“互聯(lián)網(wǎng)+”時代三甲醫(yī)院檔案管理方案研究

王莎白 曹瑞

【摘要】本文以恩施某三甲醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀為例，分析了該三甲醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化取得的成績以及存在的問題，并從移動式檔案管理的角度，分析了構(gòu)建三甲醫(yī)院移動式檔案管理方案的技術(shù)基礎、理念基礎等。研究認為，移動式檔案管理是大勢所趨，三甲醫(yī)院應加快相關(guān)方面的投入。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng);三甲醫(yī)院;檔案管理

醫(yī)院部門多，醫(yī)療信息繁雜多樣，尤其是醫(yī)護實力雄厚的三甲醫(yī)院，日常產(chǎn)生的各類文本、資料、信息等數(shù)量眾多。通過開展檔案管理，可以將此類信息文件化，從而形成檔案資源?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，信息的傳遞和處理更加便捷和有效，檔案管理的理念也發(fā)生了深刻變革，三甲醫(yī)院如何開展科學檔案管理是十分值得研究的問題。

一、恩施某三甲醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

恩施州醫(yī)院眾多，但高等級醫(yī)院少，本文中的醫(yī)院是恩施州及周邊地區(qū)第一所集醫(yī)療、科研、教學和保健于一體的三甲醫(yī)院。該醫(yī)院檔案主要分為病例檔案、文書檔案、財務檔案、科研檔案等，其中，病例檔案信息數(shù)量最多。目前，醫(yī)院病床數(shù)超過千張，醫(yī)院在崗職工2479人。2019年全年門（急）診病人數(shù)達160.39萬人次，住院病人數(shù)達10.35萬人次。每天門診患者產(chǎn)生的醫(yī)療、人事、財務信息數(shù)據(jù)較為龐大，必須歸檔管理。

該醫(yī)院作為省特級檔案管理單位，設有專業(yè)的綜合管理檔案室和病案室。其中綜合管理檔案室負責除病案室以外的所有檔案信息，配置專業(yè)檔案管理人員4人。病案室配置專職管理人員16人。另外各職能科室和部門也分別配置兼職或?qū)Ｂ殭n案管理人員，生成的檔案文件定期報送綜合檔案室和病案室。該醫(yī)院注重檔案管理的現(xiàn)代化，很早就推行無紙化辦公，建設有綜合性門戶網(wǎng)站，患者可遠程掛號、咨詢等。綜合檔案室采用科怡專業(yè)檔案管理軟件，可將各職能科室檔案分門別類地納入數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一管理。該管理軟件可實現(xiàn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)錄入、檢索、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)移等多類功能。在檔案號編制上，檔案室也為不同門類的檔案進行了科學編號。所有入庫的檔案卷宗均有卷宗號、部門類號、年份日期、保管期限、流水件號和盒號。保證檔案正確歸類、入庫和與電子檔案對應。檔案管理的電子化和科學化，使得醫(yī)院數(shù)據(jù)信息的保存和流轉(zhuǎn)更加規(guī)范和有效，這不僅使得醫(yī)院的信息資源財富與日俱增，也通過文件管理規(guī)范了醫(yī)院各崗位的日常工作。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代三甲醫(yī)院檔案管理思路

醫(yī)院檔案資源的電子網(wǎng)絡化使得檔案資源的可利用性提高，關(guān)注和利用檔案資源的群體越來越多。但目前全國醫(yī)院還未形成統(tǒng)一的檔案管理制度標準，不少醫(yī)院出于各種考慮，未能提升檔案管理的水平。不少醫(yī)院檔案室和病案室未能統(tǒng)一管理，各職能部門許多應該轉(zhuǎn)移檔案室的檔案沒有轉(zhuǎn)移，不應轉(zhuǎn)移的則錄入。另外，各職能部門的兼職檔案管理人員對檔案的錄入、編號、銷毀等環(huán)節(jié)的流程不熟悉，也導致檔案混亂、冗余或缺失。

如何科學管理檔案，使得檔案資源既能便利醫(yī)院日常工作，又能滿足各類群體需求是當前各三甲醫(yī)院檔案工作者關(guān)注的重點。檔案管理并非單純的文本與資訊的保護和保存，現(xiàn)代檔案管理既包括文件控制也包括信息資源利用。醫(yī)院檔案包括所有重要的文書、病例等，檔案文件的生成和轉(zhuǎn)移實際上也是各項具體工作和事務完成的憑證和工具。

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下，提升醫(yī)院檔案管理水平，需要借助計算機軟件系統(tǒng)框架化、系統(tǒng)化和交聯(lián)化的優(yōu)勢，幫助醫(yī)院檔案管理形成科學的制度文化，從而促進醫(yī)院各項日常工作有效開展。檔案管理流程化可以發(fā)揮文件控制效果，在企業(yè)質(zhì)量管理體系中，文件控制是保證產(chǎn)品和服務質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，如ISO9001等體系。三甲醫(yī)院通過檔案文件控制可以降低醫(yī)療工作偏差，優(yōu)化各項工作制度?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的使用可以進一步提升文件控制的作用，使得事務不終止，記錄不中斷，具體事務和文件記錄相互印證，形成交叉網(wǎng)絡。人、事務、記錄三條線相輔相成，并行不悖。另外，通過計算機軟件強大的檢索、統(tǒng)計等功能，檔案資源的價值可以更有效地加以體現(xiàn)。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，有助于解決目前三甲醫(yī)院檔案管理中存在的問題。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代三甲醫(yī)院移動化檔案管理方案

（一）移動式檔案管理方案的建立。經(jīng)辦公自動化革新后，大多數(shù)三甲醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)了檔案電子化、互聯(lián)網(wǎng)化。不少醫(yī)院的辦公系統(tǒng)采用了B/S架構(gòu)，即前端為瀏覽器，后端為服務器后臺模式。這一模式下，普通用戶可以通過瀏覽器訪問服務器以辦理預約、咨詢等業(yè)務，后臺的管理人員可持續(xù)錄入和更新服務信息。B/S架構(gòu)以及PHP網(wǎng)頁編程，可以部分實現(xiàn)檔案的移動瀏覽和資料錄入，但未真正實現(xiàn)移動式檔案管理。從檔案管理原則來說，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理有便于工作的開展。因此，全面的網(wǎng)絡技術(shù)化才能體現(xiàn)移動式檔案管理方案的優(yōu)點。首先，應基于B/S架構(gòu)，建立多功能、多模塊的綜合檔案管理軟件。綜合軟件應將各職能部門檔案管理嵌入模塊中，并設有處理能力強大的后臺服務器、存儲器，便于存儲、交換和處理大量數(shù)據(jù)。在軟件端設置文件控制程序，指導各職能部門錄入、編號、核查、上傳檔案，包括人事、醫(yī)療、科研、黨政、后勤部門等。其次，應建立便于檢索、擁有文字、聲像、圖表以及其他形式的檔案管理能力的SQL數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。只有便于用戶群體使用，才能發(fā)揮系統(tǒng)作用。最后，應實現(xiàn)更便利的移動式辦公。當前三甲醫(yī)院的移動辦公多限于電腦終端、自助服務終端等，辦公人員可以通過筆記本電腦移動辦公，但手機是現(xiàn)代人接入互聯(lián)網(wǎng)的主要設備，應多設計醫(yī)院檔案管理APP，采用MVVM+等架構(gòu)，實現(xiàn)模塊化管理，既可呈現(xiàn)資訊，也可轉(zhuǎn)移或上傳各類信息，實現(xiàn)手機移動辦公。從技術(shù)來講，醫(yī)院檔案移動化辦公已沒有障礙，借助專業(yè)的計算機軟件設計團隊，三甲醫(yī)院可全面落實移動式檔案管理方案。

（二）構(gòu)建軟硬件基礎。三甲醫(yī)院在檔案管理方面有一定的投入標準，如需設立專門的檔案部門，專業(yè)的檔案存儲空間，檔案室需配置防高溫高濕設備、防紫外設備、視頻監(jiān)控等軟硬件設備。這些設備的投入可以保證實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理以及紙質(zhì)檔案的安全等。三甲醫(yī)院還需要投入電腦終端、存儲和交互服務器、攝影和錄音等硬件設備，另外，還需要各類軟件系統(tǒng)，如照片、錄音、錄像檔案處理軟件、綜合檔案管理軟件、手機APP軟件等。通過各類軟硬件建設，有助于檔案管理工作制度化，使檔案的生成、編號、轉(zhuǎn)移和注銷流程化、有序化，并可實現(xiàn)隨時隨地的檔案管理。檔案資源庫還應方便非辦公群體的使用，讓檔案資源服務更多的群體。當前，患者獲取病例、藥價、醫(yī)補、主治醫(yī)師等信息仍舊耗時費力，在移動式檔案管理方案下，醫(yī)院應更為患者考慮，通過軟硬件建設，讓患者可通過現(xiàn)場查閱、電話查詢、網(wǎng)絡訪問、手機APP終端訪問等多種形式獲取相關(guān)信息，以真正提升三甲醫(yī)院服務質(zhì)量。

（三）檔案管理科學化。檔案管理的目的是讓人們更好地利用檔案資源和利用檔案來改善工作流程。檔案管理的科學化是做到統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。三甲醫(yī)院需要構(gòu)建檔案管理的領(lǐng)導負責制，由單一負責人分管醫(yī)院檔案工作，建立獨立的、功能全面的檔案管理機構(gòu)，將醫(yī)療、科研、衛(wèi)生行政管理、防疫、教學、藥品管理、生物產(chǎn)品制造以及其它活動中產(chǎn)生的有價值的記錄納入檔案文件中，將病歷檔案和綜合文書等檔案統(tǒng)一管理。檔案管理需要一支專業(yè)的隊伍，綜合檔案室以及各職能部門需要同時配備足夠的專兼職檔案人員。在制度建設上，應將有用信息的收集和整理制度化，以患者的相關(guān)信息收集為例，應為患者建立健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計劃免疫信息以及藥品管理等信息，各類信息間相互關(guān)聯(lián)，網(wǎng)絡化、鮮活化。醫(yī)護人員、工作人員的電子檔案也應同樣立體化、規(guī)范化。同時，應依據(jù)現(xiàn)實工作流程，優(yōu)化綜合檔案管理軟件的功能，方便檔案管理人員對各類檔案文件予以有效管理，包括錄入、審核、密級設定、注銷等。計算機技術(shù)在協(xié)助檔案管理人員更好工作方面有巨大優(yōu)勢。檔案管理制度本質(zhì)上是人制定的，但通過將管理制度的邏輯貫徹到檔案管理軟件中，可以對檔案管理人員產(chǎn)生約束，從而避免工作流程出現(xiàn)差錯。計算機技術(shù)的更大優(yōu)勢是數(shù)據(jù)庫自動管理能力，可以十分方便地對患者信息、醫(yī)生信息等進行檢核，提取目標信息，降低工作人員的勞動強度。三甲醫(yī)院可根據(jù)醫(yī)院檔案管理的制度，自主開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，在各類檔案管理軟件中落實檔案管理制度。有了可靠軟件的幫助，醫(yī)護和檔案管理人員可以利用手機、移動筆記本、PAD等工具可以快速為患者制定電子病歷、查找信息、生成檔案文件等，從而提高工作效率。

（四）安全管理。醫(yī)院的檔案不僅包括重要的合同文件、人事資料，還包括科研材料、經(jīng)營規(guī)劃等，尤其是病歷檔案，均需要一定期限和一定程度的保密。檔案的透明度劃分，密級的設定需要按照《檔案法》等法律制定來設定，醫(yī)院內(nèi)部也可自行規(guī)定，將文件設為“絕密”“機密”“秘密”等級別。不同級別的文件公開的時期和公開的群體對象不同，這樣可以防止醫(yī)院或患者的利益受到損害。三甲醫(yī)院的綜合檔案館可設置安保措施，防止外部人員非法獲取紙質(zhì)的檔案資料。電子化時代，來自互聯(lián)網(wǎng)的威脅對醫(yī)院檔案安全影響最大。首先是網(wǎng)絡的物理安全。全移動式辦公的基礎是流暢的電子網(wǎng)絡，這需要各類網(wǎng)絡設備、電器設備24小時保持正常運轉(zhuǎn)，醫(yī)院可將此類設備交由專業(yè)公司負責運營。其次，要避免軟件系統(tǒng)遭遇網(wǎng)絡攻擊。網(wǎng)絡黑客以及病毒始終是潛在威脅，必須為醫(yī)院局域網(wǎng)設置防火墻、并在服務器和各終端安裝專業(yè)殺毒軟件，對路由器、數(shù)據(jù)庫加密，防止網(wǎng)絡攻擊。最后，來自系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡威脅往往最大，為防止醫(yī)院內(nèi)部人員泄露機密，應為所有的檔案文件設定密級。預設好不同檔案資源管理和服務群體的使用權(quán)限，為所有軟件系統(tǒng)設置登錄界面。不同群體需要相應等級的賬號和密碼才能獲得相應的權(quán)限。

四、結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以提升醫(yī)院檔案管理水平，讓檔案管理工作成效與醫(yī)院服務質(zhì)量同步提升。要真正落實移動式檔案管理方案，必須持續(xù)推進檔案的統(tǒng)一管理制度建設、綜合檔案管理軟件的設計、手機APP的研發(fā)等工作。移動式檔案管理是未來發(fā)展趨勢，三甲醫(yī)院應在此領(lǐng)域加大研究和投入，以進一步改進醫(yī)院工作流程，提升醫(yī)院服務質(zhì)量。

【基金項目：恩施州2019年科技計劃指導性項目（項目編號：JCY2019000005）】

【參考文獻】

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