文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用分析

徐敏

【摘要】文書檔案管理一方面能夠客觀地反映各個(gè)單位的研究成果以及工作過(guò)程，另一方面能夠?yàn)槲磥?lái)的工作方案制定提供更加有力的指導(dǎo)和參考，確保我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)能夠更加健康有序地發(fā)展?；诖?，本文首先研究了文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，之后從三個(gè)方面對(duì)文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的方案進(jìn)行研究，以供有關(guān)人士參考。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理;辦公自動(dòng)化;應(yīng)用方案

從我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展來(lái)看，自動(dòng)化技術(shù)在各個(gè)方面有了良好的應(yīng)用。文書檔案管理涉及的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，整體的工作較為繁瑣。借助現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)化的管理，能夠有效提升工作效率。

一、文本檔案管理自動(dòng)化應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

（一）促進(jìn)資源共享。原來(lái)的文書檔案管理，都是手工操作，歸入文件管理庫(kù)。這種管理方法不方便人員進(jìn)行后期查詢，在大量信息資源中查找比較困難。與此同時(shí)，大量的資源和空間用于檔案管理，造成空間和資金的浪費(fèi)，不利于在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行成本控制。借助于自動(dòng)化管理系統(tǒng)，可以進(jìn)一步突破文書檔案管理的時(shí)空限制，使之更加體系化、更完善。利用因特網(wǎng)進(jìn)行互動(dòng)，可以有效地實(shí)現(xiàn)資源共享，保證文書檔案的查詢和資源的傳遞。在資源分析、數(shù)據(jù)處理、檔案規(guī)劃等方面，自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)了文本資源的統(tǒng)一管理，有效提高了資源的利用率。與此同時(shí)，保證人員能及時(shí)分析和使用數(shù)據(jù)。資源在各個(gè)信息平臺(tái)之間的傳輸效率不斷加強(qiáng)，各個(gè)方面的人員能夠進(jìn)一步根據(jù)實(shí)際的需要對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行選取和整合，進(jìn)一步促進(jìn)資源的利用效率提升。

（二）提高辦公效率。文檔管理自動(dòng)化主要是指在文檔管理過(guò)程中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與文檔管理相結(jié)合。傳統(tǒng)的文書工作當(dāng)中采用手工操作的方式，對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理工作進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)、歸檔。實(shí)際操作效率較低，這種工作方式浪費(fèi)了大量人力物力，并且存在較大誤差，這對(duì)于提高工作效率有很大影響。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以進(jìn)一步處理文書檔案中的數(shù)字文本，利用電腦的輔助操作對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行歸納，保證每個(gè)文本能夠歸入相應(yīng)的類別當(dāng)中，確保各方面操作的效率。與傳統(tǒng)檔案管理相比，文書自動(dòng)化管理具有更明顯的優(yōu)點(diǎn)，能進(jìn)一步簡(jiǎn)化工作流程，減少紙張浪費(fèi)，提高工作效率，方便人員后期查閱資料。由于應(yīng)用范圍很廣，而且發(fā)展速度很快，文書自動(dòng)化管理將成為未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。文書自動(dòng)化管理可以更持久、穩(wěn)定地保存文件，利用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，使文件信息的分類自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。這種工作模式可以避免外部環(huán)境對(duì)文書的影響。與此同時(shí)，文書檔案管理自動(dòng)化可以進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)檢索效率。在多次查詢過(guò)程中，同一數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)多次查詢、效率不高的問(wèn)題。在同一時(shí)間多次使用工具，導(dǎo)致數(shù)據(jù)容易被破壞或丟失。電子技術(shù)平臺(tái)能有效防止數(shù)據(jù)被破壞，使數(shù)據(jù)被多次重復(fù)使用。檢索過(guò)程中，只要輸入文件號(hào)名稱，就可以進(jìn)行快速查詢，進(jìn)一步提高整體檢索效率。

（三）文本安全性較高。紙質(zhì)書籍檔案儲(chǔ)存時(shí)間短，操作過(guò)程中容易造成紙張損壞，并且書中的數(shù)據(jù)資源可能隨著時(shí)間的推移而出現(xiàn)損壞。文件一旦被破壞，將會(huì)造成信息丟失。在傳統(tǒng)的管理模式中，經(jīng)常采用多次書寫的方式進(jìn)行備份，避免資料丟失。這不但會(huì)造成大量的紙張浪費(fèi)，而且會(huì)導(dǎo)致工作量增加，工作效率受到影響。通過(guò)電子文檔管理借助因特網(wǎng)管理的方式，能夠有效建立電子數(shù)據(jù)文件，在相應(yīng)平臺(tái)中通過(guò)移動(dòng)硬盤、VCD、DVD、優(yōu)盤等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，將文本資源傳輸?shù)捷d體中。在文書管理的過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)多道防火墻、安全軟件等對(duì)內(nèi)部的資源信息進(jìn)行管理，能夠較好地屏蔽外來(lái)的侵害，隨著安全管理設(shè)備的不斷升級(jí)，未來(lái)的資源安全管理將會(huì)進(jìn)一步提升。

二、文本自動(dòng)化管理缺陷分析

與傳統(tǒng)的文書檔案相比較，在電子自動(dòng)化背景下，電子文件的可修改性受到很大的限制。若電子文件自身存儲(chǔ)不夠清晰，人員在后期閱讀和查找中，很難辨認(rèn)字跡內(nèi)容。同時(shí)不同人員對(duì)查閱文書檔案的要求各不相同，在電子平臺(tái)當(dāng)中，電子文檔具有統(tǒng)一的字體和字體大小，造成很多人難以辨別，導(dǎo)致閱讀困難。此外在文件變動(dòng)方面，人們也很難對(duì)電子文件進(jìn)行蓋章、簽名處理。對(duì)于后續(xù)的資料修改帶來(lái)較大的約束。這個(gè)問(wèn)題還需要進(jìn)一步研究和分析，進(jìn)一步提升文本管理的靈活性。在管理人員方面，根據(jù)現(xiàn)階段工作的情況，自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)對(duì)管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求，而我們國(guó)家的自動(dòng)化管理人員大多數(shù)水平有限，許多管理者的技能和要求都難以達(dá)到所需的水平。隨著文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷擴(kuò)大，對(duì)檔案綜合管理質(zhì)量提出了更高的要求，管理人員技能應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升。一部分人員知識(shí)儲(chǔ)備較窄，眼光僅限于傳統(tǒng)的管理方法上，很難接受新技術(shù)和新理論。一些員工電腦操作能力較差，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)電腦技術(shù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)處理等。如果工作人員的操作技能不足，在數(shù)據(jù)進(jìn)行分類時(shí)容易產(chǎn)生一些困難，導(dǎo)致數(shù)據(jù)誤用、錯(cuò)誤分類以至后期查找困難等。

三、文書檔案管理自動(dòng)化應(yīng)用對(duì)策分析

（一）健全管理標(biāo)準(zhǔn)。文書自動(dòng)化管理進(jìn)程在我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展中逐步加快，未來(lái)自動(dòng)化將會(huì)成為資源管理的大趨勢(shì)。因此在管理過(guò)程中，應(yīng)積極制定相應(yīng)的法律及制度，保證與管理流程、管理制度及實(shí)際狀況相適應(yīng)。為進(jìn)一步做好公司的文書檔案管理工作。應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行規(guī)定。從安全性來(lái)看，電子檔案安全質(zhì)量需要進(jìn)一步規(guī)定，基于電子檔案易于修改的情況，加強(qiáng)對(duì)文本資源真實(shí)性的管理。從技術(shù)層面來(lái)看，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理系統(tǒng)，保證運(yùn)營(yíng)技術(shù)的統(tǒng)一。從運(yùn)營(yíng)來(lái)看，在檔案管理中，很多部門將檔案管理與文件管理劃歸兩個(gè)部門，因此產(chǎn)生了部門對(duì)文本資料掌握程度各不相同，工作的銜接與協(xié)調(diào)有困難。同時(shí)各部門的職責(zé)不明確，缺乏規(guī)范容易造成越權(quán)行為。因此，在管理工作中要注重加強(qiáng)對(duì)文本管理職責(zé)的分配，在管理體制上，要把檔案管理和文件管理統(tǒng)一起來(lái)，制定統(tǒng)一的計(jì)劃，保證二者之間能同步發(fā)展，統(tǒng)一管理，在整理、歸檔、修改文件當(dāng)中進(jìn)一步監(jiān)督工作制度實(shí)施。自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格必須嚴(yán)格執(zhí)行，確保各項(xiàng)規(guī)則的落實(shí)，保證人員的文字信息處理水平和能力符合要求。同時(shí)，在數(shù)據(jù)資源的管理當(dāng)中，應(yīng)注重自動(dòng)化系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置，保證企業(yè)內(nèi)部有數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，制定更為穩(wěn)定的文書管理制度。建立一定的文本管理規(guī)則監(jiān)督制度，結(jié)合工作的實(shí)際狀況，全面落實(shí)工作的各項(xiàng)規(guī)定，確保工作內(nèi)容與工作規(guī)定相互結(jié)合。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，能進(jìn)一步保證檔案管理質(zhì)量。在自動(dòng)化管理當(dāng)中，要注重培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員。首先，應(yīng)該定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)定期外出培訓(xùn)、講座等方式，使員工了解最新的技術(shù)進(jìn)展，不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。其次。對(duì)人員工作觀念進(jìn)行培養(yǎng)。很多工作人員在工作過(guò)程中，容易出現(xiàn)厭煩的情緒，這對(duì)于提高工作效率具有不利的影響。為進(jìn)一步解決這些問(wèn)題，在工作過(guò)程中，注重幫助員工樹(shù)立良好的意識(shí)，工作態(tài)度要端正，認(rèn)真進(jìn)行文本資源的分類、整合。督促檔案管理人員掌握必要的設(shè)備操作技能，持續(xù)學(xué)習(xí)并熟練運(yùn)用應(yīng)用軟件。采取以教為主、自學(xué)為主的培訓(xùn)方式，協(xié)助員工樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，保證檔案管理人員的素質(zhì)能隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷提高。最后，在公司內(nèi)部，應(yīng)該重視公司環(huán)境建設(shè)，加強(qiáng)硬件建設(shè)和資金投入力度，確保公司的硬件環(huán)境優(yōu)良，加強(qiáng)公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為人員的培養(yǎng)提供良好的環(huán)境。工作內(nèi)部環(huán)境中，可以適當(dāng)采取考核制度對(duì)人員的工作狀況進(jìn)行監(jiān)督，結(jié)合公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需要，充分對(duì)文本自動(dòng)化管理人員進(jìn)行考核，對(duì)于考核優(yōu)秀的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核沒(méi)有達(dá)到必要水平的人員進(jìn)行再培訓(xùn)，加強(qiáng)內(nèi)部人員技能和意識(shí)的管理，進(jìn)一步確保工作人員整體素質(zhì)提升。

（三）文本自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)隔絕。應(yīng)在辦公室內(nèi)網(wǎng)和外部網(wǎng)絡(luò)之間建立一定的隔離，保證內(nèi)網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)的隔離。首先，路由器應(yīng)該受到保護(hù)，屏蔽所有IP地址，把網(wǎng)絡(luò)連接到一個(gè)辦公地址上，保證聯(lián)網(wǎng)的合理性。其次，應(yīng)當(dāng)設(shè)置防火墻保護(hù)，目前防護(hù)中，許多防火墻采用了自動(dòng)認(rèn)證機(jī)制，具有濾波數(shù)據(jù)功能、可以訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)行為、監(jiān)視并關(guān)閉某些被禁止的業(yè)務(wù)、處理并記錄穿越防火墻的業(yè)務(wù)、發(fā)現(xiàn)并防范網(wǎng)絡(luò)攻擊的發(fā)生。文件管理中的每個(gè)自動(dòng)化處理環(huán)節(jié)都應(yīng)該受到管理，對(duì)于數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)歸檔和電子格式調(diào)整等方面更加全面，保證員工在進(jìn)行文件檔案的整理工作時(shí)，能夠按照特定的流程逐步進(jìn)行。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)隔絕能夠進(jìn)一步保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)部的安全性，結(jié)合工作的實(shí)際狀況，將工作數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的完善和保護(hù)，有效實(shí)施工作網(wǎng)絡(luò)安全管理?xiàng)l款。對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)以及網(wǎng)絡(luò)傳輸速率進(jìn)行優(yōu)化，針對(duì)日常管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)狀況進(jìn)行提升，確保實(shí)際的管理效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)的文書檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)建立優(yōu)秀的文書管理隊(duì)伍，制定合理的文書自動(dòng)化管理標(biāo)準(zhǔn)，完善網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際需要，確保工作流程能夠順利開(kāi)展，進(jìn)一步提升工作的整體效率。

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