大數(shù)據(jù)視角下辦公室檔案管理的思考

王磊

摘 要：近年來，隨著辦公室工作量的增加和檔案資源的增加，文檔檔案的管理面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，檔案工作者迫切需要思考和探索如何進行文件和檔案的管理，以及如何在決策咨詢，信息參考和信息領(lǐng)域充分發(fā)揮文件和檔案的功能。在此基礎(chǔ)上，本文從大數(shù)據(jù)技術(shù)的角度出發(fā)，就文件和檔案管理提出自己的看法，以期提高檔案管理人員運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力，幫助他們建立大數(shù)據(jù)思想，實現(xiàn)文檔管理的轉(zhuǎn)型升級。

關(guān)鍵詞：文書檔案;大數(shù)據(jù);共享;檢索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.129

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，事業(yè)單位和辦公文件管理面臨著新的機遇。與傳統(tǒng)的企業(yè)文件管理工作相比，該工作方法效率低下，難以實現(xiàn)快速查詢和輔助決策的問題。如何充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，積極創(chuàng)新辦公文件管理的理念和工作方式，以提高辦公文件管理的工作效率和服務(wù)能力，值得每一位文件管理人員的深入思考。

1 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 節(jié)約檔案管理成本，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必然要求

大數(shù)據(jù)視角下的文檔文件管理本質(zhì)上是一種數(shù)字管理，即對文檔文件進行數(shù)字處理。一方面，將文件數(shù)字化后，可以有效降低文件管理成本，避免浪費人力、物力和財力。另一方面，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文件和檔案管理領(lǐng)域，建立文件和檔案管理的互聯(lián)共享機制，可以滿足許多學科的需求，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

1.2 發(fā)揮文書檔案價值，避免資源浪費的內(nèi)在舉措

文件具有很強的憑證價值、參考價值，可以為單位經(jīng)理做出決定以及進行管理工作以提供信息參考、信息咨詢。在過去的一段時間里，一些文件和檔案的收集，整合，開發(fā)和利用效率不高，難以為單位管理者提供相應(yīng)的信息，降低文件和檔案的價值。因此，有必要將大數(shù)據(jù)技術(shù)集成到文檔和檔案管理中，以提高文檔和檔案管理的效率和質(zhì)量，并進一步開發(fā)和利用文檔和檔案。另外，將大數(shù)據(jù)技術(shù)集成到文檔和檔案管理領(lǐng)域可以提高文檔和檔案檢索的效率，并防止文檔和檔案檢索的效率下降。

2 大數(shù)據(jù)思維應(yīng)對異構(gòu)型檔案的集中統(tǒng)一管理

2.1 數(shù)據(jù)思維與辦公室檔案管理特點

大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心概念是數(shù)據(jù)思維，即數(shù)據(jù)是事業(yè)單位最重要的資源。一般來說，辦公文件包括人員、行政、財務(wù)、政黨建設(shè)、技術(shù)和銷售、安全性等數(shù)據(jù)信息。其中，人事檔案包括企業(yè)員工的個人信息、出入境、資格證書和培訓管理、工作變動、工資調(diào)整、雇傭合同等。管理文件包括內(nèi)部管理、系統(tǒng)、在機文件、日常內(nèi)部文件、外部文件公告等。財務(wù)文件包括企業(yè)財務(wù)報表、會計憑證、會計帳簿、各種票據(jù)等。黨的建設(shè)檔案包括以黨的日為主題的會議紀要、外部宣傳報告等。技術(shù)銷售文件包括研發(fā)文檔、工程報告、采購合同、銷售合同等。安全和機密文件包括機密性標準、機密性系統(tǒng)、機密性會議記錄等。不難發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位辦公文件格式呈現(xiàn)出種類繁多，格式多樣，分散存儲等特點。

2.2 辦公室檔案管理的大數(shù)據(jù)架構(gòu)

傳統(tǒng)的管理技術(shù)不能有效地處理辦公文件數(shù)據(jù)和內(nèi)容，不能滿足用戶對實時，開放，分層查詢服務(wù)的需求。面對越來越多，日益增長的辦公檔案數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，為Office檔案的數(shù)字處理提供了強大的技術(shù)支持。通常，大數(shù)據(jù)技術(shù)架構(gòu)分為三層。首先是基礎(chǔ)架構(gòu)，基礎(chǔ)架構(gòu)層包括數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，防火墻和網(wǎng)關(guān)設(shè)備，主要提供基本的數(shù)據(jù)存儲和硬件管理。中間層是核心服務(wù)層，包括安全管理，查詢服務(wù)，數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和標識服務(wù)，數(shù)據(jù)，標準服務(wù)。上層是應(yīng)用程序接口層，作為網(wǎng)絡(luò)門戶，向用戶提供注冊，數(shù)據(jù)（例如集成服務(wù)），分層查詢功能。在辦公室記錄中，管理人員可以首先使用大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)架構(gòu)，對信息進行集中化的集中管理，類型管理;其次，對于異構(gòu)存檔數(shù)據(jù)（例如WORD文檔，PDF文檔，EXCEL表單，圖像等），大數(shù)據(jù)的核心服務(wù)組件可用于實現(xiàn)標準化，聯(lián)網(wǎng)，實時和統(tǒng)一的管理功能。最后，利用大數(shù)據(jù)和服務(wù)接口可以實現(xiàn)個人檔案的簡單信息檢索和復雜條件查詢，并提供分層管理嘗試，可視化統(tǒng)計等功能。

3 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理存在的主要問題

3.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用層次低，文書檔案管理實效低下

當前，大數(shù)據(jù)技術(shù)在某些單位的應(yīng)用水平還不高，大數(shù)據(jù)技術(shù)與文件管理脫軌的問題比較嚴重。首先，一些單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文件和檔案館藏領(lǐng)域，這使得最大程度地挖掘和收集相應(yīng)的文件和檔案館資源變得困難，這不利于文件和檔案館的匯編。文件和檔案的匯編以及檔案的建設(shè)。其次，有些單位沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文檔文件共享領(lǐng)域，這不利于節(jié)省文件成本，無法充分發(fā)揮文檔文件的價值。

3.2 文書檔案安全管理不足，影響文書檔案的使用

在大數(shù)據(jù)的背景下，文檔檔案需要通過物聯(lián)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)進行管理，因此很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中受到病毒程序的攻擊，從而影響文檔檔案的后期使用。首先，某些單位僅使用防火墻技術(shù)和防病毒軟件來阻止病毒程序，難以適應(yīng)新的文檔文件管理要求的情況。其次，有些單位沒有做好提前備份，導致文件在傳輸過程中混亂，丟失和損壞的問題，缺乏對原始文件的參考和比較，進而影響真實性，原創(chuàng)性和文件檔案的準確性，很難發(fā)揮文件檔案決策的作用。

3.3 檔案管理人員尚未樹立大數(shù)據(jù)思維，對大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏了解

當前，一些文件管理者尚未樹立大數(shù)據(jù)思想，很難將大數(shù)據(jù)技術(shù)集成到文檔文件管理中。首先，一些單位的培訓滯后，缺乏總體規(guī)劃，導致培訓內(nèi)容單一。在沒有培訓的情況下，檔案管理員很難充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和其他信息技術(shù)，這不利于數(shù)字文檔和檔案館的建設(shè)。其次，部分單位培訓模式缺乏創(chuàng)新，忽視了人才交流在培訓中的作用，致使檔案管理人員無法充分了解大數(shù)據(jù)技術(shù)管理模式的具體特點和發(fā)展趨勢。

4 大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理模式的機遇與挑戰(zhàn)

4.1 辦公室檔案管理新的機遇

大數(shù)據(jù)技術(shù)有效地支持了所有檔案信息的數(shù)字化管理，以標準化的方式整合了分散而分散的檔案數(shù)據(jù)，使得電子文件的傳輸和單個文件的搜索非常方便，根據(jù)數(shù)據(jù)的特點可以自動形成用戶配置文件，為檔案管理員提供了全方位的分析服務(wù)，以增強文件管理的使用。對于集團企業(yè)而言，企業(yè)總部和分支機構(gòu)可以在大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合下跨時空進行文件信息提取，實現(xiàn)公司員工檔案，信息共享，信息共享與否，進一步加強了檔案管理的反饋和創(chuàng)新。此外，大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)可以自動刪除辦公文件的重復信息，智能提示錯誤文件信息，提高文件存儲，存儲效率和深度處理水平。

4.2 辦公室檔案管理新的挑戰(zhàn)

當前大數(shù)據(jù)安全技術(shù)還不成熟，不利于與秘密相關(guān)的辦公文件，文件信息的安全管理。特別是對于某些具有安全級別屬性的電子文件，安全期限和安全級別可能會隨著時間而變化，因此對安全性的動態(tài)管理提出了新的要求。一方面，迫切需要大數(shù)據(jù)技術(shù)支持，分級安全管理機制。另一方面，在訪問授權(quán)，授權(quán)方面也需要大數(shù)據(jù)技術(shù)，以便能夠設(shè)計支持兩個或多個安全性的文件資源管理器，身份驗證功能。值得一提的是，在辦公文件的數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用中，如何分析文件進行深度挖掘，提供個性化的推送服務(wù)還必須針對企業(yè)，事業(yè)單位的個性需要進行新的設(shè)計。

5 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路

5.1 深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，提升文書檔案管理實效

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)必須深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立大數(shù)據(jù)管理模型。首先，檔案管理員可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)收集文件和檔案資源，擴展文件和檔案的內(nèi)容，并進一步為單位內(nèi)的其他部門提供信息參考，以滿足主要檔案的需求。同時，歸檔人員可以根據(jù)文件和檔案匯編，文件和檔案匯編以及檔案建設(shè)的需要，全面挖掘和收集政策文件，法律法規(guī)等文件。文件和檔案管理。其次，文件管理者可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來建立文件共享機制，有效地節(jié)省文件管理成本，進一步擴展文件管理的價值鏈。在上下級單位與業(yè)務(wù)相關(guān)單位之間建立文件共享服務(wù)平臺后，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)高效地檢索文檔檔案，并可以及時轉(zhuǎn)移滿足要求的檔案資源，真正實現(xiàn)高效共享和實時分享。

5.2 重視文書檔案安全管理，彰顯文書檔案的價值

僅充分保證文件和檔案的安全性，不會影響文件和檔案的真實性，原創(chuàng)性和準確性。為此，文件管理器可以從以下角度出發(fā)，以有效地增強文檔文件管理的有效性。首先，文件管理員可以探索將互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)視技術(shù)，區(qū)塊鏈技術(shù)，數(shù)字加密技術(shù)，訪問權(quán)限技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)集成到文檔和檔案管理的各個方面，從而構(gòu)建一個全方位的安全管理系統(tǒng)。二是檔案工作者要加強事前備份工作，加快與百度云，360云盤和微云服務(wù)提供商的合作，實現(xiàn)云存儲終端與檔案管理系統(tǒng)的自動連接，建立自動備份的管理機制

5.3 重視復合型人才建設(shè)，提升檔案管理人員應(yīng)用大戶數(shù)據(jù)技術(shù)的能力

一是該單位要抓好總體規(guī)劃和布局，建立健全的人才培養(yǎng)機制，有效提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。為此，該單位可以組織“大數(shù)據(jù)時代的文件和檔案管理”作為專題培訓活動，以幫助文件管理者建立大數(shù)據(jù)思維。同時，單位要開展實踐教學工作以及案例教學工作，通過相關(guān)案例來促進檔案管理人員對文件檔案的理解。二是要加快與檔案館，大數(shù)據(jù)服務(wù)提供者及相關(guān)行業(yè)協(xié)會的交流，搭建人才交流平臺，借鑒大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域其他單位的經(jīng)驗，增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識。

6 結(jié)束語

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位文件管理者應(yīng)該跟上步伐，學習大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)思想，全面提高文件管理服務(wù)的質(zhì)量和工作效率，發(fā)揮應(yīng)有的作用。實際上，首先，依靠大數(shù)據(jù)平臺集成現(xiàn)有的文件數(shù)據(jù)，以進一步明確辦公文件數(shù)據(jù)管理的日常職責分工;同時，在日常工作中充分利用大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，掌握插入，修改，搜索，刪除等基本數(shù)據(jù)功能，提高文件管理效率。最后，檔案管理員必須意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)可能給檔案管理帶來新的隱患，尤其是在安全性方面。為此，我們應(yīng)加強安全防范措施，按照“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則，做好公司內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的有效隔離，提高安全性和安全性。

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