加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

文/劉璐旗（國際關(guān)系學(xué)院）

電子公文辦公系統(tǒng)已經(jīng)推廣多年，技術(shù)發(fā)展也相對成熟，不過就目前情況來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在公文數(shù)字化推進(jìn)過程中，利用開發(fā)程度不高，紙質(zhì)公文數(shù)量仍然居高不下，電子化的普及范圍有限，公文線上協(xié)同處理架構(gòu)仍有待進(jìn)一步健全。這些現(xiàn)狀的產(chǎn)生大多是因?yàn)楸Ｃ苄?，?yīng)用便利性，與工作人員能力匹配度等多種因素相關(guān)。因此，要推進(jìn)公文的數(shù)字化管理改革，必須從人員、機(jī)制、技術(shù)等多個方面入手持續(xù)推進(jìn)，圍繞公文配置，信息化辦公系統(tǒng)建設(shè)，人員素質(zhì)培訓(xùn)等方面展開。

一、轉(zhuǎn)變觀念樹立意識，著力改變公文線下流轉(zhuǎn)現(xiàn)狀

（一）面臨實(shí)際困難

公文管理數(shù)字化改革的最大困難和障礙在于，大量的部門和領(lǐng)導(dǎo)干部仍然習(xí)慣于紙質(zhì)公文的傳遞使用，從草擬、編制、討論、簽批、印發(fā)到歸檔的整個流程，都大部分是紙質(zhì)的資料。同時外單位發(fā)來的公函、文件等，大多因?yàn)槿狈Ω油暾煽康墓膫鬏旊娮踊到y(tǒng)，多是由傳真或者郵寄、人工遞送的方式進(jìn)行。其次，大部分的單位中高層領(lǐng)導(dǎo)，仍然習(xí)慣于通過簽字批閱的方式進(jìn)行公文處理，很多的文件都是用紙質(zhì)件呈上去，領(lǐng)導(dǎo)簽字后，將紙質(zhì)版進(jìn)行掃描后形成數(shù)據(jù)信息，通過網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行傳輸，僅僅是把紙質(zhì)資料機(jī)械性地從實(shí)體轉(zhuǎn)向了電子信息系統(tǒng)，并未真正達(dá)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。最后是在文件的保存上，大多單位都有集中存放的數(shù)據(jù)服務(wù)器，但同時也有一套完整的紙質(zhì)資料，形成雙備份，盡管安全性提升，但是紙質(zhì)資料仍然占據(jù)空間、耗費(fèi)了大量的生物資源。

（二）應(yīng)對方法建議

當(dāng)?shù)攸h委政府以及下設(shè)的機(jī)關(guān)事務(wù)管理機(jī)關(guān)，必須加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，從源頭來遏制紙質(zhì)公文不斷愈發(fā)增多的勢頭。除了要改進(jìn)文風(fēng)會風(fēng)、精簡會議發(fā)文數(shù)量，建立科學(xué)高效可靠安全的電子公文處理平臺，是推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效手段。同時也要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的思想轉(zhuǎn)變，開展電子公文處理的專題教育培訓(xùn)工作，把公文數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)優(yōu)勢和長遠(yuǎn)意義滲透到每個領(lǐng)導(dǎo)干部心中，真正推動其把綠色生態(tài)理念落到實(shí)處。將公文的草擬、討論、審批、印發(fā)等程序都納入數(shù)字化公文處理框架之下，從源頭來減少紙質(zhì)公文的傳遞數(shù)量。最后要加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的優(yōu)化升級，配套便利有效的硬件設(shè)備，可以讓業(yè)務(wù)和管理層方便使用，優(yōu)化使用體驗(yàn)，以營造較為舒適的使用環(huán)境。

二、強(qiáng)化公文協(xié)同配置管理，積極發(fā)揮辦公平臺職能

缺少網(wǎng)絡(luò)化的辦公平臺支撐，公文寫作通常會面臨三大障礙，一是配置管理不合規(guī)，在公文辦公專業(yè)內(nèi)，配置管理指的是可以利用信息技術(shù)或者行政管理方法、寫作步驟以及整個流程的有效控制，來使得公文的產(chǎn)生處理更加的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，讓各項(xiàng)資源在公文不同的生命周期下都可以有效地合理配置。不過現(xiàn)實(shí)情況下，這種狀態(tài)并沒有實(shí)現(xiàn)，盡管使用了電子化的文稿編輯，但是缺乏有效的公文配置管控，在文稿經(jīng)過多次修改討論后，變得混亂無序，有些文字工作者經(jīng)常出現(xiàn)版本出錯、內(nèi)容遺漏錯誤等行為，如果具體的負(fù)責(zé)人員出現(xiàn)崗位上的變動，那么許多的稿件就會無人認(rèn)領(lǐng)、無法追溯，文件難以有效的循環(huán)使用，在處理不當(dāng)?shù)那闆r下或許會發(fā)生遺失[1]。

因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重人工智能時代下的數(shù)字化辦公平臺的優(yōu)化和升級?？梢钥紤]從多方面了解電子公文辦公平臺廠商的技術(shù)、服務(wù)、管理水平，優(yōu)選性價比較高的合作伙伴，在辦公平臺建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)期間，重點(diǎn)對公文配置效率和質(zhì)量等重點(diǎn)指標(biāo)進(jìn)行全面考量，確保在建設(shè)當(dāng)中達(dá)到高效科學(xué)配置的預(yù)期目標(biāo)。

三、加快公文知識體系信息化構(gòu)建，做好系統(tǒng)維護(hù)管理

當(dāng)前的文秘寫作能力的提升，主要靠素材積累，方法的借鑒模仿和個人的領(lǐng)悟思考。所謂師傅領(lǐng)進(jìn)門、修行靠個人。當(dāng)前的公文寫作大多靠口口相傳，臨時指導(dǎo)，缺乏系統(tǒng)性的知識體系培訓(xùn)，文秘工作者多是從不同的“師傅”口中略知一二，然而要形成獨(dú)立的優(yōu)秀的寫作能力，還要不斷地去親身實(shí)踐，在試錯、糾正、感悟、再嘗試這樣的循環(huán)中得以歷練和提升。不過針對當(dāng)前日益繁重的事務(wù)工作，初學(xué)者成長的時間有限。

因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要借助于數(shù)字公文技術(shù)的優(yōu)勢，打造電子化的公文知識體系支撐平臺，結(jié)合文秘所在的部門職能、崗位職責(zé)、公文類型、內(nèi)容方向，為其建立較為直觀、全面、合理的資源庫，并在文秘寫作過程中，適時的加入提示和糾錯工作，通過這種智能化的輔導(dǎo)培訓(xùn)，文秘文字功底將會快速有效地提升，也更傾向于使用電子化的公文處理平臺，逐漸形成數(shù)字公文處理的意識和習(xí)慣，從而更有利于達(dá)到紙質(zhì)文稿使用的總體目標(biāo)。而辦公平臺作用的平穩(wěn)發(fā)揮，必須依靠定期的維保工作來支撐[2]，對存儲系統(tǒng)進(jìn)行“瘦身”，對傳輸系統(tǒng)進(jìn)行提速，對處理器進(jìn)行升級，這樣才能確保辦公平臺始終處于健康的狀態(tài)，在研發(fā)過程中就要為后來的擴(kuò)容升級做好模塊的預(yù)留，方便開發(fā)者進(jìn)行升級開發(fā)。

四、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)不僅是工作中必要的工具，更是一種思維模式，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要逐步摸索互聯(lián)網(wǎng)模式下的治理之道，同時也要審慎行事平穩(wěn)推進(jìn)，促進(jìn)技術(shù)與業(yè)務(wù)的融合發(fā)展。讓信息技術(shù)為工作提供更加便利、安全、優(yōu)質(zhì)、高效、可信的服務(wù)保障。