行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探析

摘 要：當(dāng)代社會科技以及信息技術(shù)高速發(fā)展，人們對于信息技術(shù)領(lǐng)域的意識也越來越高，其應(yīng)用領(lǐng)域也變得更加廣泛。信息技術(shù)在行政事業(yè)單位中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在對檔案的數(shù)字化管理方面，對于行政事業(yè)單位來說，傳統(tǒng)的檔案資料管理方式存在著較多弊端，因此數(shù)字化檔案管理是很有必要的。本文從行政事業(yè)單位檔案的數(shù)理化管理現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)一步對強(qiáng)化行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的策略進(jìn)行了分析和探究。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化管理;探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.118

檔案是個人或集體信息資源的一種，是在日常生活中存在的具有一定保存價值的以圖文、音像或其他形式存在的歷史記錄。檔案涵蓋的信息較為廣泛并且信息量巨大，因此對于檔案的管理工作要引起相關(guān)工作人員的足夠重視，科學(xué)合理的管理檔案。行政事業(yè)單位加強(qiáng)對檔案的管理工作有助于單位更長遠(yuǎn)的發(fā)展。就我國行政單位檔案管理現(xiàn)狀來說，還是存在一些問題有待解決的，比如：檔案管理成本高、管理數(shù)量龐大、查找效率低和檔案管理人員安全意識較差等。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用

1.1 提高檔案的利用率

我國很多行政事業(yè)單位都采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行檔案管理——將紙質(zhì)版的檔案放入檔案館。隨著行政事業(yè)單位人員數(shù)量的增加，檔案也在不斷增多，導(dǎo)致檔案存放出現(xiàn)了很多的困難。由于大量的紙質(zhì)檔案需要較大空間去存放，但是行政事業(yè)單位的辦公區(qū)又有限，沒有多余空間存放檔案。與此同時，檔案數(shù)量增加后，在查找檔案時又變得十分的費(fèi)時。實(shí)施數(shù)字化的檔案管理模式，可以有效提升檔案管理的效率，在查找檔案時，只需輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行索引就可以找到了，節(jié)省了大量時間。檔案的數(shù)字化管理模式在儲存資料時，只需要簡單的建立一個包含檔案信息的網(wǎng)站就可以，大大地節(jié)省了紙質(zhì)版檔案儲存空間。

1.2 提高經(jīng)濟(jì)效益

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，一些檔案需要經(jīng)過反復(fù)復(fù)印才能被儲存，這樣一來就造成了紙張的浪費(fèi)，增加了辦公成本。但是數(shù)字化檔案管理模式是通過計算機(jī)的操作來對檔案進(jìn)行儲存的，當(dāng)出現(xiàn)錯誤時，只需在計算機(jī)上進(jìn)行修改即可，無需多次復(fù)印，浪費(fèi)紙張，既節(jié)約了辦公時間，又降低了辦公成本，提高了單位的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 提高辦公效益

實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式，首先確保了事業(yè)單位資料的及時性，可以確保檔案的及時歸檔。在需要檔案時，可以隨時調(diào)出使用。數(shù)字化的檔案管理模式使事業(yè)單位在管理人事方面十分便捷，事業(yè)單位由于人員眾多，因此需要管理的人數(shù)也就相對較多，但是事業(yè)單位的工作人員的流動性較強(qiáng)，調(diào)動、退休以及離職的情況隨時可能發(fā)生，管理人員要隨時掌握人事動態(tài)，當(dāng)人事發(fā)生變化時，要第一時間更新檔案，以保證檔案的有效性。面對這樣復(fù)雜的情況，運(yùn)用數(shù)字化的管理模式可以及時、準(zhǔn)確地反映出單位人員的流動情況。數(shù)字化的管理檔案模式在儲存資料以及查詢檔案時都十分的便捷，從傳統(tǒng)的實(shí)地檔案管理館到虛擬的數(shù)字化檔案管理中心，行政事業(yè)單位的辦公效率有了大幅度的提升。

2 強(qiáng)化行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的策略分析

2.1 樹立檔案數(shù)字化管理理念

行政事業(yè)的檔案管理工作人員首先要具備數(shù)字化檔案管理理念，在進(jìn)行檔案管理時，要摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，大膽采取數(shù)字化管理模式完成檔案管理工作，并不斷的積極學(xué)習(xí)數(shù)字化的管理知識和技巧，優(yōu)化數(shù)字化管理模式，確保檔案管理工作的順利開展。在利用數(shù)字化管理模式進(jìn)行檔案管理時，要注意時刻與信息科技的發(fā)展步伐保持一致，工作人員要不斷構(gòu)建自身數(shù)字化管理的知識結(jié)構(gòu)，不斷學(xué)習(xí)并提高自身的專業(yè)化管理素質(zhì)，切實(shí)提高行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.2 實(shí)現(xiàn)文書及歸檔處理的數(shù)字化

文書工作時行政事業(yè)單位最主要的工作，其與檔案的關(guān)系也最為密切。文書工作人員往往以紙質(zhì)的方式來管理文書，這樣的模式工作強(qiáng)度較大，而且產(chǎn)生的文件也較為復(fù)雜。在文書質(zhì)量高的情況下，文書管理執(zhí)行力較高，那么行政事業(yè)單位的檔案管理成效就好;但是如果文書質(zhì)量不過關(guān)，或者文書執(zhí)行力度較低，則會造成檔案管理效果不佳的結(jié)果。所以在事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理過程中，為節(jié)約歸檔時間，減輕檔案管理工作人員的壓力，就要求文書人員直接用計算機(jī)錄入稿件，再經(jīng)過后期的稿件審核以及修改程序后，予以批準(zhǔn)。

2.3 提高檔案信息安全程度

在行政事業(yè)單位中，需要小心仔細(xì)存放的檔案數(shù)量較多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保存模式，在對檔案進(jìn)行加密存放過程中，隨著時間的推移，紙張質(zhì)量會慢慢發(fā)生變化，變得容易受損，因此由紙張記錄的檔案資料也會受到不同程度的影響。而以數(shù)字化形式管理存放的檔案，就不會隨著時間的變長，而產(chǎn)生的變質(zhì)，保存的檔案資料也完好無損。對于事業(yè)單位的重要文件，可以設(shè)置軟件防火墻以及自動殺毒，以提升檔案資料存放的安全性。

2.4 構(gòu)建科學(xué)的管理體制及體系

行政事業(yè)單位應(yīng)抓住數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)，并結(jié)合自身的管理需求，構(gòu)建出與辦公需求相適應(yīng)的檔案管理體系，以方便事業(yè)單位辦公更加秩序化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理體制要充分融合檔案安全機(jī)制、檔案工作制度、檔案使用機(jī)制以及檔案保密機(jī)制這三大機(jī)制，以便實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的一體化建設(shè)，為檔案管理更加方便、快捷打下基礎(chǔ)。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

行政事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化，就是以網(wǎng)絡(luò)多媒體科技，將紙質(zhì)版的文件經(jīng)過掃描儀等先進(jìn)技術(shù)，以數(shù)字化信息的形式被儲存入數(shù)據(jù)資料庫，實(shí)現(xiàn)多種管理方面信息化的目的，比如目錄檢索、庫房管理和管理業(yè)務(wù)等。以數(shù)字化檔案管理模式代替舊式的管理方式，有助于事業(yè)單位檔案管理效率和管理水平的提高。

2.6 實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

要想實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理現(xiàn)代化，首先要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第一，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求單位良好的檔案工作秩序，以保證獲得最優(yōu)化的經(jīng)濟(jì)與社會效益，此外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理還是促使事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理理論發(fā)展的基礎(chǔ)。在如今的信息化時代，檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如不同檔案數(shù)據(jù)之間的交換、檔案之間的信息的傳遞、檔案資料共享等，都要依靠各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，只有形成檔案管理的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)體系，才能有效確保檔案管理現(xiàn)代化工作的實(shí)現(xiàn)。所以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化機(jī)制是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必不可少的條件。

3 結(jié)束語

綜上所述，行政事業(yè)單位的數(shù)字化管理檔案是具有時代的意義的發(fā)展。本文分析了行政事業(yè)單位實(shí)行數(shù)字化檔案管理的作用。在當(dāng)今信息科技高速發(fā)展的時代下，行政事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理時，采取數(shù)字化的管理方式符合新時代發(fā)展的要求。數(shù)字化檔案管理不僅減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，而且還優(yōu)化了檔案管理，使檔案管理更加科學(xué)、合理。以往的檔案管理中，使用紙質(zhì)檔案會在長時間的使用中發(fā)生磨損，影響檔案的價值，數(shù)字化檔案管理的出現(xiàn)剛好解決了這個問題，保證了檔案的利用時間，充分發(fā)揮出檔案的應(yīng)有價值。

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作者簡介

楊建軍（1975-），男，漢族，江西南昌人，辦公室主任，本科，廣西南寧市經(jīng)濟(jì)信息中心，研究方向：檔案管理與應(yīng)用。