)程中，需要檔案管理人員督促公司工程師詳細(xì)記錄缺少設(shè)備部件的數(shù)量和名稱，同時(shí)留下聯(lián)系人和聯(lián)系方式等，直到補(bǔ)上缺少的部件，檔案管理人員將相關(guān)說(shuō)明書、裝箱清單歸入檔案中后才算完成一個(gè)階段的設(shè)備檔案管理，需要注意的是一定要明確備注到貨日期和歸檔日期。若后期出現(xiàn)軟硬件升級(jí)，要將升級(jí)后的軟硬件說(shuō)明書添加進(jìn)去，并在備注欄中注明“軟件升級(jí)”或“硬件加裝”等字樣，做好歸檔時(shí)間記錄，以便日后檔案檢查和信息查找時(shí)能快速獲取相應(yīng)的信息。

（三）提升疾控中心設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)

疾控中心要以定期培訓(xùn)的方式不斷提升在職管理人員的能力與素質(zhì)，不斷提升疾控中心設(shè)備檔案工作的專業(yè)性，賦予檔案信息本身的功能，從醫(yī)療儀器的采購(gòu)、使用、維修到報(bào)廢，將設(shè)備檔案管理貫穿于全程每個(gè)環(huán)節(jié)，結(jié)合不定期的檢查疾控中心設(shè)備檔案質(zhì)量、運(yùn)行狀況以及維修記錄等，將設(shè)備檔案的價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來(lái)。最好能賦予開放設(shè)備查詢功能，以便及時(shí)的滿足業(yè)務(wù)部門以及實(shí)驗(yàn)室的工作需求。

（四）做好疾控中心設(shè)備檔案的管理與價(jià)值開發(fā)

首先要構(gòu)建完整的管理網(wǎng)絡(luò)，在管理責(zé)任制中納入設(shè)備檔案管理工作內(nèi)容，針對(duì)重要設(shè)備需要明確記錄設(shè)備操作者，記錄好設(shè)備的日常使用、維護(hù)與保養(yǎng)信息，逐一核查后再存檔，構(gòu)成一個(gè)完整的管理網(wǎng)絡(luò)[2]。其次要合理地設(shè)置設(shè)備檔案歸檔范圍，圍繞設(shè)備檔案管理?xiàng)l例，立足于實(shí)際情況進(jìn)一步明確設(shè)備檔案的歸檔管理內(nèi)容，設(shè)備申購(gòu)以及運(yùn)行全過(guò)程的檔案資料是重點(diǎn)歸檔內(nèi)容，這些檔案以年為單位歸入設(shè)備檔案；最后要大范圍整理并收集設(shè)備檔案，購(gòu)置、安裝、調(diào)撥和報(bào)廢是每種設(shè)備都將經(jīng)歷的四個(gè)環(huán)節(jié)，檔案工作人員要根據(jù)設(shè)備變化做好跟蹤記錄。

（五）聯(lián)合各部門協(xié)力配合開展綜合管理模式

作為疾控中心檔案管理重要組成部分的設(shè)備檔案，不僅能在科學(xué)合理引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備提升醫(yī)療衛(wèi)生軟硬件水平上發(fā)揮重要促進(jìn)作用，還能促進(jìn)疾控中心業(yè)務(wù)水平和設(shè)備投資技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益的提升。疾控中心設(shè)備檔案管理工作設(shè)計(jì)的部門和領(lǐng)域眾多，所以要做好管理工作實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值最大化發(fā)揮，需要各相關(guān)部門、單位和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)疾控醫(yī)療設(shè)備檔案建立一個(gè)正確的認(rèn)知，在協(xié)力配合模式下開展綜合管理，讓疾控中心設(shè)備管理工作得到各方力量的支持。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，充分認(rèn)識(shí)到疾控中心設(shè)備檔案管理的重要性不斷提高管理水平能有效促進(jìn)疾控中心工作順利開展。每一位檔案管理人都要抱以積極、主動(dòng)的態(tài)度確保設(shè)備檔案信息的完整性，在收集整理有價(jià)值信息的基礎(chǔ)上盡可能地發(fā)揮設(shè)備檔案作用，助力疾控中心工作有序進(jìn)行。