“互聯(lián)網(wǎng)+”與高校檔案館服務(wù)創(chuàng)新路徑研究

邱迎春

【摘要】21世紀是互聯(lián)網(wǎng)時代，是信息現(xiàn)代化的新紀元。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展給高校檔案館的發(fā)展帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提升檔案館的服務(wù)效能是檔案工作者當前的工作重點與難點。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校檔案館唯有開展創(chuàng)新服務(wù)，培育建立數(shù)據(jù)檔案體系，才能適應(yīng)時代發(fā)展需要。大檔案——大服務(wù)的新理念和新機制是檔案機構(gòu)適應(yīng)時代發(fā)展的必經(jīng)之路。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;高校檔案館;檔案服務(wù);創(chuàng)新

“互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案館”的實質(zhì)是將互聯(lián)網(wǎng)的思維、理念、技術(shù)和高校檔案館深度融合，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺進行檔案管理與提供服務(wù)，具體體現(xiàn)在檔案管理的具體環(huán)節(jié)——檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編研、檢索、利用、保管，依托信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺更新業(yè)務(wù)體系，重構(gòu)服務(wù)模式等途徑來完成服務(wù)轉(zhuǎn)型和升級?；ヂ?lián)網(wǎng)以“開放、平等、互動”的網(wǎng)絡(luò)特性對高校檔案館的改革與創(chuàng)新提供了新的思路，有利于改變檔案館傳統(tǒng)單向的服務(wù)模式。檔案工作者可通過對數(shù)據(jù)的分析與整合，提升檔案數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析與發(fā)展等方向的信息處理能力。

高校檔案館的主要功能是保存學校在教學、科研以及文化功能踐行活動的真實記錄，促進學?？茖W發(fā)展，傳承高校文化以及在地區(qū)文化建設(shè)中發(fā)揮積極作用。高校檔案館在互聯(lián)網(wǎng)時代應(yīng)當跟上時代的步伐，不斷促進檔案管理流程的標準化和規(guī)范化，利用信息技術(shù)不斷整合檔案資源，形成高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，提升檔案服務(wù)效能。

一、促進檔案工作流程的標準化和規(guī)范化

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館面臨的外部環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了變化，檔案資源的競爭力已不再是其所占有的數(shù)量、范圍，而是在基于信息資源服務(wù)的信息化、知識化和信息數(shù)據(jù)的分析與組織程度上，基于知識的創(chuàng)新力競爭上。檔案具有特殊的憑證價值，如何在信息化時代讓檔案發(fā)揮其原始憑證價值？大數(shù)據(jù)時代給高校檔案館的發(fā)展帶來了生機，優(yōu)化檔案工作機制、流程，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，是檔案工作者提升專業(yè)價值感、尋求蛻變的路徑。高校檔案館應(yīng)依據(jù)學校發(fā)展戰(zhàn)略及時調(diào)整檔案工作計劃，為學校的發(fā)展提供智力支持。檔案工作者強化檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，積極探索創(chuàng)新檔案服務(wù)的模式，使檔案服務(wù)模式由原來的資源依賴型、勞動密集型向智能、知識服務(wù)轉(zhuǎn)型。我們在檔案的收集階段可以實現(xiàn)線上與線下相結(jié)合的方式，擴大檔案收集來源，盡可能將有保存價值的檔案材料納入檔案工作計劃中，這需要檔案工作者發(fā)揮主動性。檔案收集范圍和途徑的多元化也給檔案鑒定工作帶來挑戰(zhàn)：一方面，應(yīng)根據(jù)學校發(fā)展規(guī)劃藍圖及時修訂各部門的歸檔指導目錄;另一方面，加強數(shù)字與文書檔案材料的收集，盡力做到全端控制，這對提高檔案歸檔質(zhì)量有重要的作用。

（一）完善檔案收集工作機制。傳統(tǒng)的檔案工作收集主要以文書檔案為主。每年年終提交歸檔文件也多以辦畢的文件類居多，集中反映院系行政管理事務(wù)，對于院系特色教學活動以及學術(shù)交流活動的材料、教學學術(shù)研究類材料偏少。造成此類問題的原因主要有以下四點：第一，兼職檔案人員的檔案業(yè)務(wù)能力有待提高，對于歸檔范圍邊界概念不清，在院系教學、科研以及院系重大學術(shù)活動、賽事中缺乏收集檔案意識;第二，檔案館工作人員不清楚各個院系的實際教學活動，不能及時提醒以及指導檔案的收集工作。第三，參與活動涉及的院系領(lǐng)導以及工作人員的檔案意識不強。第四，缺少對兼職檔案員的考核機制。要想充分發(fā)揮兼職檔案員的工作主動性，考核機制和獎勵機制必不可少，也是促進兼職管理員做好檔案收集工作必不可少的制度安排。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案工作者應(yīng)加強檔案工作的全端控制，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案工作線上與線下工作相結(jié)合，互為補充，互為促進。比如：在檔案館網(wǎng)頁上發(fā)布工作動態(tài)、信息簡報，公布價值高的歷史檔案的電子版。讓全校師生了解檔案，提高檔案意識，增強檔案工作責任感。我們每個人都是檔案的形成者，都是一個點，以點成線，以線成面，共同繪制我們共有的高校記憶。高校記憶的選取，應(yīng)該制定易執(zhí)行的標準。檔案工作者可以通過校園網(wǎng)及時了解學校正在開展的重大事項，比如：學校重要的科研學術(shù)活動、演出活動、教學和科研重大成績等。這在很大程度上解決了檔案館在全校重要活動參與度較低的現(xiàn)狀，能及時安排檔案工作計劃，保證有重要價值的檔案材料的完整收集以及歸檔工作。要實現(xiàn)檔案工作線上與線下工作有機結(jié)合，順利開展檔案管理業(yè)務(wù)，需要學校進行組織制度設(shè)計、配套的工作流程等制度支持。

（二）優(yōu)化檔案工作流程。參照SMART原則，進行檔案工作安排。檔案工作應(yīng)根據(jù)學院實際工作進行跟進，分為常規(guī)性的工作和臨時性工作。常規(guī)性檔案工作主要按照《高校檔案管理辦法》，一般在年末進行收集文書材料，進行鑒定、歸檔。臨時性的檔案工作指學院發(fā)生重大有影響的學術(shù)交流活動、演出以及文化公益項目，根據(jù)事項的結(jié)束時間，及時安排檔案工作者參與收尾工作。檔案工作計劃制定可參照SMART原則，以保證檔案收集工作順利開展。S代表目標是具體的，即檔案收集的材料要真實、客觀記錄項目的全局。M代表可衡量的，需要檔案工作者制定歸檔的范圍、標準，指導兼職檔案員對活動歸檔材料進行收集。A代表可以達到的標準具體的方案，具體檔案收集方法和策略，以保證檔案工作的有效施行。檔案工作者要及時與項目的工作人員及時溝通，確保檔案材料的收集齊全，以免遺失重要材料。R代表相關(guān)性。所有的檔案材料不管何種介質(zhì)，只要是在項目進展過程中形成的，都需要歸檔，即相關(guān)性，以保證檔案全宗的整體性。T代表明確的截止期限。即明確要求在項目結(jié)束后一個月內(nèi)，完成檔案收集、歸檔工作，有利于保障檔案材料的收集齊全、不遺失。針對常規(guī)性的檔案工作也可以參考SMART原則進行。

（三）豐富和優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容。傳統(tǒng)高校檔案館的館藏主要以實體文書檔案為主，比如：行政管理類、教學、科研、財務(wù)檔案外，還有很大部分以光盤、U盤為載體的音像資料。在我館檔案利用率的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，音像資料的查詢利用率比較低。一方面，是因為我們的音像資料僅僅是以移交部門的類別來排序和存放，而不是根據(jù)內(nèi)容來進行分類索引，不便于提供利用。檔案工作者應(yīng)根據(jù)內(nèi)容進行數(shù)據(jù)的優(yōu)化和重組，形成高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品或者主題數(shù)據(jù)庫以便進行科學研究;另一方面，高校檔案館自身宣傳力度不夠，廣大教職工、學生對檔案館、檔案知識的了解有限，檔案意識尚待提高。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代給高校檔案館帶來了發(fā)展的契機，同時也為高校檔案館優(yōu)化工作機制提供了便捷的實現(xiàn)路徑。傳統(tǒng)高校檔案館的服務(wù)內(nèi)容主要有：借閱服務(wù)、復制、出具檔案證明、學歷確認等。接受咨詢方式有電話咨詢、現(xiàn)場咨詢。服務(wù)對象主要面向校內(nèi)師生，社會人員來辦理檔案查詢業(yè)務(wù)比較少。這些傳統(tǒng)服務(wù)主要是通過檔案館指南等檢索工具查找并提供利用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，學院教職工通過自媒體形成的有保存價值的數(shù)據(jù)沒有被收集歸檔。檔案工作者可以利用數(shù)據(jù)分析與可視化技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的重組。檔案工作者不能被動地接收歸檔材料。通過學院微信公眾號以及官網(wǎng)，我們可以了解學校最新工作發(fā)展動態(tài)，提出歸檔的意見以及實施方案。我們要從被動工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動地為各職能部門提供檔案服務(wù)。我們不光需要改變自身的工作現(xiàn)狀，同時也需要工作設(shè)計上的保障，以便于更好地開展工作。檔案工作可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)歸檔內(nèi)容的多元化，比如通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與學院OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接，直接實現(xiàn)文件的歸檔程序，在網(wǎng)上直接進行歸檔。同時，可以從學院官網(wǎng)以及微信公眾號選取有保存價值的檔案材料，有了豐富的檔案資源，有利于檔案工作者編寫學校組織沿革、學校年鑒、校史、檔案史料、學校重大會議概要、重要制度匯編、全宗介紹等通用性編研成果，為高校各職能部門、教學、教輔部門提供信息資源開發(fā)利用。高校檔案館開發(fā)的檔案編研產(chǎn)品在服務(wù)學校評估、校園建設(shè)、重大活動慶典、展覽陳列、學科建設(shè)、科學研究等專題活動中提供有價值的原始檔案材料。

目前，我院檔案館正在為開展檔案數(shù)字化項目第二階段做準備，為檔案館實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提倡創(chuàng)新服務(wù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”為高校檔案事業(yè)帶來了新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，在信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)發(fā)展理念的影響下，檔案資源的形成者、檔案資源的載體選擇性更大、更廣泛，需要檔案工作者具備很高的信息處理能力，甄別出高質(zhì)量、高價值的檔案資源，檔案管理手段智能化。一方面，通過使用系統(tǒng)管理軟件，實現(xiàn)檔案實體的智能化管理，可以減輕檔案管理環(huán)節(jié)中人工操作部分，讓檔案工作者有更多精力放在檔案資源建設(shè)中;另一方面，通過建設(shè)數(shù)字檔案館，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算等大數(shù)據(jù)技術(shù)加強檔案數(shù)據(jù)的自動識別和管理、建設(shè)智能數(shù)據(jù)庫，為高校師生提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)來源庫，為教學、科研提供智力支持。

檔案館自身的低價值感，導致其在整個高校機構(gòu)中處在邊緣地帶。檔案工作以及檔案工作者得不到應(yīng)有的理解、尊重和發(fā)展。檔案館應(yīng)積極主動發(fā)聲，擴大自身的影響力，拓展服務(wù)路徑。比如：檔案利用者可以通過電話、郵件、網(wǎng)絡(luò)等各種方式查詢所需信息，開發(fā)檔案查詢APP，開通檔案館微博、微信公眾號，不定時主動公開推送各類檔案信息，宣傳檔案工作，提高全校檔案意識。

可以看出，在大數(shù)據(jù)時代背景下，單一知識結(jié)構(gòu)的檔案工作者已無法適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”帶給檔案館的巨變。檔案工作者需要具備數(shù)據(jù)管理、信息情報、信息處理以及信息挖掘等信息管理素養(yǎng)，有規(guī)劃地對檔案利用信息進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，建設(shè)有特色的檔案數(shù)據(jù)庫，與其他藝術(shù)院校檔案館之間進行交流與合作，互通有無。計算機在信息處理方面有著強大的優(yōu)勢，給檔案工作者提供信息處理和提供技術(shù)支持。我們一方面可以通過加強對檔案工作者進行技術(shù)、專業(yè)化的培訓，提高其對信息化技術(shù)的熟悉程度，同時強化繼續(xù)教育，對檔案管理人員定期進行新知識、新技術(shù)的教育，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。另一方面，我們可以引進具有信息處理技術(shù)的專業(yè)人員加入到檔案工作者隊伍中，使檔案工作能及時跟上信息化時代的步伐，較快地將檔案管理工作與信息技術(shù)有機融合，提高檔案館的工作效能。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案館的角色定位

“互聯(lián)網(wǎng)+”是高校檔案館面臨的全新的外部環(huán)境，是一個充滿“機遇與挑戰(zhàn)”的時代。高校檔案館要把內(nèi)外部一切發(fā)展要素鏈接起來，一方面是全面理順檔案館內(nèi)部要素，如館藏資源、人員、制度等;另一方面是積極鏈接外部要素，如信息資源、外部數(shù)據(jù)、信息技術(shù)、檔案用戶等。只有這樣才能充分調(diào)動內(nèi)部和外部要素的作用，營造有活力的發(fā)展生態(tài)圈。高校檔案館的角色應(yīng)該定位為高校的記憶庫、知識庫與智囊?guī)臁?/p>

（一）積極融入，發(fā)揮檔案部門優(yōu)勢。首先，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)校內(nèi)各行政部門與教學單位信息資源的共建共享，既避免檔案信息資源重復建設(shè)的問題，又便于統(tǒng)一規(guī)劃建立特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，此外，也利于檔案信息資源的共享和利用。其次，互聯(lián)網(wǎng)平臺作為檔案館與檔案用戶互動的平臺，能夠讓廣大教職員工親自參與、見證檔案的收集工作環(huán)節(jié);檔案工作者可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺及時了解廣大用戶的檔案需求，積極開發(fā)重點檔案資源，如精準扶貧檔案、學校精品課程項目、學校重大科研項目、高校記憶檔案、區(qū)域文化建設(shè)檔案等;利用互聯(lián)網(wǎng)平臺引入評價機制，利用檔案用戶反饋改善高校檔案館運營機制，一切為了提高檔案的利用率以及優(yōu)化用戶使用檔案的體驗。

（二）轉(zhuǎn)變思路，扎根內(nèi)容，用大數(shù)據(jù)來挖掘檔案數(shù)據(jù)價值?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代背景下高校檔案館應(yīng)積極利用信息技術(shù)探索提高服務(wù)能力的有效途徑，扎根內(nèi)容是我們提高服務(wù)能力的關(guān)鍵。高校檔案館要以互聯(lián)網(wǎng)平臺為支撐，進行多領(lǐng)域的跨界合作。首先，將檔案館與信息服務(wù)業(yè)融合。我們要加大檔案服務(wù)利用這塊的工作投入，以檔案用戶需求為導向，有針對性地做好檔案服務(wù)產(chǎn)品。檔案館收藏大量真實可靠的信息，可利用相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案信息資源進行二次加工形成專題數(shù)據(jù)庫，打造信息知識服務(wù)平臺。其次，將檔案館與社交媒體相結(jié)合：一方面，利用微信公眾號、微博、移動APP等社交媒體為公眾提供檔案利用服務(wù);另一方面利用社交媒體宣傳檔案館和檔案工作。第三，將檔案館與其他行業(yè)如教育行業(yè)等進行結(jié)合，如建設(shè)在線愛國主義教育基地等。

高校檔案館要充分借助互聯(lián)網(wǎng)，重新審視自身的功能定位，逐漸由檔案材料的保管者成為檔案信息的咨詢中心與服務(wù)機構(gòu)。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，高校檔案館的職能不能僅僅停留在保存組織重要文件以及組織重大活動記錄，更要凸顯檔案館在塑造組織集體記憶方面的重要功能。作為專業(yè)藝術(shù)院校，我們在建設(shè)數(shù)據(jù)庫以及提供檔案利用的環(huán)節(jié)中，要更多加入藝術(shù)元素，比如多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、優(yōu)勢學科建設(shè)人才數(shù)據(jù)庫、民族樂器研究數(shù)據(jù)庫、音樂專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。各藝術(shù)類院校檔案館之間在數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及藝術(shù)類檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面要多進行交流與合作。大數(shù)據(jù)時代對于高校檔案館來說，面臨的機遇也是前所未有的。檔案工作者面臨如何有效辨別檔案信息并對其合理地收集、保管和鑒定，確保其原始性與真實性以及保證其證據(jù)價值。

目前，國內(nèi)疫情得到有效控制，國外疫情形勢嚴峻。面對疫情，我院作為藝術(shù)院校積極應(yīng)對，在全國萬眾一心抗擊疫情的斗爭中，利用自己的專業(yè)優(yōu)勢，積極參與。比如：創(chuàng)作型教師團隊創(chuàng)作歌曲;美術(shù)專業(yè)的教師利用畫筆展現(xiàn)新時代的逆行勇者，大眾可以通過歌曲及美術(shù)作品來銘記國家在緊急情況中，醫(yī)務(wù)工作者以及各行各業(yè)在抗疫前線的勇者們。時代需要銘刻這段歷史。高校檔案工作者，對于特殊時期學院的行政活動以及重要的活動軌跡要進行資料的收集以及后期整理。我們每個人都是與時代密不可分，這是我們作為社會教育機構(gòu)的社會擔當。在抗擊疫情的斗爭中，我們的學生工作如何展開？雖然沒有開學，但是因為互聯(lián)網(wǎng)，增強了與學生的聯(lián)系。學院積極開展網(wǎng)課教學，我們應(yīng)該用專業(yè)視角把這份珍貴的學校記憶固化、留存。高校檔案工作者必須提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，培養(yǎng)敏銳的職業(yè)嗅覺，對于學院重大的事項，想方設(shè)法在自己的能力范圍內(nèi)積極開展收集原始資料的工作。檔案工作的開展與主管領(lǐng)導的支持有很大的相關(guān)度，但是我們自身首先要有積極的工作態(tài)度和工作熱情，制定工作計劃，及時上報，這對于檔案的收集工作有重要的推動作用。比如：這次疫情，學校推遲春季開學，這在全國所有高校來說是前所未有的，在這次抗擊疫情的組織管理中，有哪些是很好的舉措，我們都是可以事后積極反思和總結(jié)，對于今后特殊時期的學院管理積累寶貴的經(jīng)驗。這都需要學院進行檔案的留存，以備查考。

加大檔案互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施的投入?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器和數(shù)字化處理設(shè)備以及相關(guān)的系統(tǒng)軟件。這是個系統(tǒng)，僅僅檔案館工作人員是無法順利完成的，需要多部門協(xié)同工作才能不斷完善?；A(chǔ)設(shè)施部分需要得到計算機技術(shù)人員的支持，一系列檔案管理軟件在完成基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)后應(yīng)該進入應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)階段，例如數(shù)據(jù)采集、信息服務(wù)、系統(tǒng)權(quán)限、數(shù)據(jù)安全等等。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)的新時代，各個系統(tǒng)之間相互配合，通過網(wǎng)絡(luò)平臺連接處理高校檔案所有的信息管理工作，完成對信息的數(shù)字化加工、采集、存儲、歸檔、組織、發(fā)布和利用等全過程，并能夠進行檔案交換，為相應(yīng)用戶提供數(shù)據(jù)庫之間高效、無縫的信息服務(wù)。加大檔案互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施的投入以及開發(fā)，對于提高檔案數(shù)據(jù)的處理以及提升檔案管理效能有十分重要的作用。目前，我校檔案館互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善，還不能完全支撐“互聯(lián)網(wǎng)+檔案館”迅速發(fā)展。為適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案館”的發(fā)展，一是解決檔案信息資源的存儲問題，二是保障檔案信息資源的安全問題，三是解決檔案信息資源數(shù)字化質(zhì)量問題，四是實現(xiàn)檔案館互聯(lián)網(wǎng)平臺服務(wù)的技術(shù)問題。

【本項目為：四川省教育廳人文社科項目“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下高校檔案館服務(wù)創(chuàng)新研究成果（項目編號：18SB0659）】

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