高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的研究

西安工業(yè)大學(xué) 藍(lán)婧瑞

隨著科技社會的發(fā)展，越來越多的科技成果被研發(fā)出來。而這些科技成果的研發(fā)又可能帶給多個領(lǐng)域巨大的變革，而網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)就是其中之一。目前網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于很多行業(yè)，其中就包括高校財務(wù)管理行業(yè)。高校經(jīng)費管理是高校財務(wù)管理的重點單位，積極推廣網(wǎng)絡(luò)報銷模式則可以提高師生報銷滿意度、減輕財務(wù)人員負(fù)擔(dān)。但是當(dāng)前高校網(wǎng)絡(luò)報銷模式推廣過程中存在很多的問題需要解決，對高校提出更高的要求。

一、高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的意義

（二）節(jié)省師生財務(wù)報銷時間

在高校傳統(tǒng)報銷模式下，由于報銷任務(wù)重，財務(wù)管理人員有限，且報銷流程復(fù)雜，使得師生進(jìn)行費用報銷時需要花費很長的時間去財務(wù)部門排隊報銷。尤其是到了年底的高峰期時，報銷排隊現(xiàn)象更甚。而財務(wù)報銷要求比較嚴(yán)格，而報銷排隊的結(jié)果可能存在資料不全、材料有誤的問題，而長時間的等待和排隊會影響人的情緒，甚至引發(fā)與報銷人員的矛盾。但是網(wǎng)絡(luò)報銷可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不僅減少了排隊時間，還在一定程度上避免了財務(wù)人員與報銷人員間的矛盾。

（二）提升財務(wù)工作效率

傳統(tǒng)報銷模式，財務(wù)人員要正面面對很多報銷人員，會出現(xiàn)分心及心情煩躁的情況，無法專心地投入到工作中。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報銷后，人流量減少，無形中優(yōu)化了財務(wù)辦公環(huán)境。此外，網(wǎng)上報銷模式的使用減少了審核人員手工錄入記賬憑證環(huán)節(jié)，減少了財務(wù)人員工作量，提升了審核人員的工作效率。

（三）提高經(jīng)費使用效率

網(wǎng)上報銷模式的使用，提升了財務(wù)透明度，相關(guān)人員可以查看對應(yīng)的業(yè)務(wù)報銷狀態(tài)，方便對應(yīng)人員及時有效地掌握資金使用情況，提升經(jīng)費使用效率。

（四）提升財務(wù)報銷執(zhí)行力

傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，報銷人員一般都是準(zhǔn)備資料去報銷，對財務(wù)報銷等方面的制度不了解，很多時候在不滿足報銷要求時，只是機械地去完善對應(yīng)資料，而負(fù)責(zé)審核報銷的人員則需要再次接收審核資料。但是應(yīng)用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)以后，報銷師生需要提前學(xué)習(xí)對應(yīng)的制度才能全面、有效地填寫對應(yīng)的保障信息，提升報銷順利度，減少負(fù)責(zé)審核資料人員工作量。

（五）推動財務(wù)信息化進(jìn)程

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與網(wǎng)上申報及查詢系統(tǒng)一樣，都是高校財務(wù)網(wǎng)上辦理系統(tǒng)的一部分，也是,高校信息化建設(shè)的一個重要組成部分。因此高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式可以在一定程度上推進(jìn)高校信息化水平的提升。

（六）整體推動高校教育事業(yè)及教育中大數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用發(fā)展

高校網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的應(yīng)用建設(shè)，在一定程度上可以為高校財務(wù)管理工作轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。因為隨著科技社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)應(yīng)用的優(yōu)勢清晰可見，因此在財務(wù)和高校內(nèi)應(yīng)用大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為未來的趨勢。而財務(wù)管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助提升財務(wù)人員財務(wù)工作處理結(jié)算的速度和精準(zhǔn)度，促進(jìn)財務(wù)管理水平的提升，進(jìn)而推動整個高校教育工作的全面發(fā)展。而這個過程中，網(wǎng)絡(luò)報銷模式的建立，是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的前提和必經(jīng)流程。

二、高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式存在的問題

（一）報銷人員難以適應(yīng)新的財務(wù)報銷系統(tǒng)

傳統(tǒng)報銷模式情況下，費用報銷人員只要將需要準(zhǔn)備的報銷資料準(zhǔn)備好送到財務(wù)報銷處，報銷資料由對應(yīng)的審核人員進(jìn)行現(xiàn)場審核，發(fā)現(xiàn)錯誤之處可以當(dāng)面指正，甚至很多時候還可以找到合格的資料給報銷人員參照。但是網(wǎng)絡(luò)報銷模式運行以后，報銷人員能夠通過自己獨特的賬號密碼來登陸報銷系統(tǒng)，進(jìn)而自助地去填報報銷單，提供報銷資料。但是這過程中需要報銷人員具備一定的報銷財務(wù)知識，所以需要提前去學(xué)習(xí)對應(yīng)的報銷文件，且具備正確、熟練地運用報賬軟件的能力，或者找其他人幫忙填報。但是對很多師生及其他教職工而言，這卻會造成一定的負(fù)擔(dān)。因此，給報銷人員使用新財務(wù)報銷系統(tǒng)形成一定的阻礙。

（二）信息溝通不及時

首先，網(wǎng)絡(luò)報銷模式的實施，對報銷人員及財務(wù)審核人員的財務(wù)知識要求都比較高，無論報銷人員還是審核人員而言都是從線下向線上的轉(zhuǎn)換。在實際的網(wǎng)絡(luò)報銷過程中，可能會因為報銷人員不能全面掌握對應(yīng)的財務(wù)知識，或者不能正確操作對應(yīng)的報銷系統(tǒng)，而線上又無法及時完成與財務(wù)部門審核人員的及時溝通，發(fā)生退單的情況。而預(yù)約工作出現(xiàn)問題時，雖然財務(wù)審核人員可以通過電話與報銷人員溝通交流一部分問題，但是很多問題仍然無法及時解決，需要繼續(xù)提供對應(yīng)的手續(xù)以后再執(zhí)行預(yù)約單送回操作。也因此造成預(yù)約單據(jù)返單率高的問題出現(xiàn)，降低了網(wǎng)絡(luò)報銷工作開展效率。

其次，高校不僅在財務(wù)報銷方面引入信息化建設(shè)手段嘗試使用網(wǎng)絡(luò)報銷模式，還在進(jìn)行人力資源管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)及學(xué)生管理系統(tǒng)開發(fā)管理，也都取得了一定的成果。但是目前各個版塊建設(shè)中缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)溝通管理手段和橋梁，導(dǎo)致這些版塊之間出現(xiàn)了“孤立”的現(xiàn)象，版塊開發(fā)僅能支撐某一領(lǐng)域的使用需求，版塊間卻互不相關(guān)、信息不能及時共享，不利于學(xué)校工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）技術(shù)問題難以得到及時解決

目前網(wǎng)絡(luò)報銷建設(shè)中還有很多的問題需要解決，最常見的一個關(guān)鍵問題就是網(wǎng)絡(luò)報銷模式只是提升了報銷資料初送流程，并非實現(xiàn)了全部網(wǎng)絡(luò)報銷。在完成網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)內(nèi)的對應(yīng)表格內(nèi)容填寫以后，還需要將預(yù)審單據(jù)打印出來找對應(yīng)的負(fù)責(zé)人審批，之后還需要將預(yù)審單原件送到財務(wù)審核處。同時報銷工作的流程還存在程序復(fù)雜繁瑣、涉及單位和部門眾多的問題，還是會浪費報銷人員很多的辦理時間。

三、高校建立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的策略

（一）做好宣傳、培訓(xùn)，提升報銷力度

首先，人們接受新事物都需要一定的時間，且一般都具有一定的抗拒性，因此要提高網(wǎng)絡(luò)報銷模式應(yīng)用率，就必須加大宣傳力度，幫助廣大教職工樹立網(wǎng)絡(luò)報銷模式的觀念，使其更加直觀地認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)報銷的好處；其次，財務(wù)部門可以通過組織培訓(xùn)、發(fā)放宣傳單頁、張貼通知說明等多種途徑來將復(fù)雜的報銷制度簡化成通俗易懂的知識，讓教職工掌握使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的方法。總之要在提升教職工認(rèn)識的基礎(chǔ)上，并采取宣傳的方式來提升教職工對網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的操作能力，進(jìn)而提升網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的利用率；最后，要通過對財務(wù)相關(guān)人員的培訓(xùn)來提升財務(wù)審核、報銷人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證其熟知對應(yīng)的制度規(guī)章，掌握對應(yīng)的操作要求，提升其工作效率。在一定程度上提升報銷工作開展效率，提升報銷人員對網(wǎng)絡(luò)報銷工作的滿意度。

（二）建立合理的信息溝通平臺，提升溝通效率

首先，解決溝通不到位引發(fā)的預(yù)約單據(jù)返單率高的問題的唯一途徑，就是設(shè)置合理的平臺來給報銷人提供及時有效地咨詢溝通機會。因此，財務(wù)審核部門需要建立對應(yīng)的溝通宣傳平臺，例如建立微信群、設(shè)置公眾號、建立專門的網(wǎng)頁等作為溝通平臺。其中微信群內(nèi)的報銷人和審核人可以直接進(jìn)行交流。交流過程中其他報銷人也可以掌握同類的難題。同時對于審核人回復(fù)不及時的情況，完成對應(yīng)步驟的報銷人還可以給其他報銷人提供建議和意見，提升申報順暢性。還可以在專門的網(wǎng)絡(luò)平臺上設(shè)置留言專欄，方便報銷人查找同類問題。同時財務(wù)單位可以根據(jù)自己的工作經(jīng)驗將報銷過程中遇到的常見問題通過微信群、微信公眾號及網(wǎng)頁進(jìn)行知識分享，提升溝通效率。

其次，高校應(yīng)該成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組及協(xié)調(diào)管理機構(gòu)，整體負(fù)責(zé)高效信息化平臺、系統(tǒng)建設(shè)。整個過程可以先收集各個版塊的需求，然后組織會議對各個版塊間的問題進(jìn)行綜合安排和設(shè)定，捋順各版塊間的關(guān)系和需求，使各個系統(tǒng)間形成有機、合理的關(guān)聯(lián)，促成包括網(wǎng)絡(luò)報銷在內(nèi)的財務(wù)信息化建設(shè)及其他版塊建設(shè)的共同發(fā)展。在保證各項工作順利開展的同時，提升各項工作開展效率，降低溝通成本。

（三）加快信息技術(shù)建設(shè)，完善網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)應(yīng)用以后，高校教職工更會向往完全網(wǎng)絡(luò)化的網(wǎng)絡(luò)報銷模式。因此對高校的信息化建設(shè)提出更高的要求。

首先，要做好對網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性的管理，因為網(wǎng)絡(luò)報銷過程屬于財務(wù)管理的一部分，同時涉及高校和報銷人員的根本利益，一旦系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全得不到保證，就可能給報銷者帶來財務(wù)損失。因此在高校應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報銷模式的前提，是保證網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。具體的執(zhí)行過程就是信息管理部門要按照財務(wù)管理部門需求，設(shè)立對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)預(yù)警系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的監(jiān)控和保管，防止數(shù)據(jù)丟失；其次，針對目前高校財務(wù)系統(tǒng)中不能實現(xiàn)完全網(wǎng)絡(luò)化處理的問題，加強對應(yīng)的系統(tǒng)中增加資料審批等板塊建設(shè)，為報銷人節(jié)省時間，提升報銷效率。例如在報銷系統(tǒng)中加入學(xué)校人事層級關(guān)系內(nèi)容，增加系統(tǒng)內(nèi)報銷單據(jù)網(wǎng)絡(luò)審批版塊，為報銷人員節(jié)省審批時間、提供方便。

總而言之，網(wǎng)絡(luò)報銷模式較傳統(tǒng)報銷模式而言，可以起到簡化報銷流程及審批環(huán)節(jié)、節(jié)省報銷者時間等優(yōu)勢。但在具體執(zhí)行過程中卻存在很多問題，對網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的建設(shè)開發(fā)形成一定阻礙。因此，高校財務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)部門需要針對這些問題采取措施，提升網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)用效率。