大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究

王景玲

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)手段的日趨完善，小到分析用戶喜好程度，大到?jīng)Q策公司戰(zhàn)略部署，企業(yè)對大數(shù)據(jù)分析的依賴程度日漸增強，而其中，檔案管理的作用尤為重要。本文著重研究如何將檔案管理與大數(shù)據(jù)分析二者進(jìn)行有機結(jié)合，為企業(yè)現(xiàn)代化、科技化改革提供基礎(chǔ)保障。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;策略研究

中國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，有助于我國企業(yè)建立完善的信息化系統(tǒng)。隨之而來影響的便是企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理，傳統(tǒng)檔案管理方法的局限性導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息無法得到充分利用，阻礙企業(yè)的戰(zhàn)略決策。而隨著大數(shù)據(jù)分析手段的普及，對企業(yè)檔案信息化管理有著極大的幫助，但在此過程中也存在著一些缺陷與不足，希望本文的探討能夠?qū)ζ髽I(yè)完善信息化檔案管理提供幫助，使企業(yè)檔案管理工作能夠享受到大數(shù)據(jù)帶來的紅利。

一、大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理的影響

（一）難以準(zhǔn)確定位查詢的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)庫。雖然我國大力推進(jìn)企業(yè)信息化改革，但由于一些企業(yè)管理水平有限，受資金限制，還在應(yīng)用已經(jīng)不適應(yīng)時代發(fā)展的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)管理方式，此種方法效率低下，并且隨著時間的增加，檔案管理部門的負(fù)擔(dān)會越來越重，一次次重新對檔案進(jìn)行分類歸整，一次次尋找合適的位置對其進(jìn)行保存管理，對于檔案管理人員來說，是一項巨大的挑戰(zhàn)，但相信隨著大數(shù)據(jù)管理的成本日趨廉價，此種形勢會迎來可觀的改變，僅會有極少數(shù)機密或者極其重要的文件進(jìn)行紙質(zhì)化管理，以減輕相關(guān)檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

（二）數(shù)字信息化數(shù)據(jù)庫。放眼20年前，怎會想到互聯(lián)網(wǎng)能夠發(fā)展到如此地步，大數(shù)據(jù)技術(shù)的到來更加方便了企業(yè)檔案的管理，能夠使檔案信息數(shù)據(jù)化，融入互聯(lián)網(wǎng)這張大網(wǎng)中，真正做到集中化管理檔案數(shù)據(jù)信息，在保證檔案數(shù)據(jù)安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企業(yè)能夠輕松精準(zhǔn)定位用戶推送產(chǎn)品，擴大公司效益，使系統(tǒng)工作效率得到有效增長。日前各個大數(shù)據(jù)處理服務(wù)公司爭相推出了各類手機APP、電腦客戶端等相關(guān)軟件，提供相應(yīng)解決方案，無紙化檔案管理真正走進(jìn)現(xiàn)實中。

（三）電子郵件數(shù)據(jù)庫。企業(yè)在運營過程中，各部門之間少不了用郵件進(jìn)行交流，借助QQ郵箱、163郵箱、飛信、釘郵等相關(guān)服務(wù)類軟件，此種方法便捷高效，并且不占用用戶本身資源，在較小規(guī)模企業(yè)資金不充裕的情況下，大多會采用此種方式，雖然廉價，但安全性及穩(wěn)定性卻沒有打折，也是一種不錯的選擇。

二、檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的改變

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理解決方案也應(yīng)運而生，能夠為企業(yè)解決龐大數(shù)據(jù)信息難以紙質(zhì)化儲存的尷尬境地，為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理提供了一條新的道路，有著無限的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（一）使管理效率得到質(zhì)的飛躍。在一些老牌企業(yè)中，由于從事檔案管理工作的人員年事已高，已經(jīng)習(xí)慣落后的紙質(zhì)檔案，而無法適應(yīng)新式的信息化手段管理，隨著時間的積累，其中的弊端日漸顯露出來，因為時間過長，受制于紙張的材料問題，紙張逐漸老化變得一碰就碎，很難或者不敢翻閱查詢，其記錄意義蕩然無存;再者，由于筆墨經(jīng)過時間的洗禮，會逐漸變淡難以識別，為工作增加了繁重的負(fù)擔(dān)，使整體管理效率更加低下。但是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案數(shù)據(jù)信息化，以上問題迎刃而解，用技術(shù)取代人工作業(yè)，能夠確保信息更加準(zhǔn)確，消除了人工寫入紙質(zhì)檔案存在一定誤差的現(xiàn)象，并且變得更加容易修改，不用因為某些紙質(zhì)檔案一筆寫錯導(dǎo)致銷毀，同時得益于智能AI技術(shù)的發(fā)展，能夠用機器取代人工，說話便能錄入數(shù)據(jù)，解放相關(guān)工作人員的同時，能簡化檔案管理部門結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步降低企業(yè)檔案管理成本，不會因找不到年代久遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)而擔(dān)憂，只需利用電腦，便可輕松處理數(shù)據(jù)查找問題。

（二）使檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得以進(jìn)一步提升。在紙質(zhì)化檔案時期，時刻提防因地域潮濕、火災(zāi)、地震等自然因素而導(dǎo)致資料損毀的問題，為此企業(yè)要多付出許多費用，用于日常的檔案數(shù)據(jù)維護(hù)，不僅浪費時間，更加浪費人力資源。而隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案資料信息化，可以將相應(yīng)數(shù)據(jù)錄入到電腦，然后轉(zhuǎn)存到U盤乃至云端，一份資料多重備份，并且可以對其進(jìn)行加密處理，既保證了資料的安全，又可以節(jié)省人力物力，將原有的資金挪用到更加需要的地方，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展，不用再擔(dān)心檔案信息載體的問題，同時可以節(jié)約使用空間，設(shè)立更多的工位，使企業(yè)效益最大化提升。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的不足

（一）落后的檔案運營管理模式。在現(xiàn)階段的企業(yè)檔案收錄過程中，大部分還停留在人工處理階段。首先，需要工作人員識別信息類型，并進(jìn)行相應(yīng)分類，然后再進(jìn)行信息錄入，最后做歸檔管理，在此前提下，還要進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注，但由于人員離職，而后新進(jìn)的工作人員并不熟悉前者的標(biāo)注習(xí)慣，必然導(dǎo)致出現(xiàn)信息查找時間增加乃至信息丟失的問題?，F(xiàn)階段，我國企業(yè)大多是多企業(yè)融合的產(chǎn)物，所涉及的運營方面極其廣泛，設(shè)計的內(nèi)容相當(dāng)繁瑣復(fù)雜，這便為相關(guān)檔案管理人員造成了相當(dāng)大的負(fù)擔(dān)，人無完人，必有知識欠缺的方面，歸檔中必定會存在相當(dāng)多問題，可能因為一個小數(shù)點，便會造成數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確，進(jìn)而釀成大事故，這不得不引起我們的重視。其次，由于相近領(lǐng)域數(shù)據(jù)存在一定的相似性，可能會在歸檔過程中造成相應(yīng)數(shù)據(jù)被覆蓋的問題，使得保存數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯，其必要的核查尤為重要，此舉再次加重了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。再次，多類型多結(jié)構(gòu)的問題依然存在于無紙化檔案轉(zhuǎn)變的過程中，如果大數(shù)據(jù)管理技術(shù)不進(jìn)行相應(yīng)的適應(yīng)性轉(zhuǎn)變而直接融入傳統(tǒng)管理模式中，必然會造成相當(dāng)嚴(yán)重的后果。

（二）檔案管理人員水平落后?，F(xiàn)階段，檔案信息化管理依賴于將原有紙質(zhì)文件數(shù)字化，其中相應(yīng)工作人員必定存在對掃描機器使用經(jīng)驗不足的情況，可能會出現(xiàn)少掃漏掃的問題，進(jìn)而影響整個數(shù)據(jù)歸檔進(jìn)程。另外，由于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)管理模式對相關(guān)工作人員水平要求比較寬松，不需要掌握相關(guān)大數(shù)據(jù)知識，此時突然引用大數(shù)據(jù)信息化管理，對人員素質(zhì)要求較高，此時管理人員學(xué)歷不足的弊端便顯現(xiàn)出來，其不能在較短時間內(nèi)了解相應(yīng)運作方式及操作方法，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理效率降低，不能發(fā)揮原有技術(shù)的本質(zhì)作用，造成資源浪費及時間增加，導(dǎo)致企業(yè)白費資金引入相應(yīng)技術(shù)，想要系統(tǒng)良好運行，必定要對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，使企業(yè)負(fù)擔(dān)加重，所以現(xiàn)在企業(yè)大部分偏向于傳統(tǒng)模式，原因是受制于管理人員的素質(zhì)水平。

四、企業(yè)檔案管理問題解決方法

（一）提升檔案管理人員自身素質(zhì)。在自身實力允許的前提下，企業(yè)應(yīng)該定期舉行大數(shù)據(jù)技術(shù)運用培訓(xùn)班，及時傳遞各種大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息，使相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)得以提高，能夠更好地運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展檔案管理。同時，在招聘相關(guān)員工時，要精挑細(xì)選，優(yōu)先錄用相關(guān)專業(yè)的人員，此標(biāo)準(zhǔn)招錄的員工不但可以快速適應(yīng)崗位，熟練運用軟件，還可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)軟件的技術(shù)漏洞并進(jìn)行相應(yīng)的彌補，可謂一舉兩得。同時企業(yè)要制定相應(yīng)的激勵措施，鼓勵檔案管理人員勇于創(chuàng)新，緊跟時代步伐，只有這樣，才能使大數(shù)據(jù)技術(shù)完美融合到檔案管理工作中。

（二）優(yōu)化檔案管理部門結(jié)構(gòu)。根據(jù)需要保留相應(yīng)人員，對崗位相近人員實行優(yōu)勝劣汰制度，保證真正付出人員的待遇，提高員工的歸屬感，為企業(yè)營收創(chuàng)收奠定良好的基礎(chǔ)。用信息化手段取代重復(fù)性簡略性工作，進(jìn)行模式創(chuàng)新;對提出創(chuàng)新舉措的相應(yīng)人員進(jìn)行獎勵，同時進(jìn)一步對檔案管理步驟進(jìn)行優(yōu)化，確保整體完整的情況下使整個過程更加高效快捷，企業(yè)及時與檔案管理人員溝通，使其明白自身定位，做好自己的本職工作。同時重視數(shù)據(jù)安全，對機密數(shù)據(jù)進(jìn)行加密管理，確保儲存檔案的電腦不聯(lián)網(wǎng)，其密鑰設(shè)計成雙人以上才能完整開啟的模式，防止競爭公司利用不當(dāng)手段拉攏檔案管理人員，或采用黑客手段，通過攻擊服務(wù)器的方式來獲取數(shù)據(jù)，對企業(yè)造成不可挽回的損失。

（三）優(yōu)化檔案管理模式，建立健全大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度與監(jiān)管制度。對于企業(yè)來說，要響應(yīng)國家號召，對相應(yīng)的檔案管理部門進(jìn)行現(xiàn)代化改革，要保持具體問題具體分析的原則不改變，對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，開創(chuàng)低消耗高效率的新局面，為推動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的新模式奠定良好基礎(chǔ)。再者，需要完善相關(guān)的制度體系，確保整個檔案錄入過程的完整，同時增加相應(yīng)的監(jiān)管職位，相應(yīng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)相應(yīng)專業(yè)數(shù)據(jù)的錄入工作，做到責(zé)任到人，確保出現(xiàn)問題時能及時找到源頭并快速彌補漏洞。有了制度的保障，才能充分改善檔案管理效率低下的局面，并且提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性，使得數(shù)據(jù)被盜取或泄露的風(fēng)險降到最低。

（四）加大資金投入。在企業(yè)能夠承擔(dān)的前提下，繼續(xù)加大對應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案的資金投入力度，引入相關(guān)的先進(jìn)管理設(shè)備及人員，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施（如數(shù)據(jù)服務(wù)器、語音錄入設(shè)備等），不僅能使檔案管理工作變得更加高效，更能減輕相應(yīng)檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，使數(shù)據(jù)的獲取變得更加簡便。因為前期的投入，必定能使相應(yīng)技術(shù)應(yīng)用更加完善，能從長遠(yuǎn)上解決企業(yè)檔案管理消耗過高的問題。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化管理具有多方面的作用，提高其數(shù)據(jù)收集力度的同時，又能使其對用戶本身需求進(jìn)行快速準(zhǔn)確定位。企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進(jìn)行信息化管理，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。同時，企業(yè)要加大財政投入，鼓勵檔案管理方進(jìn)行改革創(chuàng)新，加大對檔案信息化管理體系的研究，確保此項工作得以順利進(jìn)行。

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