對(duì)城建檔案調(diào)閱利用工作的思考

陳一卿

【摘要】隨著我國(guó)城市建設(shè)的快速發(fā)展，對(duì)于城建檔案的利用越來(lái)越頻繁，繼而對(duì)城建檔案調(diào)閱利用工作提出了更高的要求。本文針對(duì)城建檔案調(diào)閱利用工作進(jìn)行探討，以期為城建檔案的借閱利用提供支持。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;借閱;利用

城市建設(shè)檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，既是城市建設(shè)總體規(guī)劃和詳細(xì)規(guī)劃的基礎(chǔ)，也是各建設(shè)主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)管的可靠信息和憑證，更是城市自然面貌、地質(zhì)狀況、建筑物地上、地下管線的真實(shí)記錄。在我國(guó)城市建設(shè)突飛猛進(jìn)、城市化高速發(fā)展的背景下，城建檔案的利用率越來(lái)越高，已成為我國(guó)城市建設(shè)的重要信息資源。本文將著重探討城建檔案的利用需求、利用難點(diǎn)，提出符合城建檔案自身發(fā)展規(guī)律的、切實(shí)可行的建議，擴(kuò)大城建檔案的利用價(jià)值，更好地為城市的發(fā)展服務(wù)。

一、城建檔案的利用需求

（一）對(duì)保留城市記憶的文化需求。優(yōu)秀的建筑有著鮮明的特征，是一個(gè)城市永久的名片。只要建筑矗立在大地上，就能透過(guò)建筑大致了解城市的性格，再稍稍深入了解，就能挖掘出一段珍貴的歷史記憶。時(shí)光變遷、風(fēng)雨侵蝕，建筑會(huì)慢慢失去本來(lái)的面貌，甚至消失不見，這時(shí)，需要穩(wěn)定性非常強(qiáng)的實(shí)體進(jìn)行記載。而城建檔案充當(dāng)了這一角色，為城市記憶提供了一個(gè)穩(wěn)定的儲(chǔ)存場(chǎng)所。依托城建檔案而形成的優(yōu)秀書刊將分散、零亂的城市記憶進(jìn)行挖掘、整合。《上海城建檔案》《上海傳統(tǒng)民居》《上海建筑百年》……這些文化產(chǎn)物在建筑與公眾之間架起橋梁，為公眾留住城市記憶、傳播建筑文化提供途徑，具有社會(huì)文化價(jià)值。

（二）對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)的管理需求。每一次城市規(guī)劃的編制、軌道交通的設(shè)計(jì)建設(shè)、土地的地籍變更，無(wú)不涉及大量的城建檔案，這些檔案為決策者提供了非常重要的參考依據(jù)。城市地下交通四通八達(dá)，建設(shè)工程要在充分了解地下狀況后才可以進(jìn)行。早在20多年前上海地鐵一號(hào)線規(guī)劃時(shí)，有關(guān)方面為了解地鐵沿線房屋的建造年份、結(jié)構(gòu)類型、地下樁基等情況，查閱了沿線189個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的城建檔案;城市管理機(jī)構(gòu)在“五違三必治”執(zhí)法過(guò)程中，城建檔案作為建筑最原始形態(tài)的證明文件，對(duì)房產(chǎn)物權(quán)的證明有依據(jù)及參考作用。

（三）對(duì)房產(chǎn)物權(quán)的民生需求。城建檔案雖然只是存放在城建檔案館里的一張張圖紙、一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)，但與人民生活卻是息息相關(guān)的。近年來(lái)，隨著人們檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng)以及城建檔案的現(xiàn)實(shí)作用，越來(lái)越多的單位和個(gè)人通過(guò)城建檔案來(lái)維護(hù)自身權(quán)益，例如業(yè)主因房屋質(zhì)量、公攤面積等產(chǎn)生糾紛、多層住宅加裝電梯需求等，城建檔案館為業(yè)主提供竣工圖紙、測(cè)量報(bào)告等，為群眾解決了燃眉之急。

二、城建檔案利用過(guò)程中的難點(diǎn)

（一）檔案調(diào)閱事前控制過(guò)于嚴(yán)格。城建檔案的館藏量巨大，但利用率很低。在房產(chǎn)糾紛中，業(yè)主無(wú)法用城建檔案來(lái)維護(hù)自己的權(quán)益;舊小區(qū)加裝電梯時(shí)因無(wú)法取得整棟房屋的產(chǎn)權(quán)證明，導(dǎo)致惠民工程擱淺;科研院校希望對(duì)城市公共建筑進(jìn)行學(xué)術(shù)研究時(shí)，往往需要層層審批，方能調(diào)閱到原始圖紙。城建檔案關(guān)乎城市安全、個(gè)人隱私、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問(wèn)題，為了維護(hù)檔案移交單位及個(gè)人的權(quán)益，城建檔案很少能夠無(wú)限制地向社會(huì)開放，但是為了滿足社會(huì)各界對(duì)城建檔案的需求，各地城建檔案管理機(jī)構(gòu)都制定了調(diào)閱利用規(guī)定，向公眾依法開放檔案。縱觀我國(guó)各大城市城建檔案館的調(diào)閱利用規(guī)定，調(diào)閱手續(xù)都比較嚴(yán)苛，總體原則是建筑的所有者或檔案的移交者方可調(diào)閱。在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)生活過(guò)程中，對(duì)檔案有需求的人遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些。城建檔案利用需求的不斷增加、利用用途的不斷擴(kuò)大與利用政策不明晰的矛盾越來(lái)越突出。

（二）檔案調(diào)閱利用效率不高。在全國(guó)推進(jìn)簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、職能轉(zhuǎn)變的大背景下，城建檔案調(diào)閱利用工作應(yīng)以“最多跑一次”為目標(biāo)，盡可能讓群眾感到辦事方便、快捷。目前，群眾前來(lái)調(diào)閱檔案，往往做不到“最多跑一次”，除了因手續(xù)不齊全，更多的是因?yàn)槭屑?jí)檔案與區(qū)級(jí)檔案存放位置劃分不清。群眾分不清應(yīng)該去市級(jí)還是區(qū)級(jí)的城建檔案館，區(qū)級(jí)城建檔案室沒有按時(shí)將區(qū)里產(chǎn)生的檔案移交給市級(jí)城建檔案館統(tǒng)一保管儲(chǔ)存。另外，市級(jí)的城建檔案庫(kù)存卷數(shù)常常達(dá)到百萬(wàn)級(jí)，如果檔案電子化和地理信息系統(tǒng)的應(yīng)用沒有及時(shí)跟上檔案產(chǎn)生的速度，將花費(fèi)大量的時(shí)間在尋找檔案上。一旦調(diào)閱數(shù)量大，往往不能當(dāng)日事當(dāng)日畢，群眾就需要多跑一次。調(diào)閱工作人手不足、檔案信息化進(jìn)程緩慢，軟件和硬件的缺失制約著城建檔案的利用前景。

（三）檔案調(diào)閱事后無(wú)法控制。檔案管理者在檔案管理過(guò)程中應(yīng)熟悉且嚴(yán)格遵守國(guó)家的各項(xiàng)保密法規(guī)，把檔案的安全看作是工作的核心，即在各項(xiàng)手續(xù)完整和清楚的前提下提供檔案的使用。為了減少檔案泄密的可能性，檔案管理機(jī)構(gòu)只提供檔案帶有水印的復(fù)制件，一般不會(huì)對(duì)外提供檔案原件的查詢，也不會(huì)讓檔案以電子形式被帶離。即使這樣，一旦檔案的復(fù)制件通過(guò)合法手續(xù)被帶離了檔案館，檔案管理機(jī)構(gòu)就無(wú)法對(duì)這些檔案的安全進(jìn)行把控，只能依賴檔案利用者的自覺意識(shí)。城建檔案不僅關(guān)系著知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私，對(duì)城市公共安全也有至關(guān)重要的影響。城市重要建筑物、構(gòu)筑物和基礎(chǔ)設(shè)施的信息一旦被不法分子獲得，將對(duì)人民的生命財(cái)產(chǎn)安全產(chǎn)生巨大的威脅。建設(shè)單位有獲取這些檔案的權(quán)利，但沒有承擔(dān)對(duì)檔案保密的義務(wù)，城建檔案管理部門無(wú)法對(duì)其合理使用進(jìn)行有效監(jiān)管，造成相當(dāng)嚴(yán)重的安全隱患。

三、城建檔案利用工作的改進(jìn)建議

（一）抓緊調(diào)研民生需求，完善調(diào)閱利用規(guī)定。開放檔案是公民民主權(quán)利的體現(xiàn)。城建檔案為了保證各類利用者利用檔案的權(quán)利，必須根據(jù)利用者與工程的關(guān)系，確定不同的利用范圍，從而保證各類利用者利用檔案的合法權(quán)益，同時(shí)又能保護(hù)他人的合法權(quán)益不因檔案利用而受損。因此，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，采用多種形式，貼近民生、下到基層，從利用目的入手，開展廣泛調(diào)研，根據(jù)不同利用需求，結(jié)合法律法規(guī)，不斷完善城建檔案的調(diào)閱利用規(guī)定。調(diào)閱利用規(guī)定應(yīng)發(fā)布在政府平臺(tái)上，讓有需求的單位和個(gè)人能夠清晰知道如何準(zhǔn)備手續(xù)、如何調(diào)閱檔案。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)一邊守住檔案的安全底線，一邊適當(dāng)擴(kuò)大檔案的利用范圍，一份“外松內(nèi)緊”的調(diào)閱利用規(guī)定能夠?yàn)槿罕娞峁┍憷姆?wù)，又能發(fā)揮城建檔案自身的價(jià)值。

（二）加大檔案科技投入，提升檔案利用效率。信息化建設(shè)是城建檔案工作進(jìn)步的基礎(chǔ)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案越來(lái)越多，所以利用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理顯得尤為重要。根據(jù)傳統(tǒng)的方法，工作人員要根據(jù)紙質(zhì)目錄按圖索驥，再至庫(kù)房尋找紙質(zhì)檔案，把檔案原件提供給利用人翻閱，再根據(jù)利用人的需求進(jìn)行復(fù)制。而通過(guò)電子設(shè)備來(lái)進(jìn)行一系列的活動(dòng)就會(huì)方便很多，通過(guò)電腦在調(diào)閱系統(tǒng)和地理信息系統(tǒng)上檢索，電子檔案就能馬上找到，整個(gè)過(guò)程只需要短短幾分鐘。這樣不僅提高城建檔案的查閱效率，減少人力、物力的浪費(fèi)，還可以減少紙質(zhì)檔案的破損率，保護(hù)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的完整性。因此，一方面要提高紙質(zhì)檔案電子化、地理信息可視化的速度;另一方面要開發(fā)集合檔案存儲(chǔ)、調(diào)閱利用、地圖可視、信息共享為一體的檔案管理系統(tǒng)。要摒棄部門間“各自為政”的狹隘工作思想，市級(jí)、區(qū)級(jí)的檔案要信息共享，管理系統(tǒng)要標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，電子檔案要格式一致。加大檔案科技的投入能讓“群眾少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路”早日成為現(xiàn)實(shí)。

（三）學(xué)習(xí)先進(jìn)的服務(wù)形式，提高調(diào)閱利用滿意度。隨著新一輪政府深化改革和制度創(chuàng)新的不斷推進(jìn)，城建檔案工作同樣存在提升優(yōu)化服務(wù)的空間。城建檔案目前的調(diào)閱服務(wù)絕大多數(shù)只接受現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，電話咨詢?yōu)檩o，對(duì)比其他市民服務(wù)相對(duì)落后。城建檔案需要學(xué)習(xí)先進(jìn)的服務(wù)形式，采用群眾容易接受的方式提高檔案查詢滿意度，例如可以在官網(wǎng)、微信公眾號(hào)開設(shè)預(yù)查專欄，讓需要查閱檔案的群眾先在網(wǎng)絡(luò)上提交需要查閱的內(nèi)容及上傳調(diào)閱手續(xù)，由工作人員在網(wǎng)上進(jìn)行初步回復(fù)，對(duì)于手續(xù)齊全的可按網(wǎng)上提交的時(shí)間先后順序預(yù)約上門查閱時(shí)間，檔案調(diào)閱工作人員可根據(jù)網(wǎng)上提交的申請(qǐng)資料提前準(zhǔn)備好檔案，以此縮短群眾等候的時(shí)間并提高辦事效率?！稒n案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案館保存的檔案一般自形成之日起滿30年向社會(huì)開放”。這一類檔案如果能夠建立一個(gè)城建檔案的自助查詢平臺(tái)，群眾可以隨時(shí)查詢，不用再關(guān)注城建檔案館的工作時(shí)間，也不用專門為某一個(gè)信息多次往返來(lái)回，從而節(jié)約了時(shí)間與費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)資源真正高效利用。

（四）建立利用后反饋機(jī)制，加強(qiáng)保密宣傳教育。目前，城建檔案調(diào)閱利用服務(wù)在利用人取得所需檔案、離開檔案館后宣告結(jié)束。城建檔案提供利用后，還有一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，就是城建檔案信息利用效果的反饋工作。這一工作目前是缺失的，城建檔案管理機(jī)構(gòu)沒有將服務(wù)延伸到調(diào)閱完成后。每位利用人都會(huì)留有聯(lián)系方式，對(duì)利用效果的反饋工作既可以反映出城建檔案利用給國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展帶來(lái)的效益，也可以體現(xiàn)出城建檔案管理部門的價(jià)值、地位與作用，對(duì)了解社會(huì)的利用需求，完善調(diào)閱利用規(guī)定、爭(zhēng)取更多檔案的價(jià)值有積極作用。檔案館方面還應(yīng)當(dāng)增加檔案法規(guī)制度的宣傳，讓使用檔案的人明確制度，引領(lǐng)使用人樹立正確的觀念。在對(duì)利用人的回訪過(guò)程中，也能督促其加強(qiáng)保密意識(shí)，注意完好地保存檔案信息，有利于檔案安全。

2000多年前，亞里士多德說(shuō)過(guò)：“人們?yōu)榱松顏?lái)到城市，為了生活得更好而留在城市”。城市建設(shè)檔案對(duì)每個(gè)人都息息相關(guān)，利用好城建檔案，是服務(wù)好人民群眾的方式之一。正因如此，城建檔案有關(guān)部門除了做好收集、保管檔案的基礎(chǔ)工作之外，要多采用高效的管理模式，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，安全有序、合規(guī)合法、高效智能地促進(jìn)城建檔案價(jià)值最大化，滿足人民群眾的需求，拉近檔案與群眾的距離。

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