醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

文/谷梅波（云南省曲靖市第五人民醫(yī)院）

目前，為了進(jìn)一步加快醫(yī)療信息化進(jìn)程，信息化技術(shù)已經(jīng)與醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展具有了更加緊密的聯(lián)系，直接改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法。因此，相關(guān)人員需要對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)發(fā)掘和應(yīng)用更加關(guān)注和重視，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)，讓檔案大數(shù)據(jù)為醫(yī)院醫(yī)療、科研等各方面工作的開展提供針對(duì)性的服務(wù)。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

檔案可以記錄和保存醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)信息，具有至關(guān)重要的作用：第一，檔案資料所記錄的信息關(guān)系著醫(yī)院的歷史發(fā)展。檔案管理主要的目的就是記錄和保存好醫(yī)院發(fā)展中的各項(xiàng)信息，使后人通過(guò)這些信息可以對(duì)醫(yī)院發(fā)展有準(zhǔn)確的了解。第二，歷史需要以檔案作為參考。通過(guò)檔案可以對(duì)醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程有所了解，從中吸取豐富的經(jīng)驗(yàn)。第三，檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)︶t(yī)院的科學(xué)化發(fā)展產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用，檔案與醫(yī)院的過(guò)去和現(xiàn)在具有緊密的關(guān)聯(lián)，為了更好地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院管理者和檔案管理人員需要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作更加重視，正視存在的問(wèn)題，采取合理的策略加以解決。

二、醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中比較關(guān)鍵的信息就是檔案，特別是在新醫(yī)改背景下，部分醫(yī)院深刻認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，結(jié)合實(shí)際對(duì)檔案管理制度進(jìn)行了有效的創(chuàng)新[1]。但在發(fā)展過(guò)程中也相繼暴露出了多方面的問(wèn)題，需要采取合理的方式解決這些問(wèn)題。

現(xiàn)階段，醫(yī)療事業(yè)得到了全面的改革，醫(yī)院需要制定科學(xué)的措施，以確保新環(huán)境下的各項(xiàng)工作要求得到有效滿足[2]。以往的醫(yī)院檔案管理方式主要以人工為主，工作效率始終無(wú)法得到有效提升，非常容易出問(wèn)題。在新醫(yī)改環(huán)境下，可以將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，建立規(guī)范的檔案信息庫(kù)，統(tǒng)一管理檔案，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率。

（一）缺乏明確的管理目標(biāo)

目前，醫(yī)院的檔案管理工作地位雖然逐漸提高，管理者更加重視醫(yī)院檔案工作，但是對(duì)于目前醫(yī)院的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，還沒(méi)有形成完善的工作制度，導(dǎo)致實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作效率始終無(wú)法得到有效的提高[3]。

只有結(jié)合具體實(shí)際，科學(xué)設(shè)置檔案管理目標(biāo)，才能為檔案管理人員的工作開展提供指導(dǎo)。

（二）沒(méi)有形成完善的檔案管理體系

不同醫(yī)院所面臨的問(wèn)題不同，規(guī)模比較小的醫(yī)院醫(yī)療水平受到多方因素的限制，缺乏完善的醫(yī)療設(shè)施，醫(yī)療工作人員數(shù)量匱乏[4]。目前，醫(yī)療檔案管理工作并沒(méi)有建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步增加了醫(yī)院管理問(wèn)題發(fā)生的概率，對(duì)醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展產(chǎn)生了不利的影響。

（三）檔案管理專業(yè)人才緊缺

目前，部分醫(yī)院的檔案管理人員工作水平有待提升，對(duì)于新的工作環(huán)境無(wú)法及時(shí)適應(yīng)。醫(yī)院需要采取合理的方式，進(jìn)一步培養(yǎng)檔案管理工作人員，使其具備較強(qiáng)的專業(yè)能力，不斷促進(jìn)檔案工作人員工作積極性的提高[5]。

受到多方面因素的影響，目前主要由其他部門的人員擔(dān)任醫(yī)院檔案管理工作，這些人員的文化素質(zhì)及知識(shí)水平等存在較大的差異，有些人員還兼任其他方面的工作，無(wú)法深度挖掘檔案信息。

（四）檔案管理信息化薄弱

在廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的背景下，逐漸出現(xiàn)了電子檔案，其不僅有效滿足了實(shí)際的工作需要，還可以形成龐大的電子檔案庫(kù)，合理應(yīng)用多種不同的軟件工具。但對(duì)于目前的醫(yī)院信息資源開發(fā)來(lái)說(shuō)，其開發(fā)深度普遍不夠，無(wú)法高效利用資源。

在檔案管理中最為薄弱的環(huán)節(jié)就是電子檔案的安全問(wèn)題，沒(méi)有采取合理的方式提升電子檔案的安全性，導(dǎo)致其很容易受到黑客的攻擊。

三、醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

首先，醫(yī)院需要深刻意識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作置于重要的位置，使其與業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)其職業(yè)責(zé)任。其次，醫(yī)院需要對(duì)管理觀念進(jìn)行有效創(chuàng)新，結(jié)合時(shí)代發(fā)展明確科學(xué)、端正的工作態(tài)度，對(duì)工作思路加以調(diào)整，圍繞醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)狀對(duì)檔案資源進(jìn)行深度挖掘，以通過(guò)檔案資源創(chuàng)造更多的財(cái)富，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的提高。

（二）完善檔案管理制度建設(shè)

檔案管理工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理制度加以完善，嚴(yán)格按照該制度約束檔案工作人員，確保檔案工作人員可以嚴(yán)格按照該制度科學(xué)管理檔案，有效提高檔案管理的工作效率。另外，為了及時(shí)傳遞信息，檔案管理人員需要與其他部門的人員保持密切的溝通和交流，開展高效的合作。檔案管理工作涉及較多的部門，且檔案信息復(fù)雜性較強(qiáng)，種類繁多，只有不同部門的人員高效配合，將數(shù)據(jù)準(zhǔn)確分類好，保存在合理的位置，才能充分發(fā)揮這些信息數(shù)據(jù)的價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員需要與其他部門的同事開展合作，如采購(gòu)工作人員在采購(gòu)工作中需要科學(xué)統(tǒng)計(jì)好采購(gòu)資料，并將其傳送給檔案管理人員，為檔案管理人員高效開展工作提供便利。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化背景下，逐漸深化了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，檔案管理工作更加復(fù)雜。因此，檔案管理工作者需要遵守相關(guān)的行為準(zhǔn)則開展工作，參與到不同的職能活動(dòng)中。檔案從業(yè)人員需要對(duì)時(shí)代發(fā)展的相關(guān)要求有準(zhǔn)確地把握，積極參與知識(shí)和技能培訓(xùn)，對(duì)檔案法規(guī)、檔案管理等方面的知識(shí)有深入了解和認(rèn)識(shí)。大量?jī)?chǔ)備檔案管理人才，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識(shí)，使其可以將自身的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)的提高。

（四）加快檔案信息化建設(shè)步伐

在信息化背景下，必須將信息化技術(shù)與檔案工作緊密融合，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，更好地促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高。因此，醫(yī)院需要建立完善的平臺(tái)，使不同方面的檔案可以融合到一起，形成一體化的檔案大數(shù)據(jù)信息中心，確保檔案信息的安全性，更便利于醫(yī)院查詢和共享相關(guān)資料。只有保證檔案信息化管理過(guò)程中的電子檔案安全，才能為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

因此，醫(yī)院需要對(duì)檔案信息系統(tǒng)嚴(yán)格加密，做好更新和升級(jí)工作，確保檔案信息系統(tǒng)受到有效保護(hù)，從源頭上防止黑客及病毒的攻擊。

四、結(jié)論

目前，在管理檔案的過(guò)程中暴露出了多方面的問(wèn)題，相關(guān)人員需要對(duì)這些問(wèn)題加以重視，進(jìn)行全面總結(jié)，分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，采取合理的措施解決這些問(wèn)題，以促進(jìn)醫(yī)院管理效率的提高。醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了全新的要求，只有嚴(yán)格履行這些要求，才能順利解決醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題。因此，檔案管理人員在實(shí)踐中必須強(qiáng)化自身的意識(shí)，將檔案管理的相關(guān)規(guī)定落到實(shí)處，有效管理醫(yī)院檔案。