加強企業(yè)科技檔案管理的幾點思考

王新

【摘要】企業(yè)科技檔案管理工作主要內(nèi)容有：信息資料的收集和整理、鑒別判定、存放和保管、提供使用及統(tǒng)計等工作。是對企業(yè)當中的科技檔案實體實行專門管理及對信息數(shù)據(jù)資料進行利用的專項工作?？萍紮n案記載著企業(yè)的科技行為活動過程，是企業(yè)進行科研的重要載體和財富。企業(yè)應(yīng)提高科技檔案管理工作力度和市場競爭力。此文，結(jié)合本人在實踐工作當中的經(jīng)驗，提出了加強企業(yè)科技檔案管理的相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；管理；特點；建議

一、活用科技檔案，重視開發(fā)利用

科學(xué)技術(shù)檔案具有作用范圍大的特點，對于這一特征要重視和加強對科技檔案管理當中的每一項工作，首先應(yīng)做好各個生產(chǎn)部門及科技行為所產(chǎn)生的科技文檔的歸檔工作，同時對所收集的科技文件及時進行編號、統(tǒng)計、分門別類及儲存保管，為科技檔案資源的進一步研發(fā)和利用做好準備工作。其次，企業(yè)應(yīng)定期對科技檔案密級進行審查，依照相關(guān)規(guī)定和具體需要對檔案的密級靈活進行調(diào)整。只有不斷擴展大交流范圍，才可以實現(xiàn)企業(yè)科技檔案自身價值的最大化，通過科技檔案價值的發(fā)揮來節(jié)省大量財力人力，繼而使企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟效益。由于科學(xué)技術(shù)檔案具備專業(yè)性強、類別繁多的特點，所以，這就要求科技檔案管理工作人員應(yīng)具備較強的檔案管理工作技能和經(jīng)驗，并應(yīng)不斷提升自我工作素養(yǎng)，尤其是專業(yè)工作技能的掌握和運用。

二、應(yīng)加強科技檔案管理現(xiàn)代化信息化建設(shè)

應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的檔案管理工作理念和模式，把現(xiàn)代信息化技術(shù)及時運用到企業(yè)的科技檔案管理工作當中來，逐漸使科技檔案管理實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。檔案的現(xiàn)代信息化建設(shè)應(yīng)以檔案管理的現(xiàn)代化為前提，將檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化當作建設(shè)目標，使企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)能夠和檔案信息系統(tǒng)進行有效銜接，更加方便對科技檔案資源的開發(fā)及利用。需要注意的是，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)應(yīng)和企業(yè)的信息化建設(shè)同步進行，協(xié)調(diào)統(tǒng)一共同發(fā)展。

檔案管理部門的員工應(yīng)做到與時俱進，充分掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)并能夠熟練運用到科技檔案管理工作當中，繼而實現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化信息化管理。通過信息化的企業(yè)檔案管理模式可以真正實現(xiàn)檔案的全方位立體式檢索，電子科技檔案會利用光盤技術(shù)和音像技術(shù)及靜電復(fù)刻等電子技術(shù)，通過電子信息化的檔案管理方式轉(zhuǎn)變了以往通過人工進行信息數(shù)據(jù)的收集和記錄及信息資料的查詢形式，使科技檔案管理擺脫了人工操作的工作模式，大幅提升了檔案信息收集工作的效率；從企業(yè)角度來講，也應(yīng)充分將科技檔案管理工作重視起來，構(gòu)建完善的人員培養(yǎng)機制。企業(yè)和單位應(yīng)定期對負責(zé)檔案管理相關(guān)工作人員進行業(yè)務(wù)和技能的培訓(xùn)。對工作人員進行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)等同于再進行一次檔案管理教育。通過對管理人員進行業(yè)務(wù)的強化訓(xùn)練及考核，繼而使管理人員自身素養(yǎng)不斷得到提高，真正做到與時俱進。

三、轉(zhuǎn)變管理工作觀念，強化檔案服務(wù)功能

在企業(yè)當中，檔案管理部門不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟價值，只有將做好科技檔案服務(wù)當成進行檔案管理工作的核心和目標，強化檔案服務(wù)意識，給企業(yè)單位的核心工作創(chuàng)造和供應(yīng)具有價值和推動企業(yè)不斷發(fā)展和進步的信息資源，以此為根本基礎(chǔ)來實現(xiàn)自身的定位及發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)摒棄陳舊的“看攤守庫”工作理念，從思想意識上應(yīng)首先進行轉(zhuǎn)變，由原來的被動轉(zhuǎn)變成主動服務(wù)，積極服務(wù)、超前服務(wù)；在服務(wù)形式方面，由原來的封閉、半封閉化轉(zhuǎn)向開放自由化，使科技檔案的真正價值得到最大化的發(fā)揮利用，更好地為企業(yè)在未來的發(fā)展當中供應(yīng)源源不斷的動力；在服務(wù)方法方面，應(yīng)逐漸從原來的人工檔案管理向計算機信息化管理模式轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案管理工作效率，為企業(yè)核心工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、加強培訓(xùn)工作，提升員工素養(yǎng)

因為檔案管理工作人員素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和檔案管理事業(yè)發(fā)展。因此企業(yè)應(yīng)重視和加強對企業(yè)檔案管理相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員成為多面手，不僅能夠使其具備檔案管理知識、計算機操作技能和檔案運用系統(tǒng)等相關(guān)知識以外，還應(yīng)到實際生產(chǎn)前線進行觀摩和學(xué)習(xí)。通過定期組織員工進行培訓(xùn)和教育，能夠有效地縮短員工業(yè)務(wù)水平之間的差距。企業(yè)應(yīng)制定合理完善的獎懲制度，使每一位檔案管理人員都能夠認真負責(zé)地參與到檔案管理工作當中，在工作當中使員工的潛力得到開發(fā)。通過制定健全完善的獎懲機制和競爭機制，將二者相結(jié)合運用到企業(yè)管理當中。企業(yè)通過類似實用性較強的管理措施再加上有效的監(jiān)督和管理，必將獲得事半功倍的效果。

五、結(jié)束語

近些年來，受全球經(jīng)濟一體化和科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的影響，導(dǎo)致企業(yè)當中的科技檔案管理工作和企業(yè)單位的核心工作之間聯(lián)系更加的緊密，科技檔案的作用被突出表現(xiàn)出來。目前新形勢下是企業(yè)科技檔案管理工作不斷發(fā)展的良好時機，但是在這一過程當中也出現(xiàn)了各種問題，因此這就需要企業(yè)加大對檔案管理的重視程度，積極響應(yīng)國家相關(guān)政策，使科技檔案自身價值獲得充分的發(fā)揮，使企業(yè)在社會市場當中獲得更強的競爭力和可持續(xù)性發(fā)展。

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