淺析單位檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新策略

吳云紅

摘要：檔案管理作為事業(yè)單位內(nèi)部管理的一項重要事務(wù)，其主要特征包括系統(tǒng)性、多維性與基礎(chǔ)性。在新時期應(yīng)重視創(chuàng)新意識，加強(qiáng)對檔案管理服務(wù)方式與內(nèi)容的改進(jìn)，使檔案資源發(fā)揮出相應(yīng)的效用，為單位的持續(xù)快速發(fā)展服好務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新

檔案是記錄單位發(fā)展歷程信息的主要載體。隨著社會的快速發(fā)展，事業(yè)單位中所形成的檔案數(shù)量不斷增多，檔案類型也更加多樣化[1]。現(xiàn)行的檔案管理方式難以滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求，使得檔案資源的價值得不到體現(xiàn)。對此，事業(yè)單位應(yīng)與時俱進(jìn)，積極創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，充分發(fā)揮出檔案的作用，更好地推動單位自身的發(fā)展。

一、檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的必要性

長期以來，檔案管理服務(wù)模式主要集中在對檔案資料的搜集、整理、記錄方面，供相關(guān)人員查閱。隨著信息時代的到來，檔案管理也逐漸引入了信息技術(shù)，極大提高了檔案管理效率。不過單位檔案管理工作仍面臨著不少問題，制約了檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。第一，檔案從業(yè)者的業(yè)務(wù)能力相對較低，信息化技術(shù)掌握不熟悉，對檔案管理專業(yè)知識了解不多，從而導(dǎo)致檔案管理水平難以得到大幅提升。第二，檔案管理工作仍得不到充分的重視。基于傳統(tǒng)觀念的影響，單位內(nèi)部對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為這是一項可有可無的工作。在這樣的觀念下導(dǎo)致部分檔案管理人員缺乏工作積極性，習(xí)慣按部就班開展工作。第三，檔案資源得不到有效的開發(fā)與利用，利用方式較為單一。針對上述問題，單位應(yīng)探索檔案管理服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新辦法，以期充分發(fā)揮出檔案資源的價值，引起單位內(nèi)部人員的重視，更好地配合檔案工作，促使檔案管理水平的提升。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革內(nèi)容

（一）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，單位應(yīng)積極應(yīng)用相關(guān)數(shù)字化技術(shù)，包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)[2]。通過將紙質(zhì)檔案掃描處理為數(shù)字檔案，將其保存在相關(guān)存儲介質(zhì)上，便于對檔案信息的保存與更新。

（二）應(yīng)用相關(guān)自動化技術(shù)

檔案管理模式要實現(xiàn)自動化管理，這正是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中的主要任務(wù)。因此，需引入相關(guān)自動化技術(shù)，提高檔案管理自動化水平。其中，主要技術(shù)有電子標(biāo)簽、掃描識別、COR識別等技術(shù)。通過這些技術(shù)實現(xiàn)對電子檔案的自動化檢索、刪選、關(guān)鍵詞查找等，從而大幅提高單位檔案信息的自動處理水平與批處理效率。

三、事業(yè)單位檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新對策

（一）加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)利用，充分了解檔案服務(wù)對象的需求

對檔案資源進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，使其發(fā)揮出應(yīng)有的效用，這正是檔案管理的最終目的。單位檔案管理部門與檔案管理員都必須轉(zhuǎn)變觀念，重視對檔案資源的利用，要深刻認(rèn)識到這項工作開展的意義。然后拋棄過去“重管輕用”的思想，克服“不求進(jìn)取”的消極思想，檔案人員要真正熱愛這項工作。在此基礎(chǔ)上拋棄過去“閉門造車”的思想，主動開展相關(guān)市場需求調(diào)研活動，搜集不同用戶對檔案資源的需求。然后，有針對性地制作滿足不同需求的檔案管理制度模式。檔案員應(yīng)增強(qiáng)以人為本的服務(wù)觀念，主動開展好檔案服務(wù)工作。同時，通過組織專題講座、咨詢服務(wù)等活動，讓檔案資源走出庫房，走進(jìn)單位、走近群眾，從而使檔案資源獲得更充分的利用。

（二）進(jìn)一步完善單位檔案資源的開發(fā)與利用制度

單位應(yīng)結(jié)合自身實際，構(gòu)建一套較為完整、可行的檔案規(guī)章制度，并嚴(yán)格加以落實。其中，要重點(diǎn)完善檔案資源的開發(fā)利用制度。第一，健全查（借）閱登記制度，要求借閱人必須將信息填寫清楚，特別要詳細(xì)填寫查（借）閱檔案的用途，檔案利用的作用等。這有助于了解檔案資源的實際作用，而且也便于明確是否需要進(jìn)行跟蹤調(diào)查[3]。第二，通過電話隨訪或?qū)嵉卣{(diào)研，了解檔案利用效益的準(zhǔn)確資料。檔案人員可主動上門服務(wù)，了解檔案利用后所產(chǎn)生的相關(guān)效益，為檔案資源的充分利用搜集更多資料。第三，嚴(yán)格遵守檔案管理中的保密要求，對于涉及單位保密信息的檔案資源一律按相關(guān)規(guī)定做好保密處理。在網(wǎng)絡(luò)化檔案資源開發(fā)中對保密檔案應(yīng)做好物理隔離或邏輯隔離處理。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

人才屬于單位發(fā)展的主要資源，抓好檔案人才的管理與培訓(xùn)工作是提高檔案管理質(zhì)量，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制的前提。為此，單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案隊伍建設(shè)，招納一些專業(yè)人才，如檔案管理人才、信息技術(shù)人才等。這樣為提高檔案管理信息化程度做好人才儲備。同時，定期組織教育培訓(xùn)活動，著重教授關(guān)于檔案管理的前沿知識，檔案管理系統(tǒng)操作方法、電腦使用技巧、檔案管理系統(tǒng)的新功能、新特點(diǎn)等，促使單位檔案隊伍整體信息化素養(yǎng)的提升[4]。在教育培訓(xùn)中要注重對檔案人員服務(wù)意識的強(qiáng)化，使其具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，使其能更主動地投入到本職工作中。

結(jié)語：總之，在新時期事業(yè)單位應(yīng)緊跟時代發(fā)展脈搏，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制與服務(wù)模式，為單位自身發(fā)展以及社會發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，讓檔案資源的價值得到充分的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李愛民.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].新一代，2019，（20）：248，524.

[2]顧永芳.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革初探[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016，18（34）：265-265.

[3]王泳霽.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].赤子（上中旬），2016，33（15）：126-126.

[4]王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人力資源管理，2017，26（9）：118-118.